Instrucciones para el  
Formulario W-3PR (Instructions for Form W-3PR) - Main Contents


Acontecimientos Futuros

Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos relacionados con el Formulario W-3PR y sus instrucciones, como legislación promulgada después de que dichos documentos se hayan publicado, por favor visite www.irs.gov/w3pr.

Qué Hay de Nuevo

Informes de salarios denegados por la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés).   A partir de enero de 2015, la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) denegará los informes electrónicos y en papel del Formulario 499R-2/W-2PR bajo las circunstancias siguientes:
  • Total de salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare menor que el total de los salarios y propinas sujetos a la contribución al Seguro Social,

  • Contribución al Seguro Social mayor que cero; pero cero salarios y propinas sujetos a la contribución al Seguro Social y

  • Contribución al Medicare mayor de cero; pero un total de cero salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare.

  Además, los informes electrónicos y en papel de los Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W- 2cPR correspondientes a patronos domésticos se denegarán bajo las circunstancias siguientes:
  • El total de salarios y propinas sujetos a la contribución al Seguro Social es menor que las ganancias mínimas anuales sujetas la retención de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare para un empleado doméstico y

  • Los salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare son menores que las ganancias mínimas anuales sujetas la retención de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare para un empleado doméstico.

  Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un informe de salarios electrónico, la SSA le notificará a la persona que presentó dicho informe por medio del correo electrónico o el correo postal. Se le pedirá a la persona que corrija el informe y lo envíe nuevamente a la SSA. Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un informe de salarios en papel, la SSA le notificará al patrono por medio del correo electrónico o el correo postal. Se le pedirá al patrono que corrija el informe y lo envíe nuevamente a la SSA.

  Si es patrono de empleados domésticos, vea la Publicación 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños.

Informe del resumen de compensación por enfermedad de tercero pagador.   Para los salarios pagados en 2014, tiene que usar el Formulario 8922, Third-Party Sick Pay Recap (Resumen de compensación por enfermedad de tercero pagador), en inglés, para informar el total de los salarios pagados como compensación por enfermedad pagados por terceros a empleados, cuando la responsabilidad sobre las partes correspondientes al patrono y al empleado de las contribuciones sujetas a la Federal Insurance Contributions Act (Ley de contribución al Seguro Social o FICA, por sus siglas en inglés) se dividen entre el patrono para quien normalmente se le llevan a cabo los servicios y el tercero pagador. El Formulario 8922 reemplaza el resumen de compensación por enfermedad de tercero pagador que se hacía previamente con el Formulario W-3PR. Vea la sección titulada Compensación por enfermedad de tercero pagador, más adelante.

Moneda electrónica.   El Notice 2014-21 (Aviso 2014-21) provee información sobre cómo se tratan las monedas electrónicas para propósitos de las contribuciones federales. La moneda Bitcoin es un ejemplo de moneda electrónica. El valor justo del mercado de la moneda electrónica (tal como Bitcoin) que se paga como salarios está sujeto a las contribuciones conforme a la Ley FICA y a la contribución conforme a la Ley Federal de Contribución para el Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) y se tiene que informar como tal en el Formulario 499R-2/W-2PR, Comprobante de Retención.

Recordatorios

Contribución Adicional al Medicare.    Además de retener la contribución al Medicare de 1.45%, el patrono está requerido a retener un 0.9% de la Contribución Adicional al Medicare en los salarios o compensación sujeta a la Ley FICA pagados a un empleado en exceso de $200,000 en un año natural. Se le requiere al patrono que comience a retener la Contribución Adicional al Medicare en el período de paga en el cual le paga salarios o compensación en exceso de $200,000 a un empleado y continuar reteniendo dicha contribución hasta el fin del año natural. La Contribución Adicional al Medicare se le impone únicamente al empleado. No hay porción correspondiente al patrono de la Contribución Adicional al Medicare. Todo salario o compensación sujeto a la contribución al Medicare está sujeto a la retención de la Contribución Adicional al Medicare si es pagado en exceso del límite de retención de $200,000.

  Si desea obtener más información sobre la Contribución Adicional al Medicare, visite IRS.gov e ingrese “ Additional Medicare Tax ” (Contribución Adicional al Medicare) en el recuadro Search (Buscar). La información está disponible en inglés.

  A menos que se indique de otro modo, las referencias a la contribución al Medicare incluyen la Contribución Adicional al Medicare.

Fecha de vencimiento para personas que radican electrónicamente.   Cuando radica sus Formularios 499R-2/W-2PR por medios electrónicos con la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) la fecha de vencimiento para radicar electrónicamente dichos formularios correspondientes al año contributivo 2015 se extiende al 31 de marzo del año 2016. Para información sobre cómo radicar electrónicamente, vea Radicación electrónica, más adelante.

Servicios para negocios en Internet (BSO).   La SSA ha mejorado su página web Business Services Online (Servicios para Empresas o BSO, por sus siglas en inglés) para facilitar la navegación de la página y el proceso de inscripción. Para tener acceso a los servicios de BSO visite el sitio web de la SSA, www.segurosocial.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm, para obtener información sobre temas generales acerca de la radicación anual de sueldos y salarios y utilizar otros servicios ofrecidos por la SSA a los patronos. Si tiene dificultad con alguno de los servicios de BSO, llame a la SSA al 1-888-772-2970.

  Para obtener información adicional sobre estos temas, consulte al Departamento de Hacienda de Puerto Rico visitando su sitio web, www.hacienda.gobierno.pr. También puede llamar al 787-722-0216 o enviar un fax al 787-977-3806.

Información de contacto.   En los recuadros provistos, tiene que proporcionar el nombre de la persona de contacto del patrono, el número de teléfono del patrono, el número de fax del patrono y la dirección del patrono para recibir correspondencia electrónica (email).

La Ley Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).   El patrono podría estar obligado a informar salarios y contribuciones en un formulario distinto al formulario que normalmente utiliza si el empleado reclama residencia o domicilio conforme a la Military Spouses Residency Relief Act (Ley de Alivio Residencial para Cónyuges de Miembros de las Fuerzas Armadas o MSRRA, por sus siglas en inglés) en una jurisdicción distinta en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia, la Samoa Estadounidense, la Comunidad Autónoma de las Islas Marianas del Norte, Guam, Puerto Rico o las Islas Vírgenes Estadounidenses.

  La ley MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge (cónyuge que no es miembro de las Fuerzas Armadas) de un miembro de las Fuerzas Armadas que presta servicio activo, de conservar su residencia o domicilio previo para propósitos contributivos (domicilio contributivo) cuando acompaña a su cónyuge militar, el cual se está trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a un nuevo local donde prestará servicios militares en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia, un estado libre asociado con los Estados Unidos o un territorio (posesión) estadounidense. Antes de trasladarse, ambos cónyuges tienen que haber tenido la misma residencia o domicilio contributivo.

  Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero reclama propiamente domicilio contributivo en uno de los 50 estados conforme a la ley MSRRA, sus ingresos por prestar servicios no serían considerados como ingresos sujetos a la contribución para propósitos de las contribuciones puertorriqueñas. Las contribuciones federales sobre los ingresos deben ser retenidas y enviadas al Servicio Federal de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés). Las contribuciones estatales y locales sobre los ingresos pueden tener que retenerse y ser enviadas a las autoridades estatales y locales pertinentes. Consulte con las autoridades contributivas estatales, locales o territoriales estadounidenses en referencia con sus obligaciones retentivas conforme a la ley MSRRA.

