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1. ¿Quién es patrono?

Es patrono toda persona u organización para quien un individuo presta servicios como empleado. El patrono tiene derecho a despedir al empleado y suele proveer los medios y el lugar de trabajo. El término incluye a toda persona u organización que pague salarios a un ex empleado después de que éste deje el empleo.

Líder de cuadrilla agrícola.   Se le considera un patrono de empleados agrícolas si usted es líder de cuadrilla. Un líder de cuadrilla es una persona que procura y paga (en nombre del operador de una granja o en nombre suyo propio) a trabajadores que prestan servicios agrícolas para el operador de una granja. Si no hay un acuerdo escrito entre usted y el operador de la granja que indique que usted es su empleado, y si usted le paga a los trabajadores (por usted o por el operador de una granja), entonces, se le considera un líder de cuadrilla.

2. ¿Quiénes son empleados?

Por lo general, todo empleado se define de acuerdo con las leyes de derecho común (consuetudinario) o con las reglas especiales para ciertas situaciones.

Este apartado le explica dichas categorías. Vea la explicación en la Publicación 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía contributiva suplemental para patronos), en inglés, bajo el apartado 2, titulado Employee or Independent Contractor? (¿Empleado o contratista independiente?), el cual indica las distinciones entre un contratista independiente y un empleado y también da ejemplos de varias clases de ocupaciones y profesiones. Si una persona que trabaja para usted no es su empleado según las reglas que prescriben lo que es un empleado de acuerdo al derecho común (explicado más adelante), no tendrá que retenerle al individuo las contribuciones federales sobre la nómina.

Generalmente, las personas que trabajan por cuenta propia no son empleados. Por ejemplo, médicos, abogados, veterinarios y otros en comercio independiente en donde ofrecen sus servicios al público en general no son empleados.

Sin embargo, si la empresa se incorpora, los funcionarios de la empresa que trabajan en la empresa son sus empleados. Si una relación patrono-empleado existe, no importa cómo se llame. El empleado puede ser llamado un agente o contratista independiente. Además, no importa cómo se calculan o se efectúan los pagos, lo que se les llama o si el empleado trabaja a tiempo completo o parcial.

Definición de empleado según el derecho común.   Por regla general, el trabajador que preste servicios para usted es un empleado suyo si usted tiene todo el control, tanto en lo referente a lo que debe hacer como a la manera de hacerlo. No importa que le permita al empleado amplia facultad y libertad de acción. Si usted tiene el derecho legal de determinar el resultado de los servicios y la manera en que los mismos se prestan, la persona es un empleado suyo. Para una explicación de los hechos y circunstancias que indican si una persona que le presta servicios a usted es un contratista independiente o empleado, vea la Publicación 15-A, en inglés.

  Si la relación patrono-empleado existe, no tiene importancia el nombre ni la descripción que se le dé a cada persona en dicha relación. Lo que sí tiene importancia respecto a la clasificación del empleado es la esencia de la relación laboral. Además, tampoco importa si la persona trabaja a jornada completa o parcial.

  Para propósitos de las contribuciones sobre la nómina, no se establece distinción entre las clases de empleados. Los superintendentes, gerentes y otros supervisores son empleados. Por lo general, un funcionario de una corporación es un empleado; sin embargo, un funcionario que no presta servicios o que presta solamente servicios de menor importancia y que no recibe ni tiene derecho a recibir remuneración no se le considera empleado. Un director de una corporación, en su capacidad como tal, no es un empleado de la misma.

  Usted, por regla general, tiene que retener y pagar las contribuciones al Seguro Social y al Medicare de los salarios que paga a las personas que son sus empleados de acuerdo al derecho común. Sin embargo, los salarios de ciertos empleados podrían estar exentos de una o más de estas contribuciones. Vea las Instrucciones para el Formulario 1040-PR para leer una explicación sobre empleados de organizaciones exentas de contribución y de instituciones religiosas.

Empleados arrendados.   En ciertos casos, una empresa que facilita trabajadores a otras personas y empresas profesionales es el patrono de esos trabajadores para efectos de las contribuciones sobre la nómina. Por ejemplo, una empresa que ofrece servicios profesionales temporeros puede suministrar los servicios temporeros de secretarias, enfermeras y otros trabajadores afines a sus clientes contratados.

  Dicha empresa de servicios contrata a sus clientes (suscriptores) y éstos especifican qué servicios desean recibir y los honorarios o remuneraciones que van a pagar a la empresa de servicios por cada trabajador facilitado. La empresa de servicios tiene el derecho de controlar y dirigir los servicios del trabajador prestados al cliente (suscriptor), incluyendo el derecho de despedir o destinar nuevamente al trabajador. La empresa de servicios profesionales contrata a los trabajadores, regula el pago de sus salarios y los ampara con el seguro (compensación) por desempleo. También les suministra otros beneficios de empleo. Dicha empresa es entonces el patrono para propósitos de las contribuciones sobre la nómina.

Contratistas independientes.   Las personas físicas, tales como doctores, veterinarios y subastadores que ejercen u operan una profesión, negocio u oficio independiente mediante el cual ofrecen sus servicios al público, por lo general, no son empleados. Sin embargo, la determinación sobre si tales personas son empleados o contratistas independientes depende de las circunstancias de cada caso individualmente. La regla general establece que una persona es contratista independiente si usted, es decir, la persona para quien los servicios se llevan a cabo, tiene el derecho de controlar o dirigir únicamente el resultado del trabajo y no los métodos ni las maneras usadas para obtener el resultado.

Empleados estatutarios.   Hay algunas definiciones especiales de empleado para propósitos de las contribuciones al Seguro Social, Medicare y FUTA.

  Aunque las personas descritas a continuación no sean empleados de acuerdo con el derecho común, serán considerados empleados para los efectos de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare si reúnen cada una de las Condicionesdescritas más adelante.

a. Un chofer-agente (o comisionista) que distribuye alimentos o bebidas (excepto leche) o que recoge y entrega ropa lavada y planchada o lavada en seco para otra persona.

b. Un vendedor-agente de seguros de vida y/o contratos de anualidades que trabaja a jornada completa y que vende principalmente para una sola empresa.

c. Una persona que trabaja en casa conforme a las pautas recibidas de la persona para quien presta los servicios, utilizando los materiales suministrados por dicha persona, los cuales debe devolver a dicha persona o a otra persona designada por ella.

d. Un vendedor local o ambulante (excepto un chofer-agente o un chofer-comisionista) que trabaja a tiempo completo (excepto por ventas incidentales) para una persona o negocio tomando pedidos hechos por clientes. Los pedidos tienen que ser para mercancías para la reventa o de materiales usados en la profesión u ocupación del cliente. Dichos clientes deberán ser detallistas, mayoristas, contratistas u operadores de hoteles, restaurantes u otro tipo de negocio relacionado con alimentos o alojamiento.

Condiciones.   Reténgale al empleado estatutario las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare sobre las remuneraciones pagadas si las tres condiciones siguientes le corresponden:
  1. De acuerdo a un contrato vigente, se entiende que casi todos los servicios serán prestados personalmente por dicho empleado.

  2. El empleado no ha invertido sustancialmente en el equipo ni en las instalaciones usadas para prestar dichos servicios (excepto en las instalaciones de transporte).

  3. Los servicios son de una naturaleza tal que conllevan una relación continua con la misma persona que le paga.

   Contribución al fondo federal para el desempleo (FUTA). Las personas que se encuentran en la categoría a o d, anteriormente, son también empleados para fines de la contribución al fondo federal para el desempleo (FUTA), mientras satisfagan las condiciones 1 a la 3.

Individuos que no son empleados estatutarios.   La ley clasifica a tres categorías de individuos que no son empleados estatutarios, es decir, ciertos vendedores directos, agentes de bienes raíces autorizados y ciertas personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras personas. A los vendedores directos y los agentes de bienes raíces se les trata generalmente como personas que trabajan por cuenta propia para propósito de todas las contribuciones federales, incluyendo las contribuciones por razón del empleo, si:
  1. Gran parte de todos los pagos por sus servicios como vendedores directos o agentes de bienes raíces autorizados se relacionan directamente con las ventas o actividades similares, en lugar de las horas que trabajan y

  2. Los servicios que prestan se hacen conforme a un contrato por escrito que estipula que no serán tratados como empleados para propósito de las contribuciones federales.

Vendedores directos.   Los vendedores directos incluyen a las personas que se encuentran en cualesquiera de los tres grupos siguientes:
  1. Personas que trabajan en la venta de (o en solicitar la venta de) artículos de consumo en el hogar o en el lugar de operación que no sea un establecimiento permanente de ventas al detal.

  2. Personas que trabajan en la venta de (o en solicitar la venta de) artículos de uso y consumo a todo comprador a base de compras y ventas, a base de depósito de comisiones o a otra base similar prescrita por los reglamentos para que dichos artículos sean revendidos en el hogar o en el lugar de operación que no sea un establecimiento permanente de ventas al detal.

  3. Personas que se dedican a la ocupación o negocio de entregar o distribuir periódicos o anuncios de compras (incluyendo todo servicio relacionado directamente con tal entrega o distribución).

  El negocio de ventas directas incluye las actividades de individuos que tratan de aumentar las actividades de ventas directas por parte de sus vendedores directos y cuyos ingresos derivados del trabajo se basan en la productividad de dichos vendedores. Tales actividades incluyen la provisión de estímulo y motivación; la comunicación y transmisión de pericia, conocimiento o experiencia; y reclutamiento.

Agentes de bienes inmuebles autorizados.   Esta categoría incluye a los individuos que se dedican a las actividades de tasación y valoración de ventas de bienes inmuebles si ellos mismos reciben ingresos del trabajo basados en las ventas o en otras actividades afines.

Personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras.   Las personas a quienes se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras son individuos que proveen atención personal, compañía o servicios de guardería a niños o a individuos de edad avanzada o incapacitados. Una persona que se dedica a la ocupación o negocio de vincular a estos proveedores de compañía o cuidado con las personas que desean emplearlos no será tratada como patrono de los proveedores de compañía o cuidado si esa persona no recibe ni paga los salarios de los proveedores de compañía o cuidado y es compensada por los proveedores de compañía o cuidado o por las personas que los emplean por medio de una base de cargos. Para propósitos de todas las contribuciones federales, se consideran empleados por cuenta propia aquellas personas a las que se les paga por acompañar y posiblemente cuidar a otras y que no trabajan para un servicio de colocación de dichas personas.

Clasificación errónea de empleados.   Si clasifica a un empleado como si no fuera empleado y no le retuvo a tal empleado las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare, usted será responsable de pagar dichas contribuciones. Vea en la Publicación 15 el tema titulado Treating employees as nonemployees (Trato de empleados como personas que no son empleados), en inglés, bajo el tema Who Are Employees? (¿Quiénes son empleados?), en inglés, para detalles sobre la sección 3509 del Código Federal de Rentas Internas.

Disposiciones de exención.   Si tiene motivos razonables para no tratar a un empleado como si fuera su empleado, quizás podría recibir una exención para no pagar las contribuciones por razón del empleo para dicha persona. Para obtener esta exención del pago de las contribuciones, deberá radicar todas las planillas federales de información de una manera uniforme con respecto a la forma en que clasifica al trabajador. En todo período que haya comenzado después de 1977, usted (el patrono), o su predecesor, no pudo haber clasificado como empleado a ningún trabajador que ocupe o haya ocupado una posición casi igual a la del trabajador en cuestión.

Especialista en servicios técnicos.   Esta exención no se le aplica a un especialista en servicios técnicos que usted le provee a otro negocio de acuerdo con un arreglo entre usted y el otro negocio. Un especialista en servicios técnicos es un ingeniero, diseñador, dibujante, especialista en informática, analista de sistemas o algún otro trabajador de talento o habilidad semejante que realice trabajos similares.

  Esta regla no afectará la determinación sobre si el especialista en servicios técnicos es un empleado de acuerdo con el derecho común. Las reglas para la ley común determinan si el especialista en servicios técnicos es tratado como empleado o como contratista independiente. Sin embargo, si contrata directamente a un especialista en servicios técnicos para que desempeñe servicios para su negocio (el de usted) en vez de trabajar para un negocio ajeno, quizás podría tener derecho aún a la exención. Vea el apartado 2, titulado Employee or Independent Contractor? (¿Empleado o contratista independiente?) en la Publicación 15-A, en inglés.

Personas que supervisan pruebas y aulas.   El requisito de trato uniforme no se le aplica a un individuo que presta servicios después del 31 de diciembre de 2006 supervisando el aula donde se aplica una prueba de acceso (entrada) o de colocación en una institución académica de enseñanza superior (universitaria) o que sirve como monitor de dichas pruebas si el individuo:
  • Está prestando servicios para una organización descrita en la sección 501(c) exenta de impuestos conforme a la sección 501(a) del Código Federal de Rentas Internas y

  • No se le considera de otro modo como empleado de la organización para propósitos de las contribuciones sobre la nómina.

Ayuda provista por el IRS.   Para más información, comuníquese con nuestra oficina en Guaynabo. Si desea que el IRS le haga la determinación acerca de la categoría de empleo de un trabajador suyo, radique el Formulario SS-8PR, Determinación del Estado de Empleo de un Trabajador para Propósitos de las Contribuciones Federales Sobre el Empleo, disponible en español. Puede obtener un ejemplar de este formulario llamando al 1-800-829-3676 o visitando el sitio web del IRS www.irs.gov/espanol.

Programa para el acuerdo de clasificación voluntaria de trabajadores (VCSP, por sus siglas en inglés).   Los patronos quienes en la actualidad tratan a sus trabajadores (o a una clase o grupo de trabajadores) como contratistas independientes o como otros trabajadores que no son empleados y que desean reclasificar de manera voluntaria a sus trabajadores como empleados para períodos contributivos futuros quizás podrían tener derecho a participar en el programa para el acuerdo de clasificación voluntaria de trabajadores (conocido en inglés como Voluntary Classification Settlement Program o VCSP, por sus siglas en inglés), si éstos reúnen ciertos requisitos. Si desea solicitar, utilice el Formulario 8952, Application for Voluntary Classification Settlement Program (VCSP) (Solicitud del programa para el acuerdo de clasificación voluntaria de trabajadores), en inglés. Si desea más información, visite IRS.gov e y escribba la frase VCSP en la casilla Search (Buscar). La información está disponible en inglés.

Negocio que pertenece y es administrado por los cónyuges

Si usted y su cónyuge son dueños de un negocio, lo operan conjuntamente y comparten las ganancias y pérdidas, ustedes son socios en una sociedad colectiva, independientemente de si tienen o no un acuerdo formal de sociedad. Vea la Publicación 541, Partnerships (Sociedades colectivas), en inglés, para más detalles. La sociedad colectiva es considerada el patrono de todo empleado y es responsable por todas las contribuciones sobre la nómina que se adeuden sobre salarios pagados a sus empleados.

