Si desea información sobre cómo obtener formularios y publicaciones, vea la Pub. 179 (Circular PR), Guía contributiva federal
para patronos puertorriqueños.
Si necesita ayuda en español para radicar los reportes de salarios, llame a la SSA al 1-800-772-6270.
También puede llamar al Servicio de Rentas Internas (conocido por sus siglas en inglés, IRS) para hacer preguntas sobre la
contribución sobre el empleo. Llame al 1-800-829-4933 o visite el sitio web
www.irs.gov/espanol del IRS e ingrese “patronos”
en el recuadro Keyword/Search Terms (Palabra clave/Términos de búsqueda).
Reportación de salarios por computadora.
Puede acceder a la página web
Business Services Online (BSO) (Servicios comerciales por computadora,
BSO) en el sitio
web de la
SSA usando una computadora personal para reportar electrónicamente datos relacionados con los sueldos o salarios. Para
obtener información sobre cómo reportar electrónicamente datos referentes a los salarios a la
SSA o para tener acceso
a los servicios de
BSO, visite la página
Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e
información para la radicación del Formulario W-2) del sitio web de la
SSA,
www.socialsecurity.gov/employer. Al acceder a los servicios de
BSO, también
puede hacer correcciones a datos radicados previamente relacionados con los sueldos y la retención de impuestos. Si tiene
dificultad con alguno
de los servicios de
BSO, llame a la
SSA al 1-888-772-2970.
Entre la información disponible se incluye información sobre cómo radicar por medios electrónicos, ciertas
publicaciones del
IRS y de la
SSA y temas generales acerca de la reportación anual de sueldos y salarios. También
puede usar los servicios de
BSO para hacer preguntas sobre la reportación de sueldos y salarios.
Propósito del Formulario.
Se usa el Formulario W-3PR para enviar el
Original de los Formularios 499R-2/W-2PR a la
SSA. Asegúrese de llenar un
Formulario W-3PR para el año correcto y de guardar una copia del Formulario W-3PR en su documentación.
Quién debe radicar el Formulario.
Los patronos y otros pagadores deberán radicar el Formulario W-3PR para enviar los Formularios 499R-2/W-2PR.
Un
patrono de empleados domésticos
deberá radicar un Formulario W-3PR aun cuando radique un solo Formulario
499R-2/W-2PR para un solo empleado doméstico. Marque “
Doméstico” en el recuadro
a del Formulario W-3PR.
Deberá tener un EIN. Vea
Recuadro c—Número de identificación patronal (EIN), en
la página
2.
Quién puede firmar el Formulario W-3PR.
Un remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente de reportación, un agente pagador o un agente de desembolsos)
puede firmar el
Formulario W-3PR (o usar su número de identificación personal, conocido por sus siglas en inglés,
PIN, en las
radicaciones electrónicas) en nombre del patrono o del pagador sólo si el remitente:
-
Está autorizado por un acuerdo de agencia (un acuerdo verbal, por escrito o implícito) válido conforme a la ley estatal
y
-
Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para los Formularios W-3PR en papel).
Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es responsable de radicar, para la fecha de vencimiento,
un Formulario
W-3PR correcto y completo con los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que resulte por no
haber cumplido con
dichos requisitos. Asegúrese de que el nombre y el número de identificación del patrono (conocido por sus siglas en
inglés,
EIN) sean los mismos que aparecen en el Formulario 941-PR, Planilla para la declaración federal TRIMESTRAL del
patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la declaración ANUAL de la contribución federal del patrono de empleados agrícolas;
Formulario 944-PR, Planilla para la declaración federal ANUAL del patrono; o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones
sobre el empleo
de empleados domésticos, radicados por el patrono o a favor del mismo.
Cuándo se debe radicar el Formulario.
Radique el Formulario W-3PR para el año 2008, con el
Original del Formulario 499R-2/W-2PR entero, ante la
SSA a
más tardar el 2 de marzo del año 2009. Sin embargo, si radica el Formulario 499R-2/W-2PR por medios electrónicos, la fecha
límite para radicar el Formulario es el 31 de marzo del año 2009. Quizás tenga que pagar una multa por cada Formulario
499R-2/W-2PR que radique fuera de plazo.
Prórroga.
