Página web del Formulario W-3PR.   El IRS ha creado una página en IRS.gov para proveer información sobre el Formulario W-3PR y sus instrucciones, www.irs.gov/formw3pr. Información sobre los últimos acontecimientos que afectan al Formulario W-3PR y sus instrucciones (como legislación aprobada después de que el formulario haya sido publicado) se publicará por medio de esta página.

Retención contributiva de Seguro Social del empleado.   La tasa de la retención (sólo para empleados) de la contribución al Seguro Social es 4.2% para sueldos pagados hasta el 29 de febrero del 2012.

Extención automática para personas que radican electrónicamente.   Recibe una extención automáticamente cuando radica sus Formularios 499-R2/W-2PR por medio electrónico. La fecha de vencimiento para radicar los Formularios 499-R2/W-2PR de 2012 electrónicamente se extiende al 1 de abril del año 2013. Para información sobre cómo radicar electrónicamente, vea Radicación electrónica, más adelante.

Servicios para negocios por Internet (BSO).   Para tener acceso a los servicios de Business Services Online (Servicios para negocios por Internet o BSO, por sus siglas en inglés), visite el sitio web de la SSA, www.socialsecurity.gov/employer, en inglés. Pulse sobre el enlace Business Services Online (Servicios para negocios por Internet) para obtener información sobre ciertas publicaciones del IRS y de la SSA y temas generales acerca de la declaración anual de sueldos y salarios y utilizar otros servicios ofrecidos por la SSA a los patronos. Si tiene dificultad con alguno de los servicios de BSO, llame a la SSA al 1-888-772-2970.

  Para obtener información adicional sobre estos temas, consulte al Departamento de Hacienda de Puerto Rico visitando su sitio web, www.hacienda.gobierno.pr a donde puede enviar un correo electrónico a w2Info@hacienda.gobierno.pr. También puede llamar al 787-722-0216 o enviar un fax al 787-725-0183.

Formulario 944-PR.   Marque en el recuadro “944-PR” del encasillado a del Formulario W-3PR si radicó el Formulario 944-PR, Planilla para la Declaración Federal ANUAL del Patrono.

La Ley de Alivio de Residencia para Cónyuges de Militares, Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).   Quizás será requerido a reportar los sueldos y contribuciones en un formulario distinto al formulario que generalmente usa si un empleado reclama su residencia o domicilio bajo la Ley de MSRRA en una jurisdicción diferente en uno de los cincuenta estados estadounidenses, el Distrito de Columbia, la Samoa Estadounidense, los estados libres asociados de las Islas Marianas del Norte, Puerto Rico, o las Islas Vírgenes estadounidenses.

  Bajo la Ley de MSRRA, el cónyuge de un miembro activo de servicio (cónyuge civil) puede mantener su residencia o domicilio anterior para propósitos contributivos (residencia tributaria) cuando acompaña al cónyuge que es miembro del servicio militar y se traslada bajo órdenes militares, a una nueva estación militar en uno de los estados de los Estados Unidos, el Distrito de Columbia o una posesión estadounidense. Ambos tienen que tener la misma residencia tributaria.

  Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero reclama como propio su residencia tributaria en uno de los Estados Unidos bajo la Ley de MSRRA, su ingreso de servicios no sería ingreso tributable para propósitos tributables de Puerto Rico. Se deben retener impuestos federales de ingreso y remitir al IRS. Impuestos locales y estatales podrían ser retenidos y remitidos al estado o a la autoridad contributiva. Debe consultar con las autoridades contributivas locales, estatales o de una posesión estadounidense sobre su retención obligatoria bajo la Ley de MSRRA.

Aviso a los Patronos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.   Si es un patrono del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, comuníquese con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico, llamando al 787-722-0216 o envíe un fax al 787-725-0183. El horario para las oficinas en San Juan es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. Puede enviar correspondencia a la dirección postal de: P. O. Box 9024140, San Juan, P.R. 00902-4140, que es el Centro de Llamadas y Correspondencia. El Centro de Representantes de San Juan está ubicado en el Edificio Intendente Ramírez, #10 Paseo Covadonga, Piso 2, Oficina 211, San Juan, P.R. 00902. También visite nuestro Centro de Servicios de San Juan en el Piso 1, Oficina 101 en San Juan, P.R. en dicho edificio del Centro de Representantes. Para obtener una cita, tiene que llamar al número 787-722-0216 o enviar un fax al 787-725-0183. El horario para las oficinas en Bayamón, Caguas, Mayagüez y Ponce es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 3:00 p.m.