Excepción: Negocio en participación calificado.   Si usted y su cónyuge participan de manera considerable como los únicos socios o miembros de un negocio tenido y operado conjuntamente y radican un Formulario 1040-PR, Planilla para la Declaración de la Contribución Federal sobre el Trabajo por Cuenta Propia (Incluyendo el Crédito Contributivo Adicional por Hijos para Residentes Bona Fide de Puerto Rico), en conjunto para el año contributivo, pueden elegir que se les grave contribución como si fueran un negocio en participación calificado en vez de sociedad colectiva. Vea las Instrucciones para el Formulario 1040-PR. Los matrimonios que eligen ser tratados como un negocio en participación calificado son tratados como empresarios por cuenta propia para propósitos contributivos. Cualesquiera de los cónyuges que son empresarios por cuenta propia puede radicar y pagar las contribuciones sobre la nómina que se adeudan de los salarios de los empleados utilizando el EIN de la empresa por cuenta propia del cónyuge. Para obtener más información sobre negocios en participación calificados, visite el sitio web IRS.gov y escriba “ Qualified Joint Venture ” en el encasillado de búsqueda. La información está disponible en inglés.

3. Número de identificación patronal (EIN)

El número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) es un número que consta de nueve dígitos que el IRS expide a los patronos. Los dígitos están organizados de la siguiente manera: 00-0000000. Dicho número se usa para identificar las cuentas contributivas de los patronos, así como las de ciertos negocios y otras organizaciones y entidades que no tienen empleados. Debe anotar el EIN en toda planilla, anexo y correspondencia relacionada con su negocio que envíe al IRS y a la SSA.

Si no tiene un EIN, puede solicitarlo a través de Internet. Acceda a IRS.gov y pulse sobre el enlace Apply for an EIN Online (Solicitar un EIN en línea), que se encuentra bajo Tools (Herramientas). O, puede enviar por correo o por fax el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN), al IRS.

Si no tiene un EIN para la fecha de vencimiento para radicar la planilla, radique una planilla en papel y escriba “Solicitado” y la fecha de su solicitud en el espacio para tal número. Si usted adquirió el negocio de otro patrono, no utilice el número asignado a éste último.

No utilice un número de Seguro Social (SSN) en lugar de un número de identificación patronal (EIN).

Usted deberá tener solamente un EIN. Si tiene más de uno, escriba a la oficina del IRS donde radica sus planillas a la dirección a la cual envía las planillas “sin un pago”, la cual aparece en las instrucciones para el Formulario 941-PR, Formulario 944(SP) o Formulario 943-PR. O llame a la Línea para asuntos relacionados con las contribuciones de negocios y contribuciones especiales del IRS al 1-800-829-4933. Las personas sordas, quienes tienen limitación auditiva o impedimentos del habla (los usuarios del sistema TDD/TTY) pueden llamar al 1-800-829-4059. Un empleado del IRS le indicará cuál EIN debe utilizar.

Para mas información, vea la Publicación 1635, Employer Identification Number: Understanding Your EIN (Número de identificación patronal: Información para entender su EIN) o la Publicación 583, Starting a Business and Keeping Records (Cómo montar un negocio y mantener documentación), ambas en inglés.

4. Número de Seguro Social (SSN)

El número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) de un empleado consta de nueve dígitos, organizados de la manera siguiente: 000-00-0000. Tiene que tener el nombre y SSN de cada empleado e incluirlos correctamente en el Formulario 499R-2/W-2PR que le prepare. De no ser así, podría estar sujeto a pagar una multa, a menos que tenga una causa razonable. Vea la Publicación 1586, Reasonable Cause Regulations & Requirements for Missing and Incorrect Name/TINs (Reglamentación y requisitos de causa razonable sobre nombres/números de identificación del contribuyente que faltan o están incorrectos), en inglés, para más información.

Tarjeta de Seguro Social del empleado.   Deberá pedirle a cada empleado que le muestre su tarjeta de Seguro Social. El empleado puede mostrarle su tarjeta de Seguro Social si la tiene disponible. No acepte una tarjeta de Seguro Social que indique “ Not Valid for Employment ” (No válida para empleo). Una tarjeta con esta leyenda no permite empleo. Usted puede (pero no se le obliga) fotocopiar la tarjeta de Seguro Social de su empleado si éste se la muestra. Si un empleado no tiene una tarjeta de Seguro Social o le hace falta una nueva, el empleado deberá solicitarla usando el Formulario SS-5-SP, Solicitud para una Tarjeta de Seguro Social, disponible en español, y presentar la documentación solicitada. El empleado tiene que completar y firmar el Formulario SS-5-SP; el patrono no lo puede radicar. Si el empleado ha superado su límite anual y de por vida para el número de tarjetas de reemplazo permitidos, se le puede pedir que proporcione una carta para acompañar el Formulario SS-5-SP. Si el empleado ha solicitado un SSN pero aún no lo tiene al momento de prepararle su Formulario 499R-2/W-2PR, escriba “Solicitado” en la planilla. Cuando el empleado reciba su SSN, radique la Copia A del Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, para incluir el SSN del empleado.

Escriba correctamente el nombre y número de Seguro Social del empleado.   Escriba el nombre y número de Seguro Social de cada empleado, tal como aparece en su tarjeta de Seguro Social. Si el nombre no es el correcto tal como se muestra en la tarjeta (por ejemplo, debido a un matrimonio o divorcio), el empleado deberá solicitar una tarjeta corregida a la SSA. Siga usando el nombre antiguo hasta que el empleado le muestre la tarjeta de Seguro Social nueva con su nombre corregido.

  Si la SSA expide una tarjeta de reemplazo al empleado después de que haya cambiado de nombre o una tarjeta nueva con un número de Seguro Social debido a un cambio de condición laboral de un extranjero, radique un Formulario 499R-2c/W-2cPR para corregir el nombre y número de Seguro Social indicado en el Formulario 499R-2/W-2PR que más recientemente haya radicado. No es necesario corregir otros años si el nombre y número de Seguro Social antiguos fueron usados para los años anteriores a su más reciente Formulario 499R-2/W-2PR.

Dónde se obtienen los formularios para solicitar un Número de Seguro Social.   Para obtener un ejemplar del Formulario SS-5-SP, Solicitud para una Tarjeta de Seguro Social en español, llame al 1-800-772-1213. Esta persona le pedirá su código postal (ZIP code) y con esta información le informará dónde podrá obtener el Formulario SS-5-SP en una localidad cercana.

  También, podrá acceder al sitio web de la Administración del Seguro Social (SSA por sus siglas en inglés) www.segurosocial.gov para descargar el Formulario SS-5-SP.

Verificación de los números de Seguro Social.   Los patronos y los agentes de reportación autorizados pueden utilizar el Servicio de Verificación de Números de Seguro Social (conocido en inglés como, Social Security Number Verification Service o SSNVS, por sus siglas en inglés) para verificar inmediatamente hasta 10 nombres y números de Seguro Social (por cada pantalla) en una sesión. O, puede cargar un archivo electrónico de hasta 250,000 nombres y números de Seguro Social y, por lo general, recibirá los resultados el próximo día laborable. Si desea más información, visite www.socialsecurity.gov/employer/ssnv.htm. La información está disponible en inglés.

Inscripción para el servicio SSNVS.   Para obtener acceso al servicio SSNVS, primero tiene que inscribirse en línea y recibir autorización de parte de su patrono. Para inscribirse, visite el sitio web de la SSA, www.ssa.gov/employer, en inglés, y pulse sobre el enlace “ Business Services Online ” (Servicios en línea para negocios), en inglés. Siga las instrucciones de inscripción y obtenga un “ User ID ” (Número de identificación de usuario) y una contraseña. Necesita proveer la siguiente información sobre usted y su compañía:
  • Nombre,

  • Número de Seguro Social,

  • Fecha de nacimiento,

  • Tipo de negocio,

  • Número de identificación patronal (EIN),

  • Nombre, dirección y número de teléfono de la compañía y

  • Dirección de correo electrónico (email).

  Cuando haya completado el proceso de inscripción en línea, la SSA le enviará por correo a su patrono un código de activación que sólo puede ser utilizado una sola vez. Tiene que ingresar el código de activación en línea para utilizar el SSNVS.

Número de identificación personal del contribuyente (ITIN) del IRS para extranjeros.   No acepte un número de identificación personal del contribuyente del IRS (ITIN, por sus siglas en inglés) en lugar de un SSN para identificar a un empleado, ni para otros propósitos del trabajo. El ITIN es sólo para extranjeros residentes y no residentes que no pueden obtener un SSN por su estatus migratorio y que necesitan identificarse para otros propósitos de la contribución. Se puede identificar un ITIN porque éste consta de nueve dígitos, comienza con el número “9” y tiene un “7” o un “8” como cuarto dígito, y tiene el mismo formato que el SSN: por ejemplo, 9NN-7N-NNNN.

Un individuo que tiene un ITIN y luego cambia su estatus migratorio en los EE.UU. tiene que obtener un SSN. Si la persona tiene derecho a trabajar en los Estados Unidos (y por consiguiente, en Puerto Rico), indíquele a la persona que solicite un SSN. No utlice un ITIN en lugar de un SSN en el Formulario 499R-2/W-2PR.

5. Salarios y otra compensación

Por regla general, todos los salarios están sujetos a las contribuciones al Seguro Social, al seguro Medicare y a la contribución al fondo federal para el desempleo (contribución FUTA). Sin embargo, los salarios sujetos a la contribución al Seguro Social y a la contribución FUTA están limitados a un máximo anual (base salarial) que usted paga a cada empleado anualmente. Para el año 2014, la base salarial es $117,000. Una vez que haya pagado $117,000 a cierto empleado durante 2014, incluyendo propinas, no siga reteniéndole la contribución al Seguro Social sobre toda cantidad que le pague al empleado durante el resto del año. La base salarial para la contribución FUTA es de $7,000 para 2014. Toda remuneración, incluyendo propinas pagadas por servicios prestados, está sujeta a la contribución al Medicare. Los pagos pueden ser en efectivo o en otra forma, tal como el uso de un automóvil para uso personal. El término salarios incluye jornales, sueldos, vacaciones, bonificaciones, comisiones y beneficios marginales. No importa cómo se calculen o se hagan los pagos.

Vea la tabla en el apartado 15 para excepciones a las contribuciones al Seguro Social, al Medicare y FUTA. Vea los apartados 6 y 7 para una explicación de cómo se aplican las reglas a propinas y a los trabajadores agrícolas.

Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare corresponden a la mayoría de los pagos de la compensación por enfermedad, incluyendo los pagos que hacen terceros pagadores, tales como compañías de seguros. Ciertas reglas especiales corresponden a la información de pagos de compensación por enfermedad hechos por terceros. Vea la explicación más adelante en este apartado, así como en la Publicación 15-A, en inglés.

Determine el valor de remuneración en forma de especie (tales como mercancías, alojamiento y alimentos) basándose en su valor normal en el mercado. No obstante, vea Retención y declaración de la contribución sobre beneficios marginales proporcionados a los empleados , más adelante. Aparte de algunos trabajadores agrícolas y empleados domésticos, este tipo de remuneración puede estar sujeta a las contribuciones al Seguro Social, Medicare y FUTA.

Las remuneraciones retroactivas, incluyendo aumentos retroactivos (pero no las cantidades pagadas por daños y perjuicios), se tributan como remuneraciones ordinarias para el año en que se pagan. Para más información sobre la declaración de las remuneraciones retroactivas a la SSA, vea la Publicación 957, Reporting Back Pay and Special Wage Payments to the Social Security Administration (Cómo declarar salarios retroactivos y pagos especiales de salarios a la Administración del Seguro Social), en inglés.

Gastos de viaje y de representación.   Los pagos que usted haga a su empleado por gastos de viaje, así como por otros gastos necesarios relacionados con su negocio, se incluyen generalmente en los salarios sujetos a contribución si:

a.   el empleado que recibe el pago no se le exige, o cuando se le exige, no presenta evidencia que justifique los gastos mediante la presentación de recibos u otros comprobantes o

b.   usted le entrega al empleado una cantidad de dinero por adelantado para gastos relacionados con el negocio suyo y al empleado no se le exige que devuelva, o si se le exige que lo haga, no devuelve oportunamente toda cantidad sobrante que no pudo justificar por qué se quedó con ella.

Reglas especiales para empleados agrícolas y domésticos.   Los salarios pagados a empleados agrícolas y domésticos están sujetos a ciertas reglas especiales para la aplicación de las contribuciones al Seguro Social, al Medicare y para el desempleo federal (FUTA). Vea los apartados 7 , 8 y 10 .

Compensación por enfermedad

El IRS espera cambiar la información de resumen de compensación por enfermedad pagada por un tercero y los requisitos de presentación de los salarios pagados en 2014. La información acerca de este cambio se incluirá en la revisión de la Pub. 15-A, que se espera publicar en IRS.gov en diciembre de 2014.

Por regla general, la compensación por enfermedad es toda cantidad pagada conforme a un plan efectuado por la ausencia temporera del empleo de parte de un empleado, debida a lesión, enfermedad o incapacidad. El patrono o un tercero, tal como una compañía de seguros, puede efectuar los pagos. Los beneficios pagados pueden ser de duración corta o larga. Se muestra en el comprobante de retención frecuentemente como un porcentaje del salario normal del empleado. La compensación por enfermedad está sujeta, por lo general, al pago de las contribuciones al Seguro Social, al seguro Medicare y FUTA.

La compensación por enfermedad está exenta de estas contribuciones después de 6 meses contados a partir del mes natural que el empleado trabajó por última vez para el patrono. En la Publicación 15-A se explican las reglas contributivas de empleo que se aplican al pago por enfermedad, beneficios por incapacidad y otros pagos similares a los empleados.

La compensación por enfermedad pagada a un empleado por un tercero, por ejemplo, un agente fiduciario, se deberá tratar de manera especial al finalizar el año debido a que el IRS concilia los Formularios 941-PR trimestrales (o el Formulario 944(SP)) de un patrono con los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR que se radican al terminar el año. La información que sigue a continuación le proporciona las reglas generales acerca de cómo declarar la compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador.

Terceros pagadores.   Si retiene las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare de personas por las cuales no radica el Formulario 499R-2/W-2PR, deberá radicar, por separado, un Formulario W-3PR junto con un solo Formulario 499R-2/W-2PR sustituto que indique lo siguiente:
  1. escriba en el encasillado 1 del Formulario 499R-2/W-2PR Third party sick-pay recap (Recapitulación de compensación por enfermedad del tercero pagador), en vez del nombre del empleado, o escríbalo en el encasillado b del Formulario W-3PR, en vez del número total de Formularios 499R-2/W-2PR que envíe.

  2. En el encasillado 17, anote el total de la compensación por enfermedad pagada al empleado sujeta a la contribución al Seguro Social del mismo.

  3. En el encasillado 18, anote la cantidad de la contribución al Seguro Social retenida al empleado.

  4. En el encasillado 19, anote la cantidad de la compensación por enfermedad sujeta a la contribución Medicare correspondiente al empleado.

