Instrucciones para el  
Formulario W-3PR (Instructions for Form W-3PR) - Main Contents


Acontecimientos Futuros

Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos relacionados con el Formulario W-3PR y sus instrucciones, como leyes promulgadas después de que dichos documentos se hayan publicado, por favor visite www.irs.gov/w3pr.

Qué Hay de Nuevo

Persona de contacto.   Tiene que proporcionar el nombre del patrono (o de la persona de contacto designada por el patrono), número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico (email) del mismo.

Recordatorios

Contribución Adicional al Medicare.    A partir del 1º de enero de 2013, el patrono está requerido a retener un 0.9% de la Additional Medicare Tax (Contribución Adicional al Medicare) en los salarios o compensación conforme a la Federal Insurance Contributions Act (Ley de Contribuciones Federales al Seguro Social y al Medicare o FICA, por sus siglas en inglés) pagados a un empleado en exceso de $200,000 en un año natural. Se le requiere al patrono que comience a retener la Contribución Adicional al Medicare en el período de paga en el cual le paga salarios o compensación en exceso de $200,000 a un empleado y continuar reteniendo dicha contribución hasta el fin del año natural. La Contribución Adicional al Medicare se le impone únicamente al empleado. No hay aportación similar de parte del patrono de la Contribución Adicional al Medicare. Todo sueldo o compensación sujeto a la contribución al Medicare está sujeto a la Contribución Adicional al Medicare si es pagado en exceso del límite de retención de $200,000. Vea las instrucciones para el recuadro 13, más adelante. Consulte la Publicación 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, y las instrucciones por separado para su planilla de contribuciones patronales sobre la nómina.

  También puede obtener información en inglés si visita IRS.gov y escribe Additional Medicare Tax (Contribución Adicional al Medicare) en el recuadro para búsquedas.

Fecha de vencimiento para personas que radican electrónicamente.   Cuando radica sus Formularios 499-R2/W-2PR por medios electrónicos con la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) la fecha de vencimiento para radicar dichos formularios correspondientes al año contributivo 2014 electrónicamente se extiende al 31 de marzo del año 2015. Para información sobre cómo radicar electrónicamente, vea Radicación electrónica, más adelante.

Servicios para negocios en Internet (BSO).   La SSA ha mejorado su página web Business Services Online (Servicios para Empresas o BSO, por sus siglas en inglés) para facilitar la navegación de la página y el proceso de inscripción. Para tener acceso a los servicios de BSO visite el sitio web de la SSA, www.socialsecurity.gov/bso/bsowelcome.htm, en inglés. Pulse sobre el enlace Business Services Online Suite of Services (Suite de Servicios para Empresas en Internet) para obtener información sobre temas generales acerca de la radicación anual de sueldos y salarios y utilizar otros servicios ofrecidos por la SSA a los patronos. Si tiene dificultad con alguno de los servicios de BSO, llame a la SSA al 1-888-772-2970.

  Para obtener información adicional sobre estos temas, consulte al Departamento de Hacienda de Puerto Rico visitando su sitio web, www.hacienda.gobierno.pr y pulsando sobre “Colecturía Virtual” donde puede enviar un correo electrónico a w2Info@hacienda.gobierno.pr. También puede llamar al 787-722-0216 o enviar un fax al 787-977-3806.

La Ley Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).   El patrono podría estar obligado a informar salarios y contribuciones en un formulario distinto al formulario que normalmente utiliza si el empleado reclama residencia o domicilio conforme a la Military Spouses Residency Relief Act (Ley de Alivio Residencial para Cónyuges de Miembros de las Fuerzas Armadas o MSRRA, por sus siglas en inglés) en una jurisdicción distinta en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia, la Samoa Estadounidense, el Estado Libre Asociado de las Islas Marianas del Norte, Guam, Puerto Rico o las Islas Vírgenes Estadounidenses.

  La ley MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge (cónyuge que no es miembro de las Fuerzas Armadas) de un miembro de las Fuerzas Armadas que presta servicio activo, de conservar su residencia o domicilio previo para propósitos contributivos (domicilio contributivo) cuando acompaña a su cónyuge militar, el cual se está trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a un nuevo local donde prestará servicios militares en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia, un estado libre asociado con los Estados Unidos o un territorio (posesión) estadounidense. Antes de trasladarse, ambos cónyuges tienen que haber tenido la misma residencia o domicilio contributivo.

  Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero reclama propiamente domicilio contributivo en uno de los 50 estados conforme a la ley MSRRA, sus ingresos por prestar servicios no serían considerados como ingresos sujetos a la contribución para propósitos de las contribuciones puertorriqueñas. Las contribuciones federales sobre los ingresos deben ser retenidas y enviadas al Servicio Federal de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés). Las contribuciones estatales y locales sobre los ingresos pueden tener que retenerse y ser enviadas a las autoridades estatales y locales pertinentes. Consulte con las autoridades contributivas estatales, locales o territoriales estadounidenses en referencia con sus obligaciones retentivas conforme a la ley MSRRA.

Información sobre las obligaciones contributivas estatales para patronos.   Si es un patrono del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, comuníquese con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico, llamando al 787-722-0216 o envíe un fax al 787-977-3806. El horario para las oficinas en San Juan es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. Puede enviar correspondencia a el Centro de Llamadas y Correspondencia a la dirección postal de:

P.O. Box 9024140 
San Juan, P.R. 00902-4140

El Centro de Representantes de San Juan está ubicado en:

Edificio Intendente Ramírez  
#10 Paseo Covadonga, Piso 2, Oficina 211  
San Juan, P.R. 00902

¿Necesita Ayuda?

Si desea información sobre cómo obtener formularios y publicaciones, vea la Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños.