Formulario 944-PR.   El Formulario 944-PR, Planilla para la Declaración Federal ANUAL del Patrono, se hizo obsoleto al finalizar el año 2011. Los patronos que previamente radicaban el Formulario 944-PR pueden radicar el Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador. En el Formulario W-3PR, el recuadro antes titulado “944-PR” ahora está titulado como “944(SP)”. Para más información, vea las Instrucciones para el Formulario 941-PR o las Instrucciones para el Formulario 944(SP).

Matrimonio del mismo sexo.   Para propósito de las contribuciones federales, las personas del mismo sexo se consideran como casadas si éstas se casaron legalmente en un estado (o país extranjero) cuyas leyes permiten el matrimonio entre dos personas del mismo sexo, aunque el estado (o país extranjero) donde vivan actualmente no permita el matrimonio entre personas del mismo sexo. Para más información, vea el Revenue Ruling (Resolución Administrativa Contributiva) 2013-17, que se encuentra en la página 201 del Internal Revenue Bulletin (Boletín de Rentas Internas o I.R.B., por sus siglas en inglés) 2013-38, disponible en inglés en www.irs.gov/irb/2013-38_IRB/ar07.html. El Notice (Aviso) 2013-61 provee guías administrativas especiales para que los patronos efectúen reclamaciones de reembolsos o ajustes por pagos en exceso de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare en relación con ciertos beneficios para cónyuges del mismo sexo, antes de que venza el período de prescripción para tales reclamaciones. El Aviso 2013-61, que se encuentra en la página 432 del Boletín de Rentas Internas 2013-44, está disponible en inglés en www.irs.gov/irb/2013-44_IRB/ar10.html.

Pagos de indemnización por despido.   Los pagos de indemnización por despido son salarios que están sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare. Tal como se indica en el apartado 15, titulado “Reglas especiales para varias clases de servicios y de pagos”, de la Publicación 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, los pagos de indemnización por despido también están sujetos a la contribución FUTA.

Información sobre las obligaciones contributivas estatales para patronos.   Si es un patrono del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, comuníquese con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico, llamando al 787-722-0216 o envíe un fax al 787-977-3806. Puede enviar correspondencia a:

P.O. Box 9024140 
San Juan, P.R. 00902-4140

 
Para localizar su Centro de Servicio del Departamento de Hacienda más cercano, visite www.hacienda.gobierno.pr y pulse sobre el enlace Contáctenos.

¿Necesita Ayuda?

Si desea información sobre cómo obtener formularios y publicaciones, vea la Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños.

Información de la contribución patronal sobre la nómina.   Información detallada de la contribución patronal sobre la nómina se encuentra en los siguientes productos:
  • Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños;

  • Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide (Guía contributiva federal para patronos), en inglés;

  • Pub. 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Guía contributiva suplementaria del patrono), en inglés;

  • Pub. 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits (Guía contributiva del patrono que paga beneficios marginales), en inglés;

  • Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide (Guía contributiva del patrono agrícola), en inglés;

  • Pub. 926, Household Employer's Tax Guide (Guía contributiva para patronos de empleados domésticos), en inglés;

  • Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos, para uso exclusivo en Puerto Rico, y

  • Pub. 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the Northern Mariana Islands (Guía Contributiva Federal Para Patronos en las Islas Vírgenes Estadounidenses, la Samoa Estadounidense y la Comunidad Autónoma de las Islas Marianas del Norte), en inglés.

  También puede llamar al Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) para hacer preguntas sobre la contribución sobre la nómina. Llame al 1-800-829-4933 o visite el sitio web IRS.gov/espanol e ingrese “patronos” en el recuadro Search (Buscar).

Internet.    Puede acceder el sitio web del IRS, IRS.gov/espanol, los 7 días de la semana, las 24 horas al día para:
  • Descargar (bajar), ver y pedir formularios, instrucciones y publicaciones contributivos;

  • Ver repuestas sobre preguntas tributarias que se hacen con frecuencia;

  • Buscar información en línea para sus preguntas sobre contribuciones;

  • Hacer búsquedas de publicaciones por tema de interés o por palabra clave;

  • Utilizar el Código Federal de Rentas Internas, los reglamentos u otras guías oficiales;

  • Ver los Internal Revenue Bulletins (Boletines de Rentas Internas o IRB, por sus siglas en inglés) que se han publicado en años recientes;

  • Inscribirse para recibir noticias locales y nacionales sobre contribuciones por medio de correo electrónico;

  • Obtener información acerca de cómo establecer y operar un pequeño negocio y

  • Temas tributarios que le proveerán información sobre las contribuciones patronales y otra información contributiva para los residentes de Puerto Rico. Si desea ver estos temas, acceda a IRS.gov/espanol y pulse sobre el enlace titulado “Temas Tributarios”. Luego busque la serie de temas número “900”, los cuales proveen información para residentes de Puerto Rico.

 

Por teléfono.   Muchos servicios están disponibles por teléfono. Éstos incluyen:
  • Pedir formularios, instrucciones y publicaciones. Llame al 1-800-829-3676 (1-800-TAX-FORM) para pedir formularios, instrucciones y publicaciones del año actual, además de años anteriores (limitado a 5 años). Recibirá su pedido dentro de 10 días.

  • Realizar preguntas sobre las contribuciones. Si tiene alguna duda sobre las contribuciones federales, puede llamarnos libre de cargos, al 1-800-829-1040. Las personas que son sordas, quienes tienen limitación auditiva o impedimentos del habla que usen equipo TTY/TDD pueden llamar al 1-800-829-4059.

  • Escuchar los temas tributarios TeleTax. Llame al 1-800-829-4477 para escuchar temas relacionados con las contribuciones federales. Los temas dedicados a los residentes de Puerto Rico son los siguientes:

901 - Obligación tributaria para residentes de Puerto Rico

902 - Deducciones y créditos para contribuyentes de Puerto Rico

903 - Contribución federal sobre la nómina para patronos en Puerto Rico

904 - Ayuda contributiva para los residentes de Puerto Rico

Evaluación de la calidad de nuestros servicios telefónicos.

Para asegurar que los representantes del IRS provean las respuestas correctas, corteses y profesionales, utilizamos varios métodos para evaluar la calidad de nuestros servicios telefónicos. Un método es que un segundo representante del IRS escuche o grabe las llamadas telefónicas al azar. Otro método es preguntar a algunas personas que llamen si desean participar en una breve encuesta al final de la llamada.

En persona.    Puede visitar nuestro Centro de Ayuda al Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés) de Guaynabo en:

City View Plaza II  
Bldg. 48 Carr. 165 km. 1.2  
Guaynabo, P.R. 00968-8000

Para obtener una cita, tiene que llamar al número 787-522-8660. El horario es de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 4:30 p.m.

Por correo.   Si desea solicitar formularios, instrucciones y publicaciones, envíe su solicitud a la dirección siguiente. Deberá recibir el material solicitado en un período de 10 días después de que recibamos su solicitud.