  5. En el encasillado 20, anote la cantidad total retenida para la contribución Medicare correspondiente al empleado (incluyendo la Contribución Adicional al Medicare, si corresponde).

  6. En el Formulario W-3PR que prepare por separado, llene solamente los encasillados a, b (vea la información anterior), c, d, e, 7 y del 10 al 13.

Patronos.   Si tiene empleados que han recibido pagos de compensación por enfermedad procedentes de una compañía de seguros o de algún otro tercero pagador, deberá declarar en el Formulario 499R-2/W-2PR del empleado:
  1. en el encasillado 7, la cantidad total de la compensación por enfermedad que el empleado debe incluir en su ingreso;

  2. en el encasillado 13, toda contribución sobre ingresos retenida de la compensación por enfermedad pagada por el tercero pagador;

  3. en el encasillado 17, la porción de la compensación por enfermedad que esté sujeta a la contribución al Seguro Social correspondiente al empleado;

  4. en el encasillado 18, la contribución al Seguro Social correspondiente al empleado que haya sido retenida por el tercero pagador;

  5. en el encasillado 19, la compensación por enfermedad que esté sujeta a la contribución Medicare correspondiente al empleado (incluyendo la Contribución Adicional al Medicare, si corresponde) y

  6. en el encasillado 20, la contribución Medicare correspondiente al empleado retenida por el tercero pagador.

  Si no incluye alguna parte del pago de compensación por enfermedad en el ingreso del empleado debido a que éste pagó una porción de las primas, deberá informarle al empleado la parte no incluida.

  El patrono tiene la opción de incluir la compensación por enfermedad pagada por terceros junto con los salarios declarados en el Formulario 499R-2/W-2PR o de declarar la compensación por separado en un segundo Formulario 499R-2/W-2PR en el que indicará que la cantidad fue compensación por enfermedad pagada por un tercero. En ambas opciones, la Copia A de los Formularios 499R-2/W-2PR deberá ser radicada ante la SSA.

Nota:   Si el tercero pagador no le notifica a tiempo al patrono acerca de los pagos de compensación por enfermedad, el tercero pagador, no el patrono, será responsable de radicar los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes a cada uno de los empleados que recibieron los pagos, así como el Formulario W-3PR.

Para obtener mayor información sobre este tema, vea Sick Pay Reporting (Informe de pagos por enfermedad), en el apartado 6 de la Publicación 15-A, en inglés.

Retención y declaración de la contribución sobre beneficios marginales proporcionados a los empleados

Por lo general, los beneficios marginales tienen que incluirse en el ingreso bruto del empleado que los recibe y, además, los mismos están sujetos al pago de contribuciones relacionadas con el empleo. Los beneficios marginales incluyen los siguientes beneficios proporcionados por el patrono al empleado: el uso de un automóvil, viajes en aviones, viajes gratis (o con descuento) en líneas aéreas comerciales, vacaciones, descuentos en mercancías o servicios, membresías en clubes campestres u otro tipo de clubes, así como boletos de entrada a eventos deportivos u otra clase de entretenimiento.

Por lo general, la cantidad que se incluye en el ingreso bruto del empleado es el exceso del valor justo de mercado del beneficio proporcionado por el patrono sobre la suma pagada por el empleado y toda cantidad excluida por ley. Ciertos beneficios marginales están específicamente excluidos por ley. Para más información sobre los beneficios marginales, vea la Publicación 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits (Guía contributiva para patronos sobre los beneficios marginales), en inglés.

Cuándo se tratan los beneficios marginales como pagados al empleado.   Puede optar por tratar ciertos beneficios marginales que no sean dinero en efectivo (incluyendo el uso personal de un automóvil proporcionado por usted) como pagados durante el período regular de nómina, trimestralmente, semestralmente, o de alguna otra manera que usted elija, pero tienen que ser tratados como pagados por lo menos anualmente. No tiene que escoger formalmente las fechas de pago, ni notificarlas al IRS. No está obligado a hacer uso de la misma base para todos los empleados y puede cambiarla tan a menudo como lo desee, siempre que todos los beneficios marginales proporcionados a los empleados en un año natural sean tratados como pagados a más tardar el 31 de diciembre de dicho año natural. Sin embargo, vea Regla especial en el caso de beneficios marginales proporcionados en noviembre y diciembre , más adelante.

  Se puede tratar el valor de un solo beneficio marginal tributable que no es en efectivo como pagado en una o más fechas distintas en el mismo año natural, aun en el caso en que el empleado reciba todo el beneficio de una vez. Sin embargo, una vez seleccionadas las fechas de pago, se tienen que declarar las contribuciones en su planilla de contribución para el mismo período contributivo durante el cual usted los consideró pagados. Esta elección no se aplica a un beneficio marginal en el que se transfieren bienes muebles o propiedad personal de inversión.

Retención de las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare sobre los beneficios marginales.   Deberá añadir el valor de los beneficios marginales a los salarios regulares del período de nómina y después procederá a calcular la contribución al Seguro Social y la contribución al seguro Medicare sobre la cantidad total.

  Si la cantidad de contribución al Seguro Social y de contribución al seguro Medicare que retiene al empleado durante un año natural es menor que la cantidad requerida, pero usted declara la cantidad correcta, puede cobrarle al empleado la cantidad de contribución que no le retuvo.

Depósito de la contribución sobre los beneficios marginales.   Cuando hayan sido escogidas las fechas de pago de los beneficios marginales que no sean en efectivo y que están sujetos a la contribución, tiene que depositar las contribuciones en el mismo período de depósito en el cual trató a los beneficios marginales como pagados a los empleados. Puede hacer un estimado razonable del valor de los beneficios marginales. Por regla general, el valor de los beneficios marginales que no sean en efectivo y que están sujetos a la contribución proporcionados durante un año natural tiene que ser determinado a más tardar el 31 de enero del año siguiente.

  Puede reclamar un reintegro de los pagos de contribución hechos en exceso o puede optar por que el exceso se le acredite a la próxima planilla de contribución sobre la nómina que radique. Si depositó menos de la cantidad requerida, vea Multas relacionadas con los depósitos , en el apartado 11.

Valorización de vehículos proporcionados a los empleados.   Si le proporciona a sus empleados un vehículo, puede determinar el valor verdadero de este beneficio marginal para el año natural entero tomando en consideración el uso comercial del vehículo, o puede considerar el uso total durante el año como personal e incluir el 100% del valor del uso del vehículo en los sueldos y salarios pagados al empleado.

Regla especial en el caso de beneficios marginales proporcionados en noviembre y diciembre.   Puede optar por considerar el valor de los beneficios marginales que no sean en efectivo y que están sujetos a la contribución proporcionados a sus empleados durante noviembre y diciembre como pagados en el año siguiente. Sin embargo, esto se aplica únicamente a los beneficios que realmente se provean durante noviembre y diciembre, no a los que se consideran pagados durante esos meses.

  Si opta por usar la regla especial, tiene que notificárselo a los empleados afectados por la misma. Debe entregarle la notificación directamente al empleado entre la última fecha de pago de salarios correspondiente al año natural y (o cerca de) la fecha en que se le entregue al empleado el Formulario 499R-2/W-2PR. Si hace uso de esta regla especial, el empleado también tiene que hacerlo para todo propósito y para el mismo período de tiempo que usted la usa. No puede usar esta regla especial cuando el beneficio es una transferencia de bienes inmuebles o propiedad (tanto tangible como intangible) que se tiene principalmente para propósitos de inversión a su empleado.

6. Propinas

Las propinas que sus empleados reciben de los clientes están, generalmente, sujetas a la retención de la contribución al Seguro Social y de la contribución al seguro Medicare. Sus empleados tendrán que declararle la cantidad de propinas que recibieron, para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibieron las propinas. El informe deberá incluir también las propinas que usted pagó a los empleados de los cargos a clientes, propinas que los empleados recibieron directamente de los clientes, y propinas recibidas de otros empleados bajo cualquier acuerdo de propinas compartidas. El informe deberá incluir las propinas que los empleados recibieron directamente de los clientes así como las que recibieron indirectamente. Dicho informe no deberá contener las propinas que el empleado haya pagado a otros empleados. No se requiere ningún informe si el total de las propinas recibidas en un mes es menos de $20. Los empleados pueden usar el Formulario 4070-PR, Informe al Patrono de Propinas Recibidas por el Empleado, u otro documento similar, para declararle las propinas que reciben durante el mes. Pueden usar también el Formulario 4070A-PR, Registro Diario de Propinas del Empleado, en donde ellos pueden mantener un registro de las propinas recibidas. Ambos formularios están incluidos en la Publicación 1244-PR, Registro Diario de Propinas Recibidas por el Empleado e Informe al Patrono, la cual puede obtener en el sitio web del IRS, en IRS.gov.

El informe tiene que ser firmado por el empleado y tiene que incluir:

  • El nombre, dirección y SSN del empleado,

  • El nombre y la dirección del patrono,

  • El mes o período declarado y

  • El total de las propinas recibidas durante el mes o período.

Recaudación de las contribuciones sobre las propinas.   Usted tiene que retener la parte correspondiente al empleado de la contribución al Seguro Social y la contribución al seguro Medicare correspondientes al total de propinas declaradas por los empleados. También puede retener de los salarios o de otros fondos que el empleado ponga a su disposición, la cantidad de contribuciones correspondientes a las propinas. No retenga más contribución al Seguro Social de los salarios y propinas de los empleados cuando el total de los mismos ascienda a $117,000 para 2014. Reténgale al empleado la contribución Medicare sobre todos los salarios y propinas de éste durante todo el año.

Usted es responsable de la contribución patronal al Seguro Social hasta que el total de salario pagado a cada empleado, incluyendo propinas, llegue al máximo establecido ($117,000) para el año. Usted mismo es responsable de pagar la contribución al Medicare correspondiente al patrono durante todo el año sobre los salarios y propinas. Radique el Formulario 941-PR (o el Formulario 944(SP)) para declarar la retención de contribución sobre propinas.

Las reglas que corresponden a la retención de la parte correspondiente al empleado de las contribuciones al Medicare sobre las propinas también corresponden a la retención adicional de la contribución al Medicare una vez que los salarios y las propinas excedan de $200,000 en el año natural.

Regla de disposición.   Si no tiene suficientes fondos para retener la contribución al Seguro Social y al Medicare sobre las propinas de un empleado para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibe el informe de propinas del empleado, usted dejará de ser responsable de la retención de la contribución al Seguro Social y al Medicare del empleado relacionada con las propinas.

Informe de propinas.   Declare propinas y la cantidad de contribuciones al Seguro Social y al Medicare que retuvo o no pudo retenerle al empleado en las casillas 22 y 23 del Formulario 499R-2/W-2PR, en las líneas 5b, 5c y 5d del Formulario 941-PR y en las líneas 4b, 4c y 4d del Formulario 944(SP). Informe un ajuste en la línea 9 del Formulario 941-PR o en la línea 6 del Formulario 944(SP) para las contribuciones no retenidas del Seguro Social o Medicare. No incluya en el formulario 499R2/W-2PR la Contribucion Adicional al Medicare que no pudo retenerle al empleado. La tabla que aparece en el apartado 15 muestra el trato de las propinas para propósitos de la contribución FUTA.

  El Revenue Ruling 2012-18 (Reglamento de Rentas Internas 2012-18) provee pautas a patronos sobre las contribuciones al Seguro Social y al Medicare que se imponen sobre las propinas, incluyendo información sobre cómo se informa la parte correspondiente al patrono de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare conforme la sección 3121(q), la diferencia entre las propinas y los cargos administrativos y el crédito conforme a la sección 45B. El Reglamento de Rentas Internas 2012-18, que se encuentra en la página 1032 del Boletín de Rentas Internas 2012-26, está disponible en inglés en www.irs.gov/irb/2012-26_IRB/ar07.html.

Se le permite establecer un sistema de declaración electrónica de propinas para sus empleados. Vea la sección 31.6053-1(d) de los Reglamentos, en inglés, para más detalles.

7. Contribución al Seguro Social y al seguro Medicare por trabajo agrícola

Las condiciones que se describen a continuación se aplican solamente en el caso del trabajo agrícola. Por lo general, usted es un patrono agrícola si sus empleados:

  • Crían o cosechan productos agrícolas u hortícolas en una finca (incluyendo la cría y alimentación de animales);

  • Realizan labores relacionadas con la operación, administración, preservación, mejora y mantenimiento de su finca y de su equipo y herramientas;

  • Prestación de servicios relativos al salvamento de la madera, la limpieza de la tierra, de maleza y otros residuos dejados luego del paso de un huracán (también conocido como el trabajo de huracanes);

  • Manipulan, procesan o empacan productos agrícolas u hortícolas si usted cultivó más de la mitad de estos productos (para un grupo de hasta 20 operadores no incorporados, tuvo que haber cultivado estos productos en su totalidad); o

  • Hacen trabajo para usted relacionado con el desmote de algodón, la producción o procesamiento de aguarrás, productos resinosos o la operación y mantenimiento de instalaciones para la irrigación.

Con este fin, el término “granja” incluye ganado, productos lácteos, aves, frutas, animales para peletería, y las huertas, así como las plantaciones, los ranchos, viveros, pasturas, invernaderos y otras estructuras similares utilizadas principalmente para la cría de productos agrícolas u hortícolas y los huertos. Trabajo agrícola no incluye actividades de reventa que no impliquen una actividad cuantiosa de la producción de productos agrícolas u hortícolas, tales como una tienda al detal o un invernadero utilizados principalmente para la exhibición o el almacenaje.

Un copartícipe (aparcero) que trabaja para usted no es su empleado. Sin embargo, el copartícipe podría estar sujeto a la contribución federal sobre el trabajo por cuenta propia. Por lo general, la aparcería es un arreglo por el cual ciertos productos o artículos de comercio se comparten entre el copartícipe y el propietario (o el inquilino o arrendatario) del terreno. Para más detalles, vea la sección 31.3121(b)(16)-1 de los Reglamentos.

El requisito de los $150 o $2,500.   Todas las remuneraciones en efectivo que usted le paga a un empleado por trabajo agrícola durante el año están sujetas a las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare si uno de los dos requisitos siguientes le corresponde:
  • Pagó salarios en efectivo de $150 o más a un empleado durante el año (incluya todos los salarios en efectivo pagados a base de tiempo, a destajo o cualquier otra base). El requisito de los $150 o más al año se aplica por separado a cada empleado agrícola que trabaje para usted. Si contrata a una familia de trabajadores, se considera a cada miembro de la familia por separado. No cuente los salarios recibidos por el empleado mientras éste prestaba servicios a otros patronos.

  • Pagó salarios (tanto en efectivo como en especie) de $2,500 o más durante el año a todos sus empleados por concepto de trabajo agrícola.

