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Solicitante del Formulario W-9(SP) - Main Contents


¿Cómo Sé Cuándo Usar el Formulario W-9(SP)?

Use el Formulario W-9(SP) para solicitar el TIN de una persona de los EE.UU. (incluidos los extranjeros residentes) y para solicitar ciertas certificaciones y reclamos de exención. (Vea Propósito del formulario en el Formulario W-9(SP)). Los agentes de retención pueden requerirle a los beneficiarios estadounidenses exentos que les entreguen Formularios W-9(SP) firmados para superar toda presunción de ser extranjero. Para propósitos federales, una persona de los EE.UU. incluye, pero no se limita a:

  • Un individuo que es ciudadano o extranjero residente de los EE.UU.,

  • Una sociedad colectiva, sociedad anónima, compañía o asociación creada u organizada en los Estados Unidos o conforme a las leyes de los Estados Unidos,

  • Todo caudal hereditario (que no sea un caudal hereditario extranjero) o

  • Un fideicomiso doméstico (tal como se describe en la sección 301.7701-7 del Reglamento).

Una sociedad colectiva puede requerirle a sus socios de los EE.UU. que le entreguen un Formulario W-9(SP) firmado para superar toda presunción de ser extranjero y evitar la retención sobre la participación asignable del socio de los ingresos efectivamente relacionados con la sociedad colectiva. Para más información, vea la sección 1.1446-1 del Reglamento.

Aconséjeles a las personas extranjeras que usen el Formulario W-8 correspondiente o el Formulario 8233, Exemption from Withholding on Compensation for Independent (and Certain Dependent) Personal Services of a Nonresident Alien Individual (Exención de la retención en la compensación de servicios personales independientes (y ciertos servicios dependientes) de una persona extranjera no residente), ambos en inglés. Vea la Pub. 515, Withholding of Tax on Nonresident Aliens and Foreign Entities (Retención del impuesto sobre extranjeros no residentes y entidades extranjeras), en inglés, para más información y para ver una lista de los Formularios W-8.

Además, un extranjero no residente también puede, bajo ciertas circunstancias, reclamar beneficios conforme a un tratado tributario sobre los ingresos de becas y de subvenciones de investigación. Vea la Pub. 515 o la Pub. 519, U.S. Tax Guide for Aliens (Guía sobre los impuestos estadounidenses para extranjeros), ambas en inglés, para más información.

Presentación Electrónica de los Formularios W-9(SP)

Los solicitantes pueden establecer un sistema para que los beneficiarios y sus agentes puedan presentar los Formularios W-9(SP) electrónicamente, incluyendo por fax. Un solicitante es cualquier persona requerida a presentar una declaración informativa. Un beneficiario es cualquier persona a la cual se le requiere proveer un TIN al solicitante.

Agente del beneficiario.   Un agente del beneficiario puede ser un asesor de inversiones (sociedad anónima, sociedad colectiva o un individuo) o un corredor de presentación. Un asesor de inversiones tiene que estar registrado con la Securities Exchange Commission (Comisión de Bolsa y Valores o SEC, por sus siglas en inglés) conforme a la Investment Advisers Act of 1940 (Ley de Asesores de Inversiones de 1940). El corredor de presentación es un intermediario-financiero que es regulado por la SEC y la National Association of Securities Dealers, Inc. (Asociación Nacional de Agentes de Valores, Inc.) y que no es un pagador. Con la excepción de un corredor que se desempeña como agente de un beneficiario para los “instrumentos con facilidad de negociación”, el asesor o corredor tiene que mostrar por escrito al pagador que el beneficiario le ha autorizado al asesor o corredor transmitir el Formulario W-9(SP) al pagador.