Puede solicitar una prórroga automática para radicar el Formulario 499R-2/W-2PR enviando el Formulario 8809,
Application for
Extension of Time To File Information Returns (Solicitud de prórroga para radicar planillas informativas), en inglés, a la
dirección indicada en dicho formulario. Deberá solicitar la prórroga antes de la fecha de vencimiento para radicar las planillas.
Tendrá 30 días adicionales para radicar el formulario. Vea el Formulario 8809 para más detalles.
Aunque solicite una prórroga para radicar el Formulario 499R-2/W-2PR, deberá entregarles a sus empleados el Formulario 499R-2/W-2PR
a
más tardar el 2 de febrero del año 2009.
Adónde se envía el Formulario.
Envíe el
Original del Formulario 499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3PR a:
Social Security Administration
Data Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001
Si usa “
Certified Mail” (Correspondencia Certificada) para radicar la información, cambie el código postal (ZIP
code ) a “
18769-0002”. Si usa un servicio de entregas privado aprobado por el IRS para radicar la información,
añada “
ATTN: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr. ” a la dirección y cambie el código postal a “
18769-7997”. Vea
la página
2 de la Pub. 179 (Circular PR) para una lista de servicios de entregas privados aprobados por el IRS .
Cómo enviar los Formularios.
Prepare y radique los Formularios 499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del trabajador o en orden numérico
por el
número de seguro social del empleado. No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3PR al Formulario 499R-2/W-2PR, ni
engrape ni adhiera el
Formulario 499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios. Envíelos a la
SSA en un sobre
estándar. Si radica más de una clase de planilla para la contribución por razón de empleo, radique todos los Formularios
499R-2/W-2PR de la misma clase, junto con un Formulario W-3PR por separado, para cada clase de planilla en cuestión y envíelos
cada uno
en grupos por separado.
Reportación por medios electrónicos.
Si tiene que radicar 250 o más Formularios 499R-2/W-2PR, deberá radicarlos usando medios electrónicos a menos que
el
IRS lo haya eximido de este requisito. Quizás tenga que pagar una multa si no radica los formularios por medios electrónicos
cuando sea obligatorio.
Es preferible que radique los formularios por medios electrónicos aunque radique menos de 250 Formularios 499R-2/W-2PR. Para
más
información, visite el sitio web de la SSA ,
www.socialsecurity.gov/bso/bsowelcome.htm, “
Business Services Online”
(Servicios comerciales en Internet) y seleccione “
Tutorial” (Guía para el usuario), en inglés. No obstante, si radica
los formularios por medios electrónicos, no radique los mismos formularios en papel.
Puede solicitar una exención de radicar planillas por medios electrónicos llenando el Formulario 8508, Request for Waiver From
Filing Information Returns Electronically/Magnetically (Solicitud para la exención de radicar planillas informativas por medios
electrónicos/magnéticos), en inglés. Envíe el Formulario 8508 al IRS por lo menos 45 días antes de la
fecha de vencimiento para radicar la planilla. Vea el Formulario 8508 para informarse sobre cómo se radica.
Las especificaciones para la planilla electrónica correspondientes al Formulario 499R-2/W-2PR se encuentran en la EFW2 de
la SSA
(anteriormente denominada MMREF-1), en inglés. Usted puede obtener esta publicación en el sitio web de la SSA, Employer
W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para la radicación del Formulario W-2 del empleador),
www.socialsecurity.gov/employer, seleccionando “E-Filing Format (formerly MMREF)”
(Formato para la radicación electrónica (anteriormente denominado MMREF)). También puede obtener dichas especificaciones llamando
a su Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace para los servicios para patronos, conocido por sus siglas en inglés,
ESLO) de la SSA. El número de teléfono de este especialista para Puerto Rico es el 212-264-1117.
Cómo hacer correcciones.
Use el Formulario W-3c PR, Transmisión de comprobantes de retención corregidos, para enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR,
Corrección al comprobante de retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3PR radicado anteriormente.
Instrucciones Específicas
El Formulario W-3PR es leído por máquinas; por lo tanto, escriba a maquinilla, si es posible, o escriba con letra de imprenta
bien
oscura. Envíe la página entera del Formulario W-3PR junto con el Original del Formulario 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras
en dólares, omita el signo ($) y la coma, pero no omita el punto decimal (00000.00).