Excepciones.   El requisito de los $150 y el de los $2,500 no rigen sobre las remuneraciones que le paga a un trabajador agrícola que recibe menos de $150 en concepto de salarios anuales en efectivo y las remuneraciones no están sujetas a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare, aun cuando pague $2,500 o más en ese año a todos sus trabajadores agrícolas si el trabajador agrícola:
  • Trabaja en agricultura en labores manuales relacionadas con la cosecha,

  • Recibe paga basada en una tarifa establecida de acuerdo a tareas realizadas en un trabajo a destajo que suele ser pagado de esa manera en la región donde el trabajador está empleado,

  • Viaja todos los días desde su hogar al sitio de trabajo y

  • Estuvo empleado en agricultura durante un período menor de 13 semanas durante el año natural anterior.

Las cantidades que le paga a sus trabajadores temporeros, sin embargo, se toman en cuenta para los efectos del requisito de los $2,500 para determinar si las remuneraciones que le paga a los demás trabajadores agrícolas están sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare.

8. Contribución al Seguro Social y al seguro Medicare por trabajo doméstico

Usted tiene un empleado doméstico si contrató a alguien para que lleve a cabo trabajo doméstico y ese trabajador es su empleado. El trabajador es su empleado si usted puede controlar qué trabajo se hace y cómo se hace dicho trabajo. Si el trabajor es su empleado, no importa si éste trabaja a tiempo completo o a tiempo parcial o si lo contrató mediante una agencia o una lista provista por la agencia o asociación. Además, tampoco importa si le paga al trabajador por hora, por día, por semana o a destajo.

Trabajo doméstico.   El trabajo doméstico es trabajo que se lleva a cabo en su hogar o en los alrededores de éste. Algunos ejemplos de trabajadores que llevan a cabo trabajo doméstico son:
  • Niñeras,

  • Guardianes (celadores),

  • Personal de limpieza,

  • Choferes,

  • Profesionales de la salud (auxiliares),

  • Amas de llaves,

  • Criadas,

  • Nodrizas (institutrices),

  • Enfermeras privadas y

  • Jardineros.

Contribuciones al Seguro Social y al Medicare para 2014.   La contribución para el Seguro Social permanece en 6.2% tanto para el empleado como para el patrono. La base límite de salario para el Seguro Social es $117,000.

  Para el año 2014, la tasa de la contribución al Medicare permanece en 1.45% tanto para el empleado como para el patrono. Esta tasa no ha cambiado de la tasa para el año 2013. No hay límite sobre la cantidad de salarios sujetos a la contribución al Medicare. Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare se aplican a los salarios de empleados domésticos a quienes usted les paga $1,900 o más en efectivo o de una forma equivalente de remuneración.

Retención de la Contribución Adicional al Medicare.   Además de la retención de la contribución al Medicare de 1.45%, usted tiene que retener la Contribución Adicional al Medicare de 0.9% de los salarios en exceso de $200,000 que le paga a un empleado en un año natural. Se le requiere a usted que comience a retener la Contribución Adicional al Medicare en el período de paga en el cual usted le paga salarios en exceso de $200,000 a un empleado. Continúe reteniendo esta Contribución Adicional al Medicare en todo período de paga hasta que finalice el año natural. La Contribución Adicional al Medicare sólo se le impone al empleado. No hay una porción correspondiente al patrono de esta Contribución Adicional al Medicare. Todos los salarios que están sujetos a la contribución al Medicare, están sujetos a la retención de la Contribución Adicional al Medicare si éstos se pagan en exceso del límite de $200,000.

  Si desea más información sobre cuáles salarios están sujetos a la contribución al Medicare, vea la tabla Reglas especiales para varias clases de servicios y de pagos , en el apartado 15 de esta publicación. Para más información, sobre la Contribución Adicional al Medicare visite IRS.gov y escriba “ Additional Medicare Tax ” en inglés, en la casilla Search (Buscar). La información está disponible en inglés.

Requisito de $1,900.   Para 2014, se impondrán contribuciones sobre los salarios pagados en efectivo (independientemente de cuándo se hayan devengado los salarios) a un empleado doméstico durante el año natural como remuneración por servicios prestados si, durante ese año, le paga al empleado salarios en efectivo de $1,900 o más. Este requisito de los $1,900 en el año se aplica a cada empleado doméstico por separado.

Pagos que no se consideran salarios.   No considere como salarios los pagos que efectúa como salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social o al Medicare a cualquiera de las personas indicadas a continuación, aunque dichos salarios totalicen $1,900 o más durante el año.
  1. Su cónyuge.

  2. Su hijo menor de 21 años de edad.

  3. Su padre o su madre. Excepción: Considere estos pagos como salarios si ambas condiciones descritas a continuación le corresponden:

    1. Su padre o madre cuida a su hijo que:

      1. Es menor de 18 años de edad o

      2. Tiene una condición física o mental que requiere que lo cuide un adulto durante por lo menos 4 semanas consecutivas en el trimestre natural en el cual los servicios fueron provistos.

    2. Su estado civil es uno de los siguientes:

      1. Usted está divorciado y no se ha vuelto a casar,

      2. Usted es viudo o

      3. Usted está viviendo con un cónyuge cuya condición física o mental le prohíbe a él o a ella de cuidar de su hijo por al menos 4 semanas consecutivas en el trimestre natural en el cual los servicios fueron provistos.

  4. Un empleado que sea menor de 18 años en cualquier momento durante el año. Excepción: Considere estos pagos como salarios si los servicios domésticos prestados es la ocupación principal del empleado. Si el empleado es un estudiante, entonces los servicios domésticos prestados no se consideran como una ocupación principal.

El cálculo de la contribución se hace solamente sobre los salarios pagados en efectivo a trabajadores domésticos que satisfacen el requisito de los $1,900 al año. Si le paga al empleado menos de $1,900 en salarios en efectivo en el año 2014, ninguno de los salarios que paga se consideran como salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social o al Medicare. Sin embargo, todo pago que no sea en efectivo que usted efectúe no se considera como salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social o al Medicare. Un pago por medio de cheque, giro, etc., está sujeto a la contribución de la misma manera que un pago en efectivo. El valor de artículos (que no sean en efectivo), tales como comidas, hospedaje, ropas y otros artículos suministrados a un trabajador doméstico no está sujeto a la contribución al Seguro Social ni a la contribución al seguro Medicare. Sin embargo, el dinero en efectivo que usted le provea a su empleado en lugar de estos artículos que no son en efectivo sí se incluyen en los salarios en efectivo.

Transportación (beneficios de transporte).   Para 2014, por lo general, usted puede proveerle a su empleado beneficios de transporte, tales como $130 por mes por transporte combinado en vehículos de desplazamiento de ida y vuelta al trabajo y pases o boletos de tránsito; $250 por mes por estacionamiento calificado; y en un año calendario, puede darle a su empleado $20 para el desplazamiento calificado de ida y vuelta al trabajo en bicicleta multiplicado por el número de meses, los cuales reúnen los requisitos, en los que dicho desplazamiento se haya realizado durante dicho año sin tener que incluir estos beneficios en los salarios en efectivo. Sin embargo, el valor de los beneficios de transporte que sean mayores de las cantidades especificadas al mes se incluye en los salarios. Vea Transportation (Commuting) Benefits (Beneficios para transportación (desplazamiento de ida y vuelta al trabajo)), en la Publicación 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits, (Guía contributiva sobre beneficios marginales para patronos), en inglés, para más información.

  Puede declarar los salarios que pagó a sus empleados domésticos de cualquiera de las siguientes maneras:
  1. En el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos. Este formulario se radica junto con el Formulario 1040-PR. Si no tiene que radicar el Formulario 1040-PR, puede entonces radicar el Anexo H-PR por sí solo o

  2. Si tiene negocio y radica el Formulario 941-PR o 944(SP) (o el Formulario 943-PR), puede incluir las contribuciones sobre el trabajo de empleados domésticos junto con los salarios de los demás empleados en dichos formularios.

  Si usted es dueño de un negocio como propietario único o si su hogar está en una finca que opera con fines de ganancia, puede escoger una de dos maneras para pagar sus contribuciones sobre empleados domésticos para el año 2014:
  • Puede pagar las contribuciones sobre el empleo doméstico junto con sus contribuciones al Seguro Social y al Medicare al radicar el Anexo H-PR junto con el Formulario 1040-PR. Si radica el Anexo H-PR, no incluya dichas contribuciones (las del empleo doméstico) al determinar los requisitos de depósito ni al hacer depósitos de contribución, como se explica en el Formulario 1040-ES (PR), Contribuciones Federales Estimadas del Trabajo por Cuenta Propia y sobre el Empleo de Empleados Domésticos — Puerto Rico.

  • Si paga sus contribuciones sobre el empleo doméstico junto con sus planillas de contribución sobre la nómina, entonces tiene que informar sus contribuciones sobre el empleo doméstico junto con las otras contribuciones sobre la nómina en el Formulario 941-PR o 944(SP) (o el Formulario 943-PR, si es patrono de empleados agrícolas) y el Formulario 940-PR. Vea el apartado 11 para más información sobre las reglas de depósito.

Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA).   La Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) cubre a los empleados domésticos que prestan servicios en una residencia privada, en un club universitario o en una fraternidad o hermandad femenina (sorority). Están sujetos a la contribución para el desempleo todos los patronos que pagaron $1,000 o más por dichos servicios en algún trimestre del año actual o el año anterior. Si usted pagó $1,000 o más por servicios domésticos en algún trimestre de 2013 ó 2014, los primeros $7,000 de los salarios en efectivo que le paga a cada empleado doméstico en el 2014 son salarios sujetos a la contribución FUTA. Una vez pague $7,000 en salarios a un empleado durante el año 2014, no continúe calculando la contribución FUTA sobre cualquier salario que le paga al empleado durante el resto del año.

  Si usa el Anexo H-PR para declarar la contribución FUTA sobre el ingreso de sus empleados domésticos, no tiene que radicar el Formulario 940-PR por separado para declarar la contribución FUTA. Puede calcular la contribución en el Anexo H-PR. Si radica el Formulario 941-PR o 944(SP) (o el Formulario 943-PR, si es patrono de empleados agrícolas) e incluye los salarios de empleados domésticos en estos formularios, entonces tiene que radicar el Formulario 940-PR. Para más información sobre la contribución FUTA, vea los apartados 9 y 10 . Si paga una cantidad determinada de contribuciones al Seguro Social o al seguro Medicare correspondiente al empleado, en vez de deducirla de los salarios de éste, tiene que incluir estos pagos en los salarios del empleado. Sin embargo, este aumento de salario debido a los pagos de contribuciones del empleado no está sujeto a las contribuciones al Seguro Social o al seguro Medicare, como se explica en el apartado 9 .

Estados o territorios con reducción en el crédito.   Un estado o territorio que no ha pagado dinero que tomó prestado del gobierno federal para pagar beneficios para el desempleo se le conoce como “estado con reducción en el crédito”. El Departamento del Trabajo de los Estados Unidos (DOL, por sus siglas en inglés) determina cuáles estados están sujetos a dicha reducción. Si usted pagó salarios que están sujetos a las leyes relacionadas con la compensación para el desempleo en cualquier estado o territorio con reducción en el crédito, su crédito contributivo contra la contribución FUTA se reduce. Vea las Instrucciones para el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) para más información.

9. Cálculo de las contribuciones al Seguro Social, al seguro Medicare y al FUTA

Contribuciones al Seguro Social y al Medicare.   Para el año 2014, la contribución del empleado para el Seguro Social es de 6.2% (retenidas sobre la paga). La tasa de la contribución del patrono para el Seguro Social continúa siendo 6.2%. La base límite de salario para el Seguro Social es de $117,000. Las contribuciones al Medicare en el 2014 permanecen en 1.45% tanto para el empleado (retenidas sobre la paga) como para el patrono (para un total de 2.9%). No hay límite sobre la cantidad de salarios sujetos a la contribución al seguro Medicare; todos los salarios en empleo cubierto que están sujetos a la contribución al Medicare, serán gravados con dicha contribución. Multiplique cada pago de salario por estos porcentajes para determinar la contribución a retener de los empleados. Los patronos declaran las partes correspondientes al empleado y al patrono en el Formulario 941-PR, el Formulario 944(SP) o el Formulario 943-PR (si es patrono de empleados agrícolas). Si tiene empleados domésticos y no radica los Formularios 941-PR, 944(SP) o 943-PR, vea el apartado 8 . Vea los siguientes apartados para información más específica sobre:

Retención de la Contribución Adicional al Medicare.   Además de la retención de la contribución al Medicare de 1.45%, usted tiene que retener una Contribución Adicional al Medicare de 0.9% de los salarios en exceso de $200,000 que le paga a un empleado en un año natural. Se le requiere a usted que comience a retener la Contribución Adicional al Medicare en el período de paga en el cual usted le paga salarios en exceso de $200,000 a un empleado. Continúe reteniendo esta Contribución Adicional al Medicare en todo período de paga hasta que finalice el año natural. La Contribución Adicional al Medicare sólo se le impone al empleado. No hay una porción correspondiente al patrono de esta Contribución Adicional al Medicare. Todos los salarios que están sujetos a la contribución al Medicare, están sujetos a la retención de la Contribución Adicional al Medicare si éstos se pagan en exceso del límite de $200,000.

  Si desea más información sobre cuáles salarios están sujetos a la contribución al Medicare, vea la tabla Reglas especiales para varias clases de servicios y de pagos , en el apartado 15 de esta publicación. Para información sobre la Contribución Adicional al Medicare visite IRS.gov y escriba “ Additional Medicare Tax ” en inglés, en la casilla Search (Buscar). La información está disponible en inglés.

Deducción de la contribución.   Deduzca la contribución correspondiente al empleado de cada pago de salario. Si no está seguro de que las remuneraciones que paga a un trabajador agrícola durante el año van a estar sujetas a contribución, puede optar por deducir la contribución al pagar los salarios o esperar hasta que se reúna el requisito de los $150 o $2,500 , los cuales se explican en el apartado 7 .

Contribución pagada por el patrono correspondiente al empleado.   Si paga la porción de las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare correspondiente al empleado sin deducirla del salario del empleado, tendrá que incluir la cantidad pagada en los salarios del empleado que están sujetos a la contribución al Seguro Social y al Medicare. Este aumento a los salarios del empleado por los pagos de las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare de éste está también sujeto a las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare. A su vez, aumenta la cantidad de las contribuciones adicionales que usted tenga que pagar.

Patronos domésticos y agrícolas.   La explicación anterior no se aplica a los patronos de trabajadores agrícolas ni patronos domésticos. Si paga las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare de parte de un empleado, tiene que incluir estos pagos en los salarios del empleado. Sin embargo, este aumento de salario debido a los pagos de contribuciones del empleado no está sujeto a las contribuciones al Seguro Social ni al seguro Medicare, como se ha explicado anteriormente en este apartado.

Pagos de compensación por enfermedad.   El pago de las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare corresponde a la mayoría de los pagos de compensación por enfermedad, incluyendo los pagos efectuados por terceros, tal como las compañías de seguros. Para más información sobre la compensación por enfermedad, vea este tema en el apartado 5 o la Publicación 15-A, en inglés.