Información de la contribución patronal sobre la nómina.   Información detallada de la contribución patronal sobre la nómina se encuentra en los siguientes productos:
  • Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños,

  • Pub. 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía contributiva suplementaria del patrono), en inglés,

  • Pub. 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits (Guía contributiva del patrono que paga beneficios marginales), en inglés,

  • Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide (Guía contributiva del patrono agrícola), en inglés,

  • Pub. 926, Household Employer's Tax Guide (Guía contributiva para patronos de empleados domésticos), en inglés,

  • Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones Sobre el Empleo de Empleados Domésticos y

  • Pub. 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the Northern Mariana Islands (Guía Contributiva Federal Para Patronos en las Islas Vírgenes Estadounidenses, América Samoa y la Comunidad Autónoma de las Islas Marianas del Norte), en inglés.

  También puede llamar al Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) para hacer preguntas sobre la contribución sobre la nómina. Llame al 1-800-829-4933 o visite el sitio web www.irs.gov/espanol del IRS e ingrese “patronos” en el recuadro Search (Buscar).

Internet.    Puede acceder el sitio web del IRS, IRS.gov/espanol, los 7 días de la semana, las 24 horas al día para:
  • Descargar (bajar), ver y solicitar formularios, instrucciones y publicaciones;

  • Pedir productos del IRS por internet;

  • Ver repuestas sobre preguntas tributarias que se hacen con frecuencia;

  • Buscar información en línea para sus preguntas sobre contribuciones;

  • Hacer búsquedas de publicaciones por tema de interés o por palabra clave;

  • Utilizar el Código Federal de Rentas Internas, los reglamentos u otras guías oficiales;

  • Enviar sus comentarios o solicitar ayuda por medio de correo electrónico;

  • Ver los Internal Revenue Bulletins (Boletines de Rentas Internas o IRB, por sus siglas en inglés) que han publicado en años recientes;

  • Inscribirse para recibir noticias locales y nacionales sobre contribuciones por medio de correo electrónico;

  • Obtener información acerca de cómo establecer y operar un pequeño negocio y

  • Temas tributarios que le proveerán información sobre las contribuciones patronales y otra información contributiva para los residentes de Puerto Rico. Si desea ver estos temas, acceda a IRS.gov/espanol y pulse sobre el enlace titulado “Temas Tributarios”. Luego busque la serie de temas número “900”, los cuales proveen información para residentes de Puerto Rico.

 

Por teléfono.   Muchos servicios están disponibles por teléfono. Éstos incluyen:
  • Pedir formularios, instrucciones y publicaciones. Llame al 1-800-829-3676 (1-800-TAX-FORM) para pedir formularios, instrucciones y publicaciones del año actual, además de años anteriores (limitado a 5 años). Recibirá su pedido dentro de 10 días.

  • Realizar preguntas sobre las contribuciones. Si tiene alguna duda sobre las contribuciones federales, puede llamarnos libre de cargos, al 1-800-829-1040. Las personas que son sordas, quienes tienen limitación auditiva o impedimentos del habla que usen equipo TTY/TDD pueden llamar al 1-800-829-4059.

  • Escuchar los temas tributarios TeleTax. Llame al 1-800-829-4477 para escuchar temas relacionados con las contribuciones federales. Los temas dedicados a los residentes de Puerto Rico son los siguientes:

901 - Obligación tributaria para residentes de Puerto Rico

902 - Deducciones y créditos para contribuyentes con ingresos provenientes de fuentes de Puerto Rico que están exentos de las contribuciones estadounidenses

903 - Contribución federal sobre la nómina para patronos en Puerto Rico

904 - Ayuda contributiva para los residentes de Puerto Rico

Evaluación de la calidad de nuestros servicios telefónicos.

Para asegurar que los representantes del IRS provean las respuestas correctas, corteses y profesionales, utilizamos varios métodos para evaluar la calidad de nuestros servicios telefónicos. Un método es que un segundo representante del IRS escuche o grabe las llamadas telefónicas al azar. Otro método es preguntar a algunas personas que llamen si desean participar en una breve encuesta al final de la llamada.

En persona.    Puede visitar nuestro Centro de Ayuda al Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés) de Guaynabo en:

City View Plaza II  
Bldg. 48 Carr 165 km. 1.2  
Guaynabo, P.R. 00968-8000

Para obtener una cita, tiene que llamar al número 787-522-8660. El horario es de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 4:30 p.m.

Por correo.   Si desea solicitar formularios, instrucciones y publicaciones, envíe su solicitud a la dirección siguiente. Deberá recibir el material solicitado en un período de 10 días después de que recibamos su solicitud.

Internal Revenue Service 
1201 N. Mitsubishi Motorway 
Bloomington, IL 61705-6613

Instrucciones Generales para el Formulario W-3PR

Propósito del formulario.   Se usa el Formulario W-3PR para enviar el Original de los Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA. Asegúrese de llenar un Formulario W-3PR para el año correcto y de guardar una copia del Formulario W-3PR en su documentación.

Quién tiene que radicar el Formulario W-3PR.   Los patronos y otros pagadores tienen que radicar el Formulario W-3PR para radicar los Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA.

  Un patrono de empleados domésticos tiene que radicar un Formulario W-3PR aun si radica un solo Formulario  
499R-2/W-2PR para un solo empleado doméstico. Marque el recuadro “Doméstico” en el recuadro a del Formulario W-3PR. Para más información, vea el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) y las instrucciones por separado. Tiene que tener un número de identificación (EIN). Vea Recuadro c: Número de identificación patronal (EIN), más adelante.

