Формы и связанные с ними налоги для независимых подрядчиков

Форма W-9

Если вы определили, что человек, которому вы платите, является независимым подрядчиком, первым шагом является заполнение подрядчиком Формы W-9 «Запрос идентификационного номера налогоплательщика и сертификации. Эта форма может быть использована для запроса точного имени и идентификационного номера налогоплательщика или TIN работника. Форма W-9 должна храниться в ваших файлах в течение четырех лет для будущих ссылок в случае любых вопросов со стороны работника или IRS.

Форма 1099-NEC

Начиная с выплат, произведенных в 2020 налоговом году, вы должны использовать Форму 1099-NEC «Заработная плата работника, работающим не по найму» (Английский), чтобы указать выплаты компенсации работникам, работающим не по найму (NEC), которые ранее указывались в графе 7 Формы 1099-MISC. Отдельные инструкции для тех кто подает/выдает Форму 1099-NEC содержатся в инструкциях к формам 1099-MISC и 1099-NEC за 2020 год (Английский)PDF.

Форма 1099-NEC используется платящей стороной для отчетности о платежах, выданных другим лицам за услуги в рамках профессиональной или коммерческой деятельности.

Если вы заплатили 600 долларов США или более кому-то, кто не является вашим наемным работником, например, субподрядчику, адвокату или бухгалтеру, за услуги, предоставляемые в течение года, вам необходимо заполнить форму 1099-NEC, а копию этой формы необходимо предоставить независимому подрядчику до 31 января того года, который следует за годом оплаты. Вы также должны отправить копию этой формы в IRS до 31 января.

Также обратите внимание, что независимые подрядчики могут иметь своих собственных наемных работников или нанимать других независимых подрядчиков (субподрядчиков). В любом случае они должны быть осведомлены о своих налоговых обязанностях, в том числе о требованиях в отношении подачи соответствующих форм и другой отчетности, касающихся таких работников.

Существуют определенные ситуации, когда 1099-NEC не требуется. Эти исключения перечислены в Инструкциях к Формам 1099-MISC и 1099-NEC (Английский)PDF.

Дополнительное удержание налога и удержание налога с иностранцев-нерезидентов

Возможно, придется удерживать налог с выплат, производимых работникам, работающим не по найму. Существует два вида удержаний, не связанных с заработной платой:

• Удержание не связанное с заработной платой, в соответствии с разделом 3406 Налогового кодекса (IRC) «Дополнительное удержание налога» и разделом 3402.
• Удержание налога с иностранцев-нерезидентов в соответствии с разделом 1441 Налогового кодекса (IRC).

Вы должны удерживать 24% (ставка дополнительного удержания) с подлежащих налогообложению выплат компенсаций лицам, работающим, не по найму, (физическим или юридическим лицам) резидентам США, если резидент США не предоставил свой идентификационный номер налогоплательщика (TIN) в требуемом порядке или IRS уведомляет вас, что TIN, предоставленный получателем, неверен и получатель не удостоверяет свой TIN, как это требуется в уведомлении. Форма 945 «Ежегодная декларация об удержанном федеральном подоходном налоге», должна быть подана, если плательщик обязан произвести дополнительное удержание. Более подробную информацию о Форме 945 см. в теме № 307 «Дополнительное удержание» и Публикации № 15 (Циркуляр E) «Налоговый справочник работодателя» (Английский).

Независимый подрядчик (термин, часто используемый в налоговых соглашениях) в отличие от услуг, выполняемых наемным работником, и частных услуг, выполняемых независимым подрядчиком, являющимся иностранцем-нерезидентом. Платежи, предназначенные для таких лиц, могут облагаться 30-процентным удержанием (ставка удержания для иностранцев-нерезидентов), если более низкая ставка не предусмотрена налоговым соглашением или законом. Если вы не можете определить, является ли получатель платежа иностранным лицом или резидентом США, правила подразумевают, чтобы вы рассматривали получателя платежа как резидента США, не освобожденного от уплаты налогов, и производили дополнительное удержание. Форма 1042 «Годовая декларация о налогах, удерживаемых из доходов иностранных лиц в США» (Английский) должна быть подана, если плательщик обязан подавать Форму 1042-S. Подавать Форму 1042-S необходимо, даже если налог фактически не был удержан. Более подробную информацию об удержании налога с выплат иностранцам-нерезидентам см. в разделе Удержание налога с иностранцев-нерезидентов, Публикации № 515 «Удержание налога с временно проживающих в США иностранцев и иностранных организаций» (Английский) и Публикации № 901 «Соглашения США об избежании двойного налогообложения» (Английский).

Электронная подача Форм серии 1099 посредством системы IRIS

Портал для налогоплательщиков «Information Returns Intake System (IRIS)» (Английский) – это система, которая предоставляет налогоплательщикам бесплатный онлайн-метод электронной подачи форм серии 1099. Этот бесплатный сервис безопасен и точен и не требует специального программного обеспечения. Данный фактор особенно ценен для тех малых компаний, которые в настоящее время отправляют свои Формы 1099 в IRS в бумажном формате. Используя портал, компании могут подавать запрос об автоматическом продлении, вносить исправления и экономить на расходах, связанных с подачей документов в бумажном формате. Портал позволяет вводить данные для создания Формы 1099 путем внесения информации или загрузки файла .csv. Для получения дополнительной информации см. Публикацию № 5717 «Руководство пользователя портала IRS» (Английский)PDF. Налогоплательщики могут продолжать использовать Систему подачи информационных налоговых деклараций в электронном виде (Filing Information Returns Electronically (FIRE) для подачи информационных деклараций.

Подача деклараций в электронном виде посредством системы FIRE

Система подачи информационных деклараций в электронном виде (FIRE) (Английский) создана для финансовых учреждений и других организаций с целью подачи информационных деклараций посредством Форм 1042-S, 1098, 1099, 5498, 8027 или W-2G. Информационные декларации могут быть поданы в электронном виде, однако вы должны иметь программное обеспечение, позволяющее создать файл в надлежащем формате, как того требует Публикация № 1220. FIRE не предоставляет варианта заполняемой электронной формы.

Требование к электронной подаче документов

В нормативные положения были внесены поправки, в соответствии с этими поправками был снижен порог до 10 деклараций, при котором работодатели должны подавать определенные информационные декларации. Например, Форма серии 1099, которая должна быть подана 1 января 2024 года или после этой даты, окончательные нормативы (Английский).

• снижают порог требования подачи деклараций в электронном виде, установленный предыдущими нормативами, с 250 деклараций до 10 и более деклараций в календарном году.
• требуют от подающих декларации объединить почти все типы информационных деклараций, подпадающих под действие данного норматива, чтобы определить, достигнут ли порог в 10 деклараций и, как следствие, есть ли обязанность подачи информационных деклараций в электронном виде.

Для этого необходимо объединить следующие формы информационных деклараций: Форма 1042-S, Форма 1094, Форма 1095-B, Форма 1095-C, Форма 1097-BTC, Форма 1098, Форма 1098-C, Форма 1098-E, Форма 1098-Q, Форма 1098-T, Форма 1099, Форма 3921, Форма 3922, Форма 5498, Форма 8027, Форма W-2G и Форма W-2.

Если вы являетесь работодателем, который подает Форму W-2 (Английский)«Отчет о заработной плате и налогах», к вам также относится этот сниженный порог (Английский). Работодателям следует обратиться к веб-сайту бизнес-услуги онлайн (Английский) Администрации социального обеспечения для получения дополнительной информации об электронной подаче Форм W-2.