Contribución federal para el desempleo (contribución FUTA).   Para el año 2014, la tasa de la contribución FUTA es 6.0%. Esta contribución corresponde a los primeros $7,000 de salarios, jornales, etc., pagados a cada empleado por usted durante el año natural. La base salarial federal para la contribución FUTA es $7,000. Sin embargo, usted (el patrono) puede tomar un crédito (hasta cierto límite) por las contribuciones pagadas al Negociado de Seguridad de Empleo por concepto de la contribución para el desempleo de Puerto Rico. El importe del crédito al que usted tiene derecho a reclamar no puede exceder del 5.4% de los salarios, jornales, etc., sujetos a la contribución FUTA que haya pagado en el año 2014. Si usted tiene derecho al crédito máximo del 5.4%, la tasa de la contribución FUTA luego del crédito es 0.6%.

  Usted tiene derecho al crédito máximo si pagó sus contribuciones para el desempleo de Puerto Rico a tiempo y sobre los mismos salarios que están sujetos a la contribución FUTA. Sin embargo, su crédito se reduce si usted no pagó la contribución al fondo para el desempleo de Puerto Rico para la fecha de vencimiento del Formulario 940-PR o si todos los salarios sujetos a la contribución FUTA no están sujetos a la contribución del fondo para el desempleo de Puerto Rico. La contribución FUTA la paga usted sin descontarla de los salarios, jornales, etc., del empleado.

10. Pagos y depósitos de la contribución federal para el desempleo (la contribución FUTA)

La Ley de la Contribución al Fondo Federal para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) junto con los sistemas estatales para el desempleo, proporciona pagos de compensación por desempleo a los trabajadores que han perdido sus empleos. La mayoría de los patronos efectúan pagos de compensación por desempleo tanto federal como estatal. El patrono paga la contribución FUTA; ésta no se retiene de la paga del empleado. Vea las Instrucciones para el Formulario 940-PR, para más detalles.

Tendrá que radicar el Formulario 940-PR, Planilla para la Declaración Federal Anual del Patrono de la Contribución Federal para el Desempleo (FUTA), si está sujeto a la contribución FUTA debido a uno de los requisitos que aparecen a continuación.

Por lo general.   Usted está sujeto a la contribución FUTA para el año 2014 por los salarios que paga a sus empleados que no sean trabajadores agrícolas ni trabajadores domésticos si:
  1. Pagó salarios de $1,500 o más en algún trimestre natural de los años 2013 ó 2014 o

  2. Tuvo uno o más empleados durante por lo menos parte de un día durante cualesquier 20 semanas distintas en 2013 o durante cualesquier 20 semanas distintas de 2014.

Empleados domésticos.   Usted está sujeto a la contribución FUTA únicamente si pagó salarios en efectivo de $1,000 o más en algún trimestre natural de 2013 ó 2014 a todos sus empleados domésticos.

Trabajadores agrícolas.   Usted está sujeto a la contribución FUTA en 2014 por los salarios que paga a sus trabajadores agrícolas si:
  1. Les pagó salarios en efectivo de $20,000 o más por trabajo agrícola en algún trimestre natural durante 2013 ó 2014 o

  2. Empleó a 10 o más empleados agrícolas durante por lo menos parte de un día (no importa si tales empleados trabajaban para usted todos a la misma vez) durante cualesquier 20 semanas distintas de 2013 o durante cualesquier 20 semanas distintas de 2014.

   Para determinar si reúne alguna de las dos condiciones descritas anteriormente, usted tiene que contar los salarios pagados a extranjeros admitidos en Puerto Rico temporalmente para desempeñar labores agrícolas (trabajadores “con visa H-2A”). Sin embargo, los salarios pagados a dichos “trabajadores con visa H-2A” no están sujetos a la contribución FUTA.

  En la mayoría de los casos, los trabajadores agrícolas que son provistos por un líder de cuadrilla se consideran empleados del operador de dicha finca para propósitos de la contribución FUTA. Sin embargo, éste no sería el caso si el líder de cuadrilla no es empleado del operador de la finca y alguna de las condiciones siguientes corresponde:
  1. El líder de cuadrilla tiene una inscripción conforme al Migrant and Seasonal Agricultural Worker Protection Act (Ley de Protección de Trabajadores Agrícolas Migrantes y Temporeros).

  2. Casi todos los trabajadores agrícolas provistos por el líder de cuadrilla operan o proporcionan servicios de mantenimiento a tractores, maquinaria de cosecha o de fumigación aérea u otro tipo de maquinaria provistos por el líder de cuadrilla.

  Si alguna de las dos condiciones descritas anteriormente corresponde, los trabajadores agrícolas, por lo general, son empleados del líder de cuadrilla.

Tasa de la contribución FUTA.   Para el año 2014 la tasa de la contribución FUTA es 6.0% de los primeros $7,000 de salarios que usted pagó a cada empleado durante el año natural. La cantidad de $7,000 es la base salarial federal. Su base salarial estatal en Puerto Rico podría ser distinta. Por lo general, usted puede reclamar un crédito por la contribución FUTA por los pagos hechos al fondo para el desempleo de Puerto Rico. El crédito podría ser de hasta el 5.4% de los salarios sujetos a la contribución FUTA. Si usted tiene derecho a la cantidad máxima del crédito del 5.4%, la tasa de la contribución FUTA después de considerar el crédito es 0.6%. A usted le corresponde el crédito máximo si pagó sus contribuciones estatales para el desempleo a Puerto Rico en su totalidad, a tiempo y sobre todos los salarios que están sujetos a la contribución FUTA. Sin embargo, su crédito será reducido si para la fecha de vencimiento para radicar el Formulario 940-PR usted no pagó la contribución al fondo para el desempleo de Puerto Rico tal como se le requiere. Este crédito no podrá superar el 5.4% de los sueldos sujetos a la contribución FUTA.

  
Si reclama el crédito especial para patronos sucesores, vea la explicación sobre este tema en el apartado 12 .

Formulario 940-PR.    Para el 31 de enero de 2014, radique el Formulario 940-PR correspondiente al año 2013. Si hizo todos los depósitos de la contribución FUTA adeudada, a tiempo y en su totalidad por el año, tendrá hasta el 10 de febrero de 2014 para radicar el formulario.

Depósitos.   Para propósito de determinar la cantidad a depositar, compute la cantidad de contribución FUTA trimestralmente. Multiplique la cantidad de salarios tributables que usted pagó durante el trimestre por 0.6%. No siga depositando la contribución FUTA sobre los salarios de un empleado cuando los mismos exceden de $7,000 durante el año natural. Si su obligación contributiva de FUTA para cualquier trimestre natural es $500 o menos, no tiene que depositar dicha contribución. Puede traspasar dicha obligación a la obligación que calculará en el trimestre siguiente para saber si tiene que hacer un depósito. Si su obligación contributiva de FUTA para cualquier trimestre natural (más toda cantidad no depositada de algún trimestre anterior durante el año) es más de $500, deposítelo por medio de la transferencia electrónica de fondos. Si el resultado es de $500 o menos, añádalo a la contribución FUTA que adeude para el próximo trimestre y no lo deposite. Haga el mismo cómputo para cada uno de los primeros 3 trimestres del año.

11. Depósito de las contribuciones al Seguro Social y al seguro  Medicare

Tiene que depositar las contribuciones al Seguro Social y al seguro Medicare si el total de su obligación contributiva (la línea 10 del Formulario 941-PR, la línea 7 del Formulario 944(SP) o la línea 11 del Formulario 943-PR) es $2,500 o más para el período contributivo de la planilla. Vea las Instrucciones para el Formulario 944(SP) para conocer las reglas especiales de depósito para el Formulario 944(SP). Usted tiene que efectuar el depósito utilizando la transferencia electrónica de fondos. Para más información sobre pagos mediante el sistema electrónico, vea Cómo hacer los depósitos en este apartado.

El crédito contra la contribución patronal sobre la nómina por pagos de asistencia COBRA se considerará como un depósito de su contribución pagada en el primer día del período de su planilla. Para más información, vea el tema titulado Crédito de asistencia para las primas de COBRA, en la Introducción.

Requisito de los $2,500.   Usted puede incluir un pago de la contribución en su cantidad total al radicar el Formulario 941-PR oportunamente en vez de tener que depositar la contribución del trimestre en curso si:
  • Acumuló menos de $2,500 por concepto de obligación contributiva durante el trimestre en curso o el trimestre anterior y

  • Usted no tuvo el requisito de tener que depositar $100,000 el próximo día durante el trimestre en curso.

  Sin embargo, si no está seguro si su obligación contributiva total va a ser menos de $2,500 para el trimestre en curso (y su obligación contributiva para el trimestre anterior no fue menos de $2,500), deposite sus contribuciones usando las reglas de depositante de itinerario bisemanal o itinerario mensual para evitar multas por no depositar la contribución.

  Los patronos a quienes se les ha indicado que tienen que radicar el Formulario 944(SP) pueden pagar su obligación contributiva que vence para el cuarto trimestre junto con su planilla, si su obligación contributiva para el cuarto trimestre es menos de $2,500 y la paga junto con una planilla radicada oportunamente. Para evitar multas por no depositar la contribución sobre los depósitos del primer, segundo y tercer trimestre, los patronos, de acuerdo con las reglas para los depósitos, tienen que haber depositado toda obligación contributiva que venza en esos trimestres.

Sólo los depositantes de itinerario mensual pueden hacer un pago conforme a la regla de la exactitud de los depósitos al radicar su planilla de contribución. Los depositantes de itinerario bisemanal tienen que depositar a tiempo la cantidad requerida. Vea Regla de la exactitud de los depósitos y Cómo hacer los depósitos , más adelante en este apartado.

Cuándo se tienen que hacer los depósitos.   Conforme a las reglas explicadas más adelante, la única diferencia entre los requisitos de depósito para los trabajadores agrícolas y para los trabajadores no agrícolas es el período retroactivo. Por lo tanto, ambos tipos de trabajadores se tratarán de igual manera, a menos que se indique lo contrario.

  Dependiendo del total de las contribuciones que declare durante un período retroactivo (explicado más adelante), se le considerará depositante de itinerario mensual o depositante de itinerario bisemanal.

  Los términos “depositante de itinerario mensual” y “depositante de itinerario bisemanal” no se refieren a la frecuencia con la que usted les paga a sus empleados, ni cuán seguido a usted se le requiere hacer depósitos. Los términos identifican al grupo de reglas que usted tiene que seguir cuando surge una contribución por pagar (por ejemplo, cuando es día de pago).

  Usted tendrá que determinar su fecha (o itinerario) de depósitos para un año natural (calendario) basado en el total de las contribuciones sobre la nómina declaradas en la línea 10 del Formulario 941-PR, la línea 7 del Formulario 944(SP) o la línea 9 del Formulario 943-PR de su “período retroactivo” (véase a continuación). Determine su fecha de depósitos para el Formulario 943-PR independientemente de la fecha de depósitos para el Formulario 941-PR.

Período retroactivo para patronos de empleados no agrícolas.   El período retroactivo del Formulario 941-PR consiste en los cuatro trimestres que comienzan el 1 de julio del segundo año precedente (año antepasado) y terminan el 30 de junio del año anterior (año pasado). Estos cuatro trimestres son su período retroactivo aun en el caso en que usted no haya declarado contribuciones en ninguno de los trimestres de dicho período retroactivo. En el caso del año 2014, el período retroactivo comienza el 1 de julio de 2012 (año antepasado) y termina el 30 de junio de 2013 (año pasado).

Tabla 1. Período Retroactivo para el Año Natural 2014
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Período Retroactivo para el Año Natural 2014

El período retroactivo para el Formulario 944(SP) es el segundo año natural anterior al año natural en curso. Por ejemplo, el período retroactivo para el año natural 2014 es el año natural 2012. Además, para los patronos que radicaron el Formulario 944-PR para el año 2012 y el Formulario 944(SP) para el año 2013 y que radicarán el Formulario 941-PR para 2014, el período retroactivo para 2014 es el segundo año natural anterior al año natural en curso, o sea, 2012.

Período retroactivo para patronos de empleados agrícolas.   El período retroactivo para los patronos agrícolas que depositan las contribuciones declaradas en el Formulario 943-PR es el segundo año natural que precede al año natural actual. Por ejemplo, el período retroactivo para 2014 es el año natural de 2012.

Ajustes a las contribuciones del período retroactivo.   Para determinar la contribución correspondiente a toda planilla del período retroactivo, use solamente la contribución que usted declaró en la planilla original (Formulario 941-PR, 944-PR (o 944(SP)) o 943-PR). No incluya los ajustes hechos en los Formularios 941-X (PR), 944-X (PR) (o 944-X (SP)) o 943-X (PR).

Ejemplo.   El patrono S declaró originalmente un total de $45,000 de contribución durante el período retroactivo. El patrono S se dio cuenta en enero de 2014 que la contribución declarada en uno de los trimestres del período retroactivo era $10,000 más de lo que había declarado originalmente, por lo cual el error fue corregido mediante un ajuste en el Formulario 941-X (PR). El patrono S es un depositante de itinerario mensual para 2014 porque la obligación contributiva para el período retroactivo se basa en las cantidades declaradas originalmente; en este caso, eran menos de $50,000.

Período de depósito.   La expresión “período de depósito” se refiere al período durante el cual se acumulan las obligaciones contributivas para cada fecha en la que se le obliga a hacer un depósito de contribución. Para los depositantes de itinerario mensual, el período de depósito es un mes natural. Los períodos de depósito para los depositantes de itinerario bisemanal son de miércoles a viernes y de sábado a martes.

Regla de depósito de itinerario mensual.   Si el total de su contribución declarado en el período retroactivo es $50,000 o menos, usted es depositante de itinerario mensual durante el año natural actual. Deberá depositar las contribuciones al Seguro Social y al Medicare sobre los pagos de salario a más tardar el día 15 del mes siguiente.

Patronos nuevos.   Durante el primer año natural del comienzo o adquisición de su negocio, sus contribuciones para cualquier trimestre durante el período retroactivo se consideran cero (-0-). Por lo tanto, usted es depositante de itinerario mensual durante el primer año natural de su negocio (sin embargo, vea la excepción que se aplica bajo la Regla de depositar $100,000 el próximo día , más adelante).

Reglas para los depositantes de itinerario bisemanal.   Si el total de sus contribuciones declarado correspondiente al período retroactivo asciende a más de $50,000, usted es depositante de itinerario bisemanal durante el año natural actual. Si es depositante de itinerario bisemanal, tendrá que depositar las contribuciones los miércoles y/o los viernes, dependiendo del día de la semana en que pague la nómina, tal como se explica a continuación:
Días de pago/Período  
de depósito: Deposite para el:
miércoles, jueves y/o viernes miércoles siguiente
sábado, domingo, lunes  
y/o martes
viernes siguiente

  No se les requiere, por lo general, depositar dos veces por semana a los depositantes de itinerario bisemanal si sus pagos se efectúan en el mismo período bisemanal a menos que la Regla de depositar $100,000 el próximo día , más adelante, le corresponda. Por ejemplo, si usted hizo un pago el miércoles y el viernes e incurrió en contribuciones de $10,000 por cada fecha de pago, deposite los $20,000 el siguiente miércoles. Si no hizo ningún pago adicional durante el período de sábado a martes, no habrá depósito que venza el viernes.

