Instrucciones Generales:Información para entender el Formulario 943-X (PR)

¿Cuál es el propósito del Formulario 943-X (PR)?

Use el Formulario 943-X (PR) para corregir errores en un Formulario 943-PR que radicó anteriormente. Use el Formulario 943-X (PR) para corregir:

  • Salarios sujetos a la contribución al Seguro Social,

  • Salarios sujetos a la contribución al Medicare,

  • Créditos por pagos de asistencia para las primas de COBRA,

  • Total de salarios sujetos a la Contribución Adicional al Medicare,

  • Crédito para patronos calificados por la parte correspondiente al patrono de las contribuciones al Seguro Social sobre los sueldos pagados a empleados del 19 de marzo de 2010 al 31 de marzo de 2010 y

  • La exención por la porción de la contribución al Seguro Social para patronos calificados sobre los sueldos pagados a empleados calificados del 1 de abril de 2010 al 31 de diciembre de 2010.

Use el Formulario 843, Claim for Refund and Request for Abatement (Reclamación de reembolso y solicitud de una reducción en la contribución), en inglés, para solicitar un reembolso o reducción en los intereses o multas que le han sido gravados. No solicite la reducción de multas o intereses en el Formulario 943-PR o en el Formulario 943-X (PR).

Usamos los términos “corregir” y “correcciones” en el Formulario 943-X (PR) y en estas instrucciones para incluir los ajustes libres de intereses conforme a las secciones 6205 y 6413 y las reclamaciones de reembolso y de reducción de contribuciones conforme a las secciones 6402, 6414 y 6404. Consulte la Reglamentación del Tesoro 2009-39 para ver ejemplos de cómo se aplican las reglas de los ajustes libres de intereses y de la reclamación de reembolso en 10 situaciones diferentes. Puede encontrar la Reglamentación 2009-39 en la página 951 del Boletín de Rentas Internas (I.R.B., por sus siglas en inglés) 2009-52 en el sitio web www.irs.gov/irb/2009-52_IRB/ar14.html, en inglés.

Cuando descubra un error en un Formulario 943-PR que radicó anteriormente, usted tiene que:

  • Corregir el error por medio del Formulario 943-X (PR),

  • Radicar un Formulario 943-X (PR) por separado por cada Formulario 943-PR que está corrigiendo y

  • Radicar el Formulario 943-X (PR) por separado. No radique el Formulario 943-X (PR) junto con el Formulario 943-PR.

Si no radicó un Formulario 943-PR para uno o más años, no use el Formulario 943-X (PR). En vez, radique el Formulario 943-PR por cada uno de esos años. Consulte también el tema ¿Cuándo debe radicar el Formulario 943-X (PR)?, más adelante. Sin embargo, si no radicó el Formulario 943-PR debido a que trató (clasificó) incorrectamente a empleados como si fueran contratistas independientes o trabajadores que no son empleados (nonemployees) y ahora los reclasifica como empleados, consulte las instrucciones para la línea 22, más adelante.

Declare la corrección de las cantidades declaradas de menos y las declaradas en exceso correspondientes al mismo año contributivo en un solo Formulario 943-X (PR), a menos que esté solicitando un reembolso o una reducción. Si solicita un reembolso o reducción y está corrigiendo las cantidades declaradas de menos y a la vez las declaradas en exceso, radique un Formulario 943-X (PR) que corrige sólo las cantidades declaradas de menos y un segundo Formulario 943-X (PR) que corrige las cantidades declaradas en exceso.

Usted usará el proceso para hacer ajustes si declaró contribuciones sobre la nómina insuficientes (de menos) y está haciendo un pago, o si declaró en exceso dichas contribuciones y estará aplicando el crédito al período del Formulario 943-PR durante el cual radica el Formulario 943-X (PR). No obstante, vea más adelante la Precaución que aparece en la sección titulada ¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 943-X (PR)?, más adelante, si está corrigiendo cantidades declaradas en exceso durante los últimos 90 días del plazo de prescripción. Usará el proceso de reclamación si declaró contribuciones sobre la nómina en exceso y está solicitando el reembolso o la reducción de la cantidad declarada en exceso. Consulte la tabla en el dorso del Formulario 943-X (PR) para obtener información que le ayudará a determinar si debe utilizar el proceso de ajuste o el proceso de reclamación. Asegúrese de proveer una explicación detallada en la línea 23 para cada corrección que usted indique en el Formulario 
943-X (PR).

Continúe declarando los ajustes del año actual por fracciones de centavos, paga por enfermedad efectuada por un tercero y seguro de vida colectivo a término en la línea 10 del Formulario 943-PR.

