Поправки, вносимые в налоги, удерживаемые работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму

Налоговое управление США разработало формы «94Х-Х» с целью декларирования поправок в отношении налогов, удерживаемых из заработной платы лиц, работающих по найму, и возврата переплаченных этих налогов. Эти формы полностью, строка за строкой, соответствуют декларации об уплате налогов, удерживаемых из заработной платы лиц, работающих по найму, которую они предназначены исправить. Однако для формы 940 не существует формы «X». Налогоплательщики используют форму 940 для исправления ранее поданной декларации, отмечая поле с внесенными поправками в верхнем правом углу формы 940.

При обнаружении ошибок в налогах, удерживаемых из заработной платы лиц, работающих по найму, работодатели должны немедленно их исправить, воспользовавшись соответствующими формами «Х», приведенными ниже. Так, например, для исправления ошибок, обнаруженных в ранее поданной Форме 941, следует воспользоваться Формой 941-X «Скорректированная ЕЖЕКВАРТАЛЬНАЯ декларация работодателя по федеральным налогам или заявление на возврат» (Adjusted Employers QUARTERLY Federal Tax Return or Claim for Refund).

Налогоплательщики, ходатайствующие о полной или частичной отмене наложенных на них штрафов и начисленных процентов, продолжают пользоваться Формой 843.

Как правило, вы можете исправить ошибки удержания федерального подоходного налога только в том случае, если вы обнаружили ошибки в том же календарном году, когда вы выплачивали заработную плату. Кроме того, в случае чрезмерного сбора вы можете скорректировать удержание федерального подоходного налога только в том случае, если вы также выплатили или возместили расходы работникам в том же году.

За предыдущие годы вы можете исправлять только административные ошибки в отношении удержания федерального подоходного налога (то есть ошибки, при которых сумма, указанная в строке 3 Формы 941, не является суммой, которую вы фактически удержали из заработной платы работника), а также ошибки, в отношении которых применяются тарифы 3509. См. раздел 13 Публикации №15, «Руководство по налогам для работодателя» (Английский), чтобы получить дополнительную информацию об исправлениях в течение календарного года и об административных ошибках. См. раздел 2 Публикации №15, чтобы получить дополнительную информацию о разделе 3509.

Как правило, правила, обсуждаемые в отношении корректировок удержания подоходного налога, применяются к корректировкам удержания дополнительного налога Medicare.

В случае переплаты: При исправлении переплаты работодатели должны воспользоваться соответствующей формой «Х». Эта форма может служить либо для внесения поправок, либо для подачи заявления на возврат переплаченных налогов.

Процесс «корректировки» используется, когда работодатель хочет, чтобы переплата была зачтена в налоговый период за квартал, в котором была подана форма 94X-X.

Процесс «заявления» используется для запроса возмещения или уменьшения суммы переплаты.

Если вы подаете Форму 94X-X для исправления завышенных сумм налога за последние 90 дней периода ограничения, вы должны использовать процесс подачи заявления. Вы не можете использовать процесс корректировки.

В случае недоплаты: При исправлении недоплаты работодатели должны воспользоваться соответствующей формой «Х» посредством процесса корректировки. Недоплата должна быть полностью покрыта к дате получения формы «Х». Уплату можно произвести электронным способом посредством системы EFTPS (Английский), отправив чек или денежный перевод, а также с помощью дебетовой или кредитовой карты (при использовании большинства форм «X»).

Если вы используете как процесс корректировки, так и процесс заявления, вы должны подать две отдельные формы. В процессе корректировки заполните одну форму 94X-X, чтобы исправить заниженную сумму налога и уплатить причитающийся налог. Для процесса заявления подайте вторую форму 94X-X, чтобы исправить завышенные суммы.

Беспроцентная корректировка и заявления на возврат переплаченных налогов (Interest-Free Adjustments and Refund Claims)

Хотя у работодателей есть время до даты подачи налоговой декларации за налоговый период, в котором была обнаружена ошибка, чтобы подать соответствующую форму 94X-X с отчетом о корректировке недоплаты, правила требуют от работодателей уплатить любую недоплату налога к моменту подачи скорректированной налоговой декларации для получения права на беспроцентные корректировки в соответствии с IRC 6205 и 6413 и требования о возмещении и снижении в соответствии с IRC 6402, 6414 и 6404. В противном случае исправление не будет соответствовать требованиям для полностью беспроцентной налоговой корректировки. Постановление 2009-39 (Английский)PDF иллюстрирует применение беспроцентной корректировки и процесс подачи заявки на возмещение. Беспроцентные корректировки недоплаченных налогов FUTA не предусмотрены.

Сотрудник соглашается поддержать требование о возмещении

Разъяснение IRS 2017-28 (Английский)PDF cлужит руководством для работодателей в вопросе получения согласия наемного работника при подаче прошения о возврате переплаченных налогов, взимаемых в рамках Федерального закона о страховых взносах (Английская аббревиатура – FICA) и Закона о пенсионном налоге для работников железнодорожного транспорта (Английская аббревиатура – RRTA). В нем уточняются основные требования как в отношении просьбы о согласии работника, так и в отношении самого согласия работника. Это Разъяснение позволяет запрашивать, предоставлять и сохранять согласие в электронном формате. В нем также содержится руководство в отношении того, что следует понимать под «разумными усилиями», если согласие работника не получено, с тем чтобы позволить работодателю востребовать возврат уплаченной им доли налогов FICA и RRTA.

Процесс заключения добровольного соглашения о налоговых обязательствах - споры о налогах, удерживаемых работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму (Английская аббревиатура – VCAP-ET)

Налоговое управление США (IRS) разработало добровольный административный процесс, позволяющий постоянно и окончательно решать некоторые споры о налогах, удерживаемых работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму, не связанные с классификацией работника, с помощью программы соглашения о налоговых обязательствах. Целью этого добровольного процесса является уменьшение административного бремени за счет экономии времени и ресурсов как IRS, так и налогоплательщиков и улучшения добровольного соблюдения законодательства в определенных ограниченных ситуациях. В рамках этого административного процесса, наряду с другими конкретными требованиями, налогоплательщики должны продемонстрировать, что Форма 94X-X и другие процедуры внесения поправок не позволят быстро, постоянно и окончательно урегулировать спор (споры). Хотя эти процедуры предусматривают подачу запросов для заключения соглашения о налоговых обязательствах, вопрос о том, будет ли такое соглашение заключено, остается на единоличном усмотрении руководителя IRS. Для дополнительной информации, обратитесь к разделу «Процесс заключения добровольного соглашения о налоговых обязательствах - споры о налогах, удерживаемых работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму (VCAP-ET)».