La fecha de vencimiento se ha extendido para las personas que radican electrónicamente.   Si usted radica electrónicamente los Formularios 499R-2/W-2PR del año 2008 ante la Administración del Seguro Social (conocida por sus siglas en inglés, SSA), la fecha de vencimiento se extiende al 31 de marzo del año 2009. Para información sobre cómo radicar electrónicamente, vea Reportación por medios electrónicos, en la página 2.

Formulario 944-PR.   Marque “944-PR” en el recuadro a del Formulario W-3PR si radicó el Formulario 944-PR, Planilla para la declaración federal ANUAL del patrono.

Reportación de salarios por computadora.   Puede acceder a la página web Business Services Online (BSO) (Servicios comerciales por computadora, BSO) en el sitio web de la SSA usando una computadora personal para reportar electrónicamente datos relacionados con los sueldos o salarios. Para obtener información sobre cómo reportar electrónicamente datos referentes a los salarios a la SSA o para tener acceso a los servicios de BSO, visite la página Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para la radicación del Formulario W-2) del sitio web de la SSA, www.socialsecurity.gov/employer. Al acceder a los servicios de BSO, también puede hacer correcciones a datos radicados previamente relacionados con los sueldos y la retención de impuestos. Si tiene dificultad con alguno de los servicios de BSO, llame a la SSA al 1-888-772-2970.

  Entre la información disponible se incluye información sobre cómo radicar por medios electrónicos, ciertas publicaciones del IRS y de la SSA y temas generales acerca de la reportación anual de sueldos y salarios. También puede usar los servicios de BSO para hacer preguntas sobre la reportación de sueldos y salarios.

Propósito del Formulario.   Se usa el Formulario W-3PR para enviar el Original de los Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA. Asegúrese de llenar un Formulario W-3PR para el año correcto y de guardar una copia del Formulario W-3PR en su documentación.

Quién debe radicar el Formulario.   Los patronos y otros pagadores deberán radicar el Formulario W-3PR para enviar los Formularios 499R-2/W-2PR.

  Un patrono de empleados domésticos deberá radicar un Formulario W-3PR aun cuando radique un solo Formulario 499R-2/W-2PR para un solo empleado doméstico. Marque “Doméstico” en el recuadro a del Formulario W-3PR. Deberá tener un EIN. Vea Recuadro c—Número de identificación patronal (EIN), en la página 2.

Quién puede firmar el Formulario W-3PR.   Un remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente de reportación, un agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar el Formulario W-3PR (o usar su número de identificación personal, conocido por sus siglas en inglés, PIN, en las radicaciones electrónicas) en nombre del patrono o del pagador sólo si el remitente:

  Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es responsable de radicar, para la fecha de vencimiento, un Formulario W-3PR correcto y completo con los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese de que el nombre y el número de identificación del patrono (conocido por sus siglas en inglés, EIN) sean los mismos que aparecen en el Formulario 941-PR, Planilla para la declaración federal TRIMESTRAL del patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la declaración ANUAL de la contribución federal del patrono de empleados agrícolas; Formulario 944-PR, Planilla para la declaración federal ANUAL del patrono; o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el empleo de empleados domésticos, radicados por el patrono o a favor del mismo.

Cuándo se debe radicar el Formulario.   Radique el Formulario W-3PR para el año 2008, con el Original del Formulario 499R-2/W-2PR entero, ante la SSA a más tardar el 2 de marzo del año 2009. Sin embargo, si radica el Formulario 499R-2/W-2PR por medios electrónicos, la fecha límite para radicar el Formulario es el 31 de marzo del año 2009. Quizás tenga que pagar una multa por cada Formulario 499R-2/W-2PR que radique fuera de plazo.

  

Aunque solicite una prórroga para radicar el Formulario 499R-2/W-2PR, deberá entregarles a sus empleados el Formulario 499R-2/W-2PR a más tardar el 2 de febrero del año 2009.

Adónde se envía el Formulario.   Envíe el Original del Formulario 499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3PR a:

  

Si usa “Certified Mail” (Correspondencia Certificada) para radicar la información, cambie el código postal (ZIP code ) a “18769-0002”. Si usa un servicio de entregas privado aprobado por el IRS para radicar la información, añada “ATTN: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr. ” a la dirección y cambie el código postal a “18769-7997”. Vea la página 2 de la Pub. 179 (Circular PR) para una lista de servicios de entregas privados aprobados por el IRS .

Cómo enviar los Formularios.   Prepare y radique los Formularios 499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del trabajador o en orden numérico por el número de seguro social del empleado. No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3PR al Formulario 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera el Formulario 499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios. Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si radica más de una clase de planilla para la contribución por razón de empleo, radique todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase, junto con un Formulario W-3PR por separado, para cada clase de planilla en cuestión y envíelos cada uno en grupos por separado.

