Với tư cách là chủ lao động, bạn thường phải ký gửi tiền thuế việc làm đã khai báo trên Mẫu 941, Tờ khai thuế Liên bang HÀNG QUÝ của Chủ lao động (tiếng Anh) hoặc Mẫu 944, Tờ khai thuế Liên bang HÀNG NĂM của Chủ lao động (tiếng Anh). Cả hai mẫu này đều khai báo thuế thu nhập liên bang đã khấu lưu từ nhân viên, cùng với phần đóng góp của chủ lao động và nhân viên vào thuế an sinh xã hội và Medicare. Tiền thuế việc làm mà bạn khai báo trước đó trên Mẫu 941 hoặc Mẫu 944 sẽ cho biết phải dùng mẫu nào và theo thời hạn nào, hàng tháng hay mỗi hai tuần. Thuật ngữ "người ký gửi theo lịch hàng tháng" và "người ký gửi theo lịch mỗi hai tuần" không đề cập đến tần suất doanh nghiệp của bạn trả lương cho nhân viên hay thậm chí là mức độ thường xuyên mà bạn cần phải ký gửi. Thay vào đó, các thuật ngữ này xác định quy tắc ký gửi mà bạn phải tuân theo khi phát sinh trách nhiệm nộp thuế việc làm. Các quy tắc ký gửi dựa trên ngày mà tiền lương được trả (trên cơ sở tiền mặt), chứ không phải khi các khoản nợ thuế được tích lũy cho mục đích kế toán. Để biết các quy tắc về yêu cầu đệ nộp, xin tham khảo Chủ đề số 758. Tiền nợ dưới $2.500: Nếu bạn phải nộp Mẫu 941 và tiền thuế việc làm (trong quý trước đó hoặc hiện tại) ít hơn $2.500 thì bạn có thể nộp thuế cho quý hiện tại mà mình đã kịp thời nộp tờ khai thay vì ký gửi, với điều kiện là không xảy ra trường hợp có nghĩa vụ ký gửi $100.000 vào ngày kế tiếp trong quý hiện tại. Tương tự, nếu bạn phải nộp Mẫu 944 và tiền nợ thuế việc làm trong năm chưa đến $2.500 thì bạn có thể đóng tiền thuế trong năm với bản khai thuế đã nộp đúng hạn thay vì ký gửi. Nếu bạn phải nộp Mẫu 944 và tiền nợ thuế việc làm trong quý thứ tư chưa đến $2.500 thì bạn có thể đóng tiền nợ thuế của quý thứ tư với bản khai thuế đã nộp đúng hạn, miễn là bạn đã ký gửi trong các quý thứ nhất, thứ hai và thứ ba theo quy tắc ký gửi hiện hành. Chủ lao động dưới ngưỡng $2.500 và không phải ký gửi có thể chọn ký gửi tiền thuế hoặc trả số tiền đến hạn trên Mẫu 941 hoặc Mẫu 944 khi họ nộp các mẫu đó, như đã nêu rõ trong hướng dẫn trên mẫu đơn. Tiền nợ là $2.500 trở lên: Trừ khi bạn đủ tiêu chuẩn trả tiền với bản khai thuế, bạn phải ký gửi tiền thuế. Nếu bạn là người nộp Mẫu 941 và không biết rõ tổng số tiền nợ thuế trong quý hiện tại chưa đến $2.500 hay không và tiền nợ trong quý trước đó không dưới $2.500 thì bạn ký gửi bằng cách sử dụng quy tắc mỗi hai tuần hoặc hàng tháng để không bị phạt do không ký gửi. Khi nào ký gửi Bạn phải ký gửi theo một trong hai lịch ký gửi - hàng tháng hoặc mỗi hai tuần. Lịch biểu dùng trong năm hiện hành tùy thuộc vào khoản thuế đã khai báo trong giai đoạn kiểm lại. Nếu bạn chỉ nộp Mẫu 941 thì giai đoạn kiểm lại là 12 tháng (gồm bốn quý) bắt đầu từ ngày 1 tháng 7 của 2 năm trước liền kế và kết thúc vào ngày 30 tháng 6 của năm trước đó. Nếu bạn nộp Mẫu 944 ở một trong hai năm trước hoặc đang nộp Mẫu 944 trong năm hiện tại thì giai đoạn kiểm lại là hai năm trước năm mà bạn đang ký gửi (xem Ấn phẩm 15, (Thông tư E), Hướng dẫn thuế cho Chủ lao động (tiếng Anh), Đoạn 11, Ký gửi thuế). Người ký gửi theo lịch hàng tháng - Nếu bạn khai báo tiền thuế $50.000 trở xuống trong giai đoạn kiểm lại thì bạn là người ký gửi theo lịch hàng tháng và bạn thường phải nộp tiền thuế việc làm đánh vào tiền lương đã trả trong tháng đã định vào ngày hoặc trước ngày 15 của tháng tiếp theo. Ví dụ: bạn phải ký gửi thuế đánh vào tiền lương đã trả trong tháng Một chậm nhất là vào ngày 15 tháng Hai. Nếu ngày 15 của bất kỳ tháng nào rơi vào Thứ Bảy, Chủ Nhật hoặc ngày nghỉ lễ hợp pháp ở Đặc Khu Columbia thì khoản ký gửi này sẽ đến hạn vào ngày làm việc kế tiếp. Một ngày làm việc là bất kỳ ngày nào không phải Thứ Bảy, Chủ Nhật hay ngày nghỉ lễ hợp pháp ở Đặc Khu Columbia. Người ký gửi theo lịch mỗi hai tuần - Nếu bạn khai báo tiền thuế nhiều hơn $50.000 trong giai đoạn