Anote en la línea 1 las cantidades que también se incluyen en el encasillado 1 de los Formularios W-2 de sus empleados. Vea las Instrucciones para el Formulario W-2 y el Formulario W-3 para más detalles.

Anote el impuesto federal sobre el ingreso que les retuvo (o que estuvo obligado a retener) a sus empleados sobre los salarios, propinas, prestaciones suplementarias sujetas a impuestos y beneficios suplementarios de la compensación por desempleo.

Si los salarios, propinas y otras remuneraciones declaradas no están sujetos a los impuestos del Seguro Social o del Medicare, marque el encasillado en la línea 3 y pase a la línea 5. Si esta pregunta no le corresponde a usted, deje en blanco el encasillado. Para información sobre los salarios exentos de impuesto, vea el apartado 15 de la Pub. 15 (Circular E), en inglés. Para información sobre las exenciones con base religiosa, vea el apartado 4 de la Pub. 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía tributaria adicional para patronos o empleadores), también en inglés.

Sume los totales de los impuestos sobre los ingresos retenidos de los salarios, propinas y otras remuneraciones de la línea 2 y de los impuestos del Seguro Social y del Medicare antes de considerar los ajustes de la línea 4d. Anote el resultado en la línea 5.

Anote las cantidades de impuesto que hayan resultado de los ajustes al período en curso. Use un signo de menos (si es posible) para indicar un ajuste que disminuye los impuestos totales anotados en la línea 5. De lo contrario, use paréntesis.

En ciertos casos, tendrá que ajustar las cantidades declaradas como impuestos del Seguro Social y del Medicare en la columna 2 de las líneas 4a, 4b y 4c para poder determinar su obligación tributaria correcta en el Formulario 944(SP) para el año en curso. Vea el apartado 13 de la Pub. 15 (Circular E).

Si necesita ajustar una cantidad en las líneas 6 ó 6a de un Formulario 944(SP) presentado previamente, complete y presente el Formulario 944-X (SP). El Formulario 
944-X (SP) es una declaración ajustada y se presenta por separado del Formulario 944(SP). Vea el apartado 13 de la Pub. 15 (Circular E).

Combine todas las cantidades que aparecen en las líneas 5 y 6 y anote el resultado en la línea 7.

Anote sus depósitos para este año, incluyendo toda cantidad pagada en exceso que usted aplicó como resultado de la presentación del Formulario 944-X (SP) o el Formulario 941-X, en inglés, en el año en curso. Incluya también en esta cantidad toda cantidad pagada en exceso de un período anterior que haya aplicado a esta declaración.

Declare en esta línea el 65% de los pagos de asistencia para las primas de COBRA a favor de los individuos que cumplen los requisitos para la asistencia. Tome el crédito por pagos de asistencia para las primas de COBRA en esta línea sólo después de que el 35% de dicha prima, que es la parte que le corresponde al individuo que reúne los requisitos de asistencia, haya sido pagada. Para la cobertura de COBRA provista conforme a un plan de auto-asegurados, la asistencia para las primas de COBRA es tratada como si hubiera sido hecha para cada individuo que reúne los requisitos para dicha asistencia que paga el 35% de la prima. No incluya en esta línea el 35% de la prima (que le corresponde a los individuos que cumplen los requisitos para la asistencia) que ha sido pagada. Para más información sobre el subsidio de las primas de COBRA, visite IRS.gov y escriba “COBRA” en el encasillado “Search” (Buscar). La información estará en inglés.

Anote el número total de individuos que cumplen los requisitos para la asistencia a los cuales les pagó las primas de COBRA declaradas en la línea 9a. Cuente a cada individuo que cumple con los requisitos para la asistencia que pagó una prima reducida de COBRA para el año como un solo individuo, sin tomar en cuenta si las primas reducidas eran para un seguro que ofrece cobertura a más de un individuo que reúne los requisitos de asistencia. Por ejemplo, si la prima reducida era para la cobertura de COBRA de un ex empleado, su cónyuge y dos hijos, usted incluiría a un solo individuo en el número anotado en la línea 9b para la asistencia para las primas. Además, cada individuo es declarado sólo una vez por año. Por ejemplo, un individuo que reúne los requisitos de asistencia que hizo pagos mensuales de las primas durante el año sólo sería declarado como un individuo.