Reportación por medios electrónicos.   Si tiene que radicar 250 o más Formularios 499R-2/W-2PR, deberá radicarlos usando medios electrónicos a menos que el IRS lo haya eximido de este requisito. Quizás tenga que pagar una multa si no radica los formularios por medios electrónicos cuando sea obligatorio.

  

Es preferible que radique los formularios por medios electrónicos aunque radique menos de 250 Formularios 499R-2/W-2PR. Para más información, visite el sitio web de la SSA ,
www.socialsecurity.gov/bso/bsowelcome.htm, “Business Services Online” (Servicios comerciales en Internet) y seleccione “Tutorial” (Guía para el usuario), en inglés. No obstante, si radica los formularios por medios electrónicos, no radique los mismos formularios en papel.

Cómo hacer correcciones.   Use el Formulario W-3c PR, Transmisión de comprobantes de retención corregidos, para enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al comprobante de retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3PR radicado anteriormente.

Recuadro a—Clase de pagador.   Marque con una X el recuadro que le corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador, para una excepción). Si le corresponden dos o más recuadros (excepto en el caso de compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador), envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario W-3PR por separado.

Recuadro b—Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.   Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales completados que envíe con este Formulario W-3PR.

Recuadro c—Número de identificación patronal (EIN).   Si usted recibió un Formulario W-3PR del IRS con su dirección impresa junto con la Pub. 179 (Circular PR), verifique que su EIN esté correcto en el recuadro c. Haga cualquier cambio necesario en el Formulario W-3PR.

  Si no usa el Formulario W-3PR con su dirección ya impresa, anote el número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS. Deberá escribirlo de esta manera: 00-0000000. No use el EIN de un propietario anterior. Si usted no tiene un EIN cuando radique su Formulario W-3PR, escriba “Solicitado” en el recuadro c; no escriba su número de seguro social (SSN). Puede obtener un EIN solicitándolo por Internet en www.irs.gov, llamando sin cargo al 1-800-829-4933 o radicando el Formulario SS-4PR, Solicitud de número de identificación patronal (EIN).

Recuadros d y e—Nombre y dirección del patrono.   Si no usa el Formulario W-3PR preimpreso del IRS, escriba el nombre del patrono, número y calle, ciudad, estado y código postal “ZIP”.

Recuadro f—Otro número de identificación patronal usado este año.   Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un propietario anterior) en el Formulario 941-PR, 944-PR o el Formulario 943-PR, radicado para el año 2008, que sea distinto al EIN reportado en el recuadro c del Formulario W-3PR, anote aquí el otro EIN que usó. Los agentes del patrono, por lo general, reportan el EIN del patrono en el recuadro f. (Si un agente reporta por más de un patrono, deje el recuadro f en blanco).

Persona de contacto, número de teléfono, de fax y dirección de email.   Facilite esta información para que la pueda usar la SSA si surge cualquier duda durante la tramitación de la planilla.

Recuadros 1-4 y 6-16.   En estos recuadros del Formulario W-3PR, reporte los totales respectivos de los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con este Formulario W-3PR.

Se deben conciliar las cantidades relacionadas indicadas en el Formulario 499R-2/W-2PR para el año 2008 con las de los recuadros 10 al 16 del Formulario W-3PR, así como con las cantidades reportadas en las líneas correspondientes de los Formularios 941-PR trimestrales, el Formulario 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales para el año 2008. Si surgen diferencias entre las cantidades reportadas en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR radicados ante la SSA y los Formularios 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), radicados ante el IRS, tenemos que comunicarnos con usted para resolver tales diferencias.

Las cantidades reportadas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) a veces no concuerdan por razones válidas. Si no concuerdan, usted deberá verificar que las razones son válidas. Conserve su conciliación en caso de que el IRS o la SSA tenga dudas relativas a dichos formularios.

Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3PR para cumplir con las leyes que regulan la recaudación de los impuestos internos de los Estados Unidos. La necesitamos para computar y cobrar la cantidad correcta de contribución. La sección 6051 del Código Federal de Rentas Internas y su reglamentación correspondiente requieren que usted provea copias del formulario de retención a sus empleados y a la SSA. La sección 6109 requiere que usted provea su número de identificación patronal (EIN). Si no nos provee esta información de una manera oportuna, podría estar sujeto a multas.

Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un formulario según la Ley de Reducción de Trámites a menos que el mismo muestre un número de control válido de la Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto, conocida por sus siglas en inglés, OMB). Los libros o registros relativos a un formulario o sus instrucciones deberán ser conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la aplicación de alguna ley contributiva federal.