Quién puede firmar el Formulario W-3PR.   Un remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente de reportación, un agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar el Formulario W-3PR (o usar su número de identificación personal o PIN, por sus siglas en inglés, en las radicaciones electrónicas) en nombre del patrono o del pagador sólo si el remitente satisface los dos siguientes puntos:
  • Está autorizado por un acuerdo de agencia (ya sea verbal, por escrito o implícito) válido conforme a la ley estatal y

  • Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para los Formularios W-3PR en papel).

  
El usar un agente de presentación que lo represente u otro servicio de tercero sobre la nómina no exime al patrono de su responsabilidad de asegurar que los Formularios 
499R-2/W-2PR sean distribuidos a los empleados y que los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR sean radicados con la SSA, correctamente y a tiempo.

  Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es responsable de radicar con la SSA, para la fecha de vencimiento con la SSA, un Formulario W-3PR correcto y completo con los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese de que el nombre y el número de identificación del patrono (EIN, por sus siglas en inglés) sean los mismos que aparecen en el Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador; o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos, radicados por el patrono o a favor del mismo.

Cuándo se debe radicar el formulario.   Si radica por medio de papel, tiene que radicar el Original del Formulario 499R-2/W-2PR con el Formulario W-3PR a más tardar el 28 de febrero del año 2015 con la SSA. Sin embargo, si radica el Formulario 499R-2/W-2PR por medios electrónicos, la fecha límite para radicar el formulario será automáticamente extendida al 31 de marzo de 2015. Quizás tenga que pagar una multa por cada Formulario 499R-2/W-2PR que radique fuera de plazo.

Nota:

Consulte con el Departamento de Hacienda para obtener las fechas de radicación de declaraciones informativas puertorriqueñas.

Prórroga.

Puede solicitar una prórroga automática para radicar el Formulario 499R-2/W-2PR enviando el Formulario 8809, Application for Extension of Time To File Information Returns (Solicitud de prórroga para radicar planillas informativas), en inglés, a la dirección indicada en dicho formulario. Tiene que solicitar la prórroga antes de la fecha de vencimiento para radicar las planillas. Tendrá 30 días adicionales para radicar el formulario. Vea el Formulario 8809 para más detalles.

  
Aunque solicite una prórroga para radicar el Formulario 499R-2/W-2PR, tiene que entregarles a sus empleados el Formulario 499R-2/W-2PR a más tardar el 31 de enero del año 2015.

Adónde enviar el formulario.   Envíe el Original del Formulario 499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3PR a: 

Social Security Administration 
Data Operations Center 
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

 

  
Si usa “Certified Mail(Correspondencia Certificada) para radicar la información, cambie el código postal (ZIP code) a “18769-0002”. Si usa un servicio de entregas privado aprobado por el IRS para radicar la información, añada “Attn: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr.” a la dirección y cambie el código postal a “18702-7997”. Vea la Pub. 179 (Circular PR), para obtener una lista de servicios de entregas privados aprobados por el IRS.

Cómo enviar los formularios.   Prepare y radique los Formularios 499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del trabajador o en orden numérico por el número de Seguro Social del empleado. No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3PR al Formulario 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera el Formulario 499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios. Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si radica más de una clase de planilla para la contribución sobre la nómina, radique todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase, junto con un Formulario W-3PR por separado, para cada clase de planilla en cuestión y envíelos cada uno en grupos por separado.

Radicación electrónica.   Si tiene que radicar 250 o más Formularios 499R-2/W-2PR con la SSA, tiene que radicarlos usando medios electrónicos a menos que el IRS lo haya eximido de este requisito. Puede pagar una multa si no radica los formularios por medios electrónicos cuando sea obligatorio.

  
Es preferible que radique los formularios con la SSA por medios electrónicos aunque radique menos de 250 Formularios 499R-2/W-2PR.

  Puede solicitar una exención de radicar planillas por medios electrónicos completando el Formulario 8508, Request for Waiver From Filing Information Returns Electronically (Solicitud para la exención de radicar planillas informativas por medios electrónicos), en inglés. Envíe el Formulario 8508 al IRS por lo menos 45 días antes de la fecha de vencimiento para radicar la planilla. Vea el Formulario 8508 para informarse sobre cómo se radica.

  
Si radica los formularios por medios electrónicos, no radique los mismos formularios en papel.

Las especificaciones para la planilla electrónica correspondientes al Formulario 499R-2/W-2PR se encuentran en la EFW2 de la SSA, en inglés. Usted puede obtener esta publicación de la SSA en el sitio web Employer W-2 Filing Instructions and Information (Instrucciones e información para patronos sobre la radicación del Formulario W-2), www.socialsecurity.gov/employer, y luego seleccionando el enlace Specifications for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) (Requisitos para la radicación de Formularios W-2 y W-2c electrónicamente (EFW2/EFW2C)). También puede obtener dichas especificaciones llamando a su Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace de los servicios para patronos o ESLO, por sus siglas en inglés) de la SSA al 212-264-1117.

Cómo hacer correcciones.   Use el Formulario W-3c PR, Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3PR radicado anteriormente.

Instrucciones Específicas

El Formulario W-3PR es leído por máquinas; por lo tanto, escriba a maquinilla, si es posible, o escriba con letra de imprenta bien oscura. Envíe la página entera del Formulario W-3PR junto con el Original del Formulario 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en dólares, omita el signo ($) y la coma, pero no omita el punto decimal (00000.00).

Las cantidades declaradas en formularios relacionados con el empleo (tales como los Formularios 499R-2/W-2PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)) deben coincidir con las cantidades declaradas en las casillas pertinentes del Formulario W-3PR. Si hay diferencias, el IRS y la SSA podrían comunicarse con usted. Retenga su información de conciliación para futura referencia. Vea Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), más adelante.

Recuadro a: Clase de pagador.   Marque el recuadro que le corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador, para una excepción). Si le corresponden dos o más recuadros (excepto en el caso de compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador), envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario W-3PR por separado.