Información de la contribución patronal sobre la nómina.   Información detallada de la contribución patronal sobre la nómina se encuentra en los siguientes productos:

  También puede llamar al Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés) para hacer preguntas sobre la contribución sobre la nómina. Llame al 1-800-829-4933 o visite el sitio web www.irs.gov/espanol del IRS e ingrese “patronos” en el recuadro “Search” (Buscar).

Internet.    Puede acceder el sitio web del IRS, los 7 días de la semana, las 24 horas al día, IRS.gov/espanol, para:  

  

DVD con productos tributarios. Puede pedir la Pub. 1796, IRS Tax Products DVD (DVD con productos tributarios del IRS), en inglés, y obtener:  
 

  

Compre el DVD del National Technical Information Service (Servicio Nacional de Información Técnica o NTIS, por sus siglas en inglés) en la página web www.irs.gov/cdorders por $30 (que incluye cargos de envío) o llame gratis al 1-877-233-6767 para comprar el DVD por $30 (más $6 por cargos de tramitación).

Por correo.   Si desea solicitar formularios, instrucciones y publicaciones, envíe su solicitud a la dirección siguiente. Deberá recibir el material solicitado en un período de 10 días después de que recibamos su solicitud.

Por teléfono y en persona.    Llame al 1-800-829-3676 para pedir formularios, instrucciones y publicacions del año en curso. También puede obtener la mayoría de los formularios y publicaciones en su oficina local del IRS.

Propósito del formulario.   Se usa el Formulario W-3PR para enviar el Original de los Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA. Asegúrese de llenar un Formulario W-3PR para el año correcto y de guardar una copia del Formulario W-3PR en su documentación.

Quién tiene que radicar el Formulario W-3PR.   Los patronos y otros pagadores tienen que radicar el Formulario W-3PR para enviar los Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA.

  Un patrono de empleados domésticos tiene que radicar un Formulario W-3PR aún cuando radique un solo Formulario  
499R-2/W-2PR para un solo empleado doméstico. Marque el recuadro “Doméstico” en el encasillado a del Formulario W-3PR. Para más información, vea el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) y las Instrucciones por separado. Tiene que tener un número de identificación (EIN). Vea Encasillado c: Número de identificación patronal (EIN), más adelante.

Quién puede firmar el Formulario W-3PR.   Un remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente de reportación, un agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar el Formulario W-3PR (o usar su número de identificación personal o PIN, por sus siglas en inglés, en las radicaciones electrónicas) en nombre del patrono o del pagador sólo si el remitente satisface los dos siguientes áreas.

  

El usar un agente informador que lo represente u otro servicio de tercero sobre la nómina no exime al patrono de su responsabilidad de asegurar que los Formularios 
499R-2/W-2PR sean distribuidos a los empleados y que los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR sean radicados con la SSA, correctamente y a tiempo.

  Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es responsable de radicar, para la fecha de vencimiento, un Formulario W-3PR correcto y completo con los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese de que el nombre y el número de identificación del patrono (EIN, por sus siglas en inglés) sean los mismos que aparecen en el Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Formulario 944-PR, Planilla para la Declaración Federal ANUAL del Patrono; o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos, radicados por el patrono o a favor del mismo.

Cuándo se debe radicar el formulario.   Si radica por medio de papel, tiene que radicar el Original del Formulario 499R-2/W-2PR con el Formulario W-3PR a más tardar el 28 de febrero del año 2013. Sin embargo, si radica el Formulario 499R-2/W-2PR por medios electrónicos, la fecha límite para radicar el formulario será automáticamente extendida al 1 de abril de 2013. Quizás tenga que pagar una multa por cada Formulario 499R-2/W-2PR que radique fuera de plazo.

  

Aunque solicite una prórroga para radicar el Formulario 499R-2/W-2PR, tiene que entregarles a sus empleados el Formulario 499R-2/W-2PR a más tardar el 31 de enero del año 2013.

Adónde enviar el formulario.   Envíe el Original del Formulario 499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3PR a: 
 

  

Si usa “Certified Mail” (Correspondencia Certificada) para radicar la información, cambie el código postal (ZIP code) a “18769-0002”. Si usa un servicio de entregas privado aprobado por el IRS para radicar la información, añada “Attn: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr.” a la dirección y cambie el código postal a “18702-7997”. Vea la Pub. 179 (Circular PR), para obtener una lista de servicios de entregas privados aprobados por el IRS.