Internal Revenue Service 
1201 N. Mitsubishi Motorway 
Bloomington, IL 61705-6613

Instrucciones Generales para el Formulario W-3PR

Propósito del formulario.   Se usa el Formulario W-3PR para enviar el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR a la SSA. Asegúrese de llenar un Formulario W-3PR para el año correcto y de guardar una copia del Formulario W-3PR en su documentación.

Quién tiene que radicar el Formulario W-3PR.   Los patronos y otros pagadores tienen que radicar el Formulario W-3PR para radicar los Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA.

Patrono de empleados domésticos.

Tiene que radicar un Formulario W-3PR aun si radica un Formulario  
499R-2/W-2PR para un solo empleado doméstico. Marque el recuadro “Doméstico” en el recuadro a del Formulario W-3PR. Para más información, vea el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) y las instrucciones por separado. Tiene que tener un número de identificación (EIN). Vea Recuadro c: Número de identificación patronal (EIN), más adelante.

Quién puede firmar el Formulario W-3PR.   Un transmisor o remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente de reportación, un agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar el Formulario W-3PR (o usar su número de identificación personal o PIN, por sus siglas en inglés, en las radicaciones electrónicas) en nombre del patrono o del pagador sólo si el remitente satisface los dos siguientes puntos:
  • Está autorizado por un acuerdo de agencia (ya sea verbal, por escrito o implícito) válido conforme a la ley estatal y

  • Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para los Formularios W-3PR en papel).

  
El usar un agente de presentación u otro servicio de tercero sobre la nómina no exime al patrono de su responsabilidad de asegurar que los Formularios 
499R-2/W-2PR sean distribuidos a los empleados y que los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR sean radicados ante la SSA, correctamente y a tiempo.

  Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es responsable de radicar ante la SSA para la fecha de vencimiento, un Formulario W-3PR correcto y completo con los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese de que el nombre y el número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) sean los mismos que aparecen en el Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador; o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos, radicados por el patrono o a favor del mismo.

Cuándo se debe radicar el formulario.   Si radica por medio de papel, tiene que radicar el Formulario 499R-2/W-2PR con el Formulario W-3PR a más tardar el 29 de febrero de 2016 ante la SSA. Sin embargo, si radica el Formulario 499R-2/W-2PR por medios electrónicos, la fecha límite para radicar el formulario será el 31 de marzo de 2016. Quizás tenga que pagar una multa por cada Formulario 499R-2/W-2PR que radique fuera de plazo.

Nota:

Consulte con el Departamento de Hacienda para obtener las fechas de radicación de las declaraciones informativas puertorriqueñas.

Prórroga.

Puede solicitar una prórroga automática para radicar el Formulario 499R-2/W-2PR enviando el Formulario 8809, Application for Extension of Time To File Information Returns (Solicitud de prórroga para radicar planillas informativas), en inglés, a la dirección indicada en dicho formulario. Tiene que solicitar la prórroga antes de la fecha de vencimiento para radicar las planillas. Tendrá 30 días adicionales para radicar el formulario. Vea el Formulario 8809 para más detalles.

  
Aunque solicite una prórroga para radicar el Formulario 499R-2/W-2PR, tiene que entregarles a sus empleados el Formulario 499R-2/W-2PR a más tardar el 1 de febrero de 2016.

Adónde enviar el formulario.   Envíe el Formulario 499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3PR a: 

Social Security Administration 
Data Operations Center 
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

 

  
Si usa “Certified Mail(Correspondencia Certificada) para radicar la información, cambie el código postal (ZIP code) a “18769-0002”. Si usa un servicio de entrega privado aprobado por el IRS para radicar la información, añada “Attn: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr.” a la dirección y cambie el código postal a “18702-7997”. Vea la Pub. 179 (Circular PR), para obtener una lista de servicios de entrega privados aprobados por el IRS.

No envíe efectivo, cheques, giros ni otras clases de pagos con los Formularios 499R-2/W-2PR ni los Formularios W-3PR que envíe a la SSA. Los formularios de contribuciones sobre la nómina (por ejemplo, Formularios 941-PR, 943-PR o 944(SP)) y los pagos correspondientes a estos formularios se tienen que enviar al IRS.

Cómo enviar los formularios.   Prepare y radique los Formularios 499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del trabajador o en orden numérico por el número de Seguro Social del empleado. No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3PR al Formulario 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera el Formulario 499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios. Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si radica más de una clase de planilla para la contribución sobre la nómina, radique todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase, junto con un Formulario W-3PR por separado, para cada clase de planilla en cuestión y envíelos cada uno en grupos por separado.

Radicación electrónica.   La SSA le recomienda a todos los patronos radicar electrónicamente. La radicación electrónica le puede ahorrar tiempo y trámites y asegura la precisión en los documentos. Si tiene que radicar 250 o más Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA, tiene que radicarlos usando medios electrónicos. Puede pagar una multa si no radica los formularios por medios electrónicos cuando sea obligatorio.

  
Es preferible que radique los formularios ante la SSA por medios electrónicos aunque radique menos de 250 Formularios 499R-2/W-2PR.

Exención de radicación electrónica.

Puede solicitar una exención de radicar planillas por medios electrónicos completando el Formulario 8508, Request for Waiver From Filing Information Returns Electronically (Solicitud para la exención de radicar planillas informativas por medios electrónicos), en inglés. Envíe el Formulario 8508 al IRS por lo menos 45 días antes de la fecha de vencimiento para radicar la planilla. Vea el Formulario 8508, disponible en inglés, para informarse sobre cómo se radica.

  
Si radica los formularios por medios electrónicos, no radique los mismos formularios en papel.

La página web Business Services Online (Servicios para Empresas por Internet o BSO, por sus siglas en inglés) de la SSA hace que la radicación electrónica sea fácil al proveer dos maneras para radicar el Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3PR.

  • Si necesita radicar hasta 50 Formularios 499R-2/W-2PR o hasta 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, puede usar el BSO para crearlos en la Internet. El BSO le guía sobre el proceso de cómo crear Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios 499R-2c/W-2cPR, cómo guardarlos, imprimirlos y enviarlos a la SSA cuando usted lo prefiera. Usted no tiene que esperar hasta que haya transmitido los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR a la SSA antes de imprimir copias para sus empleados. El BSO genera el Formulario W-3PR o W-3c PR automáticamente según los Formularios 499R-2/W-2PR o 499R-2c/W-2cPR que esté transmitiendo.

  • Si necesita radicar más de 50 Formularios 499R-2/W-2PR o más de 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, la opción de Subir Registro de Salarios del BSO podría ser la mejor opción de radicación electrónica para su empresa u organización. Si desea obtener las especificaciones de formato para utilizar esta opción, visite el sitio web de la SSA titulado Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para patronos sobre la radicación de Formularios W-2), disponible en inglés, en www.socialsecurity.gov/employer. Seleccione la opción Publications & Forms (Publicaciones y formularios) y luego pulse sobre el enlace titulado Specifications for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) (Especificaciones para la radicación electrónica de Formularios W-2 y W-2c), disponible en inglés, y luego seleccione el documento correspondiente. Esta información también está disponible llamando libre de cargos al Centro de Servicio para la Declaración de Patronos al 1-800-772-6270 o llamando a su Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace de los servicios para patronos o ESLO, por sus siglas en inglés) de la SSA al 212-264-1117.

