La Política de Confidencialidad del IRS

Gracias por visitar el sitio web del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés), un sistema oficial del gobierno de los Estados Unidos, y revisar nuestra política de confidencialidad. Nuestra política de confidencialidad explica cómo manejamos la información de identificación personal (PII, por sus siglas en inglés) que usted nos proporciona cuando nos visita en línea para buscar, obtener información o realizar una transacción. La PII incluye información que es de naturaleza personal la cual podría ser usada para identificarlo a usted. El IRS utiliza este sitio web para proveer información acerca de nuestros servicios y programas. Este sitio incluye aplicaciones específicas que proporcionan más servicios o nos permiten responder a preguntas particulares de los visitantes al sitio web.

No recopilaremos información personal acerca de usted simplemente porque usted visite este sitio en internet. Algunas aplicaciones en este sitio web proporcionan la oportunidad de ordenar formularios, hacer preguntas que requieren una respuesta, inscribirse para recibir boletines electrónicos, participar en grupos de muestra y encuestas de satisfacción de clientes, enterarse sobre el estado de sus declaraciones presentadas o sobre pagos anticipados. El uso de estos servicios es voluntario y puede requerir que usted nos provea información personal adicional. El proveernos la información solicitada implica su consentimiento para que utilicemos estos datos para responder a su petición particular.

Resumen sobre la política de confidencialidad

Toda la información personal que usted nos proporciona es voluntaria. Podemos recopilar información personal sobre usted (como su nombre, dirección de correo electrónico, número de Seguro Social u otro identificador único) sólo si usted específicamente y con conocimiento nos la proporciona. Utilizaremos su información para tramitar solicitudes de información o ciertos servicios. El proveer su información es generalmente voluntario, pero si no es provista, nosotros podríamos no poder tramitar su transacción. Cuando se requiere información, le dejaremos saber a usted antes de recopilarla.

Recopilamos PII y otra información sólo cuando sea necesario para administrar nuestros programas. La información que proporciona será utilizada únicamente para tal fin. No vendemos la información que recopilamos en este sitio o cualquier otra información que obtenemos. Usted no tiene que darnos información personal para visitar nuestro sitio web.

A través de nuestra página web, le dejaremos saber si la información que solicitamos que proporcione es voluntaria o requerida. Al suministrar su información personal, usted nos da su consentimiento para utilizar la información únicamente para el propósito para el cual fue recopilada. Nosotros describimos los propósitos cuando recopilamos información. Pediremos su consentimiento antes de utilizar la información que proporcione para cualquier propósito secundario distinto de lo exigido por la ley federal.

El IRS está comprometido a proteger los derechos de confidencialidad de los contribuyentes de Estados Unidos. Estos derechos están protegidos por el Código de Impuestos Internos (en inglés), la Ley de Confidencialidad de Información de 1974 (en inglés), la Ley de Libertad de Información (en inglés), y las políticas y prácticas del IRS. Para obtener información sobre estas leyes, visite la Sala de Lectura Electrónica de la Ley de Libertad de Información del IRS (en inglés). Nosotros documentamos la mayoría de nuestra política interna sobre estas leyes en el Manual de Impuestos Internos 10.5.1, Política de Privacidad (en inglés).

Según el Mandato M-16-24 de la Oficina de Administración y Presupuesto (en inglés)PDF, el Oficial Principal de la Confidencialidad de la Agencia (SAOP, por sus siglas en inglés), tiene la responsabilidad general y el deber de garantizar la implementación de la protección de la confidencialidad de información en esta agencia, incluyendo que la agencia cumpla totalmente con las leyes federales, reglamentos y políticas relativas a la confidencialidad de la información. La persona designada como SAOP para el IRS (en inglés) está localizada en el Departamento del Tesoro.

Protegemos su confidencialidad en las reuniones en línea (en inglés) y en persona tal como lo hacemos con todas las demás interacciones. Nos aseguramos de verificar la identidad de todos los asistentes, su autorización para estar en la reunión y su necesidad de estar al tanto. Es posible que el IRS necesite, con su consentimiento, grabar (en inglés) una reunión a la que usted asista. Los organizadores designados del IRS pueden grabar reuniones. Si lo hacemos, informaremos a todos los participantes que estamos grabando. Usted da su consentimiento para la grabación al unirse y permanecer en la reunión grabada. Puede abandonar una reunión grabada al optar por no participar en la grabación. Si se trata de una reunión en persona sobre su cuenta de impuestos, seguimos el IRC 7521(a) (en inglés). En tal reunión, puede solicitar grabar, con notificación previa al IRS, y el IRS también puede grabar. Todas esas grabaciones se convierten en registros federales, que protegemos y mantenemos siguiendo los requisitos federales de confidencialidad, seguridad y registros. Si utilizamos una aplicación o servicio de terceros, igualmente protegemos su confidencialidad. Nuestro acuerdo (en inglés) con ese proveedor requiere que se apliquen las políticas de confidencialidad del IRS y se anulen las de la aplicación o el servicio de terceros. Para obtener información más detallada, consulte las siguientes secciones del Manual de Impuestos Internos (en inglés):

