Informes de salarios denegados por la SSA.

La SSA denegará los informes electrónicos y en papel del Formulario 499R-2/W-2PR bajo las circunstancias siguientes:

Además, los informes electrónicos y en papel de los Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR correspondientes a patronos domésticos se denegarán bajo las circunstancias siguientes:

Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un informe de salarios presentado electrónicamente o en papel, la SSA le notificará por medio del correo electrónico o correo postal sobre la denegación del informe a la persona que presentó dicho informe. Se le pedirá a la persona que corrija el informe y lo envíe nuevamente a la SSA.

Si es patrono de empleados domésticos, vea la Publicación 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños.

Contribución Adicional al Medicare.

Además de retener la contribución al Medicare de 1.45%, el patrono está requerido a retener un 0.9% de la Contribución Adicional al Medicare en los salarios o compensación sujeta a la Federal Insurance Contributions Act (Ley de contribuciones al seguro federal o FICA, por sus siglas en inglés) pagados a un empleado en exceso de $200,000 en un año natural. Se le requiere al patrono que comience a retener la Contribución Adicional al Medicare en el período de paga en el cual le paga salarios o compensación en exceso de $200,000 a un empleado y continuar reteniendo dicha contribución hasta el fin del año natural. La Contribución Adicional al Medicare se le impone únicamente al empleado. No hay porción correspondiente al patrono de la Contribución Adicional al Medicare. Todo salario o compensación sujeto a la contribución al Medicare está sujeto a la Contribución Adicional al Medicare si es pagado en exceso del límite de retención de $200,000.

Si desea obtener más información sobre la Contribución Adicional al Medicare, visite IRS.gov e ingrese " Additional Medicare Tax " (Contribución Adicional al Medicare) en el recuadro Search (Buscar). La información está disponible en inglés.

Pagos de indemnización por despido.

Los pagos de indemnización por despido son salarios que están sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare. Tal como se indica en el apartado 15, titulado Reglas especiales para varias clases de servicios y de pagos, de la Publicación 179, los pagos de indemnización por despido también están sujetos a la contribución conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley federal de contribución para el desempleo o FUTA, por sus siglas en inglés).

Información de contacto.

Tiene que proporcionar el nombre del patrono (o de la persona de contacto designada por el patrono), número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico (email) del mismo. La SSA le notificará al patrono a través del correo electrónico o correo postal si éste tiene que corregir y enviar de nuevo algún informe relacionado con la información provista en el Formulario W-3c PR.

La Ley Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).

El patrono podría estar obligado a informar salarios y contribuciones en un formulario distinto al formulario que normalmente utiliza si el empleado reclama residencia o domicilio conforme a la Military Spouses Residency Relief Act (Ley de Alivio Residencial para Cónyuges de Miembros de las Fuerzas Armadas o MSRRA, por sus siglas en inglés) en una jurisdicción distinta en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia, la Samoa Estadounidense, la Comunidad Autónoma de las Islas Marianas del Norte, Guam, Puerto Rico o las Islas Vírgenes Estadounidenses.

La Ley MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge (cónyuge que no es miembro de las Fuerzas Armadas) de un miembro de las Fuerzas Armadas que presta servicio activo, de conservar su residencia o domicilio previo para propósitos contributivos (domicilio contributivo) cuando acompaña a su cónyuge militar, el cual se está trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a un nuevo local donde prestará servicios militares en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia, un estado libre asociado con los Estados Unidos o un territorio (posesión) estadounidense. Antes de trasladarse, ambos cónyuges tienen que haber tenido la misma residencia o domicilio contributivo.

Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero reclama propiamente domicilio contributivo en uno de los 50 estados conforme a la Ley MSRRA, sus ingresos por prestar servicios no serían considerados como ingresos sujetos a la contribución para propósitos de las contribuciones puertorriqueñas. Las contribuciones federales sobre los ingresos deben ser retenidas y enviadas al Servicio Federal de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés). Las contribuciones estatales y locales sobre los ingresos pueden tener que retenerse y ser enviadas a las autoridades estatales y locales pertinentes. Consulte con las autoridades contributivas estatales, locales o territoriales estadounidenses en referencia con sus obligaciones retentivas conforme a la Ley MSRRA.

Radicación usando medios electrónicos.

La SSA le recomienda a todos los patronos radicar electrónicamente. La radicación electrónica le puede ahorrar tiempo y trámites y asegura la precisión en los documentos. Si tiene que radicar 250 o más Formularios 499R-2c/W-2cPR ante la SSA, tiene que radicarlos usando medios electrónicos. Puede pagar una multa si no radica los formularios por medios electrónicos cuando sea obligatorio.