Si desea más información sobre la radicación electrónica de Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios W-3PR ante la SSA, visite www.socialsecurity.gov/employer, en inglés. Si es la primera vez que radica, seleccione Go To Register (Inscribirse). Si ya está inscrito y no es la primera vez que visita la página, seleccione Go To Log In (Iniciar sesión) para utilizar el sistema de radicación electrónica.

El sistema de radicación electrónica ofrecido por la SSA en su página de BSO es un sistema independiente del sistema de radicación electrónica para patronos y agentes retenedores ofrecido por el Departamento de Hacienda de Puerto Rico. Si desea información sobre cómo presentar formularios electrónicamente al Departamento de Hacienda de Puerto Rico, visite www.hacienda.gobierno.pr.

Cómo hacer correcciones.   Use el Formulario W-3c PR, Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3PR radicado anteriormente.

Instrucciones Específicas

El Formulario W-3PR es leído por máquinas; por lo tanto, escriba a maquinilla, si es posible, o escriba con letra de imprenta bien oscura. Envíe la página entera del Formulario W-3PR junto con el Formulario 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en dólares, omita el signo ($) y la coma, pero no omita el punto decimal (00000.00).

Las cantidades declaradas en formularios relacionados con las contribuciones sobre la nómina (tales como los Formularios 499R-2/W-2PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)) deben coincidir con las cantidades declaradas en las casillas pertinentes del Formulario W-3PR. Si hay diferencias, el IRS y la SSA podrían comunicarse con usted. Retenga su información de conciliación para futura referencia. Vea Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), más adelante.

Recuadro a: Clase de pagador.   Marque el recuadro que le corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Comp. por enferm. de tercero pagador, más adelante, para una excepción). Si le corresponden dos o más recuadros (excepto en el caso de “compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”), envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario W-3PR por separado.

941-PR.

Marque este recuadro si radica el Formulario 941-PR y no le corresponde ninguna otra categoría (a menos que sea “Compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”). Una iglesia o una organización con fines religiosos deberá marcar este recuadro aunque no esté obligada a radicar el Formulario 941-PR o el Formulario 944(SP). También marcaría este recuadro si en 2015 avisa a tiempo al IRS de haber radicado por primera vez el Formulario 941-PR en vez del Formulario 944(SP). Para más información sobre esto, consulte las Instrucciones para el Formulario 941-PR o las Instrucciones para el Formulario 944(SP) de 2015.

943-PR.

Marque este recuadro si usted es patrono agrícola y radica el Formulario 943-PR y envía el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR para empleados agrícolas. Para empleados no agrícolas, envíe los Formularios 499R-2/W-2PR de éstos con otro Formulario W-3PR, marcando el recuadro correspondiente.

944(SP).

Marque este recuadro si usted radica el Formulario 944(SP) y no corresponde otra categoría (excepto “Compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”). Para los negocios que pagan ingresos de fuentes estadounidenses, si radica el Formulario 944(SP), tiene que marcar el recuadro “944” del recuadro b del Formulario W-3, en inglés, y no el Formulario W-3PR, el cual sólo se utiliza para informar ingresos de fuentes de Puerto Rico.

Doméstico.

Marque este recuadro si usted es un patrono de empleados domésticos que envía el Formulario 499R-2/W-2PR para empleados domésticos y no incluyó las contribuciones de tales empleados en el Formulario 941-PR, Formulario 943-PR o en el Formulario 944(SP).

Comp. por enferm. de tercero pagador.

Marque este recuadro si usted es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o declara pagos de compensación por enfermedad hechos por un tercero pagador) que radica el Formulario 499R-2/W-2PR con dicha compensación declarada en el recuadro 7 (“Sueldos”). No marque este recuadro si el tercero pagador radica el Formulario 499R-2/W-2PR y usted solamente radica un formulario de resumen (en el Formulario 8922; vea la Pub. 15-A para más detalles). Si le corresponde más de un recuadro (por ejemplo, éste y el que es para el Formulario 941-PR), marque ambos recuadros y radique un solo Formulario W-3PR tanto para el Formulario 499R-2/W-2PR regular como para el Formulario 499R-2/W-2PR correspondiente a un tercero pagador de compensación por enfermedad.

Compensación por enfermedad de tercero pagador.

Para los salarios pagados en el año 2014, los terceros pagadores de compensación por enfermedad (y en algunos casos los patronos) usarán el Formulario 8922, Third-Party Sick Pay Recap (Resumen de compensación por enfermedad de terceros pagadores), en inglés, para informar el total de los sueldos o salarios pagados como compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador a empleados cuando la responsabilidad de las partes correspondientes al patrono y al empleado de las contribuciones conforme a la Ley FICA sobre dichos sueldos se divide entre el patrono para el cual se rinden los servicios y el tercero pagador. El Formulario 8922 reemplaza el Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3PR utilizados para informar el resumen de la compensación por enfermedad de tercero pagador por compensación pagada en el año 2013 y años anteriores. Los Formularios 8922 se radican ante el Servicio Federal de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés), no ante la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés). Para los salarios del año 2014, tiene que radicar el Formulario 8922 ante el IRS a más tardar el 2 de marzo de 2015. No puede radicar el Formulario 8922 electrónicamente. Comenzando con los salarios pagados en el año 2014, los resúmenes de compensación por enfermedad de tercero pagador no se radicarán ante la SSA. Los demás requisitos sobre la declaración de compensación por enfermedad de tercero pagador pagada a empleados individuales en los Formularios 499R-2/W-2PR no han cambiado. Si desea más información sobre los requisitos del Formulario 499R-2/W-2PR, visite www.hacienda.gobierno.pr. Vea la Publicación 179 (Circular PR), en español, y las instrucciones para el Formulario 8922, disponibles en inglés, para más información.

Sólo empleados con cobertura de Medicare.

Marque este recuadro si se trata de una agencia gubernamental con empleados sujetos solamente a la contribución al Medicare.

Recuadro b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.   Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales completados que envíe con este Formulario W-3PR. No incluya los Formularios 499R-2/W-2PR “Nulos”.

Recuadro c: Número de identificación patronal (EIN).   Anote el número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS. Tiene que escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote tiene que ser el mismo que aparece en su Formulario 941-PR, 943-PR, 944(SP) o Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). No use el EIN de un propietario anterior.

  Si usted no tiene un EIN cuando radique su Formulario W-3PR, escriba “Solicitado” en el recuadro c; no escriba su número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés). Puede obtener un EIN solicitándolo por Internet en IRS.gov o enviando el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN) por correo o por fax al IRS.

Recuadros d y e: Nombre y dirección del patrono.   Escriba el nombre del patrono, número y calle, ciudad, estado y código postal (ZIP).

Recuadro f: Otro número de identificación patronal usado este año.   Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un propietario anterior) en el Formulario 941-PR, 943-PR o el Formulario 944(SP) radicado para el año 2015, que sea distinto al EIN anotado en el recuadro c del Formulario W-3PR, anote aquí el otro EIN que usó. Los agentes del patrono, por lo general, anotan el EIN del patrono en el recuadro f. Si un agente declara por más de un patrono, deje el recuadro f en blanco.