Cómo enviar los formularios.   Prepare y radique los Formularios 499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del trabajador o en orden numérico por el número de Seguro Social del empleado. No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3PR al Formulario 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera el Formulario 499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios. Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si radica más de una clase de planilla para la contribución sobre la nómina, radique todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase, junto con un Formulario W-3PR por separado, para cada clase de planilla en cuestión y envíelos cada uno en grupos por separado.

Radicación electrónica.   Si tiene que radicar 250 o más Formularios 499R-2/W-2PR, tiene que radicarlos usando medios electrónicos a menos que el IRS lo haya eximido de este requisito. Quizás tenga que pagar una multa si no radica los formularios por medios electrónicos cuando sea obligatorio.

  

Es preferible que radique los formularios por medios electrónicos aunque radique menos de 250 Formularios 499R-2/W-2PR. Para más información, visite el sitio web del Departamento de Hacienda, en www.hacienda.gobierno.pr. Allí encontrará enlaces con información en español pertinente a la radicación de declaraciones de salarios y las contribuciones sobre la nómina. El Departamento de Hacienda ofrece un servicio “On Line” para el Empleado del Gobierno Central. Ahora tendrán acceso inmediato a los Comprobantes de Retencion (W-2) via Internet. Puede visitar también el sitio web “Business Services Online” (Servicios para negocios por Internet), del SSA en inglés, 
www.ssa.gov/bso/bsowelcome.htm.

  Puede solicitar una exención de radicar planillas por medios electrónicos llenando el Formulario 8508, Request for Waiver From Filing Information Returns Electronically (Solicitud para la exención de radicar planillas informativas por medios electrónicos), en inglés. Envíe el Formulario 8508 al IRS por lo menos 45 días antes de la fecha de vencimiento para radicar la planilla. Vea el Formulario 8508 para informarse sobre cómo se radica.

  

Si radica los formularios por medios electrónicos, no radique los mismos formularios en papel.

Cómo hacer correcciones.   Use el Formulario W-3cPR, Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3PR radicado anteriormente.

Encasillado a: Clase de pagador.   Marque el recuadro que le corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador, para una excepción). Si le corresponden dos o más recuadros (excepto en el caso de compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador), envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario W-3PR por separado.

Encasillado b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.   Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales completados que envíe con este Formulario W-3PR. No incluya los Formularios 499R-2/W-2PR “Nulos”.

Encasillado c: Número de identificación patronal (EIN).   Anote el número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS. Tiene que escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote tiene que ser el mismo que aparece en su Formulario 941-PR, 943-PR, 944-PR o Anexo H-PR del Formulario 1040-PR (el que corresponda a su caso). No use el EIN de un propietario anterior.

  Si usted no tiene un EIN cuando radique su Formulario W-3PR, escriba “Solicitado” en el encasillado c; no escriba su número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés). Puede obtener un EIN solicitándolo por Internet en IRS.gov, llamando sin cargo al 1-800-829-4933 o radicando el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN).

Encasillados d y e: Nombre y dirección del patrono.   Escriba el nombre del patrono, número y calle, ciudad, estado y código postal (ZIP).

Encasillado f: Otro número de identificación patronal usado este año.   Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un propietario anterior) en el Formulario 941-PR, 943-PR o el Formulario 944-PR radicado para el año 2012, que sea distinto al EIN anotado en el encasillado c del Formulario W-3PR, anote aquí el otro EIN que usó. Los agentes del patrono, por lo general, anotan el EIN del patrono en el encasillado f. (Si un agente declara por más de un patrono, deje el encasillado f en blanco).

Persona de contacto, número de teléfono, de fax y dirección de email.   Facilite esta información para que la pueda usar la SSA si surge cualquier duda durante la tramitación de la planilla.

Encasillados 1-4 y 6-16.   Declare los totales correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con este Formulario W-3PR.

Concilie las cantidades indicadas en los encasillados 10, 12a y 14 de todo Formulario W-3PR para el año 2012 con sus cantidades relacionadas indicadas en los Formularios 941-PR trimestrales de 2012 o los Formularios 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales para el año 2012. Cuando surgen diferencias entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR radicados ante la SSA y los Formularios 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) radicados ante el IRS, tenemos que comunicarnos con usted para resolver tales diferencias.