Usted tiene requisitos adicionales con los que debe cumplir cuando radica el Formulario 943-X (PR), tal como la certificación de que ha radicado (o radicará) todos los Formularios 499R-2/W-2PR, Comprobante de Retención, y Formularios 499R-2c/W-2cPR, Corrección de Comprobante de Retención, que correspondan a su caso. Para las correcciones de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare declaradas en exceso, tiene que hacer toda certificación que corresponda a su caso.

No use el Formulario 943-X (PR) para corregir los Formularios 941-PR o 944(SP). En vez, use la versión “X” que le corresponde a cada planilla que está corrigiendo (Formulario 941-X (PR) o 944-X (SP)).

¿Dónde puede obtener ayuda?

Para obtener ayuda para la radicación del Formulario  
943-X (PR) o para obtener respuestas a sus preguntas sobre las contribuciones federales sobre la nómina y las correcciones relacionadas con las contribuciones, puede:

  • Llamar gratis a la IRS Business and Specialty Tax Line (Línea de ayuda del IRS para las contribuciones de negocios y las contribuciones especiales) al 1-800-829-4933 (las personas que son sordas o quienes tienen impedimentos auditivos o del habla pueden usar el sistema TDD/TTY llamando al 1-800-829-4059) de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 8:00 p.m., horario local (los contribuyentes que no estén en Puerto Rico pueden recibir ayuda de 7:00 a.m. a 7:00 p.m., huso horario local; los contribuyentes que estén en Alaska y Hawaii seguirán el huso horario del Pacífico).

  • Visitar el sitio web www.irs.gov/businesses del IRS y pulsar sobre el enlace titulado Employment Taxes (Contribuciones sobre la nómina) bajo “ Business Topics ” (Temas de negocios), la información está disponible en inglés o

  • Vea la Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva para Patronos Puertorriqueños, en español.

Vea también ¿Cómo obtener formularios y publicaciones del IRS ?, más adelante.

¿Cuándo debe radicar el Formulario 943-X (PR)?

Radique el Formulario 943-X (PR) cuando descubra un error en un Formulario 943-PR que radicó anteriormente.

Sin embargo, si los únicos errores del Formulario 943-PR están relacionados con el número de empleados (la línea 1 del Formulario 943-PR) o las obligaciones contributivas federales declaradas en el Registro Mensual de la Obligación Contributiva del Formulario 943-PR o en el Formulario 943A-PR, Registro de la Obligación Contributiva Federal del Patrono Agrícola, no radique el Formulario  
943-X (PR). Para más información sobre la corrección de las obligaciones contributivas federales declaradas mensualmente en el Registro Mensual de la Obligación Contributiva del Formulario 943-PR o en el Formulario 943A-PR, consulte las instrucciones para el Formulario 943A-PR.

Fechas de vencimiento.   La fecha de vencimiento para radicar el Formulario 943-X (PR) depende de cuándo se descubrió el error y si se declararon las contribuciones de menos o en exceso. Si declaró contribuciones de menos, consulte el tema Contribución declarada de menos, a continuación. Para las contribuciones declaradas en exceso, puede optar por hacer un ajuste libre de intereses o por radicar una reclamación de reembolso o de reducción de contribuciones. Si está corrigiendo cantidades declaradas en exceso, consulte el tema Crédito por contribución declarada en exceso, más adelante, y el tema Reclamación de contribuciones declaradas en exceso, más adelante.

  Si la fecha de vencimiento es un sábado, domingo o día feriado legal, puede radicar el Formulario 943-X (PR) el próximo día laborable. Si recibimos el Formulario  
943-X (PR) después de la fecha de vencimiento, se tratará dicho formulario como si hubiera sido radicado a tiempo si el sobre que contiene el formulario está debidamente rotulado, tiene suficiente franqueo y el matasellos del Servicio Postal de los Estados Unidos está fechado en, o antes de, la fecha de vencimiento, o se envió por medio de un servicio de entrega aceptado por el IRS a más tardar en la fecha de vencimiento. Si no sigue estas pautas, consideramos que el Formulario 943-X (PR) fue radicado en la fecha en que realmente se recibió. Vea la Pub. 179 (Circular PR) para obtener más información acerca de los servicios de entrega privados aceptados por el IRS.

