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La Política de Confidencialidad del IRS

Acceso a estudios de efectos en la confidencialidad
Información recopilada y almacenada automáticamente
Seguridad en el sitio Web IRS.gov 
Si usted nos envía información en línea 
Encuestas de satisfacción de clientes 
Cookies
Aviso sobre el Sistema de Registros (SORNs, por sus siglas en inglés)

Acuerdos de vinculación de computadoras (en inglés)
El uso de enlaces a otros sitios Web 
 


Política de Confidencialidad del IRS

Gracias por visitar el sitio Web del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés), un sistema oficial del gobierno de los Estados Unidos y revisar la política de confidencialidad. Nuestra política de confidencialidad explica cómo manejamos la información de identificación personal (PII) que usted nos proporciona cuando nos visita en línea para buscar, obtener información o realizar una transacción. PII incluye información que es de naturaleza personal la cual podría ser usada para identificarlo. El IRS utiliza este sitio Web para proveer información acerca de nuestros servicios y programas. Este sitio incluye aplicaciones específicas que proporcionan más servicios o nos permiten responder a preguntas particulares de los visitantes al sitio Web. 

No recopilaremos información personal acerca de usted simplemente porque usted visite este sitio en el Internet. Algunas aplicaciones en este sitio Web proporcionan la oportunidad de ordenar formularios, hacer preguntas que requieren una respuesta, inscribirse para recibir boletines electrónicos, participar en grupos de muestra y encuestas de satisfacción de clientes, enterarse sobre el estado de sus declaraciones presentadas o sobre pagos anticipados. El uso de estos servicios es voluntario y puede requerir que usted nos provea información personal adicional. El proveernos la información solicitada implica su consentimiento para que utilicemos estos datos para responder a su petición particular.

Otra información que pudiéramos recopilar

Toda la información personal que usted nos proporciona es voluntaria. Podemos recopilar información personal sobre usted (como su nombre, dirección de correo electrónico, número de Seguro Social u otro identificador único) sólo si usted específicamente y con conocimiento nos la proporciona. Nosotros usaremos su información para tramitar solicitudes de información o ciertos servicios. El proveer su información es generalmente voluntario, pero si no es provista, nosotros podríamos no poder tramitar su transacción. Cuando se requiere información, nosotros le dejaremos saber antes de recopilarla.

Por qué se recopila información personal

Recopilamos PII y otra información sólo cuando sea necesario para administrar nuestros programas. La información que proporciona será utilizada únicamente para tal fin. No vendemos la información que recopilamos en este sitio o cualquier otra información que obtenemos. Usted no tiene que darnos información personal para visitar nuestro sitio web.

Cómo utilizamos su información personal

A través de nuestra página Web, le dejaremos saber si la información que solicitamos que proporcione es voluntaria o requerida. Al suministrar su información personal, usted nos da su consentimiento para utilizar la información únicamente para el propósito para el cual fue recopilada. Nosotros describimos los propósitos cuando recopilamos información. Pediremos su consentimiento antes de utilizar la información que proporcione para cualquier propósito secundario distinto de lo exigido por la ley federal.


Sus Derechos de Confidencialidad

El IRS está comprometido a proteger los derechos de confidencialidad de los contribuyentes de Estados Unidos. Estos derechos están protegidos por el Código de Impuestos Internos, la  Ley de Confidencialidad de Información de 1974, la Ley de Libertad de Información, y las políticas y prácticas del IRS. Para obtener información sobre estas leyes, visite la Sala de Lectura electrónica de la  Ley de Libertad de Información del IRS. Nosotros documentamos la mayoría de nuestra política interna sobre éstas leyes en el Manual de Impuestos Internos 10.5.1, Política de Privacidad

Según el mandato 16-24 de la Oficina de Administración y Presupuesto, el Oficial Principal de la Confidencialidad de la agencia (SAOP, por sus siglas en inglés), tiene la responsabilidad general y el deber de garantizar la implementación de la protección de la confidencialidad de información en esta agencia, incluyendo que la agencia cumpla totalmente con las leyes federales, reglamentos y políticas relativas a la confidencialidad de la información. La persona designada como SAOP para el IRS está localizada en el Departamento del Tesoro.


