일반 정보 직원의 채용 시, 그 직원으로 하여금 양식 W-4, 직원 원천징수 증명서를 작성하도록 해야 합니다. 양식 W-4를 통해 직원의 납세자 신분, 복수 직업 조정, 세액 공제액, 기타 소득액, 소득 공제액 및 급여에서 원천징수할 추가 액수를 파악하고 연방 소득세 공제액과 직원의 급여에서 원천 징수할 금액을 계산할 때 사용할 수 있습니다. 직원이 귀하에게 제대로 작성된 양식 W-4를 제공하지 않으면, 귀하는 그 직원을 양식 W-4 스텝 2,3,4에 입력할게 없는 독신 또는 부부 별도 신고로 가정하여 그의 임금에서 연방소득세를 원천징수해야 합니다.이는 해당 직원에게 단독 신고자 대상 표준 공제가 적용되고 원천징수액 결정 시 다른 항목을 고려하지 않는다는 의미입니다. 직원은 개인 사정이나 금전적 여건이 바뀜에 따라 여러 가지 이유로서, 양식 W-4 기입 항목의 변경을. 요구할 수 있습니다. 직원으로부터 수정된 양식 W-4를 받는 경우, 변경된 양식 W-4를 받은 날짜 혹은 그로부터 30일 이후에 끝나는 첫 번 임금 기간의 시작일까지는 그 변경 내용을 적용시켜야 합니다. 락-인 서신 및 유효하지 않은 양식 W-4가 적용되는 아래의 상황이 아니면 그 요구를 받아들여야 합니다. 양식 W-4를 다운로드 받아 인쇄하거나 다수의 사본 (영어)을 주문하거나800-TAX-FORM (800-829-3676)에 전화하여 양식W-4를 주문할 수도 있습니다. 만약 귀하가 당시에 유효한 양식 W-4에 포함된 표와 설명서 및 계산서도 제공하는 경우, 귀하가 만든 대체양식 W-4를 공식 양식 W-4 대신 사용할 수 있습니다. 대체양식 W-4는 공식 양식 W-4에 적합한 언어를 담고 있어야 하며 대체 양식에 관한 현재 IRS의 규칙에 부합해야 합니다. 귀하는 직원이 만든 대체 양식을 사용할 수 없습니다. 그러한 양식을 제출하는 직원은 양식 W-4를 제출하지 않은 것으로 처리됩니다. 양식 W-4에는 직원이 자신의 올바른 조정을 산정하도록 도와주는 상세 계산표가 포함되어 있습니다. 직원도 양식 W-4를 작성할 때 도움을 받기 위해 IRS 세금 원천징수 추정기에 접속하는 것을 원할 수도 있습니다. 비거주 외국인이 양식 W-4를 작성할 때에는 특별 지침을 따라야 합니다. 비거주 외국인인 직원에게는 양식 W-4를 작성하기 전에 안내문 1392, 비거주자를 위한 보충 양식 W-4에 대한 설명서 (영어) 와 양식 8233, 비거주자 개인의 독립적 (및 특정한 종속적) 개인 서비스 보상에 대한 원천징수 면제에 대한 설명서 (영어)를 참조하도록 알려 주십시오. 또한 원천징수에 대한 주요 내용을 보려면 간행물 519, 체류자의 미국 세금 안내에서 8장을 복습해야 합니다. 귀하는 직원으로부터 양식 W-4를 받는 전자적 시스템을 수립할 수 있습니다. 이에 관한 상세한 정보는 고용세 규정 섹션 31.3402(f)(5)-1(c) 및 간행물 15-A 고용주의 보충 세금 안내(영어)를 참고하십시오. 양식 W-4에 관하여 페이지에서 다른 언어 버젼의 양식 W-4에 접근할 수 있습니다. 정확한 양식 W-4의 제출이 중요함을 직원에게 반드시 알려야 합니다. 정당한 근거 없이 요구되는 세금보다 적은 금액의 원천징수를 초래하는 양식 W-4를 제출하는 직원은 $500의 벌금에 적용될 수 있습니다. 간행물 17, 귀하의 연방 소득세 (개인용)의 제 4장을 참조하십시오. 상세한 정보는 간행물 15 (회보 E), 고용주 세금 안내 (영어), 간행물 15-T, 연방 소득세 원천징수법(영어), 간행물 505, 원천징수 및 추정세(영어)를 참조하십시오. 비영주 외국인 직원의 임금에 대한 소득세를 원천징수하는 절차는 간행물 15-T(영어)를 참조하십시오. 원천징수에 대한 면제 직원이 원천징수 면제 자격이 있는 경우, 해당자는 양식 W-4를 사용하여 자신의 임금으로부터 어떠한 연방 소득세도 공제하지 말도록 귀하에게 알릴 수도 있습니다. 이러한 면세 신분의 자격이 되려면, 그 직원은 이전 해에 어떠한 세금 책임도 없었어야 하며 현재 해에도 세금 책임이 없을 것으로 기대해야 합니다. 원천징수의 면제를 청구하는 양식 W-4는 고용주에게 제공한 그 해 동안만 유효합니다. 다음 해에도 계속 원천징수의 면제를 받으려면, 그 직원은 면제 상태를 청구하는 새 양식 W-4를 그 해의 2월 15일까지 제출해야 합니다. 