Sume las líneas 8 y 9a.

Si la cantidad de la línea 7 es mayor que la cantidad de la línea 10, anote la diferencia en la línea 11. De lo contrario, vea Impuesto pagado en exceso, más adelante.

No tiene que pagar si la cantidad de la línea 11 es menos de $1. Por lo general, tendrá un saldo adeudado únicamente si el total de impuestos después de los ajustes (línea 7) es menos de $2,500. Vea Si la cantidad de la línea 7 es $2,500 o más, anteriormente, para una excepción.

Si la cantidad de la línea 11 es:

Puede pagar la cantidad indicada en la línea 11 mediante el sistema EFTPS o con una tarjeta de crédito o débito, o por medio de un retiro electrónico de fondos (EFW, por sus siglas en inglés). No use su tarjeta de crédito o débito ni un EFW para pagar los impuestos que tenían que haber sido depositados. Para mayor información sobre las opciones electrónicas que tiene para hacer los pagos de impuestos, visite el sitio web del IRS, www.irs.gov/e-pay, en inglés.

Si usa el sistema EFTPS o una tarjeta de crédito o débito para pagar el saldo adeudado, envíe su declaración de impuestos a la dirección para formularios enviados “sin incluir un pago”, que se indica bajo ¿Adónde deberá enviar la declaración?, anteriormente y no presente el Formulario 944-V(SP).

Si la cantidad de la línea 10 es mayor que la de la línea 7, anote esta cantidad en la línea 12. Nunca anote una cantidad ni en la línea 11, ni en la línea 12 a la misma vez.

Si depositó más de la cantidad correcta para el año, puede optar por que el IRS le reembolse la cantidad pagada en exceso o por que ésta se le acredite a su próxima declaración. Marque sólo un encasillado en la línea 12. Si no marca ninguno de los encasillados, o si marca ambos encasillados, el IRS normalmente aplicará la cantidad en exceso a su cuenta. Podemos aplicar dicha cantidad a cualquier cuenta tributaria vencida que aparezca en nuestros registros bajo su EIN.

Si la cantidad de la línea 12 es menos de $1, le enviaremos un reembolso o se la aplicaremos a su próxima declaración de impuestos únicamente si lo solicita por escrito.

Tiene que llenar ambas páginas del Formulario 944(SP) y firmar dónde se le indica en la página 2. Si no lo hace, se podrá demorar la tramitación de su declaración.

Si la cantidad de la línea 7 es menos de $2,500, marque el primer encasillado en la línea 13 y siga a la línea 15.

Si la cantidad de la línea 7 es $2,500 o más, marque el segundo encasillado en la línea 13. Si es depositante de itinerario mensual, anote su obligación tributaria para cada mes y determine su obligación total para el año. Si no anota su obligación para cada mes, el IRS no sabrá cuándo usted debería haber hecho los depósitos y le podrá imponer una multa “promediada” por no depositar. Vea el apartado 11 de la Pub. 15 (Circular E) para más información. Si su obligación tributaria para un mes es negativa (por ejemplo, si ajusta una obligación tributaria declarada en exceso durante un mes anterior), no anote ninguna cantidad negativa para el mes. En vez de hacer esto, anote cero para el mes en cuestión y luego reste la cantidad negativa de su obligación tributaria para el mes siguiente.

Si es depositante de itinerario bisemanal o si se le acumulan $100,000 o más por concepto de obligación tributaria en cualquier día del período de depósito, tiene que completar el Formulario 945-A, en inglés, y adjúntelo al presentar su Formulario 944(SP). Vea la $100,000 Next Day Deposit Rule (Regla de depositar $100,000 el día siguiente), en el apartado 11 de la Pub. 15 (Circular E), en inglés. No llene las líneas 13a a 13m si presenta el Formulario 945-A, en inglés.