Cumplimiento con las normas de confidencialidad

La evaluación del efecto a la confidencialidad y la libertad civil (PCLIA, por sus siglas en inglés) es una herramienta útil para la toma de decisiones que sirve para identificar y mitigar los riesgos a la confidencialidad al comenzar el desarrollo de un programa o sistema, y a lo largo de su ciclo de vida. Las PCLIA ayudan al público a entender cuál información que les identifica personalmente (PII, por sus siglas en inglés) la agencia recopila, la razón para recopilarla, y cómo la piensa usar, compartir, acceder, asegurar y almacenar. La PCLIA emplea los Principios de Prácticas Justas de Información (FIPP, por sus siglas en inglés) para evaluar y mitigar cualquier efecto a la privacidad de una persona. Por lo general, se le requiere completar una PCLIA antes que un programa o sistema que contenga alguna PII empiece a operar.

Una PCLIA debe, generalmente, cumplir estas metas:

  • Asegurar el cumplimiento de los requisitos de confidencialidad, conforme la ley, los reglamentos y las políticas aplicables.
  • Determinar los riesgos y efectos.
  • Evaluar las protecciones y procesos alternativos para mitigar los riesgos posibles a la confidencialidad.
  • Proporcionar confianza entre el público sobre la protección de su confidencialidad y sus derechos constitucionales.

Las PCLIA aprobadas se publican en la página web sobre las Evaluaciones de Efectos a la Confidencialidad, a menos que sean clasificadas como confidenciales.

Un sistema de registros es un grupo de registros bajo el control de cualquier agencia federal del cual se recupera información mediante un identificador personal único asignado a una persona. Un SORN es un aviso formal al público publicado en el Registro Federal que identifica el propósito para el cual se recopila la PII, de quién y qué tipo de PII se recopila, cómo se comparte la PII externamente (usos de rutina) y cómo acceder y corregir cualquier PII mantenida por el departamento o la agencia.

Se requiere un SORN cuando una agencia gubernamental tiene un sistema de registros como se define anteriormente. En algunos casos, la agencia puede tener un SORN existente que cubre una colección de programas o sistemas de registros.

Todos los SORN son aprobados por el Director de Confidencialidad de la agencia antes de su publicación y se envían a la OMB y al Congreso para recibir comentarios. Luego se publican en el Registro Federal durante treinta días para dar aviso público y tiempo para comentar. Un programa o sistema de registros no podrá entrar en funcionamiento hasta que el SORN haya sido publicado durante 30 días.

Todos los SORN del IRS publicados en el Registro Federal se pueden encontrar en la página web de Sistemas de Notificaciones de Registros del Departamento del Tesoro de los EE. UU. (en inglés). Hay una sección denominada “Exenciones reclamadas para el sistema” que enumera las exenciones a la Ley de Confidencialidad de Información al final de cada SORN.

La Ley de Confidencialidad de Información requiere un programa de vinculación de computadoras para cualquier comparación computarizada de dos o más sistemas automatizados de registros, o un sistema de registros que incluya archivos no-federales, para los propósitos de establecer y verificar la elegibilidad o cumplimiento según se relaciona con dinero en efectivo, ayuda en especie, o pagos conforme a los programas de beneficios federales.

Los avisos de los programas aprobados de vinculación de computadoras se publican en el Registro Federal y están disponibles en la página web del Departamento del Tesoro de los EE. UU. para los Programas de Vinculación de Computadoras (en inglés). Hay exenciones para acuerdos de vinculación de computadoras para sistemas internos utilizados para propósitos de la administración tributaria.

En conformidad con la Sección 522 del Ley de Asignaciones Consolidadas del 2005, el Departamento del Tesoro prepara un informe anual al Congreso sobre las actividades del Departamento que afectan la confidencialidad. Estas actividades incluyen quejas de violaciones de confidencialidad, implementación de la sección 552a del título 5, 11 del Código de Estados Unidos, controles internos, así como otros asuntos relevantes. Se puede encontrar una lista de todos los informes de confidencialidad disponibles públicamente en la página web de Informes Anuales de la Ley de Confidencialidad de Información del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (en inglés).

Información sobre las Reglas de Implementación de la Ley de Confidencialidad de Información del IRS se puede encontrar en la implementación de la Ley de Confidencialidad de Información del Registro Federal para el Departamento del Tesoro de EE. UU. (en inglés).

Las exenciones a la Ley de Confidencialidad de Información se pueden encontrar cerca del final de cada SORN individual, en las "Exenciones reclamadas para el sistema", así como en el Reglamento del Tesoro 31 CFR 1.36 (en inglés).