Las cantidades reportadas en formularios relacionados con el empleo (tales como los Formularios 499R-2/W-2PR, 941-PR, 943-PR,
944-PR o el Anexo
H-PR (Formulario 1040-PR)) deben coincidir con las cantidades declaradas en el Formulario W-3PR. Si hay diferencias, el IRS
y la
SSA podrían comunicarse con usted. Debe guardar una conciliación para futura referencia. Vea Conciliación de los
Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), más adelante.
Recuadro a—Clase de pagador.
Marque con una X el recuadro que le corresponda. Marque sólo un recuadro (vea
Compensación por enfermedad pagada por un tercero
pagador, para una excepción). Si le corresponden dos o más recuadros (excepto en el caso de compensación por enfermedad
pagada por un tercero pagador), envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario W-3PR por separado.
941-PR.
Marque con una X este recuadro si radica el Formulario 941-PR, Planilla para la declaración federal TRIMESTRAL del
patrono, y no le
corresponde ninguna otra categoría (a menos que no sea “
compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”). Una iglesia o
una organización con fines religiosos deberá marcar este recuadro aunque no esté obligada a radicar el Formulario 941-PR o
Formulario 944-PR.
943-PR.
Marque con una X este recuadro si usted es patrono agrícola y radica el Formulario 943-PR, Planilla para la declaración
ANUAL de la
contribución federal del patrono de empleados agrícolas, y envía el Formulario 499R-2/W-2PR para empleados agrícolas. Para
empleados no agrícolas, envíe el Formulario 499R-2/W-2PR con otro Formulario W-3PR, marcando el recuadro correspondiente.
944-PR.
Marque con una X este recuadro si usted radica el Formulario 944-PR, Planilla para la declaración federal ANUAL del
patrono, y no
corresponde otra categoría (excepto “
Compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”).
Doméstico.
Marque con una X este recuadro si usted es un
patrono de empleados domésticos que envía el Formulario 499R-2/W-2PR para
empleados domésticos y no incluyó las contribuciones de tales empleados en el Formulario 941-PR, Formulario 943-PR o en el
Formulario
944-PR.
Compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador.
Marque este recuadro si usted es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o reporta pagos de compensación
por enfermedad
hechos por un tercero pagador) que radica el Formulario 499R-2/W-2PR con dicha compensación reportada en el recuadro
7
(“
Salarios”). No marque este recuadro si el tercero pagador radica el Formulario 499R-2/W-2PR y usted radica un formulario de resumen
únicamente para recapitular los pagos (vea la Pub. 15-A,
Employer's Supplemental Tax Guide (Guía tributaria suplementaria
para patronos), en inglés, para más detalles). Si le corresponden dos o más recuadros (por ejemplo, éste y el que es para
el Formulario 941-PR), marque
ambos recuadros y radique un solo Formulario W-3PR tanto para el Formulario 499R-2/W-2PR regular como para el
Formulario 499R-2/W-2PR correspondiente a un tercero pagador de compensación por enfermedad.
Sólo Empleados con Cobertura de Medicare .
Marque con una X este recuadro si se trata de una agencia gubernamental con empleados sujetos solamente al 1.45%
de contribución al
Medicare.
Recuadro b—Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.
Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales completados que envíe con este Formulario W-3PR.
Los terceros pagadores de compensación por enfermedad a beneficio de un empleado (o los patronos que se aprovechan de la regla
opcional para
el Formulario W-2, la cual se describe en el apartado 6 de la Pub. 15-A, en inglés) deben escribir “Resumen de la
compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador” en este espacio, si los pagadores asegurados radican el Formulario 499R-2/W-2PR
para reportar dicha clase de compensación y el tercero pagador radica el Formulario sólo para resumir los pagos. Vea la Pub.
15-A, en
inglés, para más detalles.
Recuadro c—Número de identificación patronal (EIN).
Si usted recibió un Formulario W-3PR del
IRS con su dirección impresa junto con la Pub. 179 (Circular PR), verifique que
su
EIN esté correcto en el recuadro
c. Haga cualquier cambio necesario en el Formulario W-3PR.
Si no usa el Formulario W-3PR con su dirección ya impresa, anote el número de nueve dígitos asignado a usted por el
IRS. Deberá escribirlo de esta manera: 00-0000000.
