Cómo corregir los impuestos sobre la nómina

El IRS ha desarrollado los Formularios 94X-X para corregir errores en una declaración de impuestos sobre la nómina presentada anteriormente. Estos formularios se corresponden y se relacionan línea por línea para la declaración de impuestos sobre la nómina que están corrigiendo. Sin embargo, no existe un formulario "X" para el Formulario 940. Los contribuyentes utilizan un Formulario 940 para corregir una declaración presentada previamente al marcar la casilla de declaración enmendada en la esquina superior derecha del Formulario 940.

Los empleadores deben utilizar los formularios correspondientes "X" que se enumeran a continuación para corregir errores de impuestos sobre la nómina tan pronto como son descubiertos. Por ejemplo, utilice el Formulario 941-X, Ajuste a la Declaración Federal TRIMESTRAL del Empleador o Reclamación de Reembolso, para corregir los errores en un Formulario 941 previamente presentado.

Los contribuyentes podrán seguir utilizando el Formulario 843 al solicitar la reducción de multas impuestas e intereses.

Por lo general, puede corregir errores de retención del impuesto federal sobre los ingresos solo si descubrió los errores en el mismo año calendario en que pagó salarios. Además, para una recaudación en exceso, puede corregir la retención del impuesto federal sobre los ingresos solo si también pagó o reembolsó a los empleados en el mismo año.

Para años anteriores, solo se puede corregir errores administrativos en la retención del impuesto federal sobre los ingresos (es decir, errores en los que la cantidad declarada en la línea 3 del Formulario 941 no es la cantidad realmente retenida del salario de un empleado) y errores para los cuales se aplican tarifas de la sección 3509. Consulte la sección 13 de la Publicación 15, Guía tributaria para el empleador (en inglés), para obtener más información sobre correcciones durante el año calendario y sobre errores administrativos. Consulte la sección 2 de la Publicación 15 para obtener más información sobre la sección 3509.

Por lo general, las reglas discutidas sobre los ajustes de retención del impuesto sobre los ingresos se aplican a los ajustes de retención del impuesto adicional al Medicare.

Si tiene un pago en exceso: Los empleadores que corrijan un pago en exceso tienen que utilizar el formulario "X" que corresponda. Los empleadores pueden elegir entre realizar un ajuste a la declaración o reclamar un reembolso mediante dicho formulario.

El proceso de "ajuste" se utiliza cuando un empleador desea que el pago en exceso se aplique como un crédito al período tributario del trimestre durante el cual se presentó el Formulario 94X-X.

El proceso de "reclamación" se utiliza para solicitar un reembolso o reducción del pago en exceso.

Si presenta el Formulario 94X-X para corregir cantidades de impuestos declarados en exceso en los últimos 90 días de un período de limitaciones, tiene que utilizar el proceso de reclamación. No puede utilizar el proceso de ajuste.

Si tiene un pago insuficiente: Los empleadores que corrijan un pago insuficiente tienen que utilizar el formulario "X" correspondiente mediante el proceso de ajuste. Las cantidades adeudadas tienen que pagarse para el recibo del formulario "X". Los pagos pueden efectuarse a través del sistema EFTPS (en inglés), mediante un cheque o giro postal o  tarjeta de débito o crédito o billetera digital (para la mayoría de los formularios "X").

Si está utilizando tanto el proceso de ajuste como el proceso de reclamación, tiene que presentar dos formularios separados. Para el proceso de ajuste, presente un Formulario 94X-X para corregir la cantidad del impuesto no declarado y pagar cualquier impuesto adeudado. Para el proceso de reclamación, presente un segundo Formulario 94X-X para corregir las cantidades declaradas en exceso.

Reclamaciones de reembolsos y ajustes sin intereses

Si bien los empleadores tienen hasta la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos correspondiente al período tributario en el que se descubrió un error para presentar el Formulario 94X-X correspondiente que informa un ajuste por pago insuficiente, las reglamentaciones exigen que los empleadores paguen cualquier pago insuficiente de impuestos para el momento en que se presente la declaración de impuestos ajustada para calificar para ajustes sin intereses según las secciones 6205 y 6413 del Código de Impuestos Internos (IRC, por sus siglas en inglés) y reclamaciones de reembolsos y reducción, según las secciones 6402, 6414 y 6404 del Código de Impuestos Internos (IRC). De lo contrario, la corrección no calificará para un ajuste de impuestos completamente libre de intereses. La Resolución Administrativa Tributaria 2009-39 (en inglés)PDF ilustra la aplicación del ajuste sin intereses y el proceso de reclamación de reembolso. No hay ajustes sin intereses por impuestos FUTA pagados de forma insuficiente.

Consentimiento del empleado para respaldar una reclamación de reembolso

El Procedimiento Administrativo Tributario 2017-28 (en inglés)PDF proporciona orientación sobre los requisitos para que los empleadores obtengan el consentimiento de los empleados para respaldar una reclamación de reembolso de sobrepago de impuestos relacionados a la Ley de Contribución al Seguro Social (FICA, por sus siglas en ingles) y de la Ley Tributaria de Jubilación de Empleados Ferroviarios (RRTA, por sus siglas en ingles). Clarifica los requisitos básicos tanto para una solicitud de consentimiento del empleado y para el propio consentimiento del empleado. El procedimiento tributario permite que el consentimiento sea solicitado, proporcionado y retenido en un formato electrónico. También contiene orientaciones sobre lo que constituyen "esfuerzos razonables" si el consentimiento de los empleados no está asegurado con el fin de permitir que el empleador reclame un reembolso del pago en exceso de la parte del empleador de los impuestos FICA o RRTA.

Proceso del acuerdo de cierre voluntario – problemas del impuesto sobre la nómina (VCAP-ET)

El IRS ha establecido un proceso administrativo voluntario para permitir que ciertos problemas del impuesto sobre la nómina que no implican la clasificación de los trabajadores se resuelvan de forma definitiva y permanente a través de un programa de acuerdo de cierre. El objetivo de este proceso voluntario es reducir la carga administrativa ahorrando tiempo y recursos tanto para el IRS como para los contribuyentes y para mejorar el cumplimiento voluntario en determinadas situaciones limitadas. Bajo este proceso administrativo, junto con otros requisitos específicos, los contribuyentes tienen que demostrar que el Formulario 94X-X y otros procedimientos de corrección no permitirían la resolución rápida, permanente y decisiva del(los) problema(s). Si bien estos procedimientos ofrecen la presentación de solicitudes de un acuerdo de cierre, si un acuerdo será aceptado será un asunto exclusivamente bajo la discreción del Comisionado. Para obtener más información, consulte Proceso del acuerdo de cierre voluntario-problemas del impuesto sobre el empleo (VCAP-ET).