Es preferible que radique los formularios ante la SSA por medios electrónicos aunque radique menos de 250 Formularios 499R-2c/W-2cPR.

Si radica los formularios por medios electrónicos, no radique los mismos formularios en papel.

La página web Business Services Online (Servicios para Empresas por Internet o BSO, por sus siglas en inglés) de la SSA hace que la radicación electrónica sea fácil al proveer dos maneras para radicar el Formulario 499R-2c/W-2cPR y el Formulario W-3c PR.

Si desea más información sobre la radicación electrónica de Formularios 499R-2c/W-2cPR y Formularios W-3c PR ante la SSA, visite www.socialsecurity.gov/employer, en inglés. Si es la primera vez que radica, seleccione Go To Register (Inscribirse). Si ya está inscrito y no es la primera vez que visita la página, seleccione Go To Log In (Iniciar sesión) para utilizar el sistema de radicación electrónica.

El sistema de radicación electrónica ofrecido por la SSA en su página de BSO es un sistema independiente del sistema de radicación electrónica para patronos y agentes retenedores ofrecido por el Departamento de Hacienda de Puerto Rico. Si desea información sobre cómo presentar formularios electrónicamente al Departamento de Hacienda de Puerto Rico, visite www.hacienda.gobierno.pr.

Adónde enviar los formularios en papel.

Si usa el Servicio Postal de los EE.UU., envíe todos los Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3c PR a la dirección siguiente:

Si usa una agencia portadora que no sea el Servicio Postal de los EE.UU., envíe sus Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3c PR a la dirección siguiente:

Vea la Publicación 179 para ver una lista de los servicios de entrega privados designados por el IRS.

No envíe el Formulario 499R-2/W-2PR, Comprobante de Retención, a ninguna de estas direcciones. Vea las instrucciones del Formulario 499R-2/W-2PR para dicha información.

Cuándo se radica el formulario.

Radique el Formulario W-3c PR lo antes posible después de haber descubierto un error. Además, provéale a sus empleados copias del Formulario 499R-2c/W-2cPR cuanto antes.

Cómo se radica el formulario.

Si radica el Formulario W-3c PR en papel, trate de usar una maquinilla para escribir todos los datos y asegúrese de que todas las copias sean perfectamente legibles. Si utiliza la computadora para llenar el formulario, escriba todos los datos en tinta oscura o negra y en fuente Courier de tamaño 12, si es posible.

Si alguna partida indica un cambio de dólares y una de las cantidades en cuestión es cero, anote "-0-". No deje en blanco dicho recuadro. Escriba en paréntesis las cantidades negativas (disminuciones) en la tercera columna del Formulario W-3c PR.

Quién puede firmar el Formulario W-3c PR.

Por lo general, los patronos tienen que firmar el Formulario W-3c PR. Sin embargo, el transmisor o remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente de tramitación, un agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar el Formulario W-3c PR (o usar su número de identificación personal o PIN, por sus siglas en inglés, en las radicaciones electrónicas) por el patrono o el pagador sólo si el remitente cumple con ambos de los siguientes requisitos:

Aunque un remitente autorizado firme por el pagador, el pagador aún tiene la responsabilidad de asegurarse de que el Formulario W-3c PR y los documentos adjuntos sean debidamente radicados a tiempo ante la SSA. El pagador está sujeto a cualquier multa que resulte por no cumplir con estos requisitos.

Radicación de los salarios por computadora.

Usted puede tener acceso al Business Services Online (BSO) (Servicios para Empresas por Internet o BSO, por sus siglas en inglés) de la SSA para radicar electrónicamente datos relacionados con los sueldos o salarios por medio de Internet. Para obtener instrucciones en español de cómo radicar electrónicamente datos referentes a los salarios a la SSA por medio del BSO o para tener acceso al BSO, visite www.ssa.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm. Si tiene alguna dificultad con cualesquiera de los servicios del BSO, llame a la SSA al 1-888-772-2970.

El sitio web incluye información sobre la radicación electrónica, ciertas publicaciones del IRS y de la SSA y temas generales acerca de la declaración de sueldos y salarios. Puede usar el BSO también si tiene alguna duda sobre la declaración de los salarios.

Cómo corregir un año incorrecto y/o EIN incorrectamente informado en el Formulario 499R-2/W-2PR o Formulario W-3PR.