No use el EIN de un propietario anterior. Si usted no tiene
un
EIN cuando radique su Formulario W-3PR, escriba “
Solicitado” en el recuadro
c; no escriba su número de seguro
social (
SSN). Puede obtener un
EIN solicitándolo por Internet en
www.irs.gov, llamando sin cargo al 1-800-829-4933 o radicando el Formulario SS-4PR, Solicitud de número de
identificación patronal (
EIN).
Recuadros d y e—Nombre y dirección del patrono.
Si no usa el Formulario W-3PR preimpreso del
IRS, escriba el nombre del patrono, número y calle, ciudad, estado y código
postal
“ZIP”.
Recuadro f—Otro número de identificación patronal usado este año.
Si ha usado un
EIN (incluyendo el número de un propietario anterior) en el Formulario 941-PR, 944-PR o el Formulario 943-PR,
radicado para el año 2008, que sea distinto al
EIN reportado en el recuadro
c del Formulario W-3PR, anote aquí el
otro
EIN que usó. Los agentes del patrono, por lo general, reportan el
EIN del patrono en el recuadro
f. (Si
un agente reporta por más de un patrono, deje el recuadro
f en blanco).
Persona de contacto, número de teléfono, de fax y dirección de email.
Facilite esta información para que la pueda usar la
SSA si surge cualquier duda durante la tramitación de la planilla.
Recuadros 1-4 y 6-16.
En estos recuadros del Formulario W-3PR, reporte los totales respectivos de los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe
con este Formulario
W-3PR.
Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)
Se deben conciliar las cantidades relacionadas indicadas en el Formulario 499R-2/W-2PR para el año 2008 con las de los recuadros
10 al 16 del Formulario W-3PR, así como con las cantidades reportadas en las líneas correspondientes de los
Formularios 941-PR trimestrales, el Formulario 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales para el año 2008.
Si surgen
diferencias entre las cantidades reportadas en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR radicados ante la SSA y los Formularios 941-PR, 943-PR,
944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), radicados ante el IRS, tenemos que comunicarnos con usted para resolver tales diferencias.
Las cantidades reportadas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)
a veces no concuerdan
por razones válidas. Si no concuerdan, usted deberá verificar que las razones son válidas. Conserve su conciliación en
caso de que el IRS o la SSA tenga dudas relativas a dichos formularios.
Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Información y la Ley de Reducción de Trámites
Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3PR para cumplir con las leyes que regulan la recaudación de los impuestos
internos de los Estados Unidos. La necesitamos para computar y cobrar la cantidad correcta de contribución. La sección 6051
del
Código Federal de Rentas Internas y su reglamentación correspondiente requieren que usted provea copias del formulario de
retención a sus empleados y a la SSA. La sección 6109 requiere que usted provea su número de identificación
patronal (EIN). Si no nos provee esta información de una manera oportuna, podría estar sujeto a multas.
Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un formulario según la Ley de Reducción de
Trámites a menos que el mismo muestre un número de control válido de la Office of Management and Budget (Oficina de
Administración y Presupuesto, conocida por sus siglas en inglés, OMB). Los libros o registros relativos a un formulario o sus
instrucciones deberán ser conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la aplicación de alguna ley contributiva
federal.
Por regla general, las planillas de contribución y toda información pertinente son confidenciales, como lo requiere la sección
6103. No obstante, dicha sección permite o requiere que el IRS divulgue o provea tal información a otros, tal como se
describe en el Código. Por ejemplo, podemos divulgar información contributiva al Departamento de Justicia para casos de litigio
civil y
penal y a las ciudades, estados, posesiones, territorios asociados con los EE.UU. y el Distrito de Columbia a fin de ayudarlos
a aplicar sus leyes
contributivas respectivas. También la ley nos autoriza a facilitarles la información a algunos gobiernos extranjeros conforme
a los
tratados tributarios existentes con los Estados Unidos, a agencias federales y estatales para hacer cumplir las leyes federales
penales que no tengan
que ver con la contribución o a agencias federales encargadas de hacer cumplir las leyes y agencias de inteligencia para combatir
el
terrorismo.
El tiempo que se necesita para llenar y radicar este formulario varía, dependiendo de las circunstancias individuales. El
tiempo promedio
que se estima para completar este formulario es 27 minutos. Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud de este
tiempo o si tiene
alguna sugerencia que ayude a que este formulario sea más sencillo, por favor envíenoslos. Diríjase al Internal Revenue
Service, Tax Products Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No envíe ni
el Formulario 499R-2/W-2PR ni el Formulario W-3PR a esta dirección. En su lugar, vea Adónde se envía el Formulario en
la página 1.
