Cómo depositar y declarar impuestos sobre la nómina

Cómo depositar los impuestos sobre la nómina

En general, tiene que depositar el impuesto federal sobre los ingresos y el impuesto adicional de Medicare retenido, así como los impuestos al Seguro Social y al Medicare del empleador y del empleado.

Hay dos calendarios de depósito, mensual y bisemanal. Antes del comienzo de cada año calendario, tiene que determinar cuál de los dos programas de depósito tiene que utilizar. Para determinar su calendario de pagos, revise la Publicación 15 (sp) para los Formularios 941, 944 y 945. Para el Formulario 943, revise la Publicación 51 (en inglés).

Se requieren depósitos para el impuesto FUTA (Ley Federal de Contribución para el Desempleo) (Formulario 940) para el trimestre dentro del cual el impuesto adeudado supera los $500. El impuesto tiene que ser depositado al final del mes siguiente al final del trimestre.

Usted tiene que utilizar la transferencia electrónica de fondos (EFTPS, por sus siglas en inglés) (en inglés) para realizar todos los depósitos de impuestos federales. Consulte la página de Fechas de vencimiento para el impuesto sobre la nómina para obtener información sobre cuándo vencen los depósitos. Si no realiza un depósito a tiempo, puede estar sujeto a una multa por incumplimiento de depósito de hasta el 15 por ciento.

Se requiere depósito electrónico

Los depósitos de impuestos federales tienen que realizarse mediante transferencias electrónicas de fondos (EFT). Puede realizar los pagos al utilizar el Sistema de Pago Electrónico del Impuesto Federal (EFTPS, por sus siglas en inglés) gratuito del gobierno o mediante uno de los siguientes métodos que pueden cobrar un cargo;

• Solicite a su institución financiera que inicie un pago de crédito de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH, por sus siglas en inglés) en su nombre.
• Pídale a una tercera persona de confianza, como un profesional de impuestos o un servicio de nómina, que realice el pago por usted.
• Pídale a su institución financiera que le realice un pago electrónico de impuestos el mismo día.

Cómo declarar los impuestos sobre la nómina

Por lo general, los empleadores tienen que informar los salarios, las propinas y otras compensaciones pagadas a un empleado mediante la presentación de los formularios requeridos ante el IRS. También tiene que informar los impuestos que deposite presentando los Formularios 941, 943, 944, 945 y 940 en papel a través de la presentación electrónica. Para la presentación electrónica, vaya a la presentación electrónica de los formularios de impuestos sobre la nómina para obtener información adicional. Se puede cobrar un cargo por presentar la declaración electrónicamente.

Impuesto federal sobre los ingresos y el impuesto al Seguro Social y Medicare

En general, los empleadores que retienen impuestos federales sobre los ingresos, al Seguro Social o al Medicare tienen que presentar el Formulario 941 (sp), Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador, cada trimestre. Esto incluye la retención sobre el pago por enfermedad y los beneficios suplementarios por desempleo.

Presente el Formulario 943 (sp), Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios, si pagó salarios a uno o más trabajadores agrícolas y los salarios estaban sujetos a retención de impuestos federales sobre los ingresos o impuestos al Seguro Social y Medicare.

Presente el Formulario 944 (sp), Declaración del Impuesto Federal ANUAL del Empleador, si ha recibido una notificación por escrito sobre el programa del Formulario 944.

Presente el Formulario 945, Declaración Anual del Impuesto Federal sobre los Ingresos Retenidos (en inglés), si retiene o está obligado a retener el impuesto federal sobre los ingresos (incluida la retención adicional de impuesto sobre intereses y ciertos dividendos) de los pagos que no son de nómina.

Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés)

Solo el empleador paga el impuesto FUTA y no se retiene del salario del empleado. Informe sus impuestos FUTA al presentar el Formulario 940 (sp), Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador del Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA).

Cómo preparar y presentar el Formulario W-2

Al final del año, el empleador tiene que completar el Formulario W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos (en inglés), para informar los salarios, propinas y otras compensaciones pagadas a un empleado. Presente la Copia A de todos los Formularios W-2 en papel y electrónicos con el Formulario W-3, Transmisión de Comprobantes de retención (en inglés), a la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés). Presente la Copia 1 en el departamento de impuestos estatal o local del empleado. Los Formularios W-2 tienen que entregarse a los empleados y presentarse ante la SSA para el 31 de enero.

Los Formularios W-2 y W-3 se pueden presentar electrónicamente y algunos empleadores también pueden presentarlos en papel. En la actualidad, los empleadores que presenten 250 o más Formularios W-2 tienen que presentarlos electrónicamente. Para las declaraciones informativas que tienen que presentarse el 1 de enero de 2024 o después, el límite del requisito de presentación electrónica se ha reducido a un total de 10 declaraciones informativas. Consulte los Nuevos requisitos para la declaración electrónica de los Formularios W-2 (en inglés) para obtener más información.

Fechas de vencimiento

Consulte la página de Fechas de vencimiento para el impuesto sobre la nómina para conocer las fechas de vencimiento de la presentación y el depósito. Para obtener más información sobre cómo presentar y depositar estos formularios, consulte la Publicación 15 (sp), Guía Tributaria para Empleadores.