Sistema electrónico.   Por lo general, el sistema electrónico tiene que:
  • Asegurar que la información recibida sea la información enviada y documentar todas las ocasiones en que el usuario tuvo acceso al sistema e hizo un envío;

  • Asegurar razonablemente que la persona que está usando el sistema y presentando el formulario sea la persona identificada en el Formulario W-9(SP), el asesor de inversiones o el corredor de presentación;

  • Proveer la misma información que aparezca en el Formulario W-9(SP) en papel;

  • Poder proveer una copia en papel del Formulario W-9(SP) electrónico si el IRS la solicita; y

  • Requerir, como anotación final de la presentación, una firma electrónica hecha por el beneficiario cuyo nombre esté en el Formulario W-9(SP) que autentique y verifique la presentación. La firma electrónica tiene que ser bajo pena de perjurio y la declaración de perjurio tiene que contener el texto que aparece en el Formulario W-9(SP) en papel.

Para los Formularios W-9(SP) que no requieren ser firmados, el sistema electrónico no necesita proveer la firma electrónica ni una declaración de perjurio.

Para más detalles, vea los siguientes documentos en inglés:

Número de Identificación Personal del Contribuyente del IRS (ITIN)

El Formulario W-9(SP) (o un sustituto aceptable) es usado por personas a quienes se les requiere presentar una declaración informativa ante el IRS para obtener el nombre y TIN correcto del beneficiario (o de otra persona). Para individuos, el TIN, por lo general, es el número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés).

Sin embargo, en algunos casos, los individuos que se convierten en extranjeros residentes de los EE.UU. para propósitos tributarios no reúnen los requisitos para obtener un SSN. Esto incluye a ciertos extranjeros residentes que tienen que recibir declaraciones informativas pero que no pueden obtener un SSN.

Estos individuos tienen que solicitar un número de identificación personal del contribuyente (ITIN, por sus siglas en inglés) por medio del Formulario W-7(SP), Solicitud de Número de Identificación Personal del Contribuyente del Servicio de Impuestos Internos (o el Formulario W-7, en inglés), a menos que tengan una solicitud pendiente para un SSN. Individuos quienes tienen un ITIN tienen que proveerlo en el Formulario W-9(SP).

Formulario W-9(SP) Sustituto

Usted puede diseñar y usar su propio Formulario W-9(SP) (un Formulario W-9(SP) sustituto) si su contenido es considerablemente similar al del Formulario W-9(SP) oficial del IRS y satisface ciertos requisitos de certificación.

Puede incorporar un Formulario W-9(SP) sustituto dentro de otros formularios comerciales que usa normalmente, tales como tarjetas de firma para cuentas. Sin embargo, las certificaciones en el Formulario W-9(SP) sustituto tienen que indicar claramente (tal como indica el Formulario W-9(SP) oficial) que bajo pena de perjurio:

  1. El TIN del beneficiario es correcto,

  2. El beneficiario no está sujeto a la retención adicional por no haber declarado ingresos de interés o dividendos,

  3. El beneficiario es una persona de los EE.UU. y

  4. El beneficiario está exento de la declaración conforme a FATCA.

Usted no puede:

  1. Usar un Formulario W-9(SP) sustituto que le requiere al beneficiario, al firmar, estar de acuerdo con las provisiones que no estén relacionadas con las certificaciones requeridas o

  2. Insinuar que un beneficiario podría estar sujeto a la retención adicional a menos que el beneficiario acceda a las provisiones en el formulario sustituto que no estén relacionadas con las certificaciones requeridas.

Un Formulario W-9(SP) sustituto que contiene una línea para la firma por separado sólo para las certificaciones satisface el requisito de que las certificaciones estén claramente indicadas.

Si se usa una sola línea de firma para las certificaciones requeridas y para otras provisiones, las certificaciones se tienen que poner en relieve, encasillar, imprimir en letra negrita o presentar de alguna otra manera de modo que el texto sobresalga de la demás información contenida en el formulario sustituto. Además, se tiene que presentar la siguiente declaración de modo que sobresalga de la misma manera descrita anteriormente y tiene que aparecer inmediatamente sobre la línea para la firma:

The Internal Revenue Service does not require your consent to any provision of this document other than the certifications required to avoid backup withholding. El Servicio de Impuestos Internos no requiere su consentimiento para cualesquier provisiones de este documento que no sean las certificaciones requeridas para evitar la retención adicional de impuesto.

Si usa un formulario sustituto, se le requiere proveer las Instrucciones para el Formulario W-9(SP) al beneficiario sólo si éste se las pide. Sin embargo, si el IRS le ha notificado al beneficiario que le aplica la retención adicional, entonces usted tiene que decirle al beneficiario que tache el texto en la certificación que se refiere a la información sobre declarar menos ingreso de lo actualmente recibido. Estas instrucciones se pueden dar oralmente o por escrito. Vea la partida 2 de la sección Certificación en el Formulario W-9(SP). Puede reemplazar “como se define a continuación” con “como se define en las instrucciones” en la partida 3 de la sección Certificación en el Formulario W-9(SP) cuando no se les provean las instrucciones a los beneficiarios a menos que sean solicitadas. Para mayor información, vea el Revenue Procedure 83-89, 1983-2, C.B. 613 (Procedimiento Tributario 83-89, 1983-2, C.B. 613) ampliado por el Revenue Procedure 96-26 (Procedimiento Tributario 96-26) que se encuentra en la página 22 del Internal Revenue Bulletin 1996-8 (Boletín de Impuestos Internos 1996-8), que se puede ver, en inglés, en www.irs.gov/pub/irs-irbs/irb96-08.pdf.

TIN Solicitado

Para pagos de interés y dividendos y para ciertos pagos con respecto a instrumentos con facilidad de negociación, el beneficiario puede entregarle un Formulario W-9(SP) debidamente completado y firmado que tenga las palabras Applied For (Solicitado) escritas en la Parte I. Esto es un certificado “esperando TIN ”. El beneficiario tiene 60 días calendarios, a partir de la fecha en que usted reciba este certificado, para proveer un TIN. Si no recibe el TIN del beneficiario en ese momento, tendrá que comenzar la retención adicional sobre los pagos.

Regla de reserva.   Tiene que hacer la retención adicional sobre todo pago declarable hecho durante el período de 60 días si un beneficiario retira más de $500 a la vez, a menos que el beneficiario reserve una cantidad equivalente a la tasa de retención adicional del año en curso sobre todos los pagos declarables hechos a la cuenta.

Regla alternativa.   También podría optar por la retención adicional durante este período de 60 días, después de un período de gracia de 7 días, conforme a una de las dos reglas alternativas que se discuten a continuación.

Opción 1.

Haga la retención adicional sobre todo pago declarable si el beneficiario hace un retiro de la cuenta después de 7 días laborables a partir de la fecha en que usted haya recibido el certificado “esperando TIN ”. Trate como pagos declarables todos los retiros en efectivo, hasta llegar a la cantidad de los pagos declarables efectuados, a partir del día después de que usted haya recibido el certificado “esperando TIN ” y hasta el día del retiro.

Opción 2.

Haga la retención adicional sobre todo pago declarable hecho a la cuenta del beneficiario, sin tomar en cuenta si el beneficiario hace algún retiro, comenzando a más tardar 7 días laborables después de que usted haya recibido el certificado “esperando TIN ”.

La exención de la retención adicional por 60 días no le corresponde a ningún pago que no sea de interés, dividendos y ciertos pagos relacionados con los instrumentos con facilidad de negociación. Cualquier otro pago declarable, tal como la compensación que no sea por ser empleado, está sujeto inmediatamente a la retención adicional, aun si el beneficiario ha solicitado y está esperando un TIN.

Aun si el beneficiario le entrega un certificado “esperando TIN”, tiene que hacer la retención adicional sobre los pagos declarables de interés y dividendos si el beneficiario no certifica, bajo pena de perjurio, que el mismo no está sujeto a la retención adicional.

Si no recauda la retención adicional de los beneficiarios afectados tal como se requiere, usted podría ser responsable de toda cantidad no recaudada.

Beneficiarios Exentos de la Retención Adicional

Aun si el beneficiario no provee un TIN de la manera requerida, a usted no se le requiere hacer la retención adicional sobre todo pago que haga si el beneficiario es:

  1. Una organización exenta de impuestos conforme a la sección 501(a), todo arreglo de ahorros para la jubilación (IRA, por sus siglas en inglés) o cuenta de custodia conforme a la sección 403(b)(7) si la cuenta satisface los requisitos de la sección 401(f)(2);

  2. Los Estados Unidos o cualesquiera de sus agencias o dependencias (instrumentalidades);

  3. Un estado, el Distrito de Columbia, una posesión de los Estados Unidos o cualesquiera de sus subdivisiones políticas, agencias o dependencias (instrumentalidades);

  4. Un gobierno extranjero o cualesquiera de sus subdivisiones políticas, agencias o dependencias (instrumentalidades);

  5. Una sociedad anónima;

  6. Un comerciante de valores o materias primas al que se le requiere registrarse en los Estados Unidos, el Distrito de Columbia o una posesión de los Estados Unidos;

  7. Un comerciante de Futuros contratos u opciones registrado en la Commodity Futures Trading Commission (Comisión de Comercio en Futuros Sobre Mercancías);

  8. Un fideicomiso de inversiones en bienes inmuebles;

  9. Una entidad registrada en todo momento del año tributario conforme a la Investment Company Act of 1940 (Ley sobre Compañías de Inversiones de 1940);

  10. Un fondo fiduciario común administrado por un banco conforme a la sección 584(a);

  11. Una institución financiera;

  12. Un intermediario conocido en el campo de inversiones como un nominatario o custodio; o

  13. Un fideicomiso exento de impuestos conforme a la sección 664 o como se describe en la sección 4947.

Las siguientes clases de pagos están exentas de la retención adicional como se indica para las partidas 1 a 13, anteriormente.

Pagos de interés y dividendos.   Todos los beneficiarios enumerados anteriormente están exentos excepto el beneficiario en la partida 7.

Transacciones de los corredores.   Todos los beneficiarios enumerados en las partidas 1 a 4 y 6 a 11 están exentos. También, las sociedades anónimas tipo C están exentas. Una persona registrada conforme a la Investment Advisers Act of 1940 (Ley de Asesores de Inversiones de 1940) que con regularidad se desempeña como corredor también está exenta.

Transacciones de trueques y dividendos de patrocinio.   Sólo los beneficiarios enumerados en las partidas 1 a 4 están exentos.

Pagos declarables conforme a las secciones 6041 y 6041A.   Por lo general, los beneficiarios enumerados en las partidas 1 a 5 están exentos.

  Sin embargo, los siguientes pagos hechos a una sociedad anónima (incluyendo las ganancias brutas pagadas a un abogado conforme a la sección 6045(f), aun si el abogado es una sociedad anónima) y declarables en el Formulario 1099-MISC, Miscellaneous Income (Ingreso misceláneo), en inglés, no están exentos de la retención adicional.

  
  • Pagos médicos y de cuidado de salud.

  • Honorarios pagados a abogados.

  • Ganancias brutas pagadas a un abogado.

  • Pagos hechos por una agencia ejecutiva federal por servicios recibidos. (Vea la Revenue Ruling 2003-66 (Decision Tributaria 2003-66) en la página 1115 en el Internal Revenue Bulletin 2003-26 (Boletin de Impuestos Internos 2003-26) enwww.irs.gov/pub/irs-irbs/irb03-26.pdf, en inglés).

Pagos hechos en liquidación de transacciones efectuadas con tarjetas de pago o transacciones efectuadas por una red de terceros.    Sólo los beneficiarios enumerados en las partidas 1 a 4 están exentos.

Pagos Exentos de la Retención Adicional

Los pagos que no están sujetos a la declaración informativa tampoco están sujetos a la retención adicional. Para detalles, vea las secciones 6041, 6041A, 6042, 6044, 6045, 6049, 6050A, 6050N y 6050W y sus reglamentos. Los siguientes pagos están, por lo general, exentos de la retención adicional.

Dividendos y pagos de patrocinio   
  • Pagos a extranjeros no residentes sujetos a la retención conforme a la sección 1441.

  • Pagos a sociedades colectivas que no ejercen comercio o negocios en los Estados Unidos y que tienen por lo menos un socio extranjero no residente.

  • Pagos de dividendos de patrocinio que no son pagados en moneda.