Para corregir un año contributivo incorrecto y/o un número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) en un Formulario 499R-2/W-2PR o Formulario W-3PR radicado anteriormente, tiene que preparar dos juegos (sets) de Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3c PR.

Cómo corregir más de una clase de formulario.

Usted tiene que usar un Formulario W-3c PR individual para cada clase de formulario (Formulario 499R-2/W-2PR, Comprobante de Retención; Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención; y Formulario W-3PR, Informe de Comprobantes de Retención) que va a corregir. Además, usted tiene que usar un Formulario W-3c PR individual para cada clase de pagador que marque en el recuadro f. Si está corrigiendo más de una clase de patrono, agrupe todos los comprobantes según sus respectivas clases y envíe cada grupo por separado.

Recuadro a: Año contributivo a corregirse.

Anote todos los cuatro dígitos del año contributivo del (de los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR o W-3PR que desea corregir. Por ejemplo, anotar "2015", quiere decir que corrige los Formularios 499R-2/W-2PR de 2015. Si anotó "-0-" en el recuadro c (vea más adelante), la SSA supone que corrige únicamente el Formulario W-3PR.

Recuadro b: Nombre, dirección y código postal (ZIP) del patrono.

Debe ser anotado igual como aparece en el Formulario 941-PR, Formulario 943-PR, Formulario 944(SP) o en el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). Incluya el número de oficina, habitación u otro tipo de numeración después de la dirección física. Si el Servicio Postal no entrega correspondencia a tal dirección y usa un apartado postal, incluya el número del mismo en lugar de la dirección física.

Recuadro c: Total de Formularios 499R-2c/W-2cPR adjuntos.

Anote el número de Formularios 499R-2c/W-2cPR individuales que radica con este Formulario W-3c PR, o anote "-0-" si corrige únicamente un solo Formulario W-3PR radicado anteriormente.

Recuadro d: Número del establecimiento.

Usted puede llenar este recuadro para identificar individualmente los establecimientos que tiene en su negocio. Puede radicar un Formulario W-3c PR por separado con el Formulario 499R-2c/W-2cPR para cada establecimiento en cuestión o puede usar un solo Formulario W-3c PR para todos los Formularios 499R-2c/W-2cPR. No tiene que llenar este recuadro; es opcional.

Recuadro e: Número de identificación patronal (EIN).

Anote el número correcto que le asignó el IRS en el formato siguiente: 00-0000000. Si va a corregir su EIN, anote el EIN federal declarado originalmente en el recuadro h.

Recuadro f: Clase de patrono.

Marque el recuadro correspondiente. Marque sólo un recuadro. Si su Formulario W-3PR previo estaba marcado incorrectamente, informe su clase de patrono incorrecto en el espacio para anotaciones en el recuadro 8, Explique aquí toda reducción.

Recuadro g: Para uso interno solamente.

Este recuadro ha sido reservado solamente para uso interno.

Recuadros "h" e "i".

Haga anotaciones en estos recuadros solamente si el número que anotó en el formulario original no es el correcto. Los números correctos deben aparecer en los recuadros d y e. El recuadro j ha sido reservado solamente para uso interno debido a los cambios explicados anteriormente en Recuadro g: Para uso interno solamente y en Sección 218.

Recuadros 1 al 7: Cambios.

Anote los totales de estos recuadros con las mismas partidas de los Formularios 499R-2c/W-2cPR corregidas correspondientes. Los números de los recuadros de este formulario no coinciden con los del Formulario 499R-2c/W-2cPR. Complete solamente aquellas partidas que está corrigiendo. Deje los demás recuadros en blanco. La información se anota "Según se informó originalmente" y como "Información correcta", tal como se anotó en los Formularios 499R-2c/W-2cPR. Si en alguna línea hay un cambio en las cantidades y una de ellas es cero, anote "-0-". No deje la línea en blanco. No tiene que incluir información en el recuadro 3b. Éste se ha reservado para su uso en el futuro.

Recuadro 8: Explique aquí toda reducción.

Anote las razones por todas las reducciones que aparecen en la tercera columna. También informe aquí toda anotación previa incorrecta del recuadro f, Clase de patrono. Incluya (pero no adjunte al Formulario W-3c PR) hojas adicionales para explicar las reducciones, si corresponde. Anote su nombre y número de identificación patronal (EIN) en toda hoja que incluya.

Firma.