Cumplimiento con Normas de Confidencialidad

Evaluaciones del Efecto a la Confidencialidad y la Libertad Civil (PCLIA, por sus siglas en inglés)

Una evaluación del Efecto a la Confidencialidad y la Libertad Civil (PCLIA, por sus siglas en inglés) es una herramienta útil para tomar decisiones, que sirve para identificar y mitigar los riesgos a la confidencialidad al comenzar el desarrollo de un programa o sistema, y a lo largo de su ciclo de vida. Las PCLIAs ayudan al público a entender cuál información que les identifica personalmente (PII, por sus siglas en inglés) la agencia recoge, la razón por solicitarla, y cómo la piensa usar, compartir, acceder, asegurar, y almacenarla. La PCLIA emplea los Principios de Prácticas Justas de Información (FIPP, por sus siglas en inglés) para evaluar y mitigar cualquier efecto a la privacidad de una persona. Por lo general, se le requiere completar una PCLIA antes que un programa o sistema que contenga alguna PII empiece a operar.

Una PCLIA debe, generalmente, cumplir estas metas:

  • Asegurar el cumplimiento de los requisitos de confidencialidad, conforme la ley, las regulaciones, y las políticas aplicables.
  • Determinar los riesgos y efectos.
  • Evaluar las protecciones y procesos alternativos para mitigar los riesgos posibles a la confidencialidad.
  • Crear confianza entre el público sobre la protección de su privacidad y sus derechos constitucionales.

Las PCLIA aprobadas se publican en la página web sobre las Evaluaciones de Efectos a la Privacidad del Departamento del Tesoro, al menos que sean clasificadas (en inglés).

Aviso del Sistema de Registros (SORN, por sus siglas en inglés)

Un Sistema de Registros es un grupo de registros bajo el control de una agencia federal, del cual se obtienen datos por identificaciones personales únicas asignadas a individuos. Un SORN es un aviso formal al público, publicado en el Federal Register (Registro Federal) que identifica el propósito por el cual se busca la PII, de quienes y qué clase de PII se rescata, y cómo la PII será divulgada externamente  (a usuarios habituales), y cómo acceder a y corregir cualquier PII almacenado en el departamento o agencia.

Se requiere un SORN cuando una agencia gubernamental tiene un sistema de registros como el descrito anteriormente. En algunos casos, la agencia puede tener un SORN ya existente que cubre la recogida de información sobre sistemas o programas.

Todo SORN es aprobado por el Oficial Principal de la Confidencialidad de la agencia antes de ser publicado, y se envía a la oficina de OMB y al Congreso para sus comentarios. Luego, se publica en el Federal Register por treinta días, para darle aviso al público y permitirle tiempo para hacer sus comentarios. Un programa o sistema no puede empezar sus operaciones hasta que el SORN haya sido publicado por treinta días.

Todo SORN del IRS que ha sido publicado en el Federal Register está disponible en la página Web del Departamento del Tesoro para sus Avisos de Sistemas de Registros (en inglés). Al final de cada SORN hay una sección con la etiqueta “Exenciones reclamadas para el sistema” que enumera cualquier exención a la Ley de Confidencialidad de Información.

Acuerdos de vinculación de computadoras

La Ley de Confidencialidad de Información requiere un programa de vinculación de computadoras para cualquier comparación computarizada de dos o más sistemas automatizados de registros, o un sistema de registros que incluya archivos no-federales, para los propósitos de establecer y verificar la elegibilidad o cumplimiento según se relaciona con dinero en efectivo, ayuda en especie, o pagos conforme a los programas de beneficios federales.

Avisos de los programas aprobados de vinculación de computadoras se publican en el Federal Register y están disponibles en La página Web del Departamento del Tesoro para los Programas de Vinculación de computadoras (en inglés).

Registros de confidencialidad disponibles al público

En conformidad con la Sección 522 del Consolidated Appropriations Act of 2005 (Ley de Asignaciones Consolidadas del 2005), el Departamento del Tesoro prepara un informe anual al Congreso sobre las actividades del Departamento que afectan la confidencialidad. Estas actividades incluyen quejas de violaciones de confidencialidad, implementación de la sección 552a del título 5, 11 del Código de Estados Unidos, controles internos, así como otros asuntos relevantes. Se puede encontrar una lista de todos los informes de confidencialidad disponibles públicamente en la página Web de Informes Anuales de la Ley de Confidencialidad de Información del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (en inglés).

