Cómo entender los impuestos sobre la nómina

Los empleadores tienen que depositar y declarar los impuestos sobre la nómina. Para obtener más información sobre los formularios específicos y su fecha de vencimiento, consulte la página Fechas de vencimiento para la declaración.

Al final del año, usted tiene que preparar y presentar el Formulario W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos (en inglés) para declarar los salarios, propinas y otra remuneración (incluidos los pagos que no son en efectivo) pagados a cada empleado(a) en su ocupación o negocio. Utilice el Formulario W-3, Transmisión de comprobantes de Retención (en inglés) para transmitir los Formularios W-2 a la Administración del Seguro Social. Usted tiene que proporcionar una copia del Formulario W-2 a sus trabajadores para que puedan informar con precisión los salarios que les pagó.

Impuesto federal sobre los ingresos

Normalmente, los empleadores tienen que retener el impuesto federal sobre los ingresos de los salarios de los empleados(as). Para calcular cuánto impuesto se tiene que retener, utilice el Formulario W-4 (SP), Certificado de Retenciones del Empleado, el método apropiado y la tabla de retención correspondiente descrita en la Publicación 15-T, Métodos de retención del impuesto federal sobre los ingresos (en inglés).

Es posible que los empleadores deseen que sus empleados utilicen la herramienta del estimador de retención de impuestos para calcular el impuesto federal sobre los ingresos que desean que su empleador retenga de su cheque de pago.

Impuestos al Seguro Social y al Medicare

Normalmente, los empleadores tienen que retener parte de los impuestos al Seguro Social y al Medicare de los salarios del empleado(a) y pagar la parte del empleador(a) de estos impuestos.

Los impuestos al Seguro Social y al Medicare tienen tasas diferentes y solo el impuesto al Seguro Social tiene un límite de base salarial. El límite de la base salarial es el salario máximo sujeto al impuesto en el año. Determine la cantidad de retención de impuestos al Seguro Social y al Medicare multiplicando cada pago por la tasa de impuestos del empleado(a).

Para obtener el límite de la base salarial al Seguro Social del año en curso y las tasas de impuestos al Seguro Social y al Medicare, consulte la Publicación 15 (sp) (Circular E), Guía Tributaria para Empleadores.

Impuesto adicional al Medicare

Además, los empleadores son responsables de la retención del 0.9% por el impuesto adicional al Medicare sobre los salarios y la remuneración del empleado(a) que supere los $200,000 en un año calendario. Usted tiene que comenzar a retener el impuesto adicional al Medicare en el período de pago en el que pague salarios superiores a $200,000 a un empleado(a) y continuar reteniéndolos en cada período de pago hasta el final del año calendario. No hay aportación igualada por parte del empleador(a) para el impuesto adicional al Medicare.

Para información adicional, vea nuestras Preguntas y respuestas sobre el impuesto adicional al Medicare (en inglés) y la Publicación 15 (sp).

Impuesto federal para el desempleo (FUTA)

Los empleadores declaran y pagan el impuesto federal para el desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) separado del impuesto federal sobre los ingresos y de los impuestos al Seguro Social y al Medicare. Usted paga el impuesto FUTA solamente de sus propios fondos. Los empleados(as) no pagan este impuesto ni se les retiene de su paga. Consulte la Publicación 15 (sp)  y la Publicación 15-A, Guía tributaria suplementaria para el empleador (en inglés) para más información sobre el impuesto FUTA.

Cómo depositar los impuestos sobre la nómina

Por lo general, usted tiene que depositar el impuesto federal sobre los ingresos retenidos, así como los impuestos al Seguro Social y al Medicare del empleador(a) y del empleado(a) y los impuestos de FUTA. Los requisitos para depositar, como se explica en la Publicación 15 (sp), varían según su negocio y la cantidad que retuvo.

Los depósitos de impuestos federales tienen que realizarse mediante transferencias electrónicas de fondos (EFT, por sus siglas en inglés).

Puede realizar pagos utilizando el Sistema de Pago Electrónico del Impuesto Federal (EFTPS, por sus siglas en inglés) gratuito del gobierno o mediante uno de los siguientes métodos que pueden cobrar un cargo:

• Solicite a su institución financiera que inice un pago de crédito de la cámara de compensación automatizada (ACH, por sus siglas en inglés) en su nombre.
• Solicite a una tercera persona de confianza, como un profesional de impuestos o un servicio de nómina, que realice el pago por usted.
• Solicite a su institución financiera que le realice una transferencia de impuestos el mismo día.

Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia

El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es un impuesto al Seguro Social y al Medicare primordialmente para personas que trabajan por su propia cuenta. Es similar a los impuestos al Seguro Social y al Medicare que se retienen del pago de la mayoría de los empleados(as).