If you need information about how to get forms and publications, see Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide.
If you need assistance in filing wage reports, call the SSA at 1-800-772-6270. Help is also available in Spanish at this number.
You can also call the Internal Revenue Service (IRS) with your employment tax questions at 1-800-829-4933 or visit the IRS
website at
www.irs.gov and type “Employment Taxes” in the Keyword/Search Terms box.
Online wage reporting.
Using a personal computer, you can access SSA's Business Services Online (BSO) to electronically report wage data.
To get information regarding
filing wage data electronically with the SSA or to access BSO, visit the SSA's Employer W-2 Filing Instructions & Information
website at
www.socialsecurity.gov/employer. Corrections to previously filed wage and withholding data can
also be made by accessing BSO. Call the SSA at 1-888-772-2970 if you experience problems using any of the services within
BSO.
The website includes electronic filing information, some Internal Revenue Service (IRS) and SSA publications, and
general topics of interest about
annual wage reporting. You can also use BSO to ask questions about wage reporting.
Purpose of form.
Use Formulario W-3PR to transmit the
Original copy of Formulario(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Formulario W-3PR for the
correct year and also keep a copy of Formulario W-3PR for your records.
Who must file.
Employers and other payers must file Formulario W-3PR to transmit Formulario(s) 499R-2/W-2PR.
A
household employer must file a Formulario W-3PR even if filing only one Formulario 499R-2/W-2PR for one household employee. On
Formulario W-3PR check the “
Household” box in box a.
You must have an EIN. See
Box c—Employer identification number
(EIN) on page 4.
Who may sign Formulario W-3PR.
A transmitter or sender (including a service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent) may sign
Formulario W-3PR (or use its
personal identification number (PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the sender:
-
Is authorized to sign by an agency agreement (either oral, written, or implied) that is valid under state law and
-
Writes “For (name of payer)” next to the signature (paper Formulario W-3PR only).
If an authorized sender signs for the payer, the payer is still responsible for filing, when due, a correct and complete
Formulario W-3PR and
related Formulario(s) 499R-2/W-2PR and is subject to any penalties that result from not complying with these requirements.
Be sure that the payer's
name and employer identification number (EIN) are the same as those used on Formulario 941-PR, Planilla para la declaración
federal TRIMESTRAL
del patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la declaración ANUAL de la contribución federal del patrono de empleados agrícolas;
Formulario 944-PR, Planilla para la declaración federal ANUAL del patrono; or Schedule H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones
sobre el
empleo de empleados domésticos, filed by or for the employer.
When to file.
File your 2008 Formulario W-3PR using the entire
Original copy of Formulario 499R-2/W-2PR with the SSA by March 2, 2009. However, if you
file Formulario 499R-2/W-2PR electronically, the due date is March 31, 2009. You may owe a penalty for each Formulario 499R-2/W-2PR
you file late.
Extension.
You may request an automatic extension of time to file Formulario 499R-2/W-2PR by sending Form 8809, Application for
Extension of Time To File
Information Returns, to the address on that form. You must request the extension before the due date of the returns. You will
have an additional 30
days to file. See Form 8809 for details.
Even if you request an extension to file Formulario 499R-2/W-2PR, you must still furnish Formulario 499R-2/W-2PR to your employees
by February 2,
2009.
Where to file.
Send the
Original copy of Formulario 499R-2/W-2PR with the entire page of Formulario W-3PR to:
Social Security Administration
Data Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001
If you use "Certified Mail" to file, change the ZIP code to "18769-0002." If you use an IRS-approved private delivery service
to deliver this
information, add "ATTN: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr." to the address and change the ZIP code to "18702-7997." See Pub.
15 (Circular E),
Employer's Tax Guide, for a list of IRS-approved private delivery services.
Shipping and mailing.
Prepare and file Formulario(s) 499R-2/W-2PR either alphabetically by employees' last names or numerically by employees'
social security numbers. Do
not staple or tape Formulario W-3PR to Formulario(s) 499R-2/W-2PR or any Formulario(s) 499R-2/W-2PR to each other. Do not
fold either of these forms;
send them to the SSA in a flat mailing. If you file more than one type of employment tax form, please group Formulario(s)
499R-2/W-2PR of the same
type with a separate Formulario W-3PR for each same type and send them in separate groups.
