Los patronos estacionales no tienen que radicar para los trimestres durante los cuales regularmente no han tenido una obligación contributiva debido a que no han pagado salarios. Para notificarle al IRS de que no va a radicar una planilla por uno o más trimestres del año, marque el encasillado que aparece en la línea 17 del Formulario 941-PR. El IRS le enviará dos Formularios 941-PR una vez al año después del 1 de marzo. La información particular que ya aparece impresa no incluirá la fecha en que termina el trimestre. Tiene que anotar la fecha en que terminó el trimestre cuando radica la planilla. Por lo general, el IRS no indagará sobre las planillas no radicadas si por lo menos una planilla que indique contribuciones debidas es radicada cada año. Sin embargo, debe marcar el encasillado en la línea 17 en cada planilla trimestral que radique. De otra manera, el IRS exigirá que se radique una planilla para cada trimestre.

Si la información sobre su nombre, EIN y dirección de su negocio ya impresos en el Formulario 941-PR aparecen en la parte superior del formulario incorrectamente, táchela y escriba a maquinilla o en letra de molde la información correcta. Sin embargo, no cambie ninguna información impresa en el Formulario 941-V(PR), Comprobante de Pago.

Para asegurar de que los negocios cumplan con las leyes federales de la contribución, el IRS se ocupa de controlar los pagos de contribución mediante el uso de un sistema de números para identificar a los contribuyentes. El número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) es un número especial y singular que consta de nueve dígitos que el IRS les expide a todas las corporaciones y sociedades colectivas, así como a algunos negocios de un solo dueño. Todo negocio que tiene que obtener un EIN debe solicitar este número y anotarlo en toda planilla, pago o informe de contribución mientras siga en operación.

Su negocio debe tener solamente un EIN. Si tiene más de un número y no está seguro del número que debe usar, escríbale a la oficina del IRS donde suele radicar sus planillas de contribución (la dirección que usa cuando envía planillas “Formulario 941-PR enviado sin un pago”, la cual aparece anteriormente en esta página) o llame al 1-800-829-4933. Las personas que usan el sistema TTY/TDD pueden llamar al 1-800-829-4059.

Si no tiene un EIN, puede solicitar uno en línea. Acceda al sitio web del IRS, www.irs.gov, en inglés, y pulse sobre el enlace “More Online Tools” (Más herramientas en línea) y luego sobre el enlace “Online Employer Identification Number (EIN)” (Número de identificación patronal (EIN) en línea). También puede solicitar un EIN llamando al 1-800-829-4933 o puede enviar el Formulario SS-4PR al IRS por fax o por correo. Si ha solicitado un EIN pero no lo tiene para la fecha de vencimiento de la planilla, escriba “Solicitado” y la fecha de su solicitud en el espacio para tal número.

Asegúrese siempre de que el EIN que aparece en el formulario que radica es exactamente igual al EIN que el IRS le designó a su negocio. No use su número de seguro social en ninguna planilla que pida un EIN . La radicación de un Formulario 941-PR con un EIN incorrecto o el uso de un EIN que pertenece a otro negocio puede resultar en multas y demoras en el procesamiento de su planilla.

Debajo de Informe para este trimestre de 2008 en la parte superior de la planilla, marque el encasillado del trimestre para el cual radica esta planilla. Asegúrese de que el trimestre en cuestión es el mismo que aparece en todo Anexo B (Formulario 941-PR), Registro de la Obligación Contributiva para los Depositantes de Itinerario Bisemanal, que usted adjunte.

Anote las partidas en el Formulario 941-PR tal como se indica a continuación para evitar problemas con su procesamiento:

Puede evitar el pago de multas e intereses si:

Se cobran multas e intereses sobre las contribuciones pagadas fuera de plazo y sobre las planillas radicadas fuera de plazo a una tasa fijada por la ley. Vea los apartados 11 y 12 de la Pub. 179 (Circular PR), para más detalles.

Le podrá corresponder una multa por recuperación del fondo fiduciario si no se retienen o no se pagan las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare que se debieron haber retenido o pagado. Bajo esta multa, a las personas que son responsables o encargadas de tener cuenta de y pagar esas contribuciones se les multa una suma equivalente al monto de las contribución. Una persona responsable puede ser un socio o empleado de una sociedad colectiva, un contable, un director/fideicomisario voluntario, un empleado de un negocio propio u otra persona o entidad que sea responsable de recaudar, de la teneduría de los libros (contabilidad) y el pago de las contribuciones correspondientes al fondo fiduciario. Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) para más detalles.

El IRS concilia las cantidades declaradas en sus cuatro Formularios 941-PR trimestrales con las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR y totalizadas en su Formulario W-3PR, Informe de Comprobantes de Retención. Si las cantidades no concuerdan, es posible que el IRS o la SSA se comunique con usted. Las cantidades que se concilian son todas las siguientes:

Use el Anexo D (Formulario 941), Report of Discrepancies Caused by Acquisitions, Statutory Mergers, or Consolidations (Informe de discrepancias causadas por adquisiciones, fusiones o consolidaciones), en inglés, para explicar ciertas diferencias o discrepancias relacionadas a los salarios, contribuciones y pagos entre los Formularios 941-PR y los Formularios 499R-2/W-2PR que se deben a adquisiciones, fusiones o consolidaciones. Para más información, vea el apartado 12 de la Pub. 179 (Circular PR) y las Instrucciones para el Anexo D (Formulario 941). También vea el Revenue Procedure 2004-53 (Procedimiento Contributivo 2004-53 o Rev. Proc. 2004-53, por su abreviatura en inglés) para más información. Puede encontrar el Rev. Proc. 2004-53 en la página 320 del Internal Revenue Bulletin 2004-34 (Boletín de Rentas Internas 2004-34), en inglés, en el sitio web www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb04-34.pdf.

Si, para el día 10 del mes después del mes en que recibe la declaración de propinas del empleado, usted no tiene suficientes fondos del empleado para retener la porción correspondiente al empleado de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare, entonces ya no tendrá que recaudarlas. Declare el monto de las propinas en su totalidad en las líneas 5b (Propinas sujetas a la contribución al seguro social) y 5c (Salarios y propinas sujetos al Medicare). Incluya en la línea 7c por concepto de ajuste el total de la porción correspondiente al empleado no recaudada de las contribuciones al seguro social y al seguro Medicare.

El IRS usa dos clases de reglas de depósito para determinar cuándo los negocios deben depositar sus contribuciones al seguro social y al seguro Medicare. Esos itinerarios le informarán cuándo debe hacer un depósito después de un día de pago.

Su itinerario de depósitos no se determina por la frecuencia de los días en que paga a sus empleados. Su itinerario de depósitos depende del total de la obligación contributiva que declaró en el Formulario 941-PR durante el período retroactivo de los cuatro trimestres anteriores (desde el 1 de julio del segundo año anterior hasta el 30 de junio del año pasado). Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) para más detalles.

Antes del comienzo de cada año de calendario, tiene que determinar cuál de los itinerarios de depósito debe usar. Si declaró:

Vea el apartado 11 de la Pub. 179 (Circular PR) para la Regla de depositar $100,000 el próximo día si ha acumulado $100,000 o más por concepto de contribuciones en cualquier día durante el período de depósito.