Las cantidades reportadas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) a veces no concuerdan por razones válidas. Si no concuerdan, usted deberá verificar que las razones sean válidas. Conserve su conciliación en caso de que el IRS o la SSA tenga dudas relativas a dichos formularios.

Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3PR para cumplir con las leyes que regulan la recaudación de las contribuciones internas de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y cobrar la cantidad correcta de contribución. La sección 6051 del Código Federal de Rentas Internas y su reglamentación correspondiente requieren que usted provea copias del formulario de retención a sus empleados, al SSA, y al Servicio de Rentas Internas. La sección 6109 requiere que usted provea su número de identificación patronal (EIN). Si no nos provee esta información o nos provee información errónea o fraudulenta, podría estar sujeto a multas.

Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un formulario según la Ley de Reducción de Trámites a menos que el mismo muestre un número de control válido de la Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o registros relativos a un formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la aplicación de alguna ley contributiva federal.

Por regla general, las planillas de contribución y toda información pertinente son confidenciales, como lo requiere la sección 6103. No obstante, dicha sección permite o requiere que el IRS divulgue o provea tal información a otros, tal como se describe en el Código. La información facilitada en este formulario puede ser compartida con el Departamento de Justicia para casos de litigio civil y penal, con las ciudades, estados, el Distrito de Columbia y los estados libres asociados con los Estados Unidos y las posesiones (territorios no autónomos) estadounidenses, a fin de ayudarlos en la aplicación de las leyes tributarias respectivas. Podemos también divulgar la información contenida en este formulario a otros países conforme a un tratado tributario, a las agencias del gobierno federal o estatal para hacer cumplir leyes penales federales no tributarias o agencias federales encargadas de la aplicación de la ley y a agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo. Si no nos facilita esta información de una manera oportuna, puede estar sujeto a pagar multas e intereses.

El tiempo que se necesita para llenar y radicar este formulario varía, dependiendo de las circunstancias individuales. El tiempo promedio que se estima para completar este formulario es 27 minutos. Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud de este tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude a que este formulario sea más sencillo, por favor envíenoslos. Escriba al Internal Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:M:S, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No envíe ni el Formulario 499R-2/W-2PR ni el Formulario W-3PR a esta dirección. En su lugar, vea Adónde enviar el formulario, anteriormente.

Form W-3PR webpage.   The IRS has created a page on IRS.gov for information about Form W-3PR and its instructions, at 
www.irs.gov/formw3pr. Information about any recent developments affecting Form W-3PR and its instructions (such as legislation enacted after we release them) will be posted on that page.

Employee Social Security tax withholding.   The rate of Social Security tax withholding (for employees only) is 4.2% for wage payments made through February 29, 2012.

Automatic extension for e-filers.   Receive an automatic filing extension by e-filing your Forms 499R-2/W-2PR with the Social Security Administration (SSA). The due date for e-filing the original 2012 copy of Form 499R-2/W-2PR, with the SSA is extended to April 1, 2013. For information on how to file electronically, see Electronic Reporting, later.

Business Services Online.   To get access to “Business Services Online (BSO)”, visit the SSA's website,  
www.socialsecurity.gov/employer. Select the link “Business Services Online” to obtain current information on IRS and SSA publications and general topics about annual wage reporting, and use other services offered by SSA to employers. Call the SSA at 1-888-772-2970 if you experience problems using any of the services within BSO.

  To obtain additional information about these topics, visit the Treasury Department of Puerto Rico's website,  
www.hacienda.gobierno.pr where you can send an e-mail to “w2Info@hacienda.gobierno.pr”. You can also call them at 787-722-0216 or send a fax at 787-725-0183.

Form 944-PR.   Use the “944-PR” checkbox in box a of Form W-3PR if you filed Form 944-PR, Planilla para la Declaración Federal ANUAL del Patrono.

Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).   You may be required to report wages and taxes on a form different from the form you generally use if an employee claims residence or domicile under MSRRA in a different jurisdiction.

  Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember (civilian spouse) may keep his or her prior residence or domicile for tax purposes (tax residence) when accompanying the servicemember spouse, who is relocating under military orders, to a new military duty station in one of the 50 states, the District of Columbia, or a U.S. possession. Before relocating, both spouses must have had the same tax residence.