Reglas y Exenciones de Implementación de la Ley de Confidencialidad de Información

Información sobre las Reglas de Implementación de la Ley de Confidencialidad de Información del IRS se puede encontrar en la implementación de la Ley de Confidencialidad de Información del Federal Register para el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (en inglés).

Las exenciones a la Ley de Confidencialidad de Información se pueden encontrar cerca del final de cada SORN individual, en las "Exenciones reclamadas para el sistema", así como en la Reglamentación del Tesoro 31 CFR 1.36 (en inglés).


Solicitudes de la Ley de Confidencialidad de Información

La Ley de Confidencialidad de Información de 1974, según enmendada, provee salvaguardias contra invasiones injustificadas de privacidad al establecer un código de "prácticas de información justas". Los principios, comúnmente referidos como los principios de práctica de información justa (FIPPs), requieren que las agencias cumplan con las normas estatutarias de recopilación, mantenimiento, acceso, uso y difusión de registros.

Para aumentar la transparencia y asegurar la notificación a las personas, la Ley de Confidencialidad de Información requiere que los organismos publiquen en el Federal Register notificación de modificaciones o creación de sistemas de registros. El término "sistema de registros" significa un grupo de cualquier registro bajo el control de cualquier agencia de la cual la información es recuperada por el nombre del individuo o por algún número de identificación, símbolo u otro elemento identificativo asignado al individuo.

Una lista actual del Sistema de Registros del Departamento, junto con los usos de rutina actualizada y las exenciones reclamadas, se pueden encontrar en la página de los Sistemas de Notificaciones de Registros del Departamento del Tesoro (en inglés).

Para proteger aún más al individuo, la Ley de Confidencialidad de Información requiere que todos los registros utilizados por la agencia para hacer cualquier determinación sobre cualquier individuo sean mantenidos con la exactitud, relevancia, puntualidad e integridad que sea razonablemente necesaria para asegurar la imparcialidad al individuo en la determinación.

La Ley de Confidencialidad de Información otorga a los individuos un aumento en los derechos de acceso a los registros mantenidos sobre ellos, así como el derecho a solicitar una enmienda de los registros mantenidos sobre ellos.

NOTA: Los registros de las declaraciones de impuestos federales están exentos de enmienda. Para modificar un registro de la declaración de impuestos federales, los contribuyentes deben presentar el Formulario 1040X o seguir los procedimientos del IRS para otros cambios, como el cambio de dirección.  

Cómo escribir una solicitud de la Ley de Confidencialidad de Información

NOTA: El IRS ofrece acceso rutinario a otros registros a través de procedimientos diseñados para hacer el acceso rápido y fácil. Para obtener más información, utilice el enlace de acceso de rutina a continuación. Si está trabajando directamente con un empleado del IRS en un caso tributario abierto, puede solicitar información del archivo directamente de ellos.

Acceso rutinario a los registros del IRS (en inglés)

Cuando uno hace una solicitud de notificación o acceso a los registros, debe:

  1. Ser presentada por escrito por la persona que hace la solicitud, que debe ser el individuo sobre el que se mantiene el registro.
  2. Declarar que se hace conforme a la Ley de Confidencialidad de Información, 5 U.S.C. 552a, o se marcará “Solicitud de Ley de Confidencialidad de Información” en la solicitud.
  3. Dar el nombre del sistema de registros al que se busca acceso, si se conoce. Una lista de los documentos más recientes de la Ley de Confidencialidad de Información que aparecen en el Federal Register puede encontrarse bajo Sistemas de Registros del IRS en el Departamento del Tesoro (en inglés).
  4. Proporcionar suficiente información (es decir, información suficiente para establecer su identidad, como nombre, dirección, número de Seguro Social u otro identificador personal, la naturaleza del registro buscado, la fecha del registro o el periodo en que se compiló el registro), para que se pueda localizar el registro con una cantidad razonable de esfuerzo.
  5. Indique que usted es un ciudadano de los Estados Unidos o un extranjero legalmente admitido para residencia permanente en los Estados Unidos.
  6. Proporcione la verificación de su identidad (ver abajo).
  7. El IRS generalmente proporciona registros en respuesta a las solicitudes de la Ley de Confidencialidad de Información en un formato electrónico, lo que reduce o elimina los cargos. Las solicitudes para inspeccionar los registros pueden causar retrