Ведение документации о налогах, удерживаемых работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму

Храните всю документацию о налогах, удерживаемых работодателем из заработной платы, как минимум, в течение четырех лет после подачи налоговой декларации за 4-й квартал текущего года. Она должна быть доступна для проверки Налоговым управлением США. Документация должна содержать:

• Идентификационный номер вашего работодателя
• Суммы и даты всех выплат заработной платы, бессрочных облигаций и пенсий
• Суммы чаевых, о которых вам сообщили ваши сотрудники
• Данные о квотах на чаевые
• Справедливая рыночная стоимость выплаченной заработной платы в натуральной форме
• Имена, фамилии, адреса, номера социального обеспечения и должности всех наемных работников и получателей оплаты труда
• Копии всех форм W-2 и W-2c, возвращенных наемным работникам ввиду невозможности доставки
• Сведения о сроке работы по найму каждого сотрудника
• Сроки, в течение которых работникам и получателям оплаты труда выплачивалась зарплата во время их отсутствия по причине болезни или травмы, а также сумма и еженедельная тарификация выплат, которые вы или сторонние плательщики произвели им.
• Копии сертификатов о налоговых скидках наемных работников и получателей при начислении им оплаты труда (формы W-4, W-4P, W-4S и W-4V).
• Даты и суммы уплаченных вами налогов, номера подтверждений для транзакций, совершенных в EFTPS, электронной федеральной налоговой платежной системе
• Копии поданных деклараций и номера подтверждений о приеме
• Документы, подтверждающие предоставление дополнительных льгот и возмещение расходов для ваших сотрудников, включая обосновывающие документы
• Документация, подтверждающая все заявленные платежи. Документы, подтверждающие оплату отпуска в связи со временной нетрудоспособностью или отпуска по семейным обстоятельствам, взятых после 31 марта 2021 года, как и документы по оплате труда, связанные с выплатой налогового зачета удержанию работников, выплаченного после 30 июня 2021 года, должны храниться не менее 6 лет. Для получения дополнительной информации о требованиях к обосновывающим документам посетите раздел Налоговые зачеты для оплачиваемого отпуска в соответствии с Законом о реагировании на Пандемию коронавируса Families First Act для отпусков до 1 апреля 2021 года (Английский)и  Часто задаваемые вопросы: Налоговый зачет на удержание сотрудников в соответствии с Законом о помощи в связи с Пандемией коронавируса CARES Act (Английский).
• Документы, подтверждающие сумму доли работодателя или работника в налоге на социальное обеспечение, которую вы перенесли и уплатили за 2020 год.