El propósito principal del Plan del programa de confidencialidad del IRS (en inglés)PDF es garantizar que el IRS preserve y mejore la confianza del público protegiendo, reteniendo y divulgando adecuadamente la información de los contribuyentes.

El plan proporciona un resumen de:

  • Las responsabilidades de protección de la confidencialidad del IRS
  • Una descripción de la estructura del programa de confidencialidad
  • Los recursos dedicados al programa de confidencialidad
  • El rol del Oficial Principal de la Confidencialidad de la Agencia (SAOP) y otros oficiales y personal de confidencialidad
  • Las metas y objetivos estratégicos del programa de confidencialidad
  • Los controles de manejo implementados o planificados para cumplir con los requisitos de confidencialidad aplicables y administrar los riesgos de confidencialidad
  • La información necesaria según los requisitos de confidencialidad de la agencia

Solicitudes de la Ley de Confidencialidad de Información

Nota: Los registros tributarios federales están exentos de acceso o enmienda. Para enmendar un registro tributario federal, los contribuyentes tienen que presentar el Formulario 1040-X o seguir los procedimientos del IRS para otros cambios, tal como un cambio de dirección.

La Ley de Confidencialidad de Información de 1974, según enmendada, provee salvaguardias contra invasiones injustificadas de privacidad al establecer un código de "prácticas de información justas". Los principios, comúnmente referidos como los principios de práctica de información justa (FIPP), requieren que las agencias cumplan con las normas estatutarias de recopilación, mantenimiento, acceso, uso y difusión de registros.

Para aumentar la transparencia y asegurar la notificación a las personas, la Ley de Confidencialidad de Información requiere que los organismos publiquen en el Registro Federal notificación de modificaciones o creación de sistemas de registros. El término "sistema de registros" significa un grupo de cualquier registro bajo el control de cualquier agencia de la cual la información es recuperada por el nombre del individuo o por algún número de identificación, símbolo u otro elemento identificativo asignado al individuo.

Una lista actual del Sistema de Registros del Departamento, junto con los usos de rutina actualizada y las exenciones reclamadas, se pueden encontrar en la página de los Sistemas de Notificaciones de Registros del Departamento del Tesoro (en inglés) .

Para proteger aún más al individuo, la Ley de Confidencialidad de Información requiere que todos los registros utilizados por la agencia para hacer cualquier determinación sobre cualquier individuo sean mantenidos con la exactitud, relevancia, puntualidad e integridad que sea razonablemente necesaria para asegurar la imparcialidad al individuo en la determinación.

La Ley de Confidencialidad de Información otorga a los individuos un aumento en los derechos de acceso a los registros mantenidos sobre ellos, así como el derecho a solicitar una enmienda de los registros mantenidos sobre ellos.

El IRS ofrece acceso rutinario a otros registros a través de procedimientos diseñados para hacer el acceso rápido y seguro (en inglés). Si usted está trabajando directamente con un empleado del IRS en un caso tributario que está abierto, puede solicitar información del archivo directamente de él o ella.

 

Querellas relacionadas con la confidencialidad

Una querella relacionada con la confidencialidad es una alegación escrita presentada ante la Oficina de Privacidad, Enlace Gubernamental y Divulgación (en inglés) del IRS relacionada con un problema potencial o violación de las protecciones de confidencialidad en la administración de programas u operaciones del IRS que podría causar daño o violación de su información confidencial o personal. Esta queja o consulta podría referirse a:

  • Situaciones relacionadas a consentimiento, recopilación y avisos apropiados. 
  • Situaciones relacionadas a divulgación de información no autorizada. 
  • Procedimientos generales y la política de confidencialidad del IRS.

La Oficina de Privacidad, Enlace Gubernamental y Divulgación no puede ayudarle con asuntos relacionados con impuestos. Nosotros podríamos responder a preguntas con relación a la política de confidencialidad del IRS o quejas que usted tenga con relación a la manera en que el IRS recopila y utiliza la información personal que obtiene. Por favor, no envié ninguna información confidencial junto con esta correspondencia.

Por favor, incluya la mayor cantidad de información posible para ayudarnos con nuestra investigación y respuesta a su consulta, según sea apropiada y de su conocimiento. Incluya la fecha del incidente, la fecha de su descubrimiento, y que información personal fue afectada. El IRS toma muy en serio sus preocupaciones sobre la confidencialidad y responderá completa y oportunamente. Por favor, permita hasta cuatro semanas para una respuesta por escrito a su queja o consulta, de manera que tengamos tiempo para investigar y resolver.

Escríbale al Director de la Oficina de Privacidad, Enlace Gubernamental y Divulgación si tiene alguna pregunta o comentario relacionado con la política de confidencialidad del sitio web del IRS o desea presentar una querella sobre la confidencialidad.

Director, Office of Privacy, Governmental Liaison and Disclosure
Internal Revenue Service
Room 7050 OS:P
1111 Constitution Ave., NW
Washington, DC 20224