941-PR.

Marque este recuadro si radica el Formulario 941-PR y no le corresponde ninguna otra categoría (a menos que sea “Compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”). Una iglesia o una organización con fines religiosos deberá marcar este recuadro aunque no esté obligada a radicar el Formulario 941-PR o el Formulario 944(SP). También marcaría este recuadro si en 2014 avisa a tiempo al IRS de haber radicado por primera vez el Formulario 941-PR en vez del Formulario 944(SP). Para más información sobre esto, consulte las Instrucciones para el Formulario 941-PR o también las Instrucciones para el Formulario 944(SP) de 2014.

943-PR.

Marque este recuadro si usted es patrono agrícola y radica el Formulario 943-PR y envía el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR para empleados agrícolas. Para empleados no agrícolas, envíe los Formularios 499R-2/W-2PR con otro Formulario W-3PR, marcando el recuadro correspondiente.

944(SP).

Marque este recuadro si usted radica el Formulario 944(SP) y no corresponde otra categoría (excepto “Compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”). Para los negocios estadounidenses, si radica el Formulario 944(SP), tiene que marcar el recuadro “944” del recuadro b del Formulario W-3, en inglés, y no el Formulario W-3PR, el cual sólo se utiliza en Puerto Rico.

Las referencias a líneas específicas en el Formulario 944-PR también se aplican al Formulario 944(SP).

Doméstico.

Marque este recuadro si usted es un patrono de empleados domésticos que envía el Formulario 499R-2/W-2PR para empleados domésticos y no incluyó las contribuciones de tales empleados en el Formulario 941-PR, Formulario 943-PR o en el Formulario 944(SP).

Compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador.

Marque este recuadro si usted es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o declara pagos de compensación por enfermedad hechos por un tercero pagador) que radica el Formulario 499R-2/W-2PR con dicha compensación declarada en el recuadro 7 (“Sueldos”). No marque este recuadro si el tercero pagador radica el Formulario 499R-2/W-2PR y usted radica un formulario de resumen únicamente para recapitular los pagos (vea la Pub. 15-A para más detalles). Si le corresponde más de un recuadro (por ejemplo, éste y el que es para el Formulario 941-PR), marque ambos recuadros y radique un solo Formulario W-3PR tanto para el Formulario 499R-2/W-2PR regular como para el Formulario 499R-2/W-2PR correspondiente a un tercero pagador de compensación por enfermedad.

Sólo empleados con cobertura de Medicare.

Marque este recuadro si se trata de una agencia gubernamental con empleados sujetos solamente a la contribución al Medicare.

Recuadro b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR.   Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales completados que envíe con este Formulario W-3PR. No incluya los Formularios 499R-2/W-2PR “Nulos”.

  Los terceros pagadores de compensación por enfermedad a beneficio de un empleado (o los patronos que se aprovechan de la regla opcional para el Formulario W-2, la cual se describe en el apartado 6 de la Pub. 15-A) tienen que escribir “Resumen de la compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador” en este espacio, si los pagadores asegurados radican el Formulario 499R-2/W-2PR para informar dicha clase de compensación y el tercero pagador radica el formulario sólo para resumir los pagos. Vea la Pub. 15-A para más detalles.

Recuadro c: Número de identificación patronal (EIN).   Anote el número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS. Tiene que escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote tiene que ser el mismo que aparece en su Formulario 941-PR, 943-PR, 944(SP) o Anexo H-PR del Formulario 1040-PR (el que corresponda a su caso). No use el EIN de un propietario anterior.

  Si usted no tiene un EIN cuando radique su Formulario W-3PR, escriba “Solicitado” en el recuadro c; no escriba su número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés). Puede obtener un EIN solicitándolo por Internet en IRS.gov o radicando el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN).

Recuadros d y e: Nombre y dirección del patrono.   Escriba el nombre del patrono, número y calle, ciudad, estado y código postal (ZIP).

Recuadro f: Otro número de identificación patronal usado este año.   Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un propietario anterior) en el Formulario 941-PR, 943-PR o el Formulario 944(SP) radicado para el año 2014, que sea distinto al EIN anotado en el recuadro c del Formulario W-3PR, anote aquí el otro EIN que usó. Los agentes del patrono, por lo general, anotan el EIN del patrono en el recuadro f. (Si un agente declara por más de un patrono, deje el recuadro f en blanco).

Persona de contacto, número de teléfono, de fax y dirección de email.   Facilite esta información para que la pueda usar la SSA si surge cualquier duda durante la tramitación del formulario. Necesita proveer el nombre de la persona con quien nos podemos comunicar si hay alguna pregunta con respecto al formulario al momento de tramitarse. El número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico (email) que se solicitan son del patrono.

Las cantidades anotadas en los recuadros 1-4 y 6-16, mencionados a continuación, son los totales correspondientes sólo de los Formularios 499R-2/W-2PR (no a los Formularios 499R-2/W-2PR indicados como “NULOS”) que se van a enviar con dicho Formulario W-3PR.

Recuadros 1-4 y 6-16.   Declare los totales correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con este Formulario W-3PR.

Recuadro 13.

En este recuadro, incluya la cantidad total de la retención de la Contribución Adicional al Medicare, si la hay. Si desea más información sobre la Contribución Adicional al Medicare, acceda a IRS.gov e ingrese las palabras Additional Medicare Tax (Contribución Adicional al Medicare) en el encasillado Search (Buscar). La información está disponible en inglés.

Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)

Concilie las cantidades indicadas en los recuadros 10, 12a y 14 de todo Formulario W-3PR para el año 2014 con sus cantidades relacionadas indicadas en los Formularios 941-PR trimestrales de 2014 o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales para el año 2014. Cuando surgen diferencias entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR radicados ante la SSA y los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) radicados ante el IRS, tenemos que comunicarnos con usted para resolver tales diferencias.

Cómo reducir las diferencias entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR y los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR):

  • Asegúrese de que las cantidades declaradas en los Formularios W-3PR para el año 2014 sean aquellas sumas totales de las líneas correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR.

  • Se deben conciliar, por medio de comparación, las cantidades declaradas en el Formulario W-3PR para el año 2014 con las cantidades declaradas en las líneas correspondientes de los Formularios 941-PR trimestrales (o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales) para el año 2014 en las siguientes áreas:

  1. Los salarios sujetos a la contribución al Seguro Social, salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare y las propinas sujetas a la contribución al Seguro Social (recuadros 10, 12a y 14). El Formulario W-3PR debe incluir los ajustes que se declararon en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o del Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) sólo del año en curso. Si los ajustes declarados en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o del Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) incluyen cantidades correspondientes a un año anterior, no declare esos ajustes correspondientes a un año anterior en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR del año en curso.

  2. Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare (recuadros 11 y 13). Las cantidades indicadas en los Formularios 941-PR trimestrales del año 2014 (o los Formularios 943-PR, 944(SP) o Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales), que incluyen los ajustes del año en curso, deben ser aproximadamente el doble de las cantidades indicadas en el Formulario W-3PR.

Las cantidades reportadas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) a veces no concuerdan por razones válidas. Si no concuerdan, usted deberá verificar que las razones sean válidas. Conserve su conciliación en caso de que el IRS o la SSA tenga dudas relativas a dichos formularios.

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Información y la Ley de Reducción de Trámites

Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3PR para cumplir con las leyes que regulan la recaudación de las Rentas Internas de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y cobrar la cantidad correcta de contribución. La sección 6051 del Código Federal de Rentas Internas y su reglamentación correspondiente requieren que usted provea copias del formulario de retención a sus empleados, SSA y al Servicio Federal de Rentas Internas. La sección 6109 requiere que usted provea su número de identificación patronal (EIN). Si no nos provee esta información o si nos provee información errónea o fraudulenta, podría estar sujeto a multas.

Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un formulario según la Ley de Reducción de Trámites a menos que el mismo muestre un número de control válido de la Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o registros relativos a un formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la aplicación de alguna ley contributiva federal.

Por regla general, las planillas de contribución y toda información pertinente son confidenciales, como lo requiere la sección 6103. No obstante, dicha sección permite o requiere que el IRS divulgue o provea tal información a otros, tal como se describe en el Código. Por ejemplo, la información facilitada en este formulario puede ser compartida con el Departamento de Justicia para hacer cumplir las leyes contributivas en casos de litigio civil y penal, con las ciudades, estados, el Distrito de Columbia y los estados libres asociados con los Estados Unidos y las posesiones (territorios no autónomos) estadounidenses, a fin de ayudarlos en la aplicación de las leyes contributivas respectivas. Podemos divulgar su información contributiva a otras personas, si fuera necesario, para obtener información a fin de determinar la cantidad de contribución que usted adeuda o para recaudarla. Podemos divulgar su información contributiva al Contralor General de los Estados Unidos para que el mismo pueda evaluar al IRS. Además, podemos divulgar su información contributiva a los Comités del Congreso; a las agencias locales, estatales y federales dedicadas a velar por la manutención de los menores; y a otras agencias federales a fin de determinar su derecho a recibir beneficios o para determinar su derecho a recibir o reintegrar préstamos. Podemos también divulgar la información contenida en este formulario a otros países conforme a un tratado tributario, a las agencias del gobierno federal o estatal para hacer cumplir leyes penales federales no tributarias o a agencias federales encargadas de la aplicación de la ley y a agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo.

El tiempo que se necesita para llenar y radicar este formulario varía, dependiendo de las circunstancias individuales. El tiempo promedio que se estima para completar este formulario es 27 minutos. Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud de este tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude a que este formulario sea más sencillo, por favor envíenoslos. Envíe sus comentarios al Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No envíe el Formulario 499R-2/W-2PR ni el Formulario W-3PR a esta dirección. En su lugar, vea Adónde enviar el formulario, anteriormente.

Future Developments

For the latest information about developments related to Form W-3PR and its instructions, such as legislation enacted after they were published, go to www.irs.gov/w3pr.

What's New

Contact information.    The employer needs to provide their information in the boxes titled phone number, fax number, and email address.

Reminders

Additional Medicare Tax.   Beginning January 1, 2013, an employer is required to withhold the 0.9% Additional Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA) wages or compensation it pays to an employee in excess of $200,000 in a calendar year. An employer is required to begin withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it pays wages or compensation in excess of $200,000 and continue to withhold it until the end of the calendar year. Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is no employer match for Additional Medicare Tax. See box 13 instructions, later. See Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños (Federal tax guide for employers in Puerto Rico), in Spanish, for use solely in Puerto Rico; Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide; and the instructions for your employment tax return for more information.

  Also, go to IRS.gov and type Additional Medicare Tax in the “Search” box.

Due date for e-filers.   When you e-file your Forms 499R-2/W-2PR with the Social Security Administration (SSA), the due date for e-filing the 2014 Form 499R-2/W-2PR is extended to March 31, 2015. For information on how to file electronically, see Electronic Reporting, later.

Business Services Online.    The SSA has enhanced its secure BSO website to make it easier to register and navigate. To get access to “Business Services Online (BSO)”, visit the SSA's website, www.socialsecurity.gov/bso/bsowelcome.htm. Select the link “Business Services Online Suite of Services” to obtain general information about annual wage reporting, and use other services offered by SSA to employers. Call the SSA at 1-888-772-2970 if you experience problems using any of the services within BSO.

