Reglas especiales que le corresponden a ciertos patronos:

Si ninguna de las excepciones anteriores le corresponden y no ha radicado una planilla final, usted tiene que radicar el Formulario 941-PR aunque no haya pagado salarios durante el trimestre. Si es posible, use la radicación e-file del IRS.

Si cierra su negocio o deja de pagar salarios a sus empleados, tiene que radicar una planilla final. Para notificarle al IRS de que el Formulario 941-PR para un trimestre particular es su planilla final, marque el encasillado en la línea 18 y anote la última fecha en que pagó salarios. También adjunte una declaración a su planilla que indique el nombre de la persona que se quedará con los archivos o récords y la dirección en donde permanecerán. Comuníquese con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico para obtener información sobre cuándo debe entregarles a sus empleados el Formulario 499R-2/W-2PR que corresponda al año natural en que ocurrió el cierre. También debe comunicarse con la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) para saber la fecha límite para radicar ante la SSA sus Formularios 499R-2/W-2PR finales. Si tiene empleados que son contratados inmediatamente por el patrono sucesor, vea el Revenue Procedure 2004-53 (Procedimiento Tributario 2004-53 o Rev. Proc. 2004-53, por su abreviatura en inglés). Puede encontrar el Rev. Proc. 2004-53 en la página 320 del Internal Revenue Bulletin 2004-34 (Boletín de Rentas Internas 2004-34) en el sitio web www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb04-34.pdf. También vea el Rev. Proc. 96-57, 1996-2 C.B. 389, para más información sobre las extensiones o prórrogas automáticas para entregarles Formularios W-2 o Formularios 499R-2/W-2PR a sus empleados y para su radicación ante la SSA. Vea el Rev. Proc. 96-57 en la página 14 del Internal Revenue Bulletin 1996-53 (Boletín de Rentas Internas 1996-53) en el sitio web www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb96-53.pdf. Vea también Si cierra su negocio... a continuación.

Si la información sobre su nombre, EIN y dirección de su negocio ya impresos en el Formulario 941-PR aparecen en la parte superior del formulario incorrectamente, táchela y escriba a maquinilla o en letra de molde la información correcta. Sin embargo, no cambie ninguna información impresa en el Formulario 941-V(PR), Comprobante de Pago.

Para asegurar de que los negocios cumplan con las leyes federales de la contribución, el IRS se ocupa de controlar los pagos de contribución mediante el uso de un sistema de números para identificar a los contribuyentes. El número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) es un número especial y singular que consta de nueve dígitos que el IRS les expide a todas las corporaciones y sociedades colectivas, así como a algunos negocios de un solo dueño. Todo negocio que tiene que obtener un EIN debe solicitar este número y anotarlo en toda planilla, pago o informe de contribución mientras esté en operación.

Su negocio debe tener solamente un EIN. Si tiene más de un número y no está seguro del número que debe usar, escríbale a la oficina del IRS donde suele radicar sus planillas de contribución (la dirección que usa cuando envía planillas “sin un pago”, la cual aparece anteriormente en esta página) o llame al 1-800-829-4933. Las personas que usan el sistema TTY/TDD pueden llamar al 1-800-829-4059.

Si no tiene un EIN, puede solicitar uno en línea. Acceda al sitio web del IRS, www.irs.gov, en inglés, y pulse sobre el enlace “Apply for an Employer Identification Number (EIN) Online” que se encuentra bajo “Online Services” (Servicios en línea). La información está provista en inglés. También puede solicitar un EIN llamando al 1-800-829-4933 o puede enviar el Formulario SS-4PR al IRS por fax o por correo. Si ha solicitado un EIN pero no lo tiene para la fecha de vencimiento de la planilla, escriba “Solicitado” y la fecha de su solicitud en el espacio para tal número.

Asegúrese siempre de que el EIN que aparece en el formulario que radica sea exactamente igual al EIN que el IRS le designó a su negocio. No use su número de seguro social en ninguna planilla que pida un EIN. La radicación de un Formulario 941-PR con un EIN incorrecto o el uso de un EIN que pertenece a otro negocio puede resultar en multas y demoras en el procesamiento de su planilla.

Notifíquele al IRS inmediatamente si cambia su nombre o la dirección de su negocio.

Debajo de Informe para este trimestre de 2010 en la parte superior del Formulario 941-PR, marque el encasillado del trimestre para el cual radica esta planilla. Asegúrese de que el trimestre en cuestión sea el mismo que aparece en todo Anexo B (Formulario 941-PR), Registro de la Obligación Contributiva para los Depositantes de Itinerario Bisemanal, que usted adjunte.

