Proveedor de servicios de nómina confiable puede proteger a empleadores de fraude

Consejo Tributario del IRS 2020-112SP, 1ro de septiembre de 2020

Al contratar a una empresa para manejar la nómina y el impuesto sobre la nómina, los empleadores deben elegir cuidadosamente a su proveedor de servicios de nómina. Esto puede ayudar a una empresa a evitar depósitos incumplidos por impuestos de empleo y otras facturas no pagadas.

La mayoría de estos negocios ofrecen un servicio de calidad, pero hay algunos que no tienen en mente los mejores intereses de sus clientes. Cada año, hay algunos proveedores de servicios de nómina que no presentan los impuestos de nómina de sus clientes y cierran el negocio abruptamente. El daño golpea duramente a sus clientes desprevenidos.

Por lo general, estos clientes siguen siendo legalmente responsables de pagar los impuestos adeudados, incluso si el empleador envió fondos al proveedor de servicios de nómina para los depósitos o pagos requeridos.

Los empleadores deben entender sus responsabilidades de impuestos sobre la nómina y el empleo y elegir un servicio de nómina de confianza para manejar esta tarea importante. Aquí hay dos opciones:

  • Una organización patronal profesional autorizada (CPEO, por sus siglas en inglés). Por lo general, los CPEOs son los únicos responsables de pagar los impuestos sobre el empleo del cliente, presentar declaraciones y hacer depósitos y pagos por los impuestos reportados relacionados con los salarios y otras compensaciones.
     
  • Agente declarante. Este es un proveedor de servicios de nómina que informa al IRS de su relación con un cliente, mediante el uso del Formulario 8655, Autorización del agente declarante (en inglés), que está firmado por el cliente. Los agentes declarantes deben depositar los impuestos de un cliente a través del Sistema de pago electrónico de impuestos federales (EFTPS) y pueden intercambiar información con el IRS en el nombre de un cliente, hasta cómo resolver un problema. También están obligados a proporcionar a los clientes una declaración escrita recordando al empleador que ellos, no el agente declarante, son responsables últimamente de la presentación oportuna de declaraciones y el pago de impuestos.

El IRS alienta a los empleadores a inscribirse en EFTPS y asegurarse de que su proveedor de servicios de nómina usa EFTPS para hacer depósitos de impuestos. Es gratis y proporciona a los empleadores un acceso seguro y fácil en línea a su historial de pagos cuando los depósitos se realizan bajo su número de identificación del empleador, lo que les permite monitorizar si su proveedor de servicios de nómina cumple con sus responsabilidades de depósito de impuestos.

Los empleadores deben comunicarse con el IRS acerca de cualquier factura o aviso recibido, especialmente los pagos administrados por un tercero. Llame al número en la factura, escriba a la oficina del IRS que envió la factura, comuníquese con la línea directa de impuestos comerciales del IRS al 800-829-4933, o visite una oficina local del IRS.

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