  To obtain additional information about these topics, visit the Treasury Department of Puerto Rico's website, www.hacienda.gobierno.pr under Colecturía Virtual (Payments online) where you can send an email to w2Info@hacienda.gobierno.pr. You can also call them at 787-722-0216 or send a fax at 787-977-3806.

Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).   You may be required to report wages and taxes on a form different from the form you generally use if an employee claims residence or domicile under MSRRA in a different jurisdiction than one of the 50 U.S. states, District of Columbia, American Samoa, Commonwealth of the Northern Mariana Islands, Guam, Puerto Rico or the U.S. Virgin Islands.

  Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember (civilian spouse) may keep his or her prior residence or domicile for tax purposes (tax residence) when accompanying the servicemember spouse, who is relocating under military orders, to a new military duty station in one of the 50 states, the District of Columbia, or a U.S. possession. Before relocating, both spouses must have had the same tax residence.

   For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA, his or her income from services would not be taxable income for Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld and submitted to the IRS. State and local income taxes may need to be withheld and remitted to state and local tax authorities. You should consult with state, local, or U.S. possession tax authorities regarding your withholding obligations under MSRRA.

Information about state tax requirements for employers.   If you are an employer in the Commonwealth of Puerto Rico, contact the Puerto Rico Department of the Treasury at 787-722-0216 or send a fax at 787-977-3806. Send any correspondence to the Calls and Correspondence Center at:

P.O. Box 9024140 
San Juan, P.R. 00902-4140

The Representatives Center of San Juan is located at:

Intendente Ramírez Building,  
#10 Paseo Covadonga, Floor 2, Office 211,  
San Juan, P.R. 00902

Need Help?

If you need information about how to get forms and publications, see Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide.

Employment tax information.   Detailed employment tax information is given in:
  • Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide,

  • Pub. 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide,

  • Pub. 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits,

  • Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide,

  • Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños (Federal Tax Guide for Employers in Puerto Rico), in Spanish, for use solely in Puerto Rico,

  • Pub. 926, Household Employer's Tax Guide,

  • Schedule H-PR (Form 1040-PR), Contribuciones Sobre el Empleo de Empleados Domésticos, in Spanish, for use solely in Puerto Rico, and

  • Pub. 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the Northern Mariana Islands.

  You can also call the Internal Revenue Service (IRS) with your employment tax questions at 1-800-829-4933 or visit IRS.gov and type “Employment Taxes” in the “Search” box.

Internet.    You can access the IRS website 24 hours a day, 7 days a week at IRS.gov to:  
  • Download, view, and order tax forms, instructions and publications;

  • Request products online;

  • Research your tax questions online;

  • See answers to frequently asked tax questions;

  • Search publications online by topic or keyword;

  • Use the Internal Revenue Code, regulations, or other official guidance;

  • Send us comments or request help by email;

  • View Internal Revenue Bulletins (IRBs) published in the last few years;

  • Sign up to receive local and national tax news by email;

  • Get information on starting and operating a small business; and

  • Tax Topics that provide you information on federal and other tax information for residents of Puerto Rico. If you wish to see these topics, visit IRS.gov and click on “Tax Topics.” Search the “900” series topics, which provide information for residents of Puerto Rico.

 

By phone.   Many services are available over the phone.
  • Ordering forms, instructions, and publications. Call 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) to order current-year forms, instructions, and publications, and prior-year forms and instructions (limited to 5 years). You should receive your order within 10 days.

  • Asking tax questions. Call the IRS toll-free with your tax questions at 1-800-829-1040. Persons who are deaf, hard of hearing, or have a speech disability (TTY/TDD users) may call 1-800-829-4059.

  • TeleTax topics. Call 1-800-829-4477 to listen to prerecorded messages covering various tax topics. The topics related to residents of Puerto Rico are the following:

    901 - Tax requirements for residents of Puerto Rico

    902 - Deductions and credits available for taxpayers with income from sources in Puerto Rico that are exempt from federal income tax

    903 - Federal income tax withheld from wages for employers in Puerto Rico

    904 - Tax assistance for residents of Puerto Rico

Evaluating the quality of our telephone services.

To ensure IRS representatives give accurate, courteous, and professional answers, we use several methods to evaluate the quality of our telephone services. One method is for a second IRS representative to listen in on or record random telephone calls. Another is to ask some callers to complete a short survey at the end of the call.

Walk-in.    You can visit our Taxpayer Assistance Center (TAC) in Guaynabo at:

City View Plaza II 
Bldg. 48 Carr 165 km. 1.2 
Guaynabo, P.R. 00968-8000

To schedule an appointment you will need to call 787-522-8660. The hours of operation are Monday through Friday from 8:30 a.m. to 4:30 p.m.

Mail.   You can send your order for forms, instructions, and publications to the following address. You should receive a response within 10 days after we receive your request.

Internal Revenue Service 
1201 N. Mitsubishi Motorway 
Bloomington, IL 61705-6613

General Instructions for Form W-3PR

Purpose of form.   Use Form W-3PR to transmit the Original copy of Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3PR for the correct year and also keep a copy of Form W-3PR for your records.

Who must file Form W-3PR.   Employers and other payers must file Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR.

  A household employer must file a Form W-3PR even if filing only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee. On Form W-3PR check the “Household” box in box a. For more information, see Schedule H-PR (Form 1040-PR). You must have an employer identification number (EIN). See Box c: Employer identification number (EIN), later.

Who may sign Form W-3PR.   A transmitter or sender (including a service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent) may sign Form W-3PR (or use its personal identification number (PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the sender satisfies both of the following.
  • It is authorized to sign by an agency agreement (whether oral, written, or implied) that is valid under state law, and

  • It writes “For (name of payer)” next to the signature (paper Form(s) W-3PR only).

