Các Mẫu đơn và các loại thuế liên quan cho các Nhà thầu độc lập

Mẫu W-9

Nếu bạn đã quyết định người bạn đang trả tiền là một nhà thầu độc lập, bước đầu tiên là phải yêu cầu nhà thầu hoàn thành Mẫu W-9, Yêu cầu Mã số thuế và chứng nhận. Mẫu này có thể được sử dụng để yêu cầu tên và Mã số thuế, hoặc TIN, chính xác của người được trả tiền. W-9 nên được lưu giữ trong hồ sơ của bạn trong bốn năm để tham khảo trong trường hợp có bất kỳ câu hỏi nào từ người lao động hoặc IRS.

Mẫu 1099-NEC

Bắt đầu với năm thuế 2020, bạn phải sử dụng Mẫu 1099-NEC, Thù lao cho Người không phải là Nhân viên (tiếng Anh) để khai báo cáo các khoản tiền thù lao cho người không phải là nhân viên (NEC) mà trước đây đã được báo cáo trong ô 7 trên Mẫu 1099-MISC. Các hướng dẫn riêng biệt cho người nộp đơn/phát hành Mẫu 1099-NEC có sẵn trong Hướng dẫn cho Mẫu 1099-MISC và 1099-NEC (tiếng Anh)PDF.

Người trả tiền sử dụng Mẫu 1099-NEC để khai báo các khoản thanh toán trong quá trình giao dịch hay kinh doanh cho người khác cho các dịch vụ.

Nếu bạn trả tiền cho ai đó không phải là nhân viên của bạn, như nhà thầu phụ, luật sư hay kế toán viên $600 hoặc nhiều hơn cho dịch vụ cung cấp trong năm, Mẫu 1099-NEC cần phải được hoàn thành, và một bản sao Mẫu 1099-NEC phải được cung cấp cho nhà thầu độc lập trước ngày 31 tháng 1 của năm sau khoản thanh toán. Bạn cũng phải gửi bản sao của mẫu này cho IRS trước ngày 31 tháng 1.

Cũng cần lưu ý rằng các nhà thầu độc lập có thể có nhân viên riêng hoặc có thể thuê các nhà thầu độc lập khác (các nhà thầu phụ). Trong cả hai trường hợp, họ cần nhận thức được trách nhiệm thuế của mình, bao gồm cả các yêu cầu về khai thuế và yêu cầu khai báo đối với những người lao động này.

Có những trường hợp không cần thiết phải có Mẫu 1099-NEC. Các ngoại lệ này được liệt kê trong Hướng dẫn cho Mẫu 1099-MISC và 1099-NEC (tiếng Anh)PDF.

Khấu lưu dự phòng và khấu lưu cho Người nước ngoài tạm trú

Việc khấu lưu có thể bắt buộc đối với thù lao cho người không phải là nhân viên. Có hai loại khấu lưu đối với khấu lưu ngoài lương:

• Khấu lưu ngoài lương theo Bộ luật Thuế vụ (IRC) 3406 (Khấu lưu dự phòng) và 3402.
• Khấu lưu thuế đối với người nước ngoài tạm trú theo IRC 1441.

Bạn phải khấu lưu 24% (tỷ lệ khấu lưu dự phòng) từ các khoản thanh toán phải khai báo của thù lao cho người không phải là nhân viên cho người Hoa Kỳ (cá nhân hoặc tổ chức) nếu người Hoa Kỳ không cung cấp mã số thuế (TIN) của họ theo cách được yêu cầu hoặc IRS thông báo cho bạn rằng TIN do người nhận thanh toán cung cấp không chính xác và người nhận thanh toán không xác nhận TIN của họ theo yêu cầu trong thông báo. Phải nộp Mẫu 945, Tờ khai khấu lưu thuế thu nhập Liên bang hàng năm nếu người trả tiền được yêu cầu khấu trừ khoản khấu lưu dự phòng. Để biết thêm thông tin về Mẫu 945, hãy xem Chủ đề số 307, Khấu lưu dự phòng và Ấn phẩm 15, (Thông Tư E), Hướng dẫn thuế cho Chủ lao động (tiếng Anh).