Persona de contacto, número de teléfono, de fax y dirección de email.   Facilite esta información para que la pueda usar la SSA si surge cualquier duda durante la tramitación del formulario. Necesita proveer el nombre de la persona con quien nos podemos comunicar si hay alguna pregunta con respecto al formulario al momento de tramitarse. El número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico (email) que se solicitan son del patrono.

  
Los proveedores de servicios de nómina deben anotar la información de su cliente en esos espacios.

Las cantidades anotadas en los recuadros 1-4 y 6-16, mencionados a continuación, son los totales correspondientes sólo de los Formularios 499R-2/W-2PR (no a los Formularios 499R-2/W-2PR indicados como “NULOS”) que se van a enviar con dicho Formulario W-3PR.

Recuadros 1-4 y 6-16.   Declare los totales correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con este Formulario W-3PR.

Recuadro 13.

En este recuadro, incluya la cantidad total de la retención de la Contribución Adicional al Medicare, si la hay. Si desea más información sobre la Contribución Adicional al Medicare, acceda a IRS.gov e ingrese las palabras Additional Medicare Tax (Contribución Adicional al Medicare) en el encasillado Search (Buscar). La información está disponible en inglés.

Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)

Concilie las cantidades indicadas en los recuadros 10, 12a y 14 de todo Formulario W-3PR para el año 2015 con sus cantidades relacionadas totales para el año indicadas en los Formularios 941-PR trimestrales o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales. Cuando surgen diferencias entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR radicados ante la SSA y los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) radicados ante el IRS, tenemos que comunicarnos con usted para resolver tales diferencias.

Cómo reducir las diferencias entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR y los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR):

  • Asegúrese de que las cantidades declaradas en el Formulario W-3PR para el año 2015 sean aquellas sumas totales correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR.

  • Se deben conciliar, por medio de comparación, las cantidades declaradas en el Formulario W-3PR con las cantidades declaradas en las líneas correspondientes de los Formularios 941-PR trimestrales (o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales) en las siguientes partidas:

  1. Los salarios sujetos a la contribución al Seguro Social, salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare y las propinas sujetas a la contribución al Seguro Social (recuadros 10, 12a y 14). El Formulario W-3PR debe incluir los ajustes que se declararon en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o del Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) sólo del año en curso. Si los ajustes declarados en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o del Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) incluyen cantidades correspondientes a un año anterior, no declare esos ajustes correspondientes a un año anterior en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR del año en curso.

  2. Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare (recuadros 11 y 13). Las cantidades indicadas en los Formularios 941-PR trimestrales (o los Formularios 943-PR, 944(SP) o Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales), que incluyen los ajustes del año en curso, deben ser aproximadamente el doble de las cantidades indicadas en el Formulario W-3PR.

Las cantidades informadas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) a veces no concuerdan por razones válidas. Si no concuerdan, usted deberá verificar que las razones sean válidas. Conserve su conciliación en caso de que el IRS o la SSA tenga dudas relativas a dichos formularios.

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Información y la Ley de Reducción de Trámites

Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3PR para cumplir con las leyes que regulan la recaudación de las rentas internas de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y cobrar la cantidad correcta de contribución. La sección 6051 del Código Federal de Rentas Internas y su reglamentación correspondiente requieren que usted provea copias del formulario de retención a sus empleados, la Administración del Seguro Social y al Servicio Federal de Rentas Internas. La sección 6109 requiere que usted provea su número de identificación patronal (EIN). Si no nos provee esta información o si nos provee información errónea o fraudulenta, podría estar sujeto a multas.

Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un formulario conforme a la Ley de Reducción de Trámites a menos que el mismo muestre un número de control válido de la Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o registros relativos a un formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la aplicación de toda ley contributiva federal.

Por regla general, las planillas de contribución y toda información pertinente son confidenciales, como lo requiere la sección 6103. No obstante, dicha sección permite o requiere que el IRS divulgue o provea tal información a otros, tal como se describe en el Código. Por ejemplo, la información facilitada en este formulario puede ser compartida con el Departamento de Justicia para hacer cumplir las leyes contributivas en casos de litigio civil y penal, con las ciudades, estados, el Distrito de Columbia, los estados libres asociados con los Estados Unidos y las posesiones (territorios no autónomos) estadounidenses, a fin de ayudarlos en la aplicación de las leyes contributivas respectivas. Podemos divulgar su información contributiva al Departamento del Tesoro de los Estados Unidos y a sus contratistas para propósitos de la administración contributiva y a otras personas, si fuera necesario, para obtener información a fin de determinar la cantidad de contribución que usted adeuda o para recaudarla. Podemos divulgar su información contributiva al Contralor General de los Estados Unidos para que el mismo pueda evaluar al Servicio Federal de Rentas Internas. Además, podemos divulgar su información contributiva a los Comités del Congreso; a las agencias locales, estatales y federales dedicadas a velar por la manutención de los menores; y a otras agencias federales a fin de determinar su derecho a recibir beneficios o para determinar su derecho a recibir o reintegrar préstamos. Podemos también divulgar la información contenida en este formulario a otros países conforme a un tratado tributario, a las agencias del gobierno federal o estatal para hacer cumplir leyes penales federales no tributarias o a agencias federales encargadas de la aplicación de la ley y a agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo.

El tiempo que se necesita para llenar y radicar este formulario varía, dependiendo de las circunstancias individuales. El tiempo promedio que se estima para completar este formulario es 27 minutos. Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud de este tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude a que este formulario sea más sencillo, por favor envíenoslos. Envíe sus comentarios al Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No envíe el Formulario 499R-2/W-2PR ni el Formulario W-3PR a esta dirección. En su lugar, vea Adónde enviar el formulario, anteriormente.

Future Developments

For the latest information about developments related to Form W-3PR and its instructions, such as legislation enacted after they were published, go to www.irs.gov/w3pr.

What's New

Rejected wage reports from the Social Security Administration (SSA).   Effective January 2015, the Social Security Administration (SSA) will reject Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under the following conditions:
  • Medicare wages and tips are less than the sum of social security wages and social security tips,

  • Social security tax is greater than zero; social security wages and social security tips are equal to zero, and

  • Medicare tax is greater than zero; Medicare wages and tips are equal to zero.

  Additionally, Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports for household employers will be returned under the following conditions:
  • The sum of social security wages and social security tips is less than the minimum yearly earnings subject to social security and Medicare tax withholding for a household employee, and

  • The Medicare wages and tips are less than the minimum yearly earnings subject to social security and Medicare tax withholding for a household employee.

  If the above conditions occur in an electronic wage report, the SSA will notify the submitter by email or postal mail to correct the report and resubmit it to the SSA. If the above conditions occur in a paper wage report, the SSA will notify the employer by email or postal mail to correct the report and resubmit it to the SSA.

  Household employers, see Pub. 926, Household Employer's Tax Guide.

Third-party sick pay recap reporting.   For wages paid in 2014, Form 8922, Third-Party Sick Pay Recap, will be used to report total third-party sick pay wages paid to employees when liability for the employer and employee portions of Federal Insurance Contributions Act (FICA) taxes on the wages is split between the employer for whom services are normally rendered and the third-party payer. Form 8922 replaces the Third-Party Sick Pay Recap Form W-3PR. See Third-party sick pay, later.