    Use of a reporting agent or other third-party payroll service provider does not relieve an employer of the responsibility to ensure that Forms 499R-2/W-2PR are furnished to employees and that Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR are filed with the SSA, correctly and on time.

  If an authorized sender signs for the payer, the payer is still responsible for filing, when due, a correct and complete Form W-3PR and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is subject to any penalties that result from not complying with these requirements. Be sure that the payer's name and employer identification number (EIN) are the same as those used on Form 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Form 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Form 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador; or Schedule H-PR (Form 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos, filed by or for the employer.

When to file.   File your 2014 Form W-3PR using the entire Original copy of Form 499R-2/W-2PR with the SSA by February 28, 2015. However, if you file Form 499R-2/W-2PR electronically with SSA, you may file by March 31, 2015. You may owe a penalty for each Form(s) 499R-2/W-2PR you file late.

Note.

Contact the Puerto Rico Depatment of Treasury to obtain the filing dates for Puerto Rican information returns.

Extension.

You may request an automatic extension of time to file Form 499R-2/W-2PR by sending Form 8809, Application for Extension of Time To File Information Returns, to the address on that form. You must request the extension before the due date of the returns. You will have an additional 30 days to file. See Form 8809 for details.

Even if you request an extension to file Form  
499R-2/W-2PR, you must still furnish Form 499R-2/W-2PR to your employees by January 31, 2015.

Where to file.   Send the Original copy of Form 499R-2/W-2PR with the entire page of Form W-3PR to: 

Social Security Administration 
Data Operations Center 
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

  
If you use "Certified Mail" to file, change the ZIP code to "18769-0002." If you use an IRS-approved private delivery service, add "Attn: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr." to the address and change the ZIP code to "18702-7997." See Pub. 15 (Circular E) for a list of IRS-approved private delivery services.

Shipping and mailing.   Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR either alphabetically by employees' last names or numerically by employees' social security numbers. Do not staple or tape Form W-3PR to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Form(s) 499R-2/W-2PR to each other. Do not fold either of these forms; send them to the SSA in a flat envelope. If you file more than one type of employment tax form, please group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a separate Form W-3PR for each same type and send them in separate groups.

Electronic reporting.   If you are required to file 250 or more Form(s) 499R-2/W-2PR with SSA, you must file them electronically unless the IRS granted you a waiver. You may be charged a penalty if you fail to file electronically when required.

You are encouraged to file electronically with SSA even though you are filing fewer than 250 Form(s) 499R-2/W-2PR.

You may request a waiver from filing electronically by filing Form 8508, Request for Waiver From Filing Information Returns Electronically. Submit Form 8508 to the IRS at least 45 days before the due date of the return. See Form 8508 for filing information.

If you file electronically, do not file the same returns on paper.

Electronic media reporting specifications for Form(s)  
499R-2/W-2PR are in the SSA's EFW2, you can download the publication from the SSA's Employer W-2 Filing Instructions and Information website at www.socialsecurity.gov/employer and selecting “Specifications for filing Forms W-2 and W-2C Electronically (EFW2/EFW2C)”. You can also get electronic specifications by contacting the SSA's Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico at 212-264-1117.

Making corrections.   Use Form W-3c PR, Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 499R-2c/W-2cPR, Corrected Withholding Statement, or to make corrections to a previously filed Form W-3PR.

Specific Instructions

Form W-3PR is read by machines, so please type entries, if possible, or print as dark as possible. Send the entire page of Form W-3PR with the Original copy of all Form(s) 499R-2/W-2PR. Make all dollar entries without the dollar sign ($) and comma, but don't omit the decimal point (00000.00).

Amounts reported on related employment forms (for example, Form 499R-2/W-2PR, Form 941-PR, Form 943-PR, Form 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR)) should agree with the amounts reported in the pertinent boxes of the Form W-3PR. If there are any differences, you may be contacted by the IRS and SSA. Retain your reconciliation information for future reference. See Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) and Schedule H-PR (Form 1040-PR), later.

Box a: Kind of payer.   Check the box that applies. Check only one box (see Third-party sick pay, below, for an exception). If more than one box applies (except for “Third-party sick pay”), send each type of Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR.

941-PR.

Check this box if you file Form 941-PR and no other category (except “Third-party sick pay”) applies. A church or church organization should check this box even if it is not required to file Form 941-PR or Form 944(SP). You would also check this box if in 2014 you timely notify the IRS of filing Form 941-PR for the first time instead of Form 944(SP). For more information in regard to this, refer to the Instructions for 941-PR or also the Instructions for 944(SP) for 2014.

943-PR.

Check this box if you are an agricultural employer and file Form 943-PR and you are sending Form(s) 499R-2/W-2PR for agricultural employees. For nonagricultural employees, send their Form(s) 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR, checking the appropriate box.

944(SP).

Check this box if you file Form 944(SP) and no other category (except “Third-party sick pay”) applies. For business in the U.S. if you file the Form 944/944(SP), you must mark the checkbox for “944” in box b of the Form W-3 and not use the W-3PR, which is only used in Puerto Rico.

Specific line references in Form 944-PR are also applicable to Form 944(SP).

Household.

Check this box if you are a household employer sending Form(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you did not include the household employee's taxes on Form 941-PR, Form 943-PR or Form 944(SP).

Third-party sick pay.

Check this box if you are a third-party payer of sick pay (or are reporting sick pay payments made by a third party) filing Form(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay reported in box 7 (“Wages”). Do not check this box if the third-party payer is filing the Form(s) 499R-2/W-2PR and you are filing a recap form (see Pub. 15-A for more details). If more than one box applies (for example, this box and the Form 941-PR box), check both boxes and file a single Form W-3PR for the regular and third-party sick pay Form(s) 499R-2/W-2PR.