Các dịch vụ cá nhân độc lập (một thuật ngữ thường được sử dụng trong các hiệp định thuế) là các dịch vụ cá nhân được thực hiện bởi một nhà thầu nước ngoài độc lập không cư trú, trái ngược với các dịch vụ được thực hiện bởi một nhân viên. Các khoản thanh toán cho những cá nhân này có thể bị khấu lưu 30% (tỷ lệ khấu lưu của người nước ngoài tạm trú) trừ khi một tỷ lệ thấp hơn được quy định bởi hiệp định thuế hoặc luật pháp. Nếu bạn không thể xác định liệu người nhận thanh toán là người nước ngoài hay người Hoa Kỳ, quy tắc giả định yêu cầu bạn coi người nhận thanh toán là người Hoa Kỳ không được miễn thuế và khấu trừ khoản khấu lưu dự phòng. Phải nộp Mẫu 1042, Tờ khai thuế khấu lưu hàng năm trên thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ của Người nước ngoài (tiếng Anh) nếu người trả tiền được yêu cầu nộp Mẫu 1042-S. Cần phải có Mẫu 1042-S ngay cả khi thuế không thực sự bị khấu trừ. Để biết thêm thông tin về việc khấu lưu các khoản thanh toán cho người nước ngoài tạm trú, hãy xem Khấu lưu của NRA (tiếng Anh), Ấn phẩm 515, Khấu lưu thuế cho Người nước ngoài tạm trú và Thực thể nước ngoài (tiếng Anh), và Ấn phẩm 901, Hiệp ước thuế của Hoa Kỳ (tiếng Anh).

E-file Mẫu 1099 với IRIS

Cổng thông tin Người đóng thuế của Hệ thống tiếp nhận Tờ khai thông tin (IRIS) (tiếng Anh) là một hệ thống cung cấp phương pháp trực tuyến miễn phí để bạn nộp Mẫu 1099 theo phương thức điện tử. Dịch vụ nộp hồ sơ điện tử miễn phí này an toàn, chính xác và không yêu cầu phần mềm đặc biệt. Điều này có thể đặc biệt hữu ích cho bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào hiện đang gửi mẫu 1099 trên giấy của họ tới IRS. Thông qua Cổng thông tin Người đóng thuế, bạn có thể nộp gia hạn tự động, thực hiện chỉnh sửa và giảm chi phí liên quan đến việc nộp bằng giấy. Cổng thông tin Người đóng thuế cho phép bạn nhập dữ liệu để tạo Mẫu 1099 bằng cách nhập thông tin hoặc tải tệp .csv lên. Để biết thêm thông tin, hãy xem Ấn phẩm 5717, Hướng dẫn sử dụng Cổng thông tin IRS (tiếng Anh)PDF. Bạn có thể tiếp tục sử dụng hệ thống Nộp Tờ khai thông tin bằng phương thức điện tử (FIRE) để nộp tờ khai thông tin của mình.

Nộp theo phương thức điện tử với FIRE

Hệ thống Nộp Tờ khai thông tin bằng phương thức điện tử (FIRE) (tiếng Anh) được thiết lập cho các tổ chức tài chính và các tổ chức khác để nộp các Tờ khai thông tin Mẫu 1042-S, 1098, 1099, 5498, 8027 hoặc W-2G. Các Tờ khai thông tin có thể được nộp bẳng điện tử, tuy nhiên, bạn phải có phần mềm có thể tạo ra hồ sơ phù hợp theo yêu cầu của Ấn phẩm 1220. FIRE không cung cấp tùy chọn cho mẫu tự điền điện tử.

Yêu cầu e-file sẽ thây đổi bắt đầu năm 2024

Bộ Tài chính và Sở Thuế vụ đã ban hành các quy định cuối cùng (tiếng Anh) để điều chỉnh các quy tắc nộp tờ khai và các tài liệu khác bằng điện tử (e-file). Các quy định này ảnh hưởng đến người nộp của nhiều loại tờ khai bao gồm tờ khai thông tin (ví dụ, Mẫu 1099) và tờ khai khấu lưu thuế (ví dụ, Mẫu 945 và 1042).

Đối với các tờ khai thông tin (ví dụ, sê-ri Mẫu 1099) bắt buộc phải nộp vào hoặc sau ngày 1 tháng 1 năm 2024, các quy định cuối cùng

• giảm ngưỡng 250 tờ khai được ban hành trong các quy định trước đây để chung quy yêu cầu nộp bằng điện tử bởi những người nộp từ 10 tờ khai trở lên trong một năm dương lịch.
• yêu cầu người nộp tổng hợp hầu hết tất cả các loại tờ khai thông tin thuộc phạm vi của quy định để xác định xem người nộp có đáp ứng ngưỡng 10 tờ khai hay không và được yêu cầu nộp tờ khai thông tin của họ bằng điện tử.