   For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA, his or her income from services would not be taxable income for Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld and remitted to the IRS. State and local income taxes may need to be withheld and remitted to state and local tax authorities. You should consult with state, local, or U.S. possession tax authorities regarding your withholding obligations under MSRRA.

Notice to Employers in the Commonwealth of Puerto Rico.   If you are an employer in the Commonwealth of Puerto Rico, contact the Department of the Treasury at 787-722-0216 or send a fax at 787-725-0183. Send any correspondence to: P.O. Box 9024140, San Juan, P.R. 00902-4140.

  The hours of operations are Monday through Friday from 8:00 a.m. to 4:00 p.m. at the following sites in San Juan: Call and Correspondence Center, (at the above postal address); Representative Office of San Juan, for an appointment, you need to call at 787-722-0216 or fax: 787-725-0183. Also at the Service Center, located at Edificio Intendente Ramírez, #10 Paseo Covadonga, Piso 1, Oficina 101, San Juan, P.R. 00902. The hours of operation for the Bayamón, Caguas, Mayagüez and Ponce Service Centers are from 8:00 a.m. to 3:00 p.m.

Employment tax information.   Detailed employment tax information is given in:

  You can also call the Internal Revenue Service (IRS) with your employment tax questions at 1-800-829-4933 or visit IRS.gov and type “Employment Taxes” in the “Search” box.

Internet.    You can access the IRS website 24 hours a day, 7 days a week at IRS.gov to:  
 

Mail.   You can send your order for forms, instructions, and publications to the following address. You should receive a response within 10 days after we receive your request.

By phone and in person.    Call 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) to order current and prior year forms, instructions, and publications. You can also get most forms and publications at your local IRS office.

Purpose of form.   Use Form W-3PR to transmit the Original copy of Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3PR for the correct year and also keep a copy of Form W-3PR for your records.

Who must file Form W-3PR.   Employers and other payers must file Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR.

  A household employer must file a Form W-3PR even if filing only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee. On Form W-3PR check the “Household” box in box a. For more information, see Schedule H-PR (Form 1040-PR). You must have an employer identification number (EIN). See Box c: Employer identification number (EIN), later.

Who may sign Form W-3PR.   A transmitter or sender (including a service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent) may sign Form W-3PR (or use its personal identification number (PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the sender satisfies both of the following.

  If an authorized sender signs for the payer, the payer is still responsible for filing, when due, a correct and complete Form W-3PR and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is subject to any penalties that result from not complying with these requirements. Be sure that the payer's name and employer identification number (EIN) are the same as those used on Form 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Form 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Form 944-PR, Planilla para la Declaración Federal ANUAL del Patrono; or Schedule H-PR (Form 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos, filed by or for the employer.

When to file.   File your 2012 Form W-3PR using the entire Original copy of Form 499R-2/W-2PR with the SSA by February 28, 2013. However, if you file Form 499R-2/W-2PR electronically, you may file by April 1, 2013. You may owe a penalty for each Form(s) 499R-2/W-2PR you file late.

Where to file.   Send the Original copy of Form 499R-2/W-2PR with the entire page of Form W-3PR to: 

  

If you use "Certified Mail" to file, change the ZIP code to "18769-0002." If you use an IRS-approved private delivery service, add "Attn: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr." to the address and change the ZIP code to "18702-7997." See Pub. 15 (Circular E) for a list of IRS-approved private delivery services.

Shipping and mailing.   Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR either alphabetically by employees' last names or numerically by employees' social security numbers. Do not staple or tape Form W-3PR to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Form(s) 499R-2/W-2PR to each other. Do not fold either of these forms; send them to the SSA in a flat mailing. If you file more than one type of employment tax form, please group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a separate Form W-3PR for each same type and send them in separate groups.

Electronic reporting.   If you are required to file 250 or more Form(s) 499R-2/W-2PR, you must file them electronically unless the IRS granted you a waiver. You may be charged a penalty if you fail to file electronically when required.

Making corrections.   Use Form W-3c PR, Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 
499R-2c/W-2cPR, Corrected Withholding Statement, or to make corrections to a previously filed Form W-3PR.

Box a: Kind of payer.   Check the box that applies. Check only one box (see Third-party sick pay, below, for an exception). If more than one box applies (except for Third-party sick pay), send each type of Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR.