Período de depósito de itinerario bisemanal que abarca 2 trimestres.   Si usted paga salarios en más de una fecha de pago durante el mismo período bisemanal y las fechas de pago caen en trimestres distintos, tendrá que efectuar depósitos por separado de las contribuciones adeudadas en esas fechas.

Ejemplo.

Si paga salarios el día lunes, 31 de marzo de 2014 (primer trimestre) y paga salarios también el día martes, 1 de abril de 2014 (segundo trimestre), tendrá que hacer dos depósitos de contribución por separado, aunque las fechas de pago caen dentro del mismo período bisemanal. Tendrá que hacer ambos depósitos a más tardar el día viernes 4 de abril de 2014 (tres días laborables después del fin del período de depósito de itinerario bisemanal).

Ejemplo de las reglas de depósito de itinerario mensual y bisemanal para patronos de empleados no agrícolas.   El patrono A declaró contribuciones en el Formulario 941-PR de la manera siguiente:
2013 — Período Retroactivo
3er. trim. 2011 $12,000
4to. trim. 2011 $12,000
1er. trim. 2012 $12,000
2do. trim. 2012 $12,000
  $48,000
2014 — Período Retroactivo
3er. trim. 2012 $12,000
4to. trim. 2012 $12,000
1er. trim. 2013 $12,000
2do. trim. 2013 $15,000
  $51,000

  El patrono A es depositante de itinerario mensual para el año 2013 porque sus contribuciones durante los 4 trimestres de su período retroactivo ($48,000 desde el tercer trimestre de 2011 hasta el segundo trimestre de 2012) no fueron en exceso de $50,000. Sin embargo, en 2014 el patrono A será depositante de itinerario bisemanal porque el total de sus contribuciones durante los 4 trimestres de su período retroactivo ($51,000 desde el tercer trimestre de 2012 hasta el segundo trimestre de 2013) excedieron de $50,000.

Ejemplo de las reglas de depósito de itinerario mensual y bisemanal para patronos de empleados agrícolas.   El patrono B declaró contribuciones de $48,000 en su Formulario 943-PR (línea 9) para 2012. Declaró $60,000 por concepto de contribuciones en su Formulario 943-PR (línea 11) para 2013.

  El patrono B es depositante de itinerario mensual para el año 2014 porque sus contribuciones durante el período retroactivo ($48,000 durante el año natural 2012) no excedieron de $50,000. Sin embargo, para el año 2015, el patrono B será depositante de itinerario bisemanal porque el total de sus contribuciones para el período retroactivo ($60,000 durante el año natural 2013) excedieron de $50,000.

Patronos de empleados agrícolas nuevos.   Los patronos de empleados agrícolas nuevos que radican un Formulario 943-PR son depositantes de itinerario mensual para el primer y segundo años naturales de sus negocios, ya que sus contribuciones durante el período retroactivo (2 años) se consideran cero (-0-). No obstante, vea Regla de depositar $100,000 el próximo día , más adelante.

Depósitos en días laborables solamente.   Si la fecha de vencimiento para hacer un depósito cae en un día que no es un día laborable, se considerará que el depósito se hace a tiempo si el mismo se efectúa para la hora de cierre del próximo día laborable. Además de los días festivos federales, los sábados y domingos se tratan como días no laborables. Por ejemplo, si se requiere que un depósito se haga un viernes, pero el viernes es un día festivo laborable, se considerará que el depósito se hace a tiempo si el mismo se efectúa el próximo lunes (si el mismo es un día laborable).

Los depositantes de itinerario bisemanal tienen al menos 3 días laborables para depositar las contribuciones. Esto es, si cualesquiera de los 3 días de la semana siguientes al día en que terminó el período bisemanal es un día festivo en el cual los bancos cierran, usted tendrá un día laborable adicional para depositar las contribuciones. Por ejemplo, si un depositante de itinerario bisemanal acumuló contribuciones correspondientes a pagos hechos un viernes y el lunes siguiente es un día festivo oficial, el depósito que normalmente deberá hacer el miércoles lo podrá hacer el jueves. Esto permite 3 días laborables para depositar las contribuciones.

Días feriados oficiales.   El término “días feriados oficiales.” se refiere a los días de fiesta oficiales en el Distrito de Columbia. Los días de fiesta oficiales para el año 2014 aparecen a continuación.
1 de enero Día de Año Nuevo
20 de enero Natalicio de Martín Luther King, Jr.
17 de febrero Natalicio de Washington
16 de abril Día de Emancipación en el Distrito de Columbia
26 de mayo Día de la Recordación
4 de julio Día de la Independencia de los Estados Unidos
1 de septiembre Día del Trabajo
13 de octubre Día del Descubrimiento
11 de noviembre Día de los Veteranos
27 de noviembre Día de Acción de Gracias
25 de diciembre Día de Navidad

Aplicación de los itinerarios mensuales y bisemanales.   Los ejemplos que siguen ilustran los procedimientos para determinar la fecha de depósito según los dos itinerarios de depósito distintos.

Ejemplo de itinerario mensual.   El patrono G contrata a empleados estacionales y, además, sigue un itinerario mensual para hacer sus depósitos de contribución. Pagó salarios todos los viernes durante el mes de agosto pero no pagó salarios durante el mes de septiembre. Conforme al itinerario de depósito mensual, el patrono G tiene que depositar todas las contribuciones combinadas de los pagos que hizo en agosto a más tardar el 15 de septiembre. El patrono G no está obligado a hacer ningún depósito para septiembre (el cual vencería el 15 de octubre), ya que no pagó salarios por lo tanto, no contrajo ninguna obligación contributiva para septiembre.

Ejemplo de itinerario bisemanal.   El patrono B deposita contribuciones según un itinerario bisemanal y paga salarios el último viernes del mes. Aunque el patrono B tiene un itinerario de depósito bisemanal, depositará únicamente una vez al mes ya que paga salarios una vez al mes. Sin embargo, dicho depósito se hará según el itinerario bisemanal como prosigue: la obligación contributiva para el día de pago del 25 de abril (viernes) de 2014 del patrono B tiene que ser depositada a más tardar el 30 de abril (miércoles) de 2014. Conforme el itinerario de depósito bisemanal, las contribuciones sobre salarios pagados de miércoles a viernes tienen que ser depositadas el próximo miércoles.

Regla de depositar $100,000 el próximo día.   Si usted acumula contribuciones ascendentes a $100,000 o más en algún día durante un período de depósito, tendrá que hacer un depósito de la cantidad para la hora de cierre del próximo día laborable, sea usted un depositante de itinerario mensual o bisemanal.

  Para propósitos de la regla de los $100,000, no siga acumulando contribuciones después de que termine un período de depósito. Por ejemplo, si un depositante de itinerario bisemanal acumuló contribuciones ascendentes a $95,000 el martes y $10,000 el miércoles, la regla de depositar $100,000 el próximo día no corresponde porque los $10,000 fueron acumulados en el período de depósito siguiente. Por lo tanto, $95,000 tienen que ser depositados para el viernes y $10,000 tienen que ser depositados para el miércoles siguiente.

  Sin embargo, una vez que haya acumulado por lo menos $100,000 en un período de depósito, no retenga contribuciones a partir del final del día en que eso ocurra y comience de nuevo a acumularlas al día siguiente. Por ejemplo, el patrono C es depositante de itinerario bisemanal. El lunes, el patrono C acumula contribuciones ascendentes a $110,000 y tiene que depositar el martes, que es el próximo día laborable. El martes, el patrono C acumula $30,000 adicionales de contribuciones. Debido a que los $30,000 no se añaden a los $110,000 anteriores y son menos de $100,000, el patrono C deberá depositar los $30,000 para el viernes (siguiendo la regla de depósito de itinerario bisemanal).

  
Si usted es depositante de itinerario mensual y acumula una obligación contributiva de $100,000 en algún día durante el mes, se convierte inmediatamente en depositante de itinerario bisemanal el próximo día y durante el resto del año natural y, además, durante el año natural siguiente.

Ejemplo.   El patrono B comenzó un negocio el 1 de mayo de 2014. El 8 de mayo, pagó salarios por primera vez y acumuló $40,000 en contribuciones. El viernes 9 de mayo, el patrono B pagó salarios y acumuló $60,000 en contribuciones, para un total de $100,000. El patrono B tiene que depositar los $100,000 el próximo día laborable, el lunes 12 de mayo. Debido a que es un patrono nuevo, las contribuciones correspondientes al período retroactivo se consideran cero (-0-), por lo tanto, el patrono B es depositante de itinerario mensual. Sin embargo, debido a que el patrono B acumuló $100,000 en contribuciones el 9 de mayo, se convirtió en un depositante de itinerario bisemanal el 10 de mayo. Será un depositante de itinerario bisemanal por el resto del año 2014 y para el año 2015.

Regla de la exactitud de los depósitos.   Usted está obligado a depositar el 100% de su obligación contributiva a más tardar en la fecha de vencimiento para hacer los depósitos. Sin embargo, no le corresponderá ninguna multa o penalidad por no haber depositado el 100% de la contribución si usted satisface las dos condiciones siguientes:
  1. Todo depósito insuficiente no excede de la cantidad mayor entre $100 o el 2% de las contribuciones que de otra manera tienen que depositarse y

  2. La cantidad depositada de menos se paga o se deposita para la fecha compensatoria de la manera que se explica a continuación.

Fecha compensatoria para una cantidad depositada de menos:   
  1. Depositante de itinerario mensual. Deposite o remita la cantidad depositada de menos a más tardar en la fecha de vencimiento para radicar el Formulario 941-PR (o Formulario 944(SP) o Formulario 943-PR), del período en que ocurrió el pago de menos. Usted puede pagar esa cantidad al radicar la planilla aunque la misma sea de $2,500 o más.

  2. Depositante de itinerario bisemanal. Deposite el día que ocurra lo primero entre:

    1. El primer miércoles o el primer viernes (el que sea primero) que coincida con el día 15, o después del día 15, del mes siguiente al mes en el cual ocurrió el pago de menos de la contribución o

    2. La fecha de vencimiento para radicar su planilla de contribución del período durante el cual ocurrió el pago de menos.

  Por ejemplo, si un depositante de itinerario bisemanal que radica el Formulario 941-PR tiene una cantidad depositada de menos durante julio del 2014 la fecha para ajustar esta cantidad pagada de menos es el 15 de agosto de 2014 (viernes). Sin embargo, si se depositó de menos el 2 de abril (miércoles), correspondiente a la fecha de pago del 28 de marzo, la fecha de vencimiento para radicar la planilla (30 de abril) ocurre antes de la fecha compensatoria para la cantidad pagada de menos (viernes,16 de mayo). En este caso, hay que depositar la cantidad depositada de menos a más tardar el 30 de abril de 2014.

Patronos que tienen empleados tanto agrícolas como no agrícolas.   Si emplea a trabajadores tanto agrícolas como no agrícolas, usted tiene que considerar las contribuciones sobre la nómina de los trabajadores agrícolas (Formulario 943-PR) distintamente de las contribuciones por razón del empleo de los trabajadores no agrícolas (Formulario 941-PR o Formulario 944(SP)). No se combinan las contribuciones declaradas en el Formulario 943-PR con las declaradas en el Formulario 941-PR o Formulario 944(SP) para propósitos de aplicar cualesquiera de las reglas de depósito.

  Si hay que hacer algún depósito, deposite las contribuciones del Formulario 941-PR (o Formulario 944(SP)) y las contribuciones del Formulario 943-PR por separado, tal como se explica a continuación.

Cómo hacer los depósitos

Usted tiene que realizar los depósitos de las contribuciones sobre la nómina por medio de la transferencia electrónica de fondos. Vea el apartado 11 , anteriormente, para excepciones que explican cuándo el pago puede ser enviado con la planilla en vez de ser depositado electrónicamente.

Requisito de depósito electrónico.   Usted tiene que utilizar la transferencia electrónica de fondos para efectuar todos los depósitos electrónicos (tales como las contribuciones sobre la nómina, sobre los artículos de uso y consumo o la contribución federal sobre el ingreso correspondiente a corporaciones). Generalmente, las transferencias electrónicas son hechas utilizando el Sistema de Pago Electrónico de la Contribución Federal (EFTPS, por sus siglas en inglés). Si usted no desea utilizar este sistema, puede coordinar con un profesional de servicios contributivos, institución financiera, servicios de nómina u otro tercero de confianza para realizar los pagos en su nombre.

  El sistema EFTPS es un servicio gratuito ofrecido por el Departamento del Tesoro. Para tener acceso al sistema EFTPS o para obtener más información, llame al 1-800-244-4829 o 1-800-733-4829, si es usuario de equipo TDD. También, puede visitar el sitio web www.eftps.gov. La Publicación 966 (SP), Sistema de Pago Electrónico del Impuesto Federal: La Manera Segura de Pagar los Impuestos Federales, le ofrece más información sobre el sistema EFTPS.

Cuando usted recibe su EIN.   Si usted es un patrono nuevo que al solicitar un EIN, indicó que existe una obligación de la contribución federal, se le preregistró en el EFTPS. Usted recibirá información en su número de identificación patronal (EIN) en el paquete sobre registración rápida y una correspondencia adicional que contiene el número de identificación personal (PIN, por sus siglas en inglés) de EFTPS e instrucciones sobre cómo activar el PIN. Siga los pasos de “Cómo activar su registración” para activar su inscripción y comenzar a hacer sus depósitos de las contribuciones sobre la nómina. Si usted externaliza cualquier parte de su nómina y las obligaciones relacionadas con las contribuciones a un tercero pagador, tal como un proveedor de servicios de nómina o agente de reportación, asegúrese de decirles sobre su inscripción en EFTPS.

Registro de depósitos.   Para sus registros, se le proveerá con cada pago realizado un número de seguimiento de la transferencia electrónica de fondos (conocido por sus siglas en inglés, EFT). El número puede ser utilizado como recibo o para dar seguimiento al pago.

Depósitos hechos a tiempo.   Para que los depósitos que efectúe por medio de EFTPS se hagan de manera oportuna, usted tiene que iniciar el depósito para las 8:00 p.m. (hora del este) el día antes de la fecha de vencimiento del depósito. Si utiliza los servicios de un tercero para realizar los depósitos por usted, pueden tener tiempos límites diferentes.

