Mẫu W-2 Chủ lao động phải điền, nộp qua mạng hoặc qua đường bưu điện cho Sở An sinh Xã hội (SSA) (tiếng Anh) và cung cấp cho nhân viên của họ Mẫu W-2, Báo cáo Tiền lương và thuế (tiếng Anh) cho biết tiền lương và các khoản thuế đã khấu lưu trong năm cho mỗi nhân viên. Vì quyền lợi an sinh xã hội và Medicare của nhân viên được tính dựa trên thông tin có trên Mẫu W-2 nên điều quan trọng là cần phải soạn Mẫu W-2 một cách chính xác và kịp thời. Mẫu W-3 Bất cứ ai phải nộp Mẫu W-2 cũng phải nộp Mẫu W-3, Chuyển phát Báo cáo Tiền lương và thuế (tiếng Anh) để gửi Bản Sao A của Mẫu W-2 cho SSA. Tổng số tiền được khai báo trên các mẫu thuế liên quan đến việc làm (Mẫu 941 (tiếng Anh), Mẫu 943 (tiếng Anh), Mẫu 944 (tiếng Anh) hoặc Bảng H (Mẫu 1040) (tiếng Anh) cho năm) phải giống với số tiền được khai báo trên Mẫu W-3. Nếu bạn có thắc mắc về một ô nào đó trên Mẫu W-2 hoặc Mẫu W-3, xin tham khảo Hướng dẫn tổng quát cho Mẫu W-2 và Mẫu W-3 (tiếng Anh) để biết chi tiết từng ô. Xin nhớ đặt hàng Mẫu W-3 khi bạn đặt hàng Mẫu W-2. Khi bạn e-file (các) Mẫu W-2 của mình cho SSA, bạn không cần phải nộp Mẫu W-3. Dịch vụ W-2 trực tuyến (tiếng Anh) của họ sẽ tạo Mẫu W-3 điện tử cho bạn. Khi nào nộp Bạn phải gửi qua thư hoặc điện tử Bản Sao A của (các) Mẫu W-2 cho SSA cùng với Mẫu W-3 (tiếng Anh) được chuyển tiếp trước ngày 31 tháng 1 năm 2024. Ngày đáo hạn đặc biệt sẽ áp dụng nếu bạn đã chấm dứt hoạt động kinh doanh của mình. Bạn phải cung cấp Bản Sao B, C và 2 của Mẫu W-2 cho nhân viên của mình trước ngày 31 tháng 1 năm 2024. Bạn sẽ đáp ứng yêu cầu cung cấp nếu mẫu được ghi địa chỉ chính xác và gửi qua đường bưu điện vào hoặc trước ngày đáo hạn. Nếu một nhân viên ngừng làm việc cho bạn trước cuối năm, bạn có thể cung cấp Mẫu W-2 cho nhân viên cũ của mình bất kỳ lúc nào trước đó nhưng không muộn hơn ngày 31 tháng 1 năm 2024. Nếu nhân viên của bạn yêu cầu Mẫu W-2, bạn phải cung cấp cho nhân viên của bạn Bản Sao B, C và 2 trong vòng 30 ngày kể từ ngày yêu cầu hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày thanh toán lương cuối cùng, tùy theo thời điểm nào đến sau. Yêu cầu nộp bằng điện tử Chủ lao động nộp 10 (tiếng Anh) hoặc nhiều hơn tờ khai thông tin, bao gồm Mẫu W-2, phải nộp bằng điện tử trừ khi được IRS miễn. Tất cả các chủ lao động được khuyến khích nộp các Mẫu W-2 bằng điện tử. Để biết thêm thông tin về nộp bằng điện tử, hãy tham khảo Hướng dẫn tổng quát cho Mẫu W-2 và Mẫu W-3 (tiếng Anh) và Chủ đề số 801, Chủ đề số 802 và Chủ đề số 803. Bạn có thể nhận thêm thông tin về việc nộp bằng điện tử cho Mẫu W-2 và W-3 từ Dịch vụ Doanh nghiệp trực tuyến (BSO) (tiếng Anh)của SSA hoặc bằng cách gọi 800-772-6270 (TTY 800-325-0778). Nộp bằng thư Mẫu W-2 chính thức có sẵn dưới dạng gói mẫu đơn có nhiều bản sao. Gói mẫu đơn cung cấp tất cả sáu bản sao mà người dùng có thể cần cho mỗi