Box b: Total number of Form(s) 499R-2/W-2PR.   Enter the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you are sending with this Form W-3PR. Do not count “Void” Forms 499R-2/W-2PR.

  Third-party payers of sick pay (or employers using the optional rule for Form W-2 described in section 6 of Pub. 15-A) must enter “Third-Party Sick Pay Recap” in this space if the insured employers are filing Form(s) 499R-2/W-2PR reporting the sick pay, and the third-party payer is filing recap forms. See Pub. 15-A for details.

Box c: Employer identification number (EIN).   Enter the nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be shown as 00-0000000. The EIN you enter must be the same number you used on Form 941-PR, 943-PR, 944-PR or Schedule H-PR of Form 1040-PR. Do not use a prior owner's EIN.

   If you do not have an EIN when filing Form W-3PR, enter “Applied For” in box c, not your social security number (SSN). You can get an EIN by applying online at IRS.gov, by calling the toll-free number 1-800-829-4933, or by filing Form SS-4, Application for Employer Identification Number.

Boxes d and e: Employer's name and address.   Enter the employer's name, street address, city, state, and ZIP code.

Box f: Other EIN used this year.   If you have used an EIN (including a prior owner's EIN) on Form 941-PR, 943-PR or 944-PR submitted for 2012 that is different from the EIN reported in box c on Form W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report the employer's EIN in box f. (If an agent is reporting for more than one employer, leave box f blank.)

Contact person, telephone number, fax number, and email address.   Enter this information for use by the SSA if any questions arise during processing.

Boxes 1-4 and 6-16.   Enter the amounts from the corresponding totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you are sending with this Form W-3PR.

Reconcile the amounts shown in boxes 10, 12a and 14 from all 2012 Forms W-3PR with their corresponding amounts from the 2012 yearly totals of the quarterly Forms 941-PR, or annual 2012 Forms: 943-PR, 944-PR and Schedule H-PR (Form 1040-PR). When there are discrepancies between amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR and W-3PR, filed with the SSA and Forms 941-PR, 943-PR, 944-PR, and Schedule H-PR (Form 1040-PR) filed with the IRS, you will be contacted to resolve the discrepancies.

 
To reduce the discrepancies between amounts reported on Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR, and Forms 941-PR, 943-PR, 944-PR and Schedule H-PR (Form 1040-PR):

Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR, and Schedule H-PR (Form 1040-PR) may not match for valid reasons. If the amounts do not match, you should determine that the reasons are valid. Keep your reconciliation in case there are inquiries from the IRS or the SSA.

We ask for the information on Form W-3PR to carry out the Internal Revenue laws of the United States. We need it to figure and collect the right amount of tax. Section 6051 and its regulations require you to furnish wage and tax statements to employees, the Social Security Administration, and the Internal Revenue Service. Section 6109 requires you to provide your employer identification number (EIN). Failure to provide this information, or providing false or fraudulent information, may subject you to penalties.

You are not required to provide the information requested on a form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form displays a valid OMB control number. Books or records relating to a form or its instructions must be retained as long as their contents may become material in the administration of any Internal Revenue law.

Generally, tax returns and return information are confidential, as required in section 6103. However, section 6103 allows or requires the IRS to disclose or give the information shown on your tax return to others as described in the Code. For example, we may disclose your tax information to the Department of Justice to enforce the tax laws, both civil and criminal, and to cities, states, the District of Columbia, and U.S. commonwealths or possessions to carry out their tax laws. We may disclose your tax information to the Department of the Treasury and contractors for tax administration purposes; and to other persons as necessary to obtain information needed to determine the amount of or to collect the tax you owe. We may disclose your tax information to the Comptroller General of the United States to permit the Comptroller General to review the Internal Revenue Service. We may disclose your tax information to committees of Congress; federal, state, and local child support agencies; and to other federal agencies for the purposes of determining entitlement for benefits or the eligibility for and the repayment of loans. We may also disclose this information to other countries under a tax treaty, to federal and state agencies to enforce federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement and intelligence agencies to combat terrorism.

The time needed to complete and file this form will vary depending on individual circumstances. The estimated average time is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy of this time estimate or suggestions for making this form simpler, we would be happy to hear from you. You can write to the Internal Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:M:S, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. Do not send Form(s) 499R-2/W-2PR or W-3PR to this office. Instead, see Where to file, earlier.