Opción de pago el mismo día.   Si usted no inicia una transacción de depósito en el sistema EFTPS para las 8:00 p.m. (hora del este) el día anterior al día en que se vence un depósito, todavía puede hacer su depósito a tiempo utilizando la Federal Tax Application (Aplicación de la contribución federal (FTA, por sus siglas en inglés)). Si alguna vez usted necesita utilizar el método de pago el mismo día, tendrá que hacer arreglos con su institución financiera antes de tiempo. Por favor, consulte con su institución financiera con respecto a la disponibilidad, los plazos y el costo. Su institución financiera puede cobrar un cargo por los pagos efectuados de esta manera. Para obtener más información sobre la información que le necesita proveer a su institución financiera para hacer un pago electrónico el mismo día, visite www.eftps.gov para descargar la Same-Day Payment Worksheet (Hoja de trabajo para el pago el mismo día), en inglés.

Reclamación de créditos por pagos en exceso.   Si depositó más de la cantidad que tenía que depositar durante algún período contributivo, puede solicitar la devolución de la cantidad depositada en exceso o que la misma se acredite a su Formulario 941-PR, Formulario 944(SP) o Formulario 943-PR para el próximo período contributivo. No le pida al sistema EFTPS que solicite al IRS un reembolso para usted.

Multas relacionadas con los depósitos.   Es posible que se le impongan multas si no hace a tiempo los depósitos que está obligado a efectuar o si hace un depósito menor al que se le requiere. Las multas no se imponen si los depósitos no se hacen correctamente y a tiempo debido a una causa razonable, y no por negligencia intencional. El IRS también podría suspender las multas si usted, por falta de advertencia, no hace un depósito en el primer trimestre en que vence un depósito, o en el primer trimestre durante el cual la frecuencia de sus depósitos cambió, si radicó oportunamente su planilla de contribuciones sobre la nómina.

  Las tasas de las multas que se imponen por no depositar las contribuciones correctamente o a tiempo son las siguientes:

2% —depósitos hechos entre 1 y 5 días después de vencer el plazo para depositar.

5% —depósitos hechos entre 6 y 15 días después de vencer el plazo para depositar.

10% —depósitos hechos 16 o más días después de vencer el plazo para depositar. También, se impone a los pagos efectuados dentro de 10 días contados a partir de la fecha de la primera notificación que el IRS le envió, solicitando el pago de las contribuciones vencidas.

10% —depósitos directamente al IRS o pagados con su planilla de contribución (no obstante, vea el apartado 11 , anteriormente, para leer las excepciones).

15% —cantidades de contribución que aún siguen sin pagarse más de 10 días después de la fecha de la primera notificación que el IRS le envió a usted solicitando el pago de las contribuciones adeudadas o el día en que recibe notificación y requerimiento de pago inmediato, de estas dos fechas, la primera que ocurra.

  Las cantidades de las multas relacionadas con los depósitos tardíos se determinan usando días naturales, comenzando con la fecha de vencimiento de la obligación.

Regla especial para los que radicaron el Formulario 944(SP) anteriormente.   Si radicó el Formulario 944(SP) para un año anterior y radica los Formularios 941-PR para el año en curso debido a que su obligación contributiva sobre la nómina para el año anterior excedió el requisito de elegibilidad para radicar el Formulario 944(SP) ($1,000 o menos), no se impondrá la multa por no depositar contribuciones fuera de plazo de contribuciones sobre la nómina para el primer mes del año en curso, si dichas contribuciones se depositan en su totalidad para el 15 de marzo del año en curso.

Orden en que se aplican los depósitos.   Se aplican los depósitos de contribución primero a la deuda contributiva más reciente dentro del período contributivo en cuestión (trimestre o año). Sin embargo, si recibe una notificación de multa por no depositar, usted puede designar, dentro de un plazo de 90 días de la fecha de la notificación, cómo se aplicará el pago a fin de reducir la cantidad de la multa. Siga las instrucciones contenidas en la notificación que reciba. Para más detalles al respecto, vea el Procedimiento Administrativo 2001-58. Puede hallar dicho Procedimiento Administrativo en la página 579 del Internal Revenue Bulletin (Boletín de Rentas Internas), número 2001-50, en la página web www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb01-50.pdf.

Ejemplo.   La sociedad Cedro está obligada a hacer un depósito de $1,000 el 15 de julio y $1,500 el 15 de agosto. La sociedad Cedro no hace el depósito del 15 de julio. Dicha sociedad deposita $2,000 el 15 de agosto. De acuerdo con el requisito de depósitos, que dice que se aplican los depósitos primero a la deuda más reciente, se aplican los primeros $1,500 al depósito que se adeuda para el 15 de agosto y los $500 restantes se aplican al depósito correspondiente al 15 de julio. Por lo tanto, los $500 de la obligación contributiva para el 15 de julio quedan sin depositarse. Las multas y penalidades se aplicarán a este depósito insuficiente tal como se explicó anteriormente.

Agentes de reportación.   El hecho de emplear a un agente de reportación u otro tercero que proporciona servicios de nómina no exonera al patrono de su responsabilidad de asegurarse de que se radiquen las planillas de contribución a su debido tiempo y de que se paguen o depositen las contribuciones adeudadas correctamente y a tiempo.

Multa por recuperación del fondo fiduciario.   Si las contribuciones al Seguro Social y al Medicare que el patrono tiene que retener no son retenidas o no son pagadas al Tesoro de los Estados Unidos, podría imponerse la multa por recuperación del fondo fiduciario. La multa es el monto total de dichas contribuciones que fueron retenidas y no fueron pagadas. Esta multa se le podría imponer si esas contribuciones no pagadas no se le pueden cobrar inmediatamente al patrono o al negocio.

  La multa por recuperación del fondo fiduciario se les podría imponer a las personas que según el IRS son responsables del cobro, de dar razón y de pagar estas contribuciones y que intencionalmente no lo hacen.

  Una persona responsable puede ser un oficial o empleado de una corporación, socio o empleado de una sociedad colectiva, contador, director/fiduciario voluntario o empleado de un negocio, con un solo dueño u otra persona que sea responsable del cobro, de dar razón y de pagar las contribuciones del fondo fudiciario. Se considera también responsable a la persona que firma los cheques del negocio o a la que posee la autoridad para hacer uso de los fondos del negocio.

   Intencionalmente significa de forma voluntaria, a sabiendas y deliberadamente. Una persona actúa intencionalmente si la misma sabe que las acciones requeridas del cobro, de dar razón y de pagar las contribuciones al fondo fiduciario no se están llevando a cabo. También, el hacer caso omiso a los riesgos obvios y conocidos al derecho del gobierno de recibir contribuciones al fondo fiduciario.

Multa “promediada” por no depositar.   El IRS podría imponerle una multa “promediada” por no depositar (FTD, por sus siglas en inglés) del 2% al 10% si usted es depositante de itinerario mensual y no completó debidamente la línea 14 del Formulario 941-PR cuando su obligación contributiva (línea 10) que aparece en el Formulario 941-PR era $2,500 o más.

  El IRS también podría imponerle una multa “promediada” del 2% al 10% si usted es depositante de itinerario bisemanal y su obligación contributiva (línea 10) que aparece en el Formulario 941-PR era $2,500 o más, y usted realizó una de las siguientes:
  • Completó la línea 14 del Formulario 941-PR en vez del Anexo B (Formulario 941-PR).

  • No adjuntó el Anexo B (Formulario 941-PR) debidamente completado.

  • No completó debidamente el Anexo B (Formulario 941-PR) al, por ejemplo, anotar depósitos contributivos en vez de obligaciones contributivas en los espacios enumerados.

  La multa por no depositar se calcula tomando su obligación contributiva total que aparece en la línea 10 del Formulario 941-PR y distribuyéndola equitativamente a lo largo del período contributivo. Como resultado, sus depósitos y pagos tal vez no sean contados como presentados en el plazo de tiempo, debido a que las fechas reales de sus obligaciones contributivas no pueden ser determinadas con certeza por el IRS.

  Se puede evitar una multa “promediada” por no depositar, revisando su planilla antes de radicarla. Siga los siguientes pasos antes de radicar su Formulario 941-PR:
  • Si es depositante de itinerario mensual, declare sus obligaciones contributivas (no sus depósitos) en los espacios de anotación en la línea 14 del Formulario 941-PR.

  • Si es depositante de itinerario bisemanal, declare sus obligaciones contributivas (no sus depósitos) en el Anexo B (Formulario 941-PR) en las líneas que representan las fechas en que sus empleados fueron pagados.

  • Verifique que su obligación total que aparece en la línea 14 del Formulario 941-PR o en la parte inferior del Anexo B (Formulario 941-PR) es igual a su obligación contributiva que aparece en la línea 10 del Formulario 941-PR.

  • No muestre cantidades negativas en la línea 14 o en el Anexo B (Formulario 941-PR).

  • Para errores de períodos anteriores, no ajuste su obligación contributiva declarada en la línea 14 del Formulario 941-PR o en el Anexo B (Formulario 941-PR). En su lugar, radique una planilla ajustada (Formulario 941-X (PR) (si está ajustando un Formulario 941-PR que radicó anteriormente) o 944-X (PR) (si está ajustando un Formulario 944-PR que radicó anteriormente) o 944-X (SP) (si está ajustando un Formulario 944(SP) que radicó anteriormente)), si también está ajustando su obligación contributiva. Si sólo está ajustando sus depósitos en respuesta a un aviso de multa por no hacer un depósito, vea las instrucciones para el Anexo B (Formulario 941-PR).

  
Si usted radicó el Formulario 944(SP) para 2013 y la línea 7 era de $2,500 o más, se le requirió completar las líneas 13a a 13m, inclusive, en el Formulario 944(SP) o adjuntar el Anexo B (Formulario 941-PR), Registro de la Obligación Contributiva para los Depositantes de Itinerario Bisemanal. Si no completó las líneas 13a a 13m, inclusive, o no adjuntó el Anexo B (Formulario 941-PR), según lo requerido, el IRS podría imponerle una multa “promediada” por no depositar (FTD, por sus siglas en inglés).

12. Planillas para patronos

Instrucciones generales.   Radique el Formulario 941-PR (o Formulario 944(SP)) para declarar los salarios de empleados no agrícolas y el Formulario 943-PR para declarar los salarios de empleados agrícolas.

Patronos que no son patronos agrícolas.   Radique el Formulario 941-PR para el primer trimestre natural, además de los trimestres subsiguientes, en que usted pague salarios a sus trabajadores no agrícolas, a menos que sea patrono de empleados estacionales o radica una planilla final.

  El plazo para radicar la planilla y pagar las contribuciones adeudadas para cada trimestre del año natural vence en las siguientes fechas:
Trimestre: Vence el:
enero, febrero, marzo 30 de abril
abril, mayo, junio 31 de julio
julio, agosto, septiembre 31 de octubre
octubre, noviembre, diciembre 31 de enero
Sin embargo, si hizo a tiempo un depósito por la totalidad de la contribución del trimestre completo, tendrá hasta 10 días adicionales a partir de las fechas de vencimiento indicadas anteriormente para radicar su planilla. Si la fecha de vencimiento para radicar su planilla es un sábado, domingo o día festivo oficial, usted puede radicarla al siguiente día laborable.

  Si su negocio dejó de operar o si dejó de pagar salarios y no tiene que radicar planillas en el futuro, marque el encasillado para la planilla final e indique la fecha en que hizo el último pago de salarios en la línea 15 del Formulario 941-PR.

Formulario 944(SP).   Si el IRS le notificó que radique el Formulario 944(SP), radíquelo para 2013 a más tardar el 31 de enero de 2014 (o a más tardar el 10 de febrero de 2014 si depositó todas las contribuciones cuando vencieron).

Patronos de empleados domésticos que declaran las contribuciones al Seguro Social y al Medicare.   Si es empresario por cuenta propia y radica el Formulario 941-PR (o Formulario 944(SP)) para sus empleados del negocio que opera, también puede incluir en el Formulario 941-PR (o Formulario 944(SP)) las contribuciones correspondientes a sus empleados domésticos. De lo contrario, declare las contribuciones al Seguro Social y al Medicare en el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). Vea la Publicación 926, Household Employer's Tax Guide (Guía contributiva para patronos de empleados domésticos), en inglés, para más información.

Patronos de trabajadores agrícolas.   Todo patrono que emplee trabajadores agrícolas tendrá que radicar el Formulario 943-PR para cada año natural durante el cual el patrono empieza a pagar $2,500 o más por trabajo agrícola o emplea a un trabajador agrícola que reúne el requisito de los $150 en el apartado 7 .

  Radique el Formulario 943-PR para cada año en que pagó sueldos y salarios por labor agrícola sujetos a contribución. Puede declarar en el Formulario 943-PR los salarios de sus empleados domésticos que trabajan en la residencia privada de una finca operada con fines de lucro. No declare los salarios pagados a sus trabajadores agrícolas en el Formulario 941-PR (o Formulario 944(SP)) .

  Radique el Formulario 943-PR ante el IRS a más tardar el 31 de enero que sigue inmediatamente al año al que corresponde la planilla. Al radicarla, deberá pagar las contribuciones por las cuales no se requiere que haga un depósito. Si depositó todas las contribuciones en el plazo requerido, tendrá hasta el 10 de febrero para radicar el Formulario 943-PR.

Multas o penalidades.   Para cada mes completo o parcial que una planilla no es radicada cuando se requiere hacerlo (sin tomar en cuenta prórrogas de la fecha de vencimiento para su radicación), se impondrá una multa o penalidad por no radicar que es del 5% de la cantidad de la contribución adeudada con esa planilla. La multa máxima es, generalmente, el 25% de la contribución adeudada. Además, por cada mes completo o parcial que la contribución se paga tardíamente (sin tomar en cuenta prórrogas de la fecha de vencimiento del pago), se impondrá una multa por pago tardío del 0.5% por mes de la cantidad de la contribución. Solamente para las personas físicas que radican, la multa por pago tardío se reduce del 0.5% por mes al 0.25% por mes, si rige un acuerdo de pagos a plazo. Usted tiene que haber radicado su planilla a más tardar en la fecha de vencimiento para reunir los requisitos para la multa reducida. La cantidad máxima de la multa por pago tardío también es del 25% de la contribución adeudada. Si ambas multas se imponen en cualquier mes, la multa por no radicar es reducida por la cantidad de la multa por pago tardío. Las multas no se le cobrarán si tiene motivo razonable por el cual no radicó o no pagó. Si recibió una notificación de multa, puede explicar por qué cree que existe un motivo razonable.

Planilla anual y pago de la contribución federal para el desempleo (contribución FUTA).   El 31 de enero de 2013 vence el plazo concedido para radicar la planilla de contribución para el fondo federal del desempleo (contribución FUTA), el Formulario 940-PR. Si pagó todos los depósitos de la contribución FUTA a tiempo, puede radicar el Formulario 940-PR a más tardar el 11 de febrero de 2013. Vea el apartado 10 para más detalles.