Por regla general, las planillas de contribución y toda información pertinente son confidenciales, como lo requiere la sección 6103. No obstante, dicha sección permite o requiere que el IRS divulgue o provea tal información a otros, tal como se describe en el Código. Por ejemplo, podemos divulgar información contributiva al Departamento de Justicia para casos de litigio civil y penal y a las ciudades, estados, posesiones, territorios asociados con los EE.UU. y el Distrito de Columbia a fin de ayudarlos a aplicar sus leyes contributivas respectivas. También la ley nos autoriza a facilitarles la información a algunos gobiernos extranjeros conforme a los tratados tributarios existentes con los Estados Unidos, a agencias federales y estatales para hacer cumplir las leyes federales penales que no tengan que ver con la contribución o a agencias federales encargadas de hacer cumplir las leyes y agencias de inteligencia para combatir el terrorismo.

El tiempo que se necesita para llenar y radicar este formulario varía, dependiendo de las circunstancias individuales. El tiempo promedio que se estima para completar este formulario es 27 minutos. Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud de este tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude a que este formulario sea más sencillo, por favor envíenoslos. Diríjase al Internal Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No envíe ni el Formulario 499R-2/W-2PR ni el Formulario W-3PR a esta dirección. En su lugar, vea Adónde se envía el Formulario en la página 1.

Extended due date for electronic filers.   If you file your 2008 Formulario(s) 499R-2/W-2PR with the Social Security Administration (SSA) electronically, the due date is extended to March 31, 2009. For information on how to file electronically, see Electronic reporting, later.

Formulario 944-PR.   Use the “944-PR” checkbox in box a of Formulario W-3PR if you filed Formulario 944-PR, Planilla para la declaración federal ANUAL del patrono.

Online wage reporting.   Using a personal computer, you can access SSA's Business Services Online (BSO) to electronically report wage data. To get information regarding filing wage data electronically with the SSA or to access BSO, visit the SSA's Employer W-2 Filing Instructions & Information website at www.socialsecurity.gov/employer. Corrections to previously filed wage and withholding data can also be made by accessing BSO. Call the SSA at 1-888-772-2970 if you experience problems using any of the services within BSO.

  The website includes electronic filing information, some Internal Revenue Service (IRS) and SSA publications, and general topics of interest about annual wage reporting. You can also use BSO to ask questions about wage reporting.

Purpose of form.   Use Formulario W-3PR to transmit the Original copy of Formulario(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Formulario W-3PR for the correct year and also keep a copy of Formulario W-3PR for your records.

Who must file.   Employers and other payers must file Formulario W-3PR to transmit Formulario(s) 499R-2/W-2PR.

  A household employer must file a Formulario W-3PR even if filing only one Formulario 499R-2/W-2PR for one household employee. On Formulario W-3PR check the “Household” box in box a. You must have an EIN. See Box c—Employer identification number (EIN) on page 4.

Who may sign Formulario W-3PR.   A transmitter or sender (including a service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent) may sign Formulario W-3PR (or use its personal identification number (PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the sender:

  If an authorized sender signs for the payer, the payer is still responsible for filing, when due, a correct and complete Formulario W-3PR and related Formulario(s) 499R-2/W-2PR and is subject to any penalties that result from not complying with these requirements. Be sure that the payer's name and employer identification number (EIN) are the same as those used on Formulario 941-PR, Planilla para la declaración federal TRIMESTRAL del patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la declaración ANUAL de la contribución federal del patrono de empleados agrícolas; Formulario 944-PR, Planilla para la declaración federal ANUAL del patrono; or Schedule H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el empleo de empleados domésticos, filed by or for the employer.

When to file.   File your 2008 Formulario W-3PR using the entire Original copy of Formulario 499R-2/W-2PR with the SSA by March 2, 2009. However, if you file Formulario 499R-2/W-2PR electronically, the due date is March 31, 2009. You may owe a penalty for each Formulario 499R-2/W-2PR you file late.

Where to file.   Send the Original copy of Formulario 499R-2/W-2PR with the entire page of Formulario W-3PR to:

  

If you use "Certified Mail" to file, change the ZIP code to "18769-0002." If you use an IRS-approved private delivery service to deliver this information, add "ATTN: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr." to the address and change the ZIP code to "18702-7997." See Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide, for a list of IRS-approved private delivery services.

Shipping and mailing.   Prepare and file Formulario(s) 499R-2/W-2PR either alphabetically by employees' last names or numerically by employees' social security numbers. Do not staple or tape Formulario W-3PR to Formulario(s) 499R-2/W-2PR or any Formulario(s) 499R-2/W-2PR to each other. Do not fold either of these forms; send them to the SSA in a flat mailing. If you file more than one type of employment tax form, please group Formulario(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a separate Formulario W-3PR for each same type and send them in separate groups.