Contribución declarada de menos.   Si está corrigiendo contribuciones declaradas de menos, tiene que radicar el Formulario 943-X (PR) a más tardar en la fecha de vencimiento de la planilla para el período de la planilla en el que descubrió el error (el 31 de enero del año siguiente) y pague la cantidad que adeuda para la fecha en que radique. Si hace esto, por lo general asegurará que su corrección sea libre de intereses y que no esté sujeto a multas por no pagar o no depositar. Consulte el tema ¿Y las multas e intereses?, más adelante. Para detalles sobre cómo hacer un pago, consulte las instrucciones para la línea 19 y 20. Total, más adelante.

  Si radica el Formulario 943-X (PR) fuera de plazo (después de la fecha de vencimiento para la planilla que corresponde al período contributivo durante el cual usted descubrió el error), tiene que adjuntar un Formulario 943A-PR enmendado. De lo contrario, el IRS puede gravarle una multa “promediada” por no depositar la contribución. La contribución total declarada en la línea M del Formulario 943A-PR tiene que concordar con la contribución corregida (línea 11 para el año natural de 2013 (línea 9 para los años naturales antes de 2013) del Formulario 943-PR combinada con toda corrección declarada en la línea 16 del Formulario 943-X (PR)), menos toda reducción y tasación contributiva libre de intereses que ha sido determinada previamente.

Ejemplo: Usted adeuda contribuciones.

El 11 de febrero de 2013, descubre que declaró $1,000 de menos por concepto de salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare en su Formulario 943-PR del año 2012. Radique el Formulario 943-X (PR) y pague la cantidad que adeuda para el 31 de enero de 2014 porque descubrió el error en el año 2013 y el 31 de enero de 2014 es la fecha de vencimiento para ese año. Si radica el Formulario 943-X (PR) antes del 31 de enero de 2014, pague la cantidad que adeuda cuando radique.

Crédito por contribución declarada en exceso.    Si declaró contribuciones en exceso en el Formulario 943-PR y optó por aplicar el crédito al Formulario 943-PR, radique el Formulario 943-X (PR) poco después de que descubra el error pero más de 90 días antes de que venza el plazo de prescripción para créditos o reembolsos del Formulario 943-PR. Consulte el tema ¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 943-X (PR)?, más adelante.

Ejemplo: Usted quiere que se le aplique su crédito al Formulario 943-PR.

El 31 de enero de 2014, radicó su Formulario 943-PR del año 2013 y pagó las contribuciones correspondientes a tiempo. El 1 de mayo de 2014, descubre que declaró contribuciones en exceso en su Formulario 943-PR del año 2013. Usted radica su Formulario 943-X (PR) el 2 de junio de 2014. El IRS tramitará su crédito como si fuera un depósito contributivo efectuado el 1 de enero de 2014. Cuando radique el Formulario 943-PR correspondiente al año 2014, incluya la cantidad de la línea 20 del Formulario 943-X (PR) en la línea titulada “ Total de depósitos . . . ” de su Formulario 943-PR para el año 2014.

Reclamación de contribuciones declaradas en exceso.   Si declaró contribuciones en exceso en el Formulario 943-PR, puede optar por radicar una reclamación de reembolso o reducción de contribución en el Formulario 943-X (PR) en cualquier momento antes de que venza el período de prescripción para el crédito o reembolso. Si necesita corregir cantidad alguna declarada de menos, tiene que radicar otro Formulario 943-X (PR) donde declara sólo las correcciones hechas por cantidades declaradas de menos. Consulte el tema ¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 943-X (PR)?, más adelante.

  
Usted no puede radicar una reclamación de reembolso para corregir la Contribución Adicional al Medicare que realmente le retuvo a los empleados.

¿Existe una fecha de vencimiento para radicar el Formulario 943-X (PR)?

Por lo general, puede corregir las contribuciones declaradas en exceso en un Formulario 943-PR que radicó anteriormente si radica el Formulario 943-X (PR) dentro de un plazo de 3 años a partir de la fecha en que radicó el Formulario 943-PR o 2 años a partir de la fecha en la que pagó la contribución declarada en el Formulario 943-PR, lo que ocurra por último. Puede corregir contribuciones declaradas de menos en un Formulario 943-PR radicado anteriormente si radica el Formulario 943-X (PR) dentro de 3 años de la fecha en que el Formulario 943-PR fue radicado. A cada uno de estos plazos se le llama “plazo de prescripción”. Para propósitos del plazo de prescripción, los Formularios 943-PR que usted radicó se consideran radicados el 15 de abril del próximo año natural si se radican antes de esa fecha.

Ejemplo.