Electronic reporting.
If you are required to file 250 or more Formulario(s) 499R-2/W-2PR, you must file them electronically unless the IRS
granted you a waiver. You may
be charged a penalty if you fail to file electronically when required.
You are encouraged to file electronically even though you are filing fewer than 250 Formulario(s) 499R-2/W-2PR. For more information,
visit the
SSA's Business Services Online website at
www.socialsecurity.gov/bso/bsowelcome.htm and select “Tutorial.” But if you file
electronically, do not file the same returns on paper.
You may request a waiver from filing electronically by filing Form 8508, Request for Waiver From Filing Information Returns
Electronically/Magnetically. Submit Form 8508 to the IRS at least 45 days before the due date of the return. See Form 8508
for filing information.
Electronic media reporting specifications for Formulario(s) 499R-2/W-2PR are in the SSA's EFW2 (formerly MMREF-1), which can
be downloaded from the
SSA's Employer W-2 Filing Instructions & Information website at
www.socialsecurity.gov/employer and selecting “E-Filing Format (formerly MMREF)”. You can
also get electronic specifications by contacting the SSA's Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico at 212-264-1117.
Making corrections.
Use Formulario W-3c PR, Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements, to transmit Formulario(s) 499R-2c/W-2cPR,
Corrected Withholding
Statement, or to make corrections to a previously filed Formulario W-3PR.
Formulario W-3PR is read by machines, so please type entries, if possible, or print as darkly as possible. Send the entire
page of Formulario W-3PR
with the Original copy of all Formulario(s) 499R-2/W-2PR. Make all dollar entries without the dollar sign ($) and comma, but with the
decimal point (00000.00).
Amounts reported on related employment forms (for example, Formulario 499R-2/W-2PR, Formulario 941-PR, Formulario 943-PR,
Formulario 944-PR, or
Schedule H-PR (Formulario 1040-PR)) should agree with the amounts reported on Formulario W-3PR. If there are any differences,
you may be contacted by
the IRS and SSA. You should retain a reconciliation for future reference. See Reconciling Formulario(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR,
941-PR, 943-PR,
944-PR and Schedule H-PR (Formulario 1040-PR) , later.
Box a—Kind of payer.
Check the box that applies. Check only one box (see
Third-party sick pay, below, for an exception). If more than one box applies (except
for third-party sick pay), send each type of Formulario 499R-2/W-2PR with a separate Formulario W-3PR.
941-PR.
Check this box if you file Formulario 941-PR, Planilla para la declaración federal TRIMESTRAL del patrono, and no
other category (except
“
third-party sick pay”) applies. A church or church organization should check this box even if it is not required to file Formulario 941-PR or
Formulario 944-PR.
943-PR.
Check this box if you are an agricultural employer and file Formulario 943-PR, Planilla para la declaración ANUAL
de la contribución
federal del patrono de empleados agrícolas, and you are sending Formulario(s) 499R-2/W-2PR for agricultural employees. For
nonagricultural
employees, send their Formulario(s) 499R-2/W-2PR with a separate Formulario W-3PR, checking the appropriate box.
944-PR.
Check this box if you file Formulario 944-PR, Planilla para la declaración federal ANUAL del patrono, and no other
category (except
“
Third-party sick pay”) applies.
Household.
Check this box if you are a
household employer sending Formulario(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you did not include the
household employee's taxes on Formulario 941-PR, Formulario 943-PR or Formulario 944-PR.
Third-party sick pay.
Check this box if you are a third-party payer of sick pay (or are reporting sick pay payments made by a third party)
filing Formulario(s)
499R-2/W-2PR with third-party sick pay reported in box 7 (“
Wages”). Do not check this box if the third-party payer is filing the Formulario(s)
499R-2/W-2PR and you are filing a recap form (see Pub. 15-A for details). If more than one box applies (for example, this
box and the Formulario
941-PR box), check
both boxes and file a single Formulario W-3PR for the regular and third-party sick pay Formulario(s) 499R-2/W-2PR.
Medicare employees only.
Check this box if you are a government agency with employees subject only to the 1.45% Medicare tax.
Box b—Total number of Formulario(s) 499R-2/W-2PR.
Enter the number of completed individual Formulario(s) 499R-2/W-2PR you are sending with this Formulario W-3PR.