  • Pagos hechos por ciertas organizaciones extranjeras.

  • Distribuciones conforme a la sección 404(k) hechas por un plan de la propiedad de acciones de empleados (ESOP, por sus siglas en inglés).

Pagos de interés   
  • Pagos de interés sobre obligaciones emitidas por individuos. Sin embargo, si le paga $600 o más en interés durante el transcurso de su comercio o negocio a un beneficiario, tendrá que declarar el pago. La retención adicional le corresponde a los pagos declarables si el beneficiario no ha provisto un TIN o ha provisto un TIN incorrecto.

  • Pagos tal como se explica en la sección 6049(b)(5) a extranjeros no residentes.

  • Pagos sobre bonos de convenio exentos de impuesto conforme a la sección 1451.

  • Pagos hechos por ciertas organizaciones extranjeras.

  • Interés hipotecario o de préstamos estudiantiles pagado a usted.

Otras clases de pagos   
  • Salarios.

  • Distribuciones de una pensión, anualidad, planes de participación en las ganancias o de bonificación de acciones, todo IRA, un plan de dueño-empleado u otro plan de compensación diferida.

  • Distribuciones de una cuenta de ahorros para gastos médicos o para la salud y de beneficios de cuidado a largo plazo.

  • Ciertas renuncias o cesiones de contratos de seguro de vida.

  • Distribuciones de programas para matrículas que reúnen los requisitos o de cuentas Coverdell ESAs.

  • Ganancias de juegos de azar si se requiere la retención de impuesto sobre las ganancias normales de juegos de azar conforme a la sección 3402(q). Sin embargo, si la retención de impuesto sobre las ganancias normales de juegos de azar no se requiere conforme a la sección 3402(q), la retención adicional le corresponde si el beneficiario no provee su TIN.

  • Transacciones de bienes inmuebles declarables conforme a la sección 6045(e).

  • Deudas canceladas declarables conforme a la sección 6050P.

  • Compras de pescado en efectivo declarables conforme a la sección 6050R.

Beneficiarios y Titulares de Cuentas Exentos de la Declaración Conforme a FATCA

El declarar bajo el capítulo 4 (FATCA) con respecto a personas de los EE.UU. generalmente se les requiere sólo a las instituciones financieras extranjeras (FII, por sus siglas en inglés) (incluyendo una división de una institución financiera de los EE.UU. que es tratada como una FII conforme a un acuerdo intergubernamental correspondiente (IGA, por sus siglas en inglés)). Por lo tanto, por ejemplo, una institución financiera de los EE.UU. que mantiene una cuenta en los Estados Unidos no tiene que recaudar un código de exención de la declaración conforme a FATCA. Para detalles de los requisitos para declarar conforme a FATCA, inclusive información específica sobre cuáles instituciones financieras están requeridas a declarar, vea las secciones 1471 a 1474 y las regulaciones relacionadas. Vea la sección 1.1471-3(d)(2) del Reglamento para saber cuándo una FFI puede basarse en evidencia documental para tratar a una persona de los EE.UU. como una persona que no es específicamente de los EE.UU. y vea la sección 1.1471-3(f)(3) del Reglamento para saber cuándo una FFI puede suponer que una persona de los EE.UU. no es específicamente de los EE.UU.

  1. Una organización exenta de impuesto conforme a la sección 501(a) o cualquier IRA como se define en la sección 7701(a)(37);

  2. Los Estados Unidos o cualquiera de sus agencias o dependencias (instrumentalidades);

  3. Un estado, el Distrito de Columbia, una posesión de los Estados Unidos o cualquiera de sus subdivisiones políticas, agencias o dependencias (instrumentalidades);

  4. Una sociedad anónima, cuyas acciones son regularmente negociadas en una o más bolsas de valores establecidas, como se describe en la sección 1.1472-1(c)(1)(i) del Reglamento;

  5. Una sociedad anónima que es miembro del mismo grupo afiliado expandido tal como una sociedad anónima esta descrita en la sección 1.1472-1(c)(1)(i) del Reglamento;