Usted radicó el Formulario 943-PR del año 2010 el 27 de enero de 2011 y los pagos fueron hechos a tiempo. El IRS tramita su planilla como si hubiera sido radicada el 15 de abril de 2011. El 22 de enero de 2014, usted descubre que declaró $10,000 en exceso por concepto de salarios sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare en ese formulario. Para corregir el error, tiene que radicar el Formulario 943-X (PR) para el 15 de abril de 2014, fecha en que finaliza el plazo de prescripción, y usar el proceso de reclamación.

Si radica el Formulario 943-X (PR) para corregir cantidades declaradas en exceso en los últimos 90 días del plazo de prescripción (después del 15 de enero de 2014, en el caso del Ejemplo anterior), tiene que usar el proceso de reclamación. No puede usar el proceso de ajuste. Si también corrige cantidades declaradas de menos, tiene que radicar otro Formulario 943-X (PR) para corregir sólo las cantidades declaradas de menos usando el proceso de ajuste y pagar toda contribución adeudada.

Adónde deberá enviar el Formulario 943-X (PR)

Envíe su Formulario 943-X (PR) a la dirección que se le indica a continuación:

SI envía el Formulario 943-X (PR)  
desde
ENTONCES use esta  
dirección
Dirección especial para la radicación por parte de organizaciones exentas; entidades gubernamentales federales, estatales y locales; y entidades gubernamentales  
tribales de indígenas estadounidenses, independientemente 
de su localidad. . .
Department of the Treasury 
Internal Revenue Service  
Ogden, UT 84201-0008
Puerto Rico. . . Internal Revenue Service  
P.O. Box 409101  
Ogden, UT 84409

Cómo se debe completar el Formulario 943-X (PR)

Use un Formulario 943-X (PR) para cada año que corrija

Use un Formulario 943-X (PR) por separado para cada Formulario 943-PR que corrija. Por ejemplo, si descubrió errores en sus Formularios 943-PR para los años 2012 y 2013, radique el Formulario 943-X (PR) para corregir el Formulario 943-PR del año 2012. Radique un segundo Formulario 943-X (PR) para corregir el Formulario 943-PR del año 2013.

Número de identificación patronal, nombre y dirección

Anote su número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés), nombre y dirección en los espacios provistos. También anote su nombre y EIN en la parte superior de las páginas 2 y 3, y en todo documento adjunto. Si su dirección ha cambiado desde que radicó el Formulario 943-PR, anote la información corregida y el IRS actualizará su dirección en sus registros.

Planilla que quiere corregir

En el encasillado titulado Planilla que quiere corregir, anote el año natural que le corresponde al Formulario 943-PR que quiere corregir en la parte superior de la primera página del Formulario 943-X (PR). También anote el año natural en las páginas 2 y 3 en el encasillado titulado Año natural corregido y en todo documento adjunto. Asegúrese de escribir su nombre, EIN, Formulario 943-X (PR) y el año natural en la parte superior en todo documento adjunto.

Anote la fecha en que descubrió los errores

Usted tiene que anotar la fecha en que descubrió los errores. Usted “descubre” un error en el momento en que tenga suficiente información para corregirlo. Si está declarando varios errores que descubrió en momentos distintos, anote la fecha más temprana en que los descubrió. Declare en la línea 23 las fechas subsiguientes y los errores correspondientes.

¿Tiene que hacer una anotación en cada línea?

Tiene que facilitar toda la información solicitada en la parte superior de la primera página del Formulario 943-X (PR). Tiene que marcar una casilla (pero no las dos) en la Parte 1. En la Parte 2, tiene que marcar la casilla en la línea 3 y toda casilla que le corresponda en las líneas 4 y 5. En la Parte 3, si no le corresponde alguna línea, déjela en blanco. Complete las Partes 4 y 5 tal como se le indica.

Cómo debe declarar una cantidad negativa

El Formulario 943-X (PR) usa números negativos para indicar las reducciones en contribuciones (créditos) y números positivos para indicar contribuciones adicionales (cantidades que usted adeuda).

Al declarar una cantidad negativa en las columnas 3 y 4, use un signo de menos en vez de usar paréntesis. Por ejemplo, anote “-10.59” en vez de “(10.59)”. No obstante, si está completando la planilla en su computadora y el software sólo le permite usar paréntesis para declarar cantidades negativas, puede usarlos.

Cómo se deben hacer anotaciones en el Formulario 943-X (PR)

Usted puede ayudar al IRS a tramitar el Formulario  
943-X (PR) con mayor diligencia y exactitud si sigue las siguientes pautas:

  • Escriba a maquinilla o en letra de molde.

  • Use la fuente Courier (si es posible) para toda anotación hecha a maquinilla o por computadora.