Third-party payers of sick pay (or employers using the optional rule for Form W-2 described in section 6 of Pub. 15-A)
must enter “
Third-Party
Sick Pay Recap” in this space if the insured employers are filing Formulario(s) 499R-2/W-2PR reporting the sick pay, and the third-party
payer is
filing recap forms. See Pub. 15-A for details.
Box c—Employer identification number (EIN).
If you received a preprinted Formulario W-3PR from the IRS with Pub. 179 (Circular PR), verify that your EIN is correct
in box c. Make any
necessary corrections on the form.
If you are not using the preprinted Formulario W-3PR, enter the nine-digit number assigned to you by the IRS. This
should be shown as 00-0000000.
Do not use a prior owner's EIN. If you do not have an EIN when filing Formulario W-3PR, enter “
Applied For” in box c, not your social
security number (SSN). You can get an EIN by applying online at
www.irs.gov, by calling the toll-free number 1-800-829-4933, or by filing Form SS-4, Application for Employer Identification
Number.
Boxes d and e—Employer's name and address.
If you are not using the preprinted Formulario W-3PR, enter the employer's name, street address, city, state, and
ZIP code.
Box f—Other EIN used this year.
If you have used an EIN (including a prior owner's EIN) on Formulario 941-PR, 944-PR or 943-PR submitted for 2008
that is different from the EIN
reported in box c on Formulario W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report the employer's EIN in box f. (If
an agent is reporting for
more than one employer, leave box f blank.)
Contact person, telephone number, fax number, and email address.
Please enter this information for use by the SSA if any questions arise during processing.
Boxes 1-4 and 6-16.
In these boxes on Formulario W-3PR, report respective totals from the Formulario(s) 499R-2/W-2PR that you are sending
with this Formulario W-3PR.
Reconciling Formulario(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR and Schedule H-PR (Formulario 1040-PR)
Reconcile the related amounts shown on your 2008 Formulario(s) 499R-2/W-2PR with the amounts shown in boxes 10 through 16
of your Formulario W-3PR,
as well as with the applicable lines on the quarterly Formulario(s) 941-PR, annual Formulario 943-PR, annual Formulario 944-PR,
and Schedule H-PR
(Formulario 1040-PR) for 2008. When there are discrepancies between amounts reported on Formulario(s) 499R-2/W-2PR and W-3PR,
filed with the SSA and
Formularios 941-PR, 943-PR, Formulario 944-PR, and Schedule H-PR (Formulario 1040-PR) filed with the IRS, we must contact
you to resolve the
discrepancies.
Amounts reported on Formulario(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, Formulario 944-PR, and Schedule H-PR (Formulario 1040-PR)
may not match for
valid reasons. If the amounts do not match, you should determine that the reasons are valid. Keep your reconciliation in case
there are inquiries from
the IRS or the SSA.
Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice
We ask for the information on Form W-3PR to carry out the Internal Revenue laws of the United States. We need it to figure
and collect the right
amount of tax. Section 6051 of the Internal Revenue Code and its regulations require you to furnish wage and tax statements
to employees and to the
Social Security Administration. Section 6109 requires you to provide your employer identification number (EIN). If you fail
to provide this
information in a timely manner, you may be subject to penalties.
You are not required to provide the information requested on a form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless
the form displays a valid
OMB control number. Books or records relating to a form or its instructions must be retained as long as their contents may
become material in the
administration of any Internal Revenue law.
Generally, tax returns and return information are confidential, as stated in section 6103. However, section 6103 allows or
requires the IRS to
disclose or give the information shown on your tax return to others as described in the Code. For example, we may disclose
your tax information to the
Department of Justice for civil and criminal litigation and to cities, states, territories, possessions, and the District
of Columbia for use in
administering their tax laws. And we may give it to certain foreign governments under tax treaties they have with the United
States. We may also
disclose this information to federal and state agencies to enforce federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement
and intelligence
agencies to combat terrorism.
The time needed to complete and file this form will vary depending on individual circumstances. The estimated average time
is 27 minutes. If you
have comments concerning the accuracy of this time estimate or suggestions for making this form simpler, we would be happy
to hear from you. You can
write to the Internal Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution Ave. NW,
IR-6526, Washington, DC
20224. Do not send Formulario(s) 499R-2/W-2PR or W-3PR to this office. Instead, see Where to file, on page 3.