kiểm lại thì bạn là người ký gửi theo lịch mỗi hai tuần và bạn thường phải ký gửi tiền thuế việc làm theo lịch sau đây: Nếu ngày lãnh lương của bạn là thứ Tư, thứ Năm và/hoặc thứ Sáu thì bạn phải ký gửi tiền thuế chậm nhất là vào ngày thứ Tư tiếp theo. Nếu ngày lãnh lương của bạn là thứ Bảy, Chủ Nhật, thứ Hai và/hoặc thứ Ba thì bạn phải ký gửi tiền thuế chậm nhất là vào ngày thứ Sáu tiếp theo. Nếu bạn phải ký gửi vào ngày không phải là ngày làm việc thì số tiền đó được coi là ký gửi kịp thời nếu bạn đã ký gửi trước khi kết thúc ngày làm việc kế tiếp. Ví dụ: nếu bạn phải ký gửi vào Thứ Sáu, và ngày Thứ Sáu đó là ngày nghỉ lễ chính thức ở Đặc khu Columbia thì số tiền đó sẽ coi là ký gửi kịp thời nếu bạn ký gửi chậm nhất là vào ngày thứ Hai tiếp theo (nếu ngày thứ Hai đó là ngày làm việc). Ngày nghỉ lễ hợp pháp trên toàn tiểu bang không phải là ngày nghỉ lễ ở Đặc khu Columbia sẽ không trì hoãn ngày đến hạn ký gửi thuế liên bang. Người ký gửi theo lịch mỗi hai tuần có ít nhất 3 ngày làm việc để ký gửi sau khi kết thúc thời kỳ mỗi hai tuần. Nếu bất cứ ngày nào trong 3 ngày trong tuần sau khi kết thúc thời kỳ mỗi hai tuần thì bạn sẽ có thêm một ngày cho mỗi ngày đó để ký gửi theo quy định. Quy tắc ký gửi ngày kế tiếp $100.000 - Bất kể bạn là người ký gửi theo lịch hàng tháng hay mỗi hai tuần, nếu bạn dồn tích tiền thuế đến $100.000 trở lên trong thời gian ký gửi thì bạn phải ký gửi tiền thuế chậm nhất là vào ngày làm việc kế tiếp sau khi dồn tích $100.000. Nếu điều này xảy ra thì bạn sẽ là người ký gửi theo lịch mỗi hai tuần trong ít nhất thời gian còn lại của năm lịch và trong năm tiếp theo. Để biết thêm thông tin về Quy tắc ký gửi ngày kế tiếp $100.000, xin tham khảo Đoạn 11 của Ấn phẩm 15 (tiếng Anh). Chủ lao động mới - Nếu bạn là chủ lao động mới thì tiền thuế trong giai đoạn kiểm lại được xem là số không trong bất kỳ quý nào trước khi bạn khởi nghiệp hay tiếp nhận kinh doanh. Do đó, trong năm đầu kinh doanh, bạn là người ký gửi theo lịch hàng tháng trừ khi áp dụng quy tắc ký gửi ngày kế tiếp $100.000. Cách ký gửi Bạn phải nộp toàn bộ tiền thuế liên bang theo cách chuyển ngân điện tử thông thường bằng cách sử dụng EFTPS: Hệ thống thanh toán thuế Liên bang bằng điện tử. EFTPS là dịch vụ miễn phí do Bộ Tài chính cung cấp. Để nộp tiền đúng hạn theo EFTPS, bạn phải lập lịch ký gửi chậm nhất là vào 8:00 giờ tối giờ Miền Đông vào ngày trước khi đến hạn ký gửi. Truy cập EFTPS.gov (tIếng Anh) hoặc gọi số 800-555-4477, hoặc 800-733-4829 (TDD) để đăng ký. Bạn cũng có thể xem thông tin khác trong Ấn phẩm 966, Hệ thống thanh toán thuế Liên bang bằng điện tử: Hướng dẫn để bắt đầu (tiếng Anh). Nếu bạn không muốn sử dụng EFTPS, bạn có thể nhờ một chuyên viên thuế vụ, tổ chức tài chính, dịch vụ tiền lương hoặc bên thứ ba được ủy thác để ký gửi dưới hình thức điện tử thay mặt cho bạn. Dịch vụ do bên thứ ba cung cấp có thể tính phí và có thời điểm ngừng giao dịch trong ngày khác nhau. Nếu bạn không bắt đầu giao dịch ký gửi trên EFTPS chậm nhất là vào 8:00 giờ tối giờ Miền Đông vào ngày trước ngày đến hạn ký gửi thì bạn vẫn có thể ký gửi đúng hạn bằng cách sử dung Dịch vụ Truy thu thuế Liên bang (FTCS) (tiếng Anh) để trả tiền trong cùng ngày. Nếu bạn dự trù rằng mình sẽ cần sử dụng phương thức thanh toán trong cùng ngày thì bạn phải dàn xếp trước với tổ chức tài chính. Hãy hỏi tổ chức tài chính về tình trạng sẵn có, hạn chót và chi phí. Tổ chức tài chính có thể tính phí bạn khi trả tiền theo cách này. Bạn phải ký gửi 100% tiền nợ thuế vào ngày hoặc trước ngày đến hạn ký gửi. Bạn có thể bị phạt khi ký gửi trễ, ký gửi thấp hơn số tiền bắt buộc hoặc gửi tiền trả trực tiếp cho IRS qua đường bưu điện thay vì ký gửi. IRS có thể miễn trừ tiền phạt trong một số trường hợp. Xem Ấn phẩm 15 (tiếng Anh) để biết thêm thông tin về các độ chính xác của các quy tắc ký gửi và hình phạt.