A partir del 1 de enero de 2011, el IRS utilizará días laborables para determinar si los depósitos se efectuaron a tiempo. Los días laborables no incluyen los sábados, domingos o los días feriados oficiales en el Distrito de Columbia. El término “días feriados oficiales” se refiere a los días feriados oficiales en el Distrito de Columbia. Los días feriados oficiales para el año 2011 aparecen a continuación:

Para proveer un alivio temporal durante un período de tiempo transitorio para el año 2011, el IRS no impondrá las sanciones sobre los depósitos que se hacen tarde solamente porque el depositante utilizó un día feriado local (de su estado) en vez de un día feriado oficial del Distrito de Columbia. Vea el Notice 2010-87 (Aviso 2010-87), que se encuentra en la página 908 del Internal Revenue Bulletin 2010-52 (Boletín de Impuestos Internos 2010-52), disponible en inglés, en el sitio web 
www.irs.gov/irb/2010-52_IRB/ar12.html.

Si hizo depósitos de los impuestos declarados en el Formulario 944(SP) por medio del retiro electrónico de fondos en un estado que sea distinto al que aparece en su dirección en el Formulario 944(SP), escriba en los espacios provistos las dos iniciales de la abreviatura para el estado en el cual usted inició el retiro electrónico de fondos. Utilice la abreviatura aceptada por el United States Postal Service (Servicio de Correos de los EE.UU.) para el estado. Si tiene que depositar impuestos en múltiples estados, anote “MU” en los espacios provistos. Si hace depósitos en el mismo estado que aparece en su dirección, no haga una anotación. Si recibe una notificación debido a que usted trató un día feriado oficial del estado como si fuera un día feriado oficial en el Distrito de Columbia, responda a la notificación mencionando el día feriado oficial del estado en cuestión y la cantidad de depósito correspondiente.

Si su negocio ha dejado de operar o dejó de pagar salarios, tiene que presentar una declaración final. Para informarle al IRS que cierto Formulario 944(SP) es su declaración final, marque el encasillado en la línea 15 y anote en el espacio provisto la última fecha en la cual pagó salarios.

Un preparador remunerado tiene que firmar el Formulario 944(SP) y proveer la información en la sección titulada Para uso exclusivo del preparador remunerado en la Parte 5 si se le pagó al preparador por prepararle el Formulario 944(SP) y el preparador no es empleado de la entidad que presenta la declaración. El preparador remunerado tiene que firmar las declaraciones de papel de su puño y letra. El preparador tiene que entregarle una copia de la declaración además de la declaración en sí que se presenta ante el IRS.

Si usted es preparador remunerado, anote su número de identificación de preparador de declaraciones de impuestos (PTIN, por sus siglas en inglés) en el espacio provisto. Incluya su dirección completa. Si trabaja para una empresa (firma), escriba el nombre y EIN de la misma. Puede solicitar un PTIN en línea o por medio del Formulario W-12, IRS Paid Preparer Tax Identification Number (PTIN) Application and Renewal (Solicitud y renovación de número de identificación tributaria del preparador de declaraciones de impuesto remunerado expedido por el IRS), en inglés. Para mayor información sobre cómo solicitar un PTIN en línea, visite el sitio web del IRS, www.irs.gov/ptin. No puede usar su PTIN en lugar del EIN de la firma preparadora de declaraciones de impuestos.

Por lo general, no complete esta sección si está presentando la declaración de impuestos en su calidad de agente de reportación y tiene un Formulario 8655, Reporting Agent Authorization (Autorización para agentes de reportación), en inglés, en vigor y archivado ante el IRS. Sin embargo, un agente de reportación tiene que completar esta sección si dicho agente le ofreció asesoría legal, como, por ejemplo, aconsejarle al cliente sobre cómo determinar si los trabajadores son empleados o contratistas independientes para propósitos de los impuestos federales.