해당 날짜가 토요일, 일요일 또는 법정 공휴일인 경우 다음 영업일까지 연장될 수 있습니다. 만약 직원이 2월 15일까지 새 양식 W-4를 귀하에게 제출하지 않으면, 이 사람이 2,3 또는 4단계에 별다른 기입 사항이 없는 미혼 혹은 부부 개별 신고로 하여 세금을 원천징수 하십시오. 직원이 2월 16일 혹은 그 이후에 원천징수에 대한 면제를 청구하는 새 양식 W-4를 제공했다면, 이를 미래의 급여에 적용할 수 있지만 면제 지위 상태가 아니였을때 원천징수 된 세금은 환급하지 마십시오. 유효하지 않은 양식 W-4 양식 W-4에 대한 무단 변경이나 내용의 추가는 양식 W-4를 무효화시킵니다. 여기에는 직원이 이 양식의 유효함을 증명하는 내용의 삭제, 양식에 대한 중대한 훼손 또는 요청된 항목 이외의 내용을 양식에 기재하는 것이 포함됩니다. 또한 직원이 양식 W-4를 귀하에게 제공하는 날짜까지 어떤 식으로든지 사실이 아님을 표시하는 경우에도, 양식은 유효하지 않습니다. 유효하지 않은 양식 W-4을 받는 경우에는, 그 양식을 이용하여 연방 소득세의 원천징수를 결정하지 마십시오. 그 직원에게 제출된 양식이 유효하지 않음을 알리고 다시 작성한 양식을 요구하십시오. 직원이 유효한 양식을 제출하지 않는다면, 그 직원이 2,3 또는 4단계에 별다른 기입 사항이 없는 미혼 혹은 부부 개별 신고로 간주하여 세금을 원천징수 하십시오. 하지만 이 직원이 이전에 제출한 양식 W-4가 있으며 그 양식이 유효하다면, 과거와 같이 원천징수 하십시오. 문서보관요구사항 직원이 양식 W-4를 기입하여 서명한 후에는 귀하가 그 문서를 최소 4년 동안 보관해야 합니다 (간행물 15(영어)와 주제 305 기록 보관을 확인하십시오). 이 양식은 귀하가 직원의 지시에 따라 연방 소득세를 원천징수하고 있으며 IRS가 요청하는 감사가 있을 경우에 사용됩니다. 양식 W-4는 여전히 검토의 대상입니다. 귀하는 특정 양식 W-4를 IRS로 보내도록 지시 받을 수 있습니다(서면 통지 또는 미래에 간행되는 지침서를 통하여). 귀하는 전자 형태의 양식 W-4에 대한 원본(하드카피)을 공급할 수 있어야 합니다. 락-인 서신 IRS는 양식 W-2, 임금 및 세금 내역서 (영어)에 신고된 정보를 사용하여, 원천징수 준수에 문제가 있는 직원을 식별합니다. 경우에 따라서, 특정 직원에게 심각한 과소 원천징수의 문제가 발견되면, IRS에서는 요구되는 원천징수의 계산 목적을 위하여 특정 직원에게 허용되는 납세자 신분, 복수 직업 조정 및 최대 세액 공제 또는 소득 공제를 명시하는 통지서(보통 "락-인 서신"이라고 부름)를 고용주에게 발급할 수 있습니다(간행물 15(영어)확인하십시오). IRS에서는 고용주가 락-인 서신에 근거하여 원천징수를 조정하기 전에, 그러한 결정을 반박하는 기회를 해당 직원에게 제공할 것입니다. IRS에서는 IRS가 고용주에게 해당 직원에게 대하여 추가 소득세의 원천징수를 시작하도록 요구하는 내용을 설명하는 서신을 보내지만, 그 직원이 IRS에 연락하여 자신의 원천징수 금액을 증가시키지 않았던 이유를 설명하는 경우는 해당되지 않습니다. 이 프로그램을 취급하는 부서의 무료 전화 번호와 주소는 서신에 제공됩니다. 추가의 보호 조치로서, 고용주도 그 직원에게 제공할 통지서를 받게 됩니다. 락-인 서신이 유효하게 된 이후에는, IRS가 다르게 통지할 때까지 고용주는 더 적은 금액의 원천징수를 초래하는 어떠한 양식 W-4도 무시해야 합니다. 하지만 고용주는 락-인 서신에서 명시한 원천 징수 조건에서 추가 원천징수액을 초래하는 양식 W-4는 반드시 수용해야 합니다. 전자 방식의 양식 W-4 체계를 사용하는 고용주는 직원들이 전자 방식의 양식 W-4 체계를 통하여 락-인 서신을 무효화하여 원천징수를 줄일 수 없도록 해야 합니다 락-인 서신 조항은 통지서 날짜로부터 12개월 이내에 재고용된 직원에게도 적용됩니다. 락-인 서신이 유효하게 된 이후에는, 해당 직원이 원천징수로부터의 완전한 면제를 청구하거나 락-인 서신보다 적은 소득세의 원천징수를 초래하는 납세자 신분, 복수 직업 조정 및 최대 세액 공제 또는 소득 공제를 청구하길 원한다면, 그 직원은 IRS에 반드시 연락해야 합니다. 이 프로그램을 취급하는 부서의 무료 전화 번호와 주소는 락-인 서신에 제공됩니다.