Firme y feche este formulario e incluya también su cargo. Escriba el número de teléfono y el nombre de la persona de contacto del empleador, con quien nos podemos comunicar, en los recuadros que piden la información de la persona de contacto. También incluya el número de teléfono del patrono, el número de fax del patrono y la dirección del patrono para recibir correspondencia electrónica (email) (si la tiene). Si no es el patrono, vea Quién puede firmar el Formulario W-3c PR, anteriormente.

Rejected wage reports from the SSA.

The SSA will reject Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under the following conditions:

Additionally, Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports for household employers will be rejected under the following conditions:

If the above conditions occur in a wage report filed electronically or on paper, the SSA will notify the submitter of its rejection by email or postal mail and ask them to correct the report and resubmit it to the SSA.

Household employers, see Pub. 926, Household Employer's Tax Guide.

Additional Medicare Tax.

In addition to withholding Medicare tax at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Additional Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA) wages or compensation it pays to an employee in excess of $200,000 in a calendar year. An employer is required to begin withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it pays wages or compensation in excess of $200,000 to an employee and continue to withhold it until the end of the calendar year. Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is no employer share of Additional Medicare Tax. All wages and compensation that are subject to Medicare tax are subject to Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the $200,000 withholding threshold.

For more information on Additional Medicare Tax, go to IRS.gov and enter "Additional Medicare Tax" in the search box.

Unless otherwise noted, references to Medicare tax include Additional Medicare Tax.

Severance payments.

Severance payments are wages subject to social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of Pub. 15, Special Rules for Various Types of Services and Payments, severance payments are also subject to Federal Unemployment Tax Act (FUTA) tax.

Contact information.

Provide the employer's (or employer's contact person's) name, phone number, fax number, and email address. SSA will notify the employer by email or postal mail to correct and resubmit reports from the information provided on Form W-3c PR.

Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).

Employers may be required to report wages and taxes on a form different from the form they generally use if an employee claims residence or domicile under MSRRA in a different jurisdiction in one of the 50 states, the District of Columbia, American Samoa, the Commonwealth of the Northern Mariana Islands, Guam, Puerto Rico, or the U.S. Virgin Islands.

Under MSRRA, the spouse of an active duty service member (civilian spouse) may keep his or her prior residence or domicile for tax purposes (tax residence) when accompanying the service member spouse, who's relocating under military orders, to a new military duty station in one of the 50 states, the District of Columbia, or a U.S. commonwealth or possession. Before relocating, both spouses must have had the same tax residence.

For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA, his or her income from services wouldn't be taxable income for Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld and remitted to the Internal Revenue Service (IRS). State and local income taxes may need to be withheld and remitted to state and local tax authorities. You should consult with state, local, or U.S. possession tax authorities regarding your withholding obligations under MSRRA.

Electronic reporting.

The SSA encourages all employers to e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure accuracy. If you're required to file 250 or more Forms 499R-2c/W-2cPR with SSA, you must file them electronically. You may be charged a penalty if you fail to file electronically when required.

You are encouraged to file electronically with SSA even though you file fewer than 250 Forms 499R-2c/W-2cPR.

If you file electronically, don't file the same returns on paper.

The SSA’s BSO website makes e-filing easy by providing two ways to submit your Forms 499R-2c/W-2cPR and Forms W-3c PR.

For more information on electronic filing of Forms 499R-2c/W-2cPR and Forms W-3c PR with the SSA, go to www.socialsecurity.gov/employer. First time filers, select Go To Register; returning filers select Go To Log In.

The SSA's BSO e-filing system is an independent system from the electronic filing program offered by the Treasury Department of Puerto Rico for employers and withholding agents. For more information on filing information returns electronically using the Treasury Department of Puerto Rico's electronic filing system, visit www.hacienda.gobierno.pr.

Where to file paper forms.

If you use the U.S. Postal Service, send all Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3c PR to:

If you use a carrier other than the U.S. Postal Service, send Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3c PR to:

See Pub.15 for a list of IRS-designated private delivery services.

Don't send Form 499R-2/W-2PR, Wage and Tax Statement, to either of these addresses. Instead, see the instructions for Form 499R-2/W-2PR.

When to file.

File Form W-3c PR as soon as possible after you discover an error. Also, provide copies of Form 499R-2c/W-2cPR to your employees as soon as possible.

How to file.

If you file Form W-3c PR on paper, type all entries using dark or black ink in 12-point Courier font, if possible, and make sure all copies are legible.

If any item shows a dollar change and one of the amounts is zero, enter "-0-." Don't leave the box blank. Show negative amounts (decreases) in the third column of Form W-3c PR in parentheses.

Who may sign Form W-3c PR.