Virtual currency.   Notice 2014-21 describes the treatment of virtual currency for federal tax purposes. Bitcoin is an example of virtual currency. The fair market market value of virtual currency (such as Bitcoin) paid as wages is subject to Federal Insurance Contributions Act (FICA) tax, and Federal Unemployment Tax Act (FUTA) tax and must be reported on Form 499R-2/W-2PR, Withholding Statement.

Reminders

Additional Medicare Tax.   In addition to withholding Medicare tax at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Additional Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA) wages or compensation it pays to an employee in excess of $200,000 in a calendar year. An employer is required to begin withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it pays wages or compensation in excess of $200,000 to an employee and continue to withhold it until the end of the calendar year. Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is no employer share of Additional Medicare Tax. All wages and compensation that are subject to Medicare tax are subject to Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the $200,000 withholding threshold.

  For more information on Additional Medicare Tax, go to IRS.gov and enter “Additional Medicare Tax” in the search box.

  Unless otherwise noted, references to Medicare tax include Additional Medicare Tax.

Due date for e-filers.   When you e-file your Forms 499R-2/W-2PR with the Social Security Administration (SSA), the due date for e-filing the 2015 Form 499R-2/W-2PR is extended to March 31, 2016. For information on how to file electronically, see Electronic Reporting, later.

Business Services Online.    The SSA has enhanced its secure BSO website to make it easier to register and navigate. To get access to “Business Services Online (BSO)”, visit the SSA's website, www.socialsecurity.gov/bso/bsowelcome.htm to obtain general information about annual wage reporting, and use other services offered by SSA to employers. Call the SSA at 1-888-772-2970 if you experience problems using any of the services within BSO.

  To obtain additional information about these topics, visit the Treasury Department of Puerto Rico's website, www.hacienda.gobierno.pr. You can also call them at 787-722-0216 or send a fax at 787-977-3806.

Contact information.    The employer must provide the name of their contact person, the employer's telephone number, fax number, and email address in the boxes provided.

Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).   You may be required to report wages and taxes on a form different from the form you generally use if an employee claims residence or domicile under MSRRA in a different jurisdiction than one of the 50 U.S. states, the District of Columbia, American Samoa, Commonwealth of the Northern Mariana Islands, Guam, Puerto Rico, or the U.S. Virgin Islands.

  Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember (civilian spouse) may keep his or her prior residence or domicile for tax purposes (tax residence) when accompanying the servicemember spouse, who is relocating under military orders, to a new military duty station in one of the 50 states, the District of Columbia, or a U.S. possession. Before relocating, both spouses must have had the same tax residence.

   For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA, his or her income from services would not be taxable income for Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld and submitted to the IRS. State and local income taxes may need to be withheld and remitted to state and local tax authorities. You should consult with state, local, or U.S. possession tax authorities regarding your withholding obligations under MSRRA.

Form 944-PR.   Form 944-PR, Planilla para la Declaración Federal ANUAL del Patrono, was made obsolete at the end of 2011. Employers who filed Form 944-PR can now file Form 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador. On Form W-3PR, the checkbox titled “944-PR” now is titled “944(SP)”. For more information, see the Instructions for Form 941-PR or the Instructions for 944(SP).

Same-sex marriage.   For federal tax purposes, individuals of the same sex are considered married if they were lawfully married in a state (or foreign country) whose laws authorize the marriage of two individuals of the same sex, even if the state (or foreign country) in which they now live does not recognize same-sex marriage. For more information, see Revenue Ruling 2013-17, 2013-38 I.R.B. 201, available at www.irs.gov/irb2013-38_IRB/ar07.html. Notice 2013-61 provides special administrative procedures for employers to make claims for refunds or adjustments of overpayments of social security and Medicare taxes with respect to certain same-sex spouse benefits before expiration of the period of limitations. Notice 2013-61, 2013-44 I.R.B. 432, is available at www.irs.gov/irb/2013-44_IRB/ar10.html.

Severance payments.   Severance payments are wages subject to social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of Pub. 15 (Circular E), Special Rules for Various Types of Service and Payments, severance payments are also subject to FUTA tax.

Information about state tax requirements for employers.   If you are an employer in the Commonwealth of Puerto Rico, contact the Puerto Rico Department of the Treasury at 787-722-0216 or send a fax at 787-977-3806. Send any correspondence to:

P.O. Box 9024140 
San Juan, P.R. 00902-4140

 
To locate your local Hacienda's Taxpayer Service Center, go to www.hacienda.gobierno.pr and click on Contáctenos (Contact us).

Need Help?

If you need information about how to get forms and publications, see Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide.

Employment tax information.   Detailed employment tax information is given in:
  • Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide;

  • Pub. 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide;

  • Pub. 15-B, Employer's Tax Guide to Fringe Benefits;

  • Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer's Tax Guide;

  • Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños (Federal Tax Guide for Employers in Puerto Rico), in Spanish, for use solely in Puerto Rico;

  • Pub. 926, Household Employer's Tax Guide;

  • Schedule H-PR (Form 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos, in Spanish, for use solely in Puerto Rico; and

  • Pub. 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the Northern Mariana Islands.

  You can also call the Internal Revenue Service (IRS) with your employment tax questions at 1-800-829-4933 or visit IRS.gov and type “Employment Taxes” in the search box.

Internet.    You can access the IRS website 24 hours a day, 7 days a week at IRS.gov to:  
  • Download, view, and order tax forms, instructions and publications;

  • Research your tax questions online;

  • See answers to frequently asked tax questions;

  • Search publications online by topic or keyword;

  • Use the Internal Revenue Code, regulations, or other official guidance;

  • View Internal Revenue Bulletins (IRBs) published in the last few years;

  • Sign up to receive local and national tax news by email;

  • Get information on starting and operating a small business; and

  • Tax Topics that provide you information on federal and other tax information for residents of Puerto Rico. If you wish to see these topics, visit IRS.gov and type “Tax Topics” in the search box. Look for “900” series topics, which provide information for residents of Puerto Rico.

 

By phone.   Many services are available over the phone.
  • Ordering forms, instructions, and publications. Call 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) to order current-year forms, instructions, and publications, and prior-year forms and instructions (limited to 5 years). You should receive your order within 10 days.

  • Asking tax questions. Call the IRS toll-free with your tax questions at 1-800-829-1040. Persons who are deaf, hard of hearing, or have a speech disability (TTY/TDD users) may call 1-800-829-4059.

  • TeleTax topics. Call 1-800-829-4477 to listen to prerecorded messages covering various tax topics. The topics related to residents of Puerto Rico are the following:

    901 - Is a Person With Income from Puerto Rican Sources Required to File a U.S. Federal Income Tax Return?

    902 - Credits and Deductions for Taxpayers With Puerto Rican Source Income That is Exempt From U.S. Tax

    903 - Federal Employment Tax in Puerto Rico

    904 - Tax assistance for residents of Puerto Rico

Evaluating the quality of our telephone services.

To ensure IRS representatives give accurate, courteous, and professional answers, we use several methods to evaluate the quality of our telephone services. One method is for a second IRS representative to listen in on or record random telephone calls. Another is to ask some callers to complete a short survey at the end of the call.

