Instrucciones para el  
Formulario 940-PR - Introductory Material


Acontecimientos Futuros

Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos relacionados al Formulario 940-PR y sus instrucciones, tal como legislación promulgada después de que dichos documentos se hayan publicado, acceda a  
www.irs.gov/form940pr.

Qué Hay de Nuevo

Estados con reducción en el crédito.   Un estado que no ha reintegrado ingresos que pidió prestados al gobierno federal a fin de pagar beneficios para el desempleo se denomina un “estado con reducción en el crédito”. El Departamento del Trabajo de los EE.UU. determina cuáles estados se clasifican como estados con reducción en el crédito. Si un patrono paga salarios que están sujetos a las leyes de compensación por desempleo de un estado con reducción en el crédito, ese patrono tiene que pagar contribución federal para el desempleo adicional al radicar su Formulario 940-PR.

  Puerto Rico no es un estado (territorio) con reducción en el crédito para 2013. Para el año 2013 hay estados con reducción en el crédito. Si ha pagado los salarios que están sujetos a las leyes de compensación por desempleo de un estado con reducción en el crédito, su crédito contra la contribución federal para el desempleo será reducido en base a la tasa de reducción del crédito para dicho estado. Use el Anexo A (Formulario 940-PR), Información para Empleadores o Patronos de Múltiples Estados y sobre Reducciones en el Crédito, para calcular la reducción en el crédito. Para obtener más información, vea las instrucciones para el Anexo A (Formulario 940-PR) o visite el sitio web IRS.gov. La información está disponible en inglés.

Si cambia su nombre, la dirección o la persona responsable.   Si desea ver la definición de “persona responsable” y cómo notificarle al IRS sobre el cambio en la identidad de la persona responsable, vea las instrucciones para el Formulario 8822-B, en inglés. Notifíquele al IRS inmediatamente si cambia el nombre o la dirección de su negocio. Escriba a la oficina del IRS en donde usted radica sus planillas (utilizando la dirección “sin un pago”, que se encuentra bajo ¿Adónde debe enviar la planilla?, más adelante) para notificar sobre todo cambio en el nombre. Vea la Publicación 1635, Employer Identification Number: Understanding Your EIN (Número de identificación patronal: cómo entender su EIN), en inglés, para saber si necesita solicitar un número de identificación patronal nuevo. Complete y envíe por correo el Formulario 8822-B, en inglés, para notificarle al IRS sobre un cambio en la dirección.

Recordatorios

Los depósitos de la contribución federal se tienen que hacer por medio de la transferencia electrónica de fondos.   Usted tiene que realizar una transferencia electrónica de fondos para depositar toda contribución federal. Por lo general, las transferencias electrónicas de fondos se realizan por medio del Sistema Electrónico de Pagos de la Contribución Federal (conocido en inglés como Electronic Federal Tax Payment System o EFTPS, por sus siglas en inglés). Si no desea utilizar el EFTPS, puede hacer arreglos con su preparador profesional, institución financiera, compañía que presta servicios de nómina u otro tercero de su confianza que realice los depósitos electrónicamente en nombre de usted. Además, puede hacer arreglos con su institución financiera para que se realice una transferencia electrónica el mismo día de pago en nombre de usted. El EFTPS es un servicio gratuito provisto por el Departamento del Tesoro. Los preparadores profesionales, instituciones financieras, compañías que prestan servicios de nómina u otros terceros podrían cobrarle un cargo por ofrecerle servicios a usted. Si desea obtener más información sobre cómo realizar depósitos de la contribución federal, vea el apartado 11 de la Publicación 179, (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños. Si desea obtener información sobre EFTPS, o si desea inscribirse en este sistema, visite www.eftps.gov o llame al 1-800-244-4829 ó 1-800-733-4829 (TDD). Además, puede encontrar más información sobre EFTPS en la Publicación 966 (SP), Sistema de Pago Electrónico del Impuesto Federal: La Manera Segura de Pagar los Impuestos Federales.

Declarantes de Formularios 940-PR agregados.   Los agentes tienen que completar el Formulario Schedule R (Form 940), Allocation Schedule for Aggregate Form 940 Filers (Anexo R (Formulario 940), Registro de asignación para los declarantes de Formularios 940-PR agregados), en inglés, cuando radiquen un Formulario 940-PR agregado. Los Formularios 940-PR agregados son radicados por agentes de aquellos quienes reciben servicios de cuidado en el hogar aprobados por el IRS conforme a la sección 3504 del Código de Rentas Internas. Para solicitar la aprobación para actuar como un agente para un empleador o patrono, el agente tiene que radicar el Formulario 2678, Employer/Payer Appointment of Agent (Nombramiento de agente para un empleador/pagador), con el IRS a menos que usted sea una agencia del gobierno estatal o local que actúa como agente de acuerdo con los procedimientos especiales previstos en la Notice 2003-70(Aviso 2003-70) que aparece en la página 916 del Internal Revenue Bulletin (Boletín de Rentas Internas 2003-43, en inglés, disponible en www.irs.gov/irb/2003-43_IRB/ar09.html.