Patrono sucesor.   Un patrono sucesor es un patrono que adquiere casi toda la propiedad usada en un oficio, profesión o negocio de otra persona (un patrono anterior) o la propiedad usada en una unidad separada de un oficio o negocio de un patrono anterior y emplea inmediatamente después de la adquisición a uno o más empleados que fueron empleados del patrono anterior.

Crédito especial para un patrono sucesor.    usted adquirió un negocio de otro patrono que estaba obligado a pagar la contribución FUTA, podría incluir las remuneraciones pagadas por el patrono anterior a los empleados que siguen trabajando para usted al calcular la base salarial de $7,000. Vea las Instrucciones para el Formulario 940-PR. Para más información, visite la oficina del IRS en Guaynabo o llame al 1-800-829-4933.

Declaración de los ajustes a los Formularios 941-PR, 944(SP) o 943-PR

Ajustes del período en curso.   Haga ajustes del período en curso por fracciones de centavos, compensación por enfermedad, propinas y seguro temporal de vida colectivo a término fijo en su Formulario 941-PR, 944(SP) o 943-PR. Vea las Instrucciones para el Formulario 941-PR, 944(SP) o 943-PR para obtener información sobre cómo declarar estos ajustes.

Ajustes de períodos anteriores

El Formulario 944-PR ha sido eliminado a partir del año contributivo 2012. A partir del 2012, tiene que utilizar el Formulario 944(SP) (o el Formulario 944, en inglés). El Formulario 944-X (PR) se utiliza para enmendar los Formularios 944-PR radicados en años anteriores. El Formulario 944-X (SP) se utiliza para enmendar el Formulario 944(SP) que se ha radicado anteriormente.

Planillas para ajustes en períodos anteriores.   Si después de haber radicado los formularios 941-PR, 944-PR o 944(SP) descubre un error use el Formulario 941-X (PR), el Formulario 944-X (PR) o el Formulario 944-X (SP) para hacer la corrección. También, existe el Formulario 943-X (PR) para hacer correcciones al Formulario 943-PR. El Formulario 941-X (PR), el Formulario 944-X (PR) y el Formulario 944-X (SP) reemplazan al Formulario 843, Claim for Refund and Request for Abatement (Reclamación de reembolso y solicitud de una reducción en la contribución), en inglés, para que los patronos soliciten un reembolso o reducción de las contribuciones sobre la nómina pagadas en exceso. Continúe usando el Formulario 843 cuando solicite un reembolso o reducción en los intereses o multas que le han sido determinados.

Vea la Revenue Ruling (Resolución Administrativa Contributiva) 2009-39, que se encuentra en la página 951 del Internal Revenue Bulletin (Boletín de Rentas Internas) 2009-52, disponible en inglés, para ejemplos de cómo el ajuste y reclamo libre de intereses aplica en 10 diferentes situaciones. Usted puede encontrar la Resolución 2009-39 en el enlace www.irs.gov/irb/2009-52_IRB/ar14.html.

Antecedentes.   La Treasury Decision 9405 (Decisión del Tesoro 9405), en inglés, cambió el proceso para hacer ajustes libres de intereses a las contribuciones sobre la nómina declaradas en el Formulario 941-PR, 943-PR, 944-PR y 944(SP) y para radicar una reclamación para el reembolso de las contribuciones sobre la nómina. La Decisión del Tesoro 9405, que se encuentra en la página 293 del Internal Revenue Bulletin (Boletín de Rentas Internas) 2008-32, puede verse en inglés en el sitio web www.irs.gov/irb/2008-32_IRB/ar13.html. Usted usará el proceso del ajuste si declaró contribuciones sobre la nómina insuficientes (de menos) y está haciendo un pago, o si declaró en exceso dichas contribuciones y estará aplicando el crédito al período del Formulario 941-PR, 943-PR, 944(SP) o 944-PR durante el cual radica el Formulario 941-X (PR), 943-X (PR), 944-X (SP) o 944-X (PR). Usará el proceso de reclamación si declaró las contribuciones sobre la nómina en exceso y está solicitando el reembolso o la reducción de la cantidad declarada en exceso. Los términos “corregir” y “correcciones” se usan para incluir los ajustes libres de intereses conforme a las secciones 6205 y 6413 y las reclamaciones de reembolso y de reducción de contribuciones conforme a las secciones 6402, 6404 y 6414 del Código Federal de Rentas Internas.

Proceso para hacer ajustes a las contribuciones sobre la nómina.   Cuando descubra un error en un Formulario 941-PR, 943-PR, 944(SP) o 944-PR que radicó anteriormente, usted tiene que:
  • Corregir el error por medio del Formulario 941-X (PR), 943-X (PR), 944-X (SP) o 944-X (PR) (únicamente hasta el año contributivo 2011);

  • Radicar un Formulario 941-X (PR), 943-X (PR), 944-X (SP) o 944-X (PR) (únicamente hasta el año contributivo 2011) por separado por cada Formulario 941-PR, 943-PR, 944(SP) o 944-PR (únicamente hasta el año contributivo 2011) que corrija y

  • Radicar el Formulario 941-X (PR), 943-X (PR) o 944-X (SP) por separado. No radique el Formulario 941-X (PR), 943-X (PR) o 944-X (SP) junto con el Formulario 941-PR, 943-PR o 944(SP).

  Declare los ajustes trimestrales actuales debido a fracciones de centavos, compensación por enfermedad pagada por terceros, propinas y seguro temporal de vida colectivo a término fijo en el Formulario 941-PR usando las líneas 7 a la 9, en el Formulario 943-PR, en la línea 10 o usando la línea 6 en el Formulario 944(SP) o 944-PR (únicamente hasta el año contributivo 2011). Declare la corrección de las cantidades declaradas de menos y las declaradas en exceso correspondientes al mismo período contributivo en un solo Formulario 941-X (PR), 943-X (PR), 944-X (SP) o 944-X (PR) (únicamente hasta el año contributivo 2011), a menos que esté solicitando un reembolso. Si solicita un reembolso o reducción y está corrigiendo las cantidades declaradas de menos y las declaradas en exceso, radique un Formulario 941-X (PR), 943-X (PR), 944-X (SP) o 944-X (PR) (únicamente hasta el año contributivo 2011), que corrige sólo las cantidades declaradas de menos y un segundo Formulario 941-X (PR), 943-X (PR), 944-X (SP) o 944-X (PR) (únicamente hasta el año contributivo 2011), que corrige las cantidades declaradas en exceso. Siga la tabla al dorso del Formulario 941-X (PR), 943-X (PR), 944-X (SP) o 944-X (PR) (únicamente hasta el año contributivo 2011), para obtener ayuda para determinar si debe usar el proceso de ajuste o el proceso de reclamación. Para más detalles sobre cómo hacer un ajuste o una reclamación de reembolso o reducción, vea las Instrucciones para el Formulario 941-X (PR), las Instrucciones para el Formulario 943-X (PR) o las Instrucciones para el Formulario 944-X (SP).

Excepciones a las correcciones de las contribuciones sobre la nómina libres de intereses.   Una corrección no cumple con los requisitos para el trato libre de intereses si:
  • Las cantidades declaradas de menos están relacionadas con un asunto o problema que surgió durante una auditoría de un período anterior o

  • Usted conscientemente declaró de menos su obligación contributiva sobre la nómina.

  La corrección no reunirá los requisitos para el tratamiento libre de intereses después de lo primero que ocurra entre las siguientes:
  • Recibió una notificación y solicitud de pago de parte del IRS después de que se hizo la determinación o

  • Recibió la Carta 3523, Notice of Determination of Worker Classification (Determinación de la clasificación de un trabajador), en inglés, de parte del IRS.

Ajustes a la retención de la Contribución Adicional al Medicare.   Generalmente, puede corregir los errores a los salarios sujetos a la retención de la Contribución Adicional al Medicare sólo si encuentra el error en el mismo año natural en el cual los salarios fueron pagados. Usted no puede ajustar las cantidades declaradas como retención de la Contribución Adicional al Medicare en un año natural previo, a menos que se efectúe para corregir un error clerical o si la sección 3509 del Código Federal de Rentas Internas aplica. Si usted pago en exceso la Contribución Adicional al Medicare, usted no puede presentar una reclamación de reembolso por la cantidad del pago en exceso a menos que la cantidad no fue retenida de los salarios del empleado.

Recaudando las contribuciones retenidas de menos de los empleados.   Si no le retuvo al empleado las contribuciones al Seguro Social y al Medicare, o si le retuvo menos de la cantidad correcta de contribución que se debiera haber retenido de los salarios del empleado, puede llegar a un acuerdo con el empleado más tarde para corregir el problema en su próximo pago de salarios. Pero usted es responsable de toda cantidad pagada de menos. Todo reembolso de los fondos propios del empleado por cantidades no retenidas tiene que resultar de un acuerdo entre usted y el empleado. La Contribución Adicional al Medicare debe ser recuperada del empleado a más tardar el último día del año natural. Hay reglas especiales que rigen en el caso de propinas. Vea el apartado 6 .

Reintegro de cantidades incorrectamente retenidas de los empleados.   Si le retuvo al empleado las contribuciones al Seguro Social y al Medicare en exceso de la cantidad correcta requerida de sus salarios, y descubre el error antes de radicar el Formulario 941-PR, 944(SP) o 943-PR, devuélvale o reembólsele la cantidad retenida en exceso al empleado antes de radicar la planilla.

Nota:   Un patrono le reembolsa la cantidad retenida en exceso de un empleado al aplicar la cantidad retenida en exceso contra la contribución retenida de salarios futuros.

  Asegúrese de guardar en sus récords el recibo por escrito del empleado, indicando la fecha y la cantidad del reembolso o reintegro. Si usted no le ha reintegrado o reembolsado las cantidades retenidas en exceso, tiene que declarar y pagar toda contribución retenida en exceso al radicar su planilla para el período contributivo durante el cual ocurrió la recaudación en exceso.

  Para una recaudación en exceso que declaró previamente en un Formulario 941-PR, 944(SP) o 943-PR, se requiere que el patrono le devuelva o reembolse esa cantidad a sus empleados antes de radicar una planilla enmendada de la contribución sobre la nómina. Toda retención en exceso de la Contribución Adicional al Medicare tiene que ser reintegrada o reembolsada al empleado antes de que finalice el año natural en donde ésta fue retenida. Usted no puede ajustar las cantidades declaradas como retención de la Contribución Adicional al Medicare en un año natural previo, a menos que se efectúe para corregir un error clerical o si la sección 3509 del Código Federal de Rentas Internas corresponde. Los patronos que radican una reclamación de reembolso por las contribuciones al Seguro Social y al Medicare pagadas en exceso pueden devolver o reembolsar a los empleados la parte de la contribución FICA correspondiente a dichos empleados primero u obtener una autorización de los empleados para radicar una reclamación por la contribución en exceso en nombre de ellos. Los patronos tienen que conservar el acuse de recibo por escrito del empleado y que indica la fecha y la cantidad de la devolución, reembolso o de la autorización por escrito del empleado. Usted no debe utilizar una reclamación de reembolso para corregir los errores de retención de la Contribución Adicional al Medicare.

13. Los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR

A más tardar el 31 de enero usted deberá entregar las Copias B y C del Formulario 499R-2/W-2PR a cada empleado que trabajó para usted durante el año contributivo anterior. Si un empleado suyo deja de trabajar para usted durante el año, entréguele el comprobante en cualquier momento después de que se acabe el empleo, pero a más tardar el 31 de enero del año siguiente. Sin embargo, si el empleado le solicita el Formulario 499R-2/W-2PR, entrégueselo dentro de los 30 días después de la petición o de la fecha en que le pagó al empleado su último sueldo, lo que ocurra por último.

Para el 28 de febrero de 2014, envíe el Original de todos los Formularios 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3PR correspondientes al año 2013 a:

Social Security Administration  
Data Operations Center 
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Si usa un servicio de entrega privado para enviar sus comprobantes, envíelos a:

Social Security Administration  
Data Operations Center 
ATTN: W-2 Process  
1150 E. Mountain Drive  
Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Más información.   Si desea más información sobre la radicación del Formulario 499R-2/W-2PR ante la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés), vea las Instrucciones para el Formulario W-3PR. También, puede obtener información accediendo al sitio web de la SSA en www.segurosocial.gov y pulse sobre la pestaña titulada “Empresas y Gobierno”.

Problemas con la radicación electrónica.   Si tiene problemas con la radicación electrónica, póngase en contacto con la SSA al 1-888-772-2970. El servicio está disponible en inglés. Si desea hablar con un Funcionario de Enlace de Servicios para su región, llame al 212-264-1117 (llamada con costo). También, puede visitar el sitio web de la SSA para los Funcionarios de Enlace en www.ssa.gov/employer/wage_reporting_specialists.htm.

Solicitud de exención de radicación de declaraciones informativas por medios electrónicos.   Usted puede solicitar una exención para la radicación por medios electrónicos en el Formulario 8508, Request for Waiver From Filing Information Returns Electronically, (Solicitud de exención de radicación de declaraciones informativas por medios electrónicos), en inglés. Debe presentar el Formulario 8508 al IRS por lo menos 45 días antes de la fecha de vencimiento para la presentación del Formulario 499R-2/W-2PR. Para más información, vea las instrucciones del Formulario 8508, disponibles en inglés.

Radicación de Formularios 499R-2/W-2PR ante el Departamento de Hacienda.   Si desea información sobre cómo radicar los Formularios 499R-2/W-2PR ante el Departamento de Hacienda, además de las fechas de vencimiento que le podrían corresponder, visite www.hacienda.gobierno.pr o llame al (787) 722-0216.

14. Retención de la contribución federal sobre ingresos

No debe retener la contribución federal sobre ingresos de los pagos que haga a un empleado que es ciudadano o extranjero residente de los Estados Unidos si los servicios son prestados en Puerto Rico y se dan las dos condiciones siguientes:

  1. La ley de Puerto Rico exige que usted retenga la contribución estatal sobre ingresos de los pagos que haga al empleado por servicios prestados y

  2. Usted no representa al gobierno de los Estados Unidos ni a una agencia de éste.

Tampoco debe retener la contribución federal sobre ingresos de los pagos que haga a un empleado que es ciudadano o extranjero residente de los Estados Unidos si los servicios son prestados en Puerto Rico y se dan las dos condiciones siguientes:

  1. Es razonable creer que el empleado será residente de buena fe (bona fide) de Puerto Rico durante todo el año natural y

  2. Usted no representa al gobierno de los Estados Unidos ni a una agencia de éste.

Debe retener la contribución federal sobre ingresos de los pagos que haga a un empleado que es ciudadano o extranjero residente de los Estados Unidos si los servicios son prestados en Puerto Rico y se dan las dos condiciones siguientes:

  1. La ley de Puerto Rico no exige que usted retenga la contribución sobre ingresos de los pagos que haga al empleado por servicios prestados y

  2. El empleado no piensa adquirir residencia de buena fe (bona fide) en Puerto Rico durante el año natural.

Si desea obtener información adicional sobre la retención de la contribución federal sobre ingresos, visite la oficina del IRS en Guaynabo.


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