Walk-in.    You can visit our Taxpayer Assistance Center (TAC) in Guaynabo at:

City View Plaza II 
Bldg. 48 Carr. 165 km. 1.2 
Guaynabo, P.R. 00968-8000

To schedule an appointment you will need to call 787-522-8660. The hours of operation are Monday through Friday from 8:30 a.m. to 4:30 p.m.

Mail.   You can send your order for forms, instructions, and publications to the following address. You should receive a response within 10 days after we receive your request.

Internal Revenue Service 
1201 N. Mitsubishi Motorway 
Bloomington, IL 61705-6613

General Instructions for Form W-3PR

Purpose of form.   Use Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3PR for the correct year and also keep a copy of Form W-3PR for your records.

Who must file Form W-3PR.   Employers and other payers must file Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA.

Household employers.

You must file a Form W-3PR even if filing only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee. On Form W-3PR check the “Household” box in box a. For more information, see Schedule H-PR (Form 1040-PR) and its separate instructions. You must have an employer identification number (EIN). See Box c: Employer identification number (EIN), later.

Who may sign Form W-3PR.   A transmitter or sender (including a service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent) may sign Form W-3PR (or use its personal identification number (PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the sender satisfies both of the following.
  • It is authorized to sign by an agency agreement (whether oral, written, or implied) that is valid under state law, and

  • It writes “For (name of payer)” next to the signature (paper Form(s) W-3PR only).

    Use of a reporting agent or other third-party payroll service provider does not relieve an employer of the responsibility to ensure that Forms 499R-2/W-2PR are furnished to employees and that Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR are filed with the SSA, correctly and on time.

  If an authorized sender signs for the payer, the payer is still responsible for filing with the SSA, when due, a correct and complete Form W-3PR and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is subject to any penalties that result from not complying with these requirements. Be sure that the payer's name and employer identification number (EIN) are the same as those used on Form 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Form 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Form 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador; or Schedule H-PR (Form 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos, filed by or for the employer.

When to file.   If you file on paper, you must file Form 499R-2/W-2PR with Form W-3PR with the SSA by February 29, 2016. However, if you file Form 499R-2/W-2PR electronically, you may file by March 31, 2016. You may owe a penalty for each Form 499R-2/W-2PR you file late.

Note.

Contact the Puerto Rico Department of Treasury to obtain the filing dates for Puerto Rican information returns.

Extension.

You may request an automatic extension of time to file Form 499R-2/W-2PR by sending Form 8809, Application for Extension of Time To File Information Returns, to the address on that form. You must request the extension before the due date of the returns. You will have an additional 30 days to file. See Form 8809 for details.

Even if you request an extension to file Form  
499R-2/W-2PR, you must still furnish Form 499R-2/W-2PR to your employees by February 1, 2016.

Where to file.   Send Form 499R-2/W-2PR with the entire page of Form W-3PR to: 

Social Security Administration 
Data Operations Center 
Wilkes-Barre, PA 18769-0001

  
If you use “Certified Mail” to file, change the ZIP code to “18769-0002.” If you use an IRS-approved private delivery service, add “Attn: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr.” to the address and change the ZIP code to “18702-7997.” See Pub. 15 (Circular E) for a list of IRS-approved private delivery services.

Do not send cash, checks, money orders, or other forms of payment with Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR that you submit to the SSA. Employment tax forms (for example, Form 941-PR, 943-PR, or 944(SP)) and remittances must be sent to the IRS.

Shipping and mailing.   Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR either alphabetically by employees' last names or numerically by employees' social security numbers. Do not staple or tape Form W-3PR to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Form(s) 499R-2/W-2PR to each other. Do not fold either of these forms; send them to the SSA in a flat envelope. If you file more than one type of employment tax form, please group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a separate Form W-3PR for each same type and send them in separate groups.

Electronic reporting.   The SSA encourages all employers to e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure accuracy. If you are required to file 250 or more Forms 499R-2/W-2PR with SSA, you must file them electronically. You may be charged a penalty if you fail to file electronically when required.

You are encouraged to file electronically with SSA even though you are filing fewer than 250 Forms 499R-2/W-2PR.

Waiver from e-filing.

You may request a waiver from filing electronically by filing Form 8508, Request for Waiver From Filing Information Returns Electronically. Submit Form 8508 to the IRS at least 45 days before the due date of the return. See Form 8508 for filing information.

If you file electronically, do not file the same returns on paper.

The SSA’s BSO website makes e-filing easy by providing two ways to submit your Forms 499R-2/W-2PR and Forms W-3PR.

  • If you need to file 50 or fewer Forms 499R-2/W-2PR or 25 or fewer Forms 499R-2c/W-2cPR at a time, you can use BSO to create them online. BSO guides you through the process of creating Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR, saving and printing them, and submitting them to the SSA when you are ready. You do not have to wait until you have submitted Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR to the SSA before printing copies for your employees. BSO generates Form W-3PR or W-3c PR automatically based on your Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR.

  • If you need to file more than 50 Forms 499R-2/W-2PR or more than 25 Forms 499R-2c/W-2cPR, BSO’s file upload feature might be the best e-filing method for your business or organization. To obtain file format specifications, visit the SSA’s Employer W-2 Filing Instructions & Information website at www.socialsecurity.gov/employer, select Publications & Forms and click on Specifications for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) and select the appropriate document. This information is also available by calling the SSA’s Employer Reporting Service Center at 1-800-772-6270 (toll free) or by contacting the SSA's Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico at 212-264-1117.

For more information on electronic filing of Forms 499R-2/W-2PR and Forms W-3PR with the SSA, go to www.socialsecurity.gov/employer. First time filers, select Go To Register; returning filers select Go To Log In.

The SSA's BSO e-filing system is an independent system from the electronic filing program offered by the Treasury Department of Puerto Rico for employers and withholding agents. For more information on filing information returns electronically using the Treasury Department of Puerto Rico's e-file system, visit www.hacienda.gobierno.pr.

Making corrections.   Use Form W-3c PR, Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 499R-2c/W-2cPR, Corrected Withholding Statement, or to make corrections to a previously filed Form W-3PR.

Specific Instructions

Form W-3PR is read by machines, so please type entries, if possible, or print as dark as possible. Send the entire page of Form W-3PR with Form(s) 499R-2/W-2PR. Make all dollar entries without the dollar sign ($) and comma, but don't omit the decimal point (00000.00).

Amounts reported on related employment forms (for example, Form 499R-2/W-2PR, Form 941-PR, Form 943-PR, Form 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR)) should agree with the amounts reported in the pertinent boxes of the Form W-3PR. If there are any differences, you may be contacted by the IRS and SSA. Retain your reconciliation information for future reference. See Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR), later.

Box a: Kind of payer.   Check the box that applies. Check only one box (see 3rd-party sick pay, later, for an exception). If more than one box applies (except for “Third-party sick pay”), send each type of Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR.

941-PR.

Check this box if you file Form 941-PR and no other category (except “Third-party sick pay”) applies. A church or church organization should check this box even if it is not required to file Form 941-PR or Form 944(SP). You would also check this box if in 2015 you timely notify the IRS of filing Form 941-PR for the first time instead of Form 944(SP). For more information in regard to this, refer to the Instructions for Form 941-PR or the Instructions for Form 944(SP) for 2015.

943-PR.