Electronic reporting.   If you are required to file 250 or more Formulario(s) 499R-2/W-2PR, you must file them electronically unless the IRS granted you a waiver. You may be charged a penalty if you fail to file electronically when required.

Making corrections.   Use Formulario W-3c PR, Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements, to transmit Formulario(s) 499R-2c/W-2cPR, Corrected Withholding Statement, or to make corrections to a previously filed Formulario W-3PR.

Box a—Kind of payer.   Check the box that applies. Check only one box (see Third-party sick pay, below, for an exception). If more than one box applies (except for third-party sick pay), send each type of Formulario 499R-2/W-2PR with a separate Formulario W-3PR.

Box b—Total number of Formulario(s) 499R-2/W-2PR.   Enter the number of completed individual Formulario(s) 499R-2/W-2PR you are sending with this Formulario W-3PR.

  Third-party payers of sick pay (or employers using the optional rule for Form W-2 described in section 6 of Pub. 15-A) must enter “Third-Party Sick Pay Recap” in this space if the insured employers are filing Formulario(s) 499R-2/W-2PR reporting the sick pay, and the third-party payer is filing recap forms. See Pub. 15-A for details.

Box c—Employer identification number (EIN).   If you received a preprinted Formulario W-3PR from the IRS with Pub. 179 (Circular PR), verify that your EIN is correct in box c. Make any necessary corrections on the form.

  If you are not using the preprinted Formulario W-3PR, enter the nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be shown as 00-0000000. Do not use a prior owner's EIN. If you do not have an EIN when filing Formulario W-3PR, enter “Applied For” in box c, not your social security number (SSN). You can get an EIN by applying online at www.irs.gov, by calling the toll-free number 1-800-829-4933, or by filing Form SS-4, Application for Employer Identification Number.

Boxes d and e—Employer's name and address.   If you are not using the preprinted Formulario W-3PR, enter the employer's name, street address, city, state, and ZIP code.

Box f—Other EIN used this year.   If you have used an EIN (including a prior owner's EIN) on Formulario 941-PR, 944-PR or 943-PR submitted for 2008 that is different from the EIN reported in box c on Formulario W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report the employer's EIN in box f. (If an agent is reporting for more than one employer, leave box f blank.)

Contact person, telephone number, fax number, and email address.   Please enter this information for use by the SSA if any questions arise during processing.

Boxes 1-4 and 6-16.   In these boxes on Formulario W-3PR, report respective totals from the Formulario(s) 499R-2/W-2PR that you are sending with this Formulario W-3PR.

Reconcile the related amounts shown on your 2008 Formulario(s) 499R-2/W-2PR with the amounts shown in boxes 10 through 16 of your Formulario W-3PR, as well as with the applicable lines on the quarterly Formulario(s) 941-PR, annual Formulario 943-PR, annual Formulario 944-PR, and Schedule H-PR (Formulario 1040-PR) for 2008. When there are discrepancies between amounts reported on Formulario(s) 499R-2/W-2PR and W-3PR, filed with the SSA and Formularios 941-PR, 943-PR, Formulario 944-PR, and Schedule H-PR (Formulario 1040-PR) filed with the IRS, we must contact you to resolve the discrepancies.

Amounts reported on Formulario(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, Formulario 944-PR, and Schedule H-PR (Formulario 1040-PR) may not match for valid reasons. If the amounts do not match, you should determine that the reasons are valid. Keep your reconciliation in case there are inquiries from the IRS or the SSA.

We ask for the information on Form W-3PR to carry out the Internal Revenue laws of the United States. We need it to figure and collect the right amount of tax. Section 6051 of the Internal Revenue Code and its regulations require you to furnish wage and tax statements to employees and to the Social Security Administration. Section 6109 requires you to provide your employer identification number (EIN). If you fail to provide this information in a timely manner, you may be subject to penalties.

You are not required to provide the information requested on a form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form displays a valid OMB control number. Books or records relating to a form or its instructions must be retained as long as their contents may become material in the administration of any Internal Revenue law.

Generally, tax returns and return information are confidential, as stated in section 6103. However, section 6103 allows or requires the IRS to disclose or give the information shown on your tax return to others as described in the Code. For example, we may disclose your tax information to the Department of Justice for civil and criminal litigation and to cities, states, territories, possessions, and the District of Columbia for use in administering their tax laws. And we may give it to certain foreign governments under tax treaties they have with the United States. We may also disclose this information to federal and state agencies to enforce federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement and intelligence agencies to combat terrorism.

The time needed to complete and file this form will vary depending on individual circumstances. The estimated average time is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy of this time estimate or suggestions for making this form simpler, we would be happy to hear from you. You can write to the Internal Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. Do not send Formulario(s) 499R-2/W-2PR or W-3PR to this office. Instead, see Where to file, on page 3.