Medicare employees only.

Check this box if you are a government agency with employees subject only to the Medicare tax.

Box b: Total number of Form(s) 499R-2/W-2PR.   Enter the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you are sending with this Form W-3PR. Do not count “Void” Forms 499R-2/W-2PR.

  Third-party payers of sick pay (or employers using the optional rule for Form W-2 described in section 6 of Pub. 15-A) must enter “Third-Party Sick Pay Recap” in this space if the insured employers are filing Form(s) 499R-2/W-2PR reporting the sick pay, and the third-party payer is filing recap forms. See Pub. 15-A for details.

Box c: Employer identification number (EIN).   Enter the nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be shown as 00-0000000. The EIN you enter must be the same number you used on Form 941-PR, 943-PR, 944(SP) or Schedule H-PR of Form 1040-PR. Do not use a prior owner's EIN.

   If you do not have an EIN when filing Form W-3PR, enter “Applied For” in box c, not your social security number (SSN). You can get an EIN by applying online at IRS.gov or by filing Form SS-4, Application for Employer Identification Number.

Boxes d and e: Employer's name and address.   Enter the employer's name, street address, city, state, and ZIP code.

Box f: Other EIN used this year.   If you have used an EIN (including a prior owner's EIN) on Form 941-PR, 943-PR or 944(SP) submitted for 2014 that is different from the EIN reported in box c on Form W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report the employer's EIN in box f. (If an agent is reporting for more than one employer, leave box f blank.)

Contact person, telephone number, fax number, and email address.   Enter this information for use by the SSA if any questions arise during processing. The name of a contact person must be provided in case there are any questions in regard to the form during processing. The employer's phone number, fax number and email address needs to be provided.

The amounts to enter in boxes 1 through 4 and 6 through 16, described next, are totals from only the Forms 499R-2/W-2PR (excluding any Forms 499R-2/W-2PR marked “VOID”) that you are sending with this Form W-3PR.

Boxes 1-4 and 6-16.   Enter the amounts from the corresponding totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you are sending with this Form W-3PR.

Box 13.

Include in this box the total amount of Additional Medicare Tax withheld, if any. For more information about the Additional Medicare Tax, go to IRS.gov and enter “Additional Medicare Tax” in the search box.

Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) and Schedule H-PR (Form 1040-PR)

Reconcile the amounts shown in boxes 10, 12a, and 14 from all 2014 Forms W-3PR with their corresponding amounts from the 2014 yearly totals of the quarterly Forms 941-PR, or annual 2014 Forms: 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR). When there are discrepancies between amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR and W-3PR, filed with the SSA and Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) filed with the IRS, you will be contacted to resolve the discrepancies.

 
To reduce the discrepancies between amounts reported on Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR, and Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP) and Schedule H-PR (Form 1040-PR):

  • Be sure that the amounts on Form W-3PR for 2014 are the total amounts from Form(s) 499R-2/W-2PR.

  • Reconcile Form W-3PR for 2014 with your four quarterly Forms 941-PR (or annual Forms 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR)) for 2014 by comparing amounts reported for:

  1. Social security wages, Medicare wages and tips, and social security tips (boxes 10, 12a, and 14). Form W-3PR should include Form 941-PR or Forms 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) adjustments only for the current year. You cannot report on the current year Form W-3PR adjustments from Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR) that include adjustment amounts for a prior year.

  2. Social security and Medicare taxes (boxes 11 and 13). The amounts shown on the 2014 four quarterly Forms 941-PR (or annual Form 943-PR, Form 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR)), including current year adjustments, should be approximately twice the amounts shown on Form W-3PR.

Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) may not match for valid reasons. If the amounts do not match, you should determine that the reasons are valid. Keep your reconciliation in case there are inquiries from the IRS or the SSA.

Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice.

We ask for the information on Form W-3PR to carry out the Internal Revenue laws of the United States. We need it to figure and collect the right amount of tax. Section 6051 and its regulations require you to furnish wage and tax statements to employees, the Social Security Administration, and the Internal Revenue Service. Section 6109 requires you to provide your employer identification number (EIN). Failure to provide this information, or providing false or fraudulent information, may subject you to penalties.

You are not required to provide the information requested on a form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form displays a valid OMB control number. Books or records relating to a form or its instructions must be retained as long as their contents may become material in the administration of any Internal Revenue law.

Generally, tax returns and return information are confidential, as required in section 6103. However, section 6103 allows or requires the IRS to disclose or give the information shown on your tax return to others as described in the Code. For example, we may disclose your tax information to the Department of Justice to enforce the tax laws, both civil and criminal, and to cities, states, the District of Columbia, and U.S. commonwealths or possessions to carry out their tax laws. We may disclose your tax information to the Department of the Treasury and contractors for tax administration purposes; and to other persons as necessary to obtain information needed to determine the amount of or to collect the tax you owe. We may disclose your tax information to the Comptroller General of the United States to permit the Comptroller General to review the Internal Revenue Service. We may disclose your tax information to committees of Congress; federal, state, and local child support agencies; and to other federal agencies for the purposes of determining entitlement for benefits or the eligibility for and the repayment of loans. We may also disclose this information to other countries under a tax treaty, to federal and state agencies to enforce federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement and intelligence agencies to combat terrorism.

The time needed to complete and file this form will vary depending on individual circumstances. The estimated average time is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy of this time estimate or suggestions for making this form simpler, we would be happy to hear from you. You can send your comments to the Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. Do not send Form(s) 499R-2/W-2PR or W-3PR to this office. Instead, see Where to file, earlier.


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