Check this box if you are an agricultural employer and file Form 943-PR and you are sending Form(s) 499R-2/W-2PR for agricultural employees. For nonagricultural employees, send their Form(s) 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR, checking the appropriate box.

944(SP).

Check this box if you file Form 944(SP) and no other category (except “Third-party sick pay”) applies. For businesses that pay U.S. source income, if you file Form 944, you must mark the checkbox for “944” in box b of the Form W-3 and not use the W-3PR, which is only used for reporting income from sources in Puerto Rico.

Household.

Check this box if you are a household employer sending Form(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you did not include the household employee's taxes on Form 941-PR, Form 943-PR, or Form 944(SP).

3rd-party sick pay.

Check this box if you are a third-party payer of sick pay (or are reporting sick pay payments made by a third party) filing Form(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay reported in box 7 (“Wages”). Do not check this box if the third-party payer is filing Form(s) 499R-2/W-2PR and you are only filing a recap form (on Form 8922, see Pub. 15-A for more details). If more than one box applies (for example, this box and the Form 941-PR box), check both boxes and file a single Form W-3PR for the regular and third-party sick pay Form(s) 499R-2/W-2PR.

Third-party sick pay.

For wages paid in 2014, third party payers of sick pay (and in certain cases, employers) will use Form 8922, Third-Party Sick Pay Recap, to report total third-party sick pay wages paid to employees when liability for the employer and employee portions of FICA taxes on the wages is split between the employer for whom services are normally rendered and the third party payer. Form 8922 replaces the Third-Party Sick Pay Recap Form 499R-2/W-2PR and Third-Party Sick Pay Recap Form W-3PR, which were used to report third-party sick pay recaps for wages paid in 2013 and prior years. Forms 8922 are filed with the Internal Revenue Service (IRS), rather than the SSA. For 2014 wages, Form 8922 must be filed with the IRS by March 2, 2015. Form 8922 cannot be filed electronically. Beginning with wages paid in 2014, Third-Party Sick Pay Recaps will not be filed with the SSA. The requirements to report third-party sick pay paid to individual employees on Forms 499R-2/W-2PR are otherwise unchanged. For more information on Form 499R-2/W-2PR requirements, go to www.hacienda.gobierno.pr. See Publication 15-A and the instructions for Form 8922 for more information.

Medicare employees only.

Check this box if you are a government agency with employees subject only to the Medicare tax.

Box b: Total number of Forms 499R-2/W-2PR.   Enter the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you are sending with this Form W-3PR. Do not count “Void” Forms 499R-2/W-2PR.

Box c: Employer identification number (EIN).   Enter the nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be shown as 00-0000000. The EIN you enter must be the same number you used on Form 941-PR, 943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR). Do not use a prior owner's EIN.

   If you do not have an EIN when filing Form W-3PR, enter “Applied For” in box c, not your social security number (SSN). You can get an EIN by applying online at IRS.gov or by faxing or mailing Form SS-4, Application for Employer Identification Number, to the IRS.

Boxes d and e: Employer's name and address.   Enter the employer's name, street address, city, state, and ZIP code.

Box f: Other EIN used this year.   If you have used an EIN (including a prior owner's EIN) on Form 941-PR, 943-PR, or 944(SP) submitted for 2015 that is different from the EIN reported in box c on Form W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report the employer's EIN in box f. If an agent is reporting for more than one employer, leave box f blank.

Contact person, telephone number, fax number, and email address.   Enter this information for use by the SSA if any questions arise during processing. The name of a contact person must be provided in case there are any questions in regard to the form during processing. The employer's phone number, fax number, and email address need to be provided.

Payroll service providers enter your client's information for these fields.

The amounts to enter in boxes 1 through 4 and 6 through 16, described next, are totals from only the Forms 499R-2/W-2PR (excluding any Forms 499R-2/W-2PR marked “VOID”) that you are sending with this Form W-3PR.

Boxes 1-4 and 6-16.   Enter the amounts from the corresponding totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you are sending with this Form W-3PR.

Box 13.

Include in this box the total amount of Additional Medicare Tax withheld, if any. For more information about the Additional Medicare Tax, go to IRS.gov and enter “Additional Medicare Tax” in the search box.

Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR)

Reconcile the amounts shown in boxes 10, 12a, and 14 from all 2015 Forms W-3PR with their corresponding amounts from the yearly totals of the quarterly Forms 941-PR, or annual Forms: 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR). When there are discrepancies between amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR and W-3PR, filed with the SSA and Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) filed with the IRS, you will be contacted to resolve the discrepancies.

 
To reduce the discrepancies between amounts reported on Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR, and Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR):

  • Be sure that the amounts on Form W-3PR for 2015 are the total amounts from Form(s) 499R-2/W-2PR.

  • Reconcile Form W-3PR with your four quarterly Forms 941-PR (or annual Forms 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR)) by comparing amounts reported for:

  1. Social security wages, Medicare wages and tips, and social security tips (boxes 10, 12a, and 14). Form W-3PR should include Form 941-PR or Forms 943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR) adjustments only for the current year. You cannot report on the current year Form W-3PR adjustments from Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR) that include adjustment amounts for a prior year.

  2. Social security and Medicare taxes (boxes 11 and 13). The amounts shown on the four quarterly Forms 941-PR (or annual Form 943-PR, Form 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR)), including current year adjustments, should be approximately twice the amounts shown on Form W-3PR.

Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) may not match for valid reasons. If the amounts do not match, you should determine that the reasons are valid. Keep your reconciliation in case there are inquiries from the IRS or the SSA.

Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice.

We ask for the information on Form W-3PR to carry out the Internal Revenue laws of the United States. We need it to figure and collect the right amount of tax. Section 6051 and its regulations require you to furnish wage and tax statements to employees, the Social Security Administration, and the Internal Revenue Service. Section 6109 requires you to provide your employer identification number (EIN). Failure to provide this information, or providing false or fraudulent information, may subject you to penalties.

You are not required to provide the information requested on a form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form displays a valid OMB control number. Books or records relating to a form or its instructions must be retained as long as their contents may become material in the administration of any Internal Revenue law.

Generally, tax returns and return information are confidential, as required in section 6103. However, section 6103 allows or requires the IRS to disclose or give the information shown on your tax return to others as described in the Code. For example, we may disclose your tax information to the Department of Justice to enforce the tax laws, both civil and criminal, and to cities, states, the District of Columbia, and U.S. commonwealths or possessions to carry out their tax laws. We may disclose your tax information to the Department of the Treasury and contractors for tax administration purposes; and to other persons as necessary to obtain information needed to determine the amount of or to collect the tax you owe. We may disclose your tax information to the Comptroller General of the United States to permit the Comptroller General to review the Internal Revenue Service. We may disclose your tax information to committees of Congress; federal, state, and local child support agencies; and to other federal agencies for the purposes of determining entitlement for benefits or the eligibility for and the repayment of loans. We may also disclose this information to other countries under a tax treaty, to federal and state agencies to enforce federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement and intelligence agencies to combat terrorism.

The time needed to complete and file this form will vary depending on individual circumstances. The estimated average time is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy of this time estimate or suggestions for making this form simpler, we would be happy to hear from you. You can send your comments to the Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. Do not send Form(s) 499R-2/W-2PR or W-3PR to this address. Instead, see Where to file, earlier.


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