  6. Un comerciante de valores, materias primas o instrumentos financieros derivados (incluyendo contratos principales nominales, de futuros, contratos a término (forwards) y opciones) que está registrado como tal conforme a las leyes de los Estados Unidos o cualquiera de sus estados;

  7. Un fideicomiso de inversiones en bienes inmuebles;

  8. Una compañía de inversiones regulada como se define en la sección 851 o una entidad registrada en todo momento durante el año tributario conforme a la Investment Company Act of 1940 (Ley Sobre Compañías de Inversiones de 1940);

  9. Un fondo fiduciario común como se define en la sección 584(a);

  10. Un banco como se define en la sección 581;

  11. Un corredor de bolsa;

  12. Un fideicomiso exento de impuesto conforme a la sección 664 o como se describe en la sección 4947;

  13. Un fideicomiso exento de impuesto conforme a un plan de la sección 403(b) o un plan de la sección 457(g).

Beneficiarios Conjuntos que son Extranjeros

Si el primer beneficiario nombrado en la cuenta le entrega un Formulario W-8 u otra declaración similar firmada bajo pena de perjurio, la retención adicional se aplica a menos que:

  1. Cada beneficiario conjunto provea la declaración en relación con su condición de extranjero o

  2. Cualesquiera de los beneficiarios conjuntos que no hayan establecido su condición de extranjero le provea un TIN.

Si cualesquiera de los beneficiarios conjuntos que no haya establecido su condición de extranjero le entrega un TIN, use ese número para propósitos de la retención adicional y para la declaración informativa.

Para más información sobre beneficiarios extranjeros, vea las Instructions for the Requester of Forms W-8BEN, W-8ECI, W-8EXP, and W-8IMY (Instrucciones para el solicitante de los Formularios W-8BEN, W-8ECI, W-8EXP y W-8IMY), en inglés.

Nombres y los TIN para Usar en la Declaración Informativa

Anote el nombre completo y la dirección en la declaración informativa presentada ante el IRS y en la copia provista al beneficiario tal como aparece en el Formulario W-9(SP). Si hizo pagos a más de un beneficiario, o si la cuenta está a nombre de más de una persona, anote en la línea para el nombre en la declaración informativa sólo el nombre del beneficiario cuyo TIN aparece en el Formulario W-9(SP). Puede anotar los nombres de cualquier otro beneficiario en el área que está debajo de la primera línea para el nombre en la declaración informativa.

Para más información sobre los nombres y los TIN que se tienen que usar para declarar información, vea la sección J de las General Instructions for Certain Information Returns (Instrucciones generales para ciertas declaraciones informativas), en inglés.

Notificaciones del IRS

El IRS le enviará una notificación si el nombre y TIN del beneficiario en la declaración informativa que presentó no coinciden con los que están en los archivos del IRS. (Vea Concordancia de Números de Identificación del Contribuyente (TIN), a continuación). Quizás tenga que enviar una notificación “B” al beneficiario para solicitar otro TIN. La Pub. 1281, Backup Withholding for Missing and Incorrect Name/TIN(s) (Retención adicional por declaraciones presentadas con nombres/los TIN incompletos/incorrectos), en inglés, contiene copias de dos clases de notificaciones “B”.

Concordancia de Números de Identificación del Contribuyente (TIN)

La concordancia de los TIN le permite a un pagador o a su agente autorizado a quien se le requiere presentar el (los) Formulario(s) 1099-B, DIV, INT, K, MISC, OID y/o PATR verificar que las combinaciones de TIN y nombre correspondan a los que aparecen en los archivos del IRS antes de presentar los formularios al IRS. La concordancia de los TIN es uno de los servicios electrónicos (e-services) que se ofrecen y es accesible por medio del sitio web del IRS. Visite IRS.gov, en inglés, y haga una búsqueda con la frase e-services. Se anticipa que los pagadores que validen las combinaciones de TIN y nombre antes de presentar las declaraciones informativas recibirán menos notificaciones (CP2100) referentes a la retención adicional y notificaciones de multas.

Información Adicional

Para más información sobre la retención adicional, consulte la Pub. 1281, en inglés.


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