Anote las partidas en el Formulario 941-PR tal como se indica a continuación para evitar problemas con su procesamiento:

Puede evitar el pago de multas e intereses si hace todo lo indicado a continuación:

Se cobran multas e intereses sobre las contribuciones pagadas fuera de plazo y sobre las planillas radicadas fuera de plazo a una tasa fijada por la ley. Vea los apartados 11 y 12 de la Pub. 179 (Circular PR) para más detalles.

Use el Formulario 843, Claim for Refund or Request for Abatement (Reclamación de reembolso o solicitud de una reducción en la contribución), en inglés, para solicitar un reembolso o reducción en los intereses o multas que le han sido tasados. No solicite la reducción de multas o intereses en el Formulario 941-PR o 941-X (PR).

Le podrá corresponder una multa por recuperación del fondo fiduciario si no se retienen o no se pagan las contribuciones al seguro social y al Medicare que se tenían que haber retenido o pagado. Bajo esta multa, a las personas que son responsables o encargadas de tener cuenta de y pagar esas contribuciones se les multa una suma equivalente al monto de las contribuciones. Una persona responsable puede ser un oficial o empleado de una corporación, socio o empleado de una sociedad colectiva, un contable, un director/fideicomisario voluntario, un empleado de un negocio propio u otra persona o entidad que sea responsable de recaudar, de la contabilidad y el pago de las contribuciones correspondientes al fondo fiduciario. Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) para más detalles.

El IRS concilia las cantidades declaradas en sus cuatro Formularios 941-PR trimestrales con las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR y cuya suma total se incluye en su Formulario W-3PR, Informe de Comprobantes de Retención. Si las cantidades no concuerdan, es posible que el IRS o la SSA se comunique con usted. Las cantidades que se concilian son las siguientes:

Use el Anexo D (Formulario 941), Report of Discrepancies Caused by Acquisitions, Statutory Mergers, or Consolidations (Informe de discrepancias causadas por adquisiciones, fusiones o consolidaciones), en inglés, para explicar ciertas diferencias o discrepancias relacionadas con los salarios, contribuciones y pagos entre los Formularios 941-PR y los Formularios 499R-2/W-2PR debidas a adquisiciones, fusiones o consolidaciones estatutarias. Para más información, vea el apartado 12 de la Pub. 179 (Circular PR) y las Instrucciones para el Anexo D (Formulario 941). También vea el Revenue Procedure 2004-53 (Procedimiento Contributivo 2004-53 o Rev. Proc. 2004-53, por su abreviatura en inglés) para más información. Puede encontrar el Rev. Proc. 2004-53 en la página 320 del Internal Revenue Bulletin 2004-34 (Boletín de Rentas Internas 2004-34), en inglés, en el sitio web www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb04-34.pdf.

Si para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibe la declaración de propinas del empleado, no tiene suficientes fondos del empleado para retener la porción correspondiente al empleado de las contribuciones al seguro social y al Medicare, entonces ya no tendrá que recaudarlas. Declare el monto de las propinas en su totalidad en las líneas 5b (Propinas sujetas a la contribución al seguro social) y 5c (Salarios y propinas sujetos al Medicare). Incluya en la línea 7c por concepto de ajuste el total de la parte no recaudada correspondiente al empleado de las contribuciones al seguro social y al Medicare.

El IRS usa dos clases de reglas de depósito para determinar cuándo los negocios tienen que depositar sus contribuciones al seguro social y al Medicare. Esos itinerarios le informarán cuándo debe hacer un depósito después de un día de pago.

Su itinerario de depósitos no se determina por la frecuencia en que paga a sus empleados. Su itinerario de depósitos depende del total de la obligación contributiva que declaró en el Formulario 941-PR durante el período retroactivo de los cuatro trimestres anteriores (desde el 1 de julio del segundo año anterior (penúltimo año) hasta el 30 de junio del año pasado). Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) para más detalles. Si radicó el Formulario 944-PR en 2008 ó 2009, su período retroactivo es el año natural 2008.

Antes del comienzo de cada año natural, tiene que determinar cuál de los itinerarios de depósito tiene que usar. Si declaró:

Vea la Regla de depositar $100,000 el próximo día en el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) si ha acumulado $100,000 o más por concepto de contribuciones en cualquier día durante el período de depósito.