Mẫu W-2 (Bản sao A, Bản sao 1, Bản sao B, Bản sao C, Bản sao 2 và Bản sao D). Địa chỉ gửi Bản sao A của (các) Mẫu W-2 và Mẫu W-3 cũng được liệt kê trong Hướng dẫn tổng quát cho Mẫu W-2 và Mẫu W-3 (tiếng Anh). Mẫu W-3 và Bản sao A của mỗi Mẫu W-2 mà bạn gửi cho SSA phải là phiên bản mực đỏ chính thức (hoặc phiên bản thay thế được phê duyệt) và có thể đặt hàng trực tuyến (tiếng Anh) hoặc bằng cách gọi 800-TAX-FORM (800-829-3676). Tham khảo Hướng dẫn tổng quát cho Mẫu W-2 và Mẫu W-3 (tiếng Anh) để biết thêm thông tin. Tạo một bản sao của Mẫu W-3 và một bản sao của mỗi Mẫu W-2 (Bản sao A hoặc Bản sao D) để lưu giữ trong hồ sơ của bạn trong ít nhất 4 năm. Gửi Bản sao 1, nếu có, đến sở thuế tiểu bang, thành phố hoặc địa phương của bạn. Hãy liên hệ với sở thuế tiểu bang, thành phố hoặc địa phương đó để biết các yêu cầu và thông tin chuyển tải. Chuẩn bị Mẫu W-2 Ghi tất cả các mục nhập bằng mực đen và nếu có thể, dùng phông chữ Courier 12 chấm. Các mục nhập được đọc bằng máy. Chữ viết tay, tập lệnh hoặc phông chữ in nghiêng không được khuyến khích. Các mục nhập bằng mực khác ngoài mực đen không thể đọc được. Ghi tất cả đồng đô la mà không ghi ký hiệu đồng đô la và dấu phẩy, dùng dấu thập phân (00000.00). Ghi phần tiền xu của số tiền; dùng số không nếu không có xu nào. Xin đừng tẩy xóa, gạch ngang hoặc bôi trắng. Bản sao A phải hoàn toàn không chứa lỗi. Nếu bạn mắc một lỗi, hãy đặt dấu "X" trong ô "VOID (Bỏ)", sử dụng Mẫu W-2 kế tiếp và bắt đầu lại. Đừng viết "đã sửa chữa" vào Mẫu W-2 kế tiếp. Vì Mẫu W-2 được in với hai mẫu trên một trang duy nhất nên xin hãy gửi nguyên trang của Bản sao A (trang in bằng mực đỏ) đến SSA ngay cả khi mẫu bỏ trống. Xin đừng cắt hoặc gấp trang. Xin đừng đóng đinh ghim các Mẫu W-2 với nhau hoặc với Mẫu W-3. Nếu có một ô không áp dụng, xin hãy để trống. Chỉnh sửa Nếu bạn phát hiện ra một lỗi trên Mẫu W-2 của nhân viên sau khi đã gửi cho SSA, xin nộp Mẫu W-2c, Báo cáo Tiền lương và thuế được chỉnh sửa (tiếng Anh). Nộp Mẫu W-3c, Chuyển phát Báo cáo Tiền lương và thuế đã sửa (tiếng Anh) bất cứ lúc nào bạn trình nộp Mẫu W-2c lên SSA. Việc sửa đổi Mẫu W-2c có thể được thực hiện bằng điện tử đối với mẫu W-2 được nộp bằng cách sử dụng Dịch vụ Doanh nghiệp trực tuyến (BSO). Thông tin bổ sung Ấn phẩm 15 (Thông tư E), Hướng dẫn thuế cho Chủ lao động (tiếng Anh) Ấn phẩm 51, (Thông tư A), Hướng dẫn thuế cho Chủ lao động Nông nghiệp (tiếng Anh) Ấn phẩm 15-A, Hướng dẫn bổ sung cho thuế của Chủ lao động (tiếng Anh) Mẫu 8809, Đơn xin gia hạn thời gian nộp Tờ khai thông tin (tiếng Anh) Mẫu 8508, Yêu cầu miễn nộp tờ khai thông tin bằng điện tử (tiếng Anh)PDF Ấn phẩm 1141, Quy tắc tổng quát và Chi tiết kỹ thuật cho các Mẫu thay thế của W-2 và W-3 (tiếng Anh) Ấn phẩm 1223, Quy tắc tổng quát và Chi tiết kỹ thuật cho các Mẫu thay thế của W-2c và W-3c (tiếng Anh)