Entidades no consideradas como separadas de sus dueños y compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSubs).    Las entidades comerciales que no son consideradas como separadas de sus dueños (propietarios), incluyendo a las compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSubs, por sus siglas en inglés), están obligadas a retener y pagar las contribuciones sobre la nómina y a radicar las planillas de las contribuciones sobre la nómina usando el nombre y el número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) de la entidad no considerada separada de su dueño (propietario). Para más información, vea Entidades no consideradas como separadas de sus dueños, más adelante.

Información estatal sobre el desempleo.   Cuando se registró como patrono en su estado, dicho estado le asignó un número de identificación para propósitos de la reportación (declaración) estatal. Si no tiene una cuenta estatal para el desempleo ni se le ha asignado una tasa de experiencia, o si tiene alguna pregunta sobre su cuenta estatal, tiene que comunicarse con el Negociado de Seguridad de Empleo de Puerto Rico. Para comunicarse directamente visite el sitio web www.trabajo.pr.gov o llame al 787-754-5818.

Puede radicar y pagar por medios electrónicos.   El uso de opciones electrónicas disponibles del IRS puede facilitar la radicación de su planilla y el pago de su contribución federal adeudada. Puede usar el sistema e-file del IRS para radicar su planilla y el Electronic Federal Tax Payment System (Sistema Electrónico de Pagos de la Contribución Federal o EFTPS, por sus siglas en inglés) para hacer depósitos de contribución o para pagarla en su totalidad, si usa a un preparador remunerado para hacer la planilla o si usted mismo la prepara.
  • Para propósitos del e-file del IRS, visite el sitio web  
    IRS.gov, para más información.

  • Para propósitos del EFTPS, visite el sitio web  
    www.eftps.gov o llame al Servicio al Cliente del EFTPS al 1-800-555-4477 (1-800-733-4829, para usuarios del sistema TDD) o al 1-800-244-4829 (para servicio en español).

Retiro electrónico de fondos (EFW).   Si radica el Formulario 940-PR electrónicamente, puede radicar y pagar las contribuciones adeudadas tomando un solo paso usando programas de computadora para la preparación de planillas o por medio de un preparador profesional de contribuciones. Sin embargo, no use el retiro electrónico de fondos para hacer los depósitos de la contribución federal. Para saber más información sobre el pago de contribuciones por medio del retiro electrónico de fondos, visite el sitio web www.irs.gov/e-pay. Se le puede cobrar un cargo por radicar electrónicamente.

Puede pagar el saldo adeudado con tarjeta de crédito o débito.   Puede pagar la cantidad de su contribución FUTA indicada en la línea 14 usando una tarjeta de crédito o débito. Sin embargo, no use ninguna tarjeta de crédito o débito para pagar contribuciones federales que se deben depositar (vea ¿Cuándo tiene que depositar su contribución FUTA?, más adelante). Para más información sobre cómo se pagan las contribuciones con tarjetas de crédito o débito, visite el sitio web www.irs.gov/e-pay.

Externalización de las obligaciones de nómina.   Los patronos o empleadores son responsables por asegurar que las planillas de contribuciones se radiquen y que los depósitos y pagos se hagan, aun si el patrono o empleador contrata los servicios de un tercero para hacerlo. El patrono o empleador sigue siendo responsable aun si el tercero no cumple con la acción requerida. Si opta por externalizar cualquier parte de su nómina y las obligaciones relacionadas con las contribuciones (es decir, retención, declarar y pagar las contribuciones al Seguro Social, al Medicare y FUTA) a un tercero proveedor de servicios de nómina, visite el sitio web IRS.gov y escriba “outsourcing payroll duties” (externalización de las obligaciones de nómina) en el encasillado “Search” (Buscar), para información útil sobre este tema. Dicha información está disponible en ingles.

Fotografías de niños desaparecidos.   El IRS siente orgullo en colaborar con el National Center for Missing and Exploited Children (Centro Nacional de Niños Desaparecidos y Explotados). Fotografías de niños desaparecidos que han sido seleccionadas por el Centro pueden aparecer en estas instrucciones en páginas que de otra manera estarían en blanco. Usted puede ayudar a que estos niños regresen a sus hogares si, al mirar sus fotografías, los puede identificar y llama gratis al 1-800-THE-LOST (1-800-843-5678).

Cómo se puede obtener más ayuda

Si desea recibir más información sobre este formulario, vea la Pub. 179, (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, visite nuestro sitio web www.irs.gov/espanol o llame gratis a la IRS Business and Specialty Tax Line (Línea de ayuda del IRS para las contribuciones de negocios y las contribuciones especiales) al 1-800-829-4933 o al 1-800-829-4059 (1-800-829-4059, si es usuario del sistema TDD/TTY para personas que son sordas, tienen dificultades auditivas o tienen impedimentos del habla) de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 8:00 p.m., hora local. Las personas en los Estados Unidos continentales pueden llamar de 7:00 a.m. a 7:00 p.m., hora local. Los residentes de Alaska y Hawaii siguen la zona horaria del Pacífico.

Si desea ver una lista de los temas relacionados con las contribuciones sobre la nómina, visite nuestro sitio web www.irs.gov/businesses y pulse sobre el enlace titulado Employment Taxes (Contribuciones sobre la nómina), que se encuentra bajo el título Businesses Topics (Temas para negocios). La información está disponible en inglés. Puede pedir formularios, instrucciones y publicaciones visitando www.irs.gov/formspubs o llamando al 1-800-829-3676 (1-800-TAX-FORM).


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