Employers generally must sign Form W-3c PR. However, the transmitter or sender (including a service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent) may sign Form W-3c PR (or use its PIN on electronic filings) for the employer or payer only if the sender satisfies both of the following:

Even though an authorized sender signs for the payer, the payer still has the responsibility for making sure Form W-3c PR and attachments are filed correctly and timely with the SSA. The payer is subject to any penalties that result from not complying with these requirements.

Online wage reporting.

You can access SSA's Business Services Online (BSO) to electronically file wage data online. To get information regarding filing wage data electronically with the SSA or to access BSO, visit the SSA's Employer Reporting Instructions and Information website at www.socialsecurity.gov/employer. Call the SSA at 1-888-772-2970 if you experience problems using any of the services within BSO.

The website includes information on electronic filing, some IRS and SSA publications, and general topics of interest about wage reporting. You can also use BSO to ask questions about wage reporting.

Correcting an incorrect tax year and/or EIN incorrectly reported on Form 499R-2/W-2PR or Form W-3PR.

To correct an incorrect tax year and/or EIN on a previously submitted Form 499R-2/W-2PR or Form W-3PR, you must prepare two sets of Forms 499R-2c/W-2cPR and W-3c PR.

Correcting more than one kind of form.

You must use a separate Form W-3c PR for each type of form (Form 499R-2/W-2PR, Form 499R-2c/W-2cPR, or Form W-3PR) being corrected. You must also use a separate Form W-3c PR for each kind of payer in box f. If you're correcting more than one kind of payer, please group forms of the same kind and send them in separate groups.

Box a: Tax year being corrected.

Enter all four digits of the tax year of Form(s) 499R-2/W-2PR, 499R-2c/W-2cPR, or W-3PR that you're correcting. For example, entering "2015" indicates that you're correcting 2015 Forms 499R-2/W-2PR. If you entered "-0-" in box c (see below), SSA assumes that you're only correcting Form W-3PR.

Box b: Employer's name, address, and ZIP code.

This should be the same as shown on your Form 941-PR, Form 943-PR, Form 944(SP), or Anexo H-PR (Form 1040-PR). Include the suite, room, or other unit number after the street address. If the Post Office doesn't deliver mail to the street address and you use a P.O. box, show the P.O. box instead of the street address.

Box c: Total number of attached Forms 499R-2c/W-2cPR.

Enter the number of individual Forms 499R-2c/W-2cPR filed with this Form W-3c PR; enter "-0-" if you're correcting only a previously filed Form W-3PR.

Box d: Establishment number.

You may use this box to identify separate establishments in your business. You may file a separate Form W-3c PR with Forms 499R-2c/W-2cPR for each establishment, or you may use a single Form W-3c PR for all Forms 499R-2c/W-2cPR. You don't have to complete this item; it is optional.

Box e: Employer identification number (EIN).

Enter the correct number assigned to you by the IRS in the following format: 00-0000000. If you're correcting your EIN, enter the originally reported federal EIN in box h.

Box f: Kind of payer.

Check the box that applies to you. Check only one box. If your previous Form W-3PR was checked incorrectly, report your prior incorrect payer type in the entry space in box 8, "Explain decreases here."

Box g: For internal use only.

This box has been reserved for internal use only.

Boxes h and i.

Make entries here only if the number on the original form is incorrect. Your correct numbers should appear in boxes d and e. Box j has been reserved for internal use only due to the changes explained in Section 218 and Box g: For internal use only, above.

Boxes 1 through 7: Changes.

Enter the totals from the corresponding boxes on the related Forms 499R-2c/W-2cPR. The box numbers on this form don't match Form 499R-2c/W-2cPR. Complete only the boxes that you're correcting; leave the remaining boxes blank. The information is entered as "Previously reported" and as "Correct information," following the entries on Form 499R-2c/W-2cPR. On any line that shows a dollar change, if one of the amounts is zero, enter "-0-." Don't leave blank. You don't need to include information on box 3b. This box has been grayed out and reserved for future use.

Box 8: Explain decreases here.

Give all reasons for any decreases that appear in the third column. Also report here any previous incorrect entry in box f, "Kind of payer." Enclose (but don't attach) additional sheets explaining your decreases, if necessary. Include your name and EIN on all additional sheets.

Signature.

Sign and date the form and enter your title. In the boxes for the contact person information, enter the name of the employer's contact person and the employer's telephone number, employer's fax number, and employer's email address (if any). If you're not the employer, see Who may sign Form W-3c PR, earlier.