  • Omita los signos de dólar. Puede usar comas y decimales, si así lo prefiere. Anote las cantidades en dólares a la izquierda del punto decimal que aparece impreso y la cantidad de centavos a la derecha de dicho punto.

  • Siempre anote la cantidad de centavos. No redondee las cifras (cantidades) a dólares enteros.

  • Complete las tres páginas y firme el Formulario 
    943-X (PR) en la página 3.

  • Engrape las páginas en conjunto en la esquina superior izquierda.

¿Y las multas e intereses?

Por lo general, la corrección que hace a una cantidad declarada de menos no estará sujeta a una multa por no pagar, multa por no depositar o intereses si usted:

  • Radica a tiempo (para la fecha de vencimiento del Formulario 943-PR del año en que descubrió el error),

  • Paga la cantidad indicada en la línea 20 en el momento que radica el Formulario 943-X (PR),

  • Anota la fecha en que descubrió el error y

  • Explica en detalle las razones y los hechos en que se basa para hacer la corrección.

Ninguna corrección cumplirá con los requisitos del trato libre de intereses si algunos de los siguientes le corresponde:

  • Las cantidades declaradas de menos están relacionadas con un tema que surgió durante una revisión de un período anterior.

  • Usted a sabiendas declaró de menos su obligación contributiva sobre la nómina.

  • Recibió una notificación y solicitud de pago.

  • Usted recibió un Notice of Determination of Worker Classification (Aviso sobre la decisión acerca de la clasificación de un trabajador), en inglés.

Si recibe una notificación de multas después de que haya radicado esta planilla, responda a la notificación con una explicación y determinaremos si cumple el criterio de lo que se considera ser causas razonables. No adjunte dicha explicación cuando radica su planilla.

Reseña del proceso

El proceso para corregir un Formulario 943-PR previamente radicado o para radicar una reclamación de reembolso se explica en términos generales a continuación.

Si declaró la contribución de menos.

Si declaró contribución de menos en un Formulario 943-PR que radicó anteriormente, marque la casilla en la línea 1 y pague toda cantidad adicional que adeuda cuando radica el Formulario 943-X (PR). Para más detalles sobre cómo efectuar un pago, vea las instrucciones para la línea “ 19 y 20. Total ”, más adelante.

Ejemplo: Usted declaró contribuciones sobre la nómina de menos.

El 20 de junio de 2013, descubrió un error que resulta en contribuciones adicionales en su Formulario 943-PR para el año 2012. Radique el Formulario 943-X (PR) para el 31 de enero de 2014 y pague la cantidad que adeuda en el momento que radique. Consulte el tema ¿Cuándo debe radicar el Formulario 943-X (PR)?, anteriormente. No adjunte el Formulario 943-X (PR) a su Formulario 943-PR del año 2013.

Si declaró contribuciones en exceso.

Si declaró contribuciones en exceso en un Formulario 943-PR que radicó anteriormente, puede optar por una de las siguientes opciones:

  • Usar el proceso de ajuste. Marque la casilla en la línea 1 para que se le aplique todo crédito (cantidad negativa) de la línea 20 al Formulario 943-PR para el año en que radica el Formulario 943-X (PR).

  • Usar el proceso de reclamación. Marque la casilla en la línea 2 para radicar una reclamación en el Formulario  
    943-X (PR) solicitando el reembolso o reducción de la cantidad indicada en la línea 20.

Para asegurar que el IRS tenga el tiempo suficiente para tramitar un crédito por un ajuste hecho por declarar en exceso en el año en el cual radica el Formulario 943-X (PR), se le recomienda radicar dicho formulario que corrige la cantidad declarada en exceso en los primeros 11 meses del año. Por ejemplo, si descubre una cantidad declarada en exceso en diciembre, sería preferible radicar el Formulario 943-X (PR) en los 11 primeros meses del siguiente año. Esto asegurará que el IRS tenga suficiente tiempo para tramitar el Formulario 943-X (PR), de manera que el crédito sea cargado antes de que usted radique el Formulario 943-PR a fin de evitar que el IRS le envíe erróneamente una notificación de saldo adeudado. Lea el ejemplo a continuación.

Ejemplo: Usted quiere que se le aplique la contribución pagada en exceso como crédito en el Formulario 943-PR.

El 18 de diciembre de 2014, descubre que declaró contribuciones en exceso en su Formulario 943-PR del año 2013. Quiere optar por el proceso de ajuste. Para permitir que el IRS tenga el tiempo suficiente para tramitar el crédito, radique el Formulario 943-X (PR) el 2 de enero de 2015 y tome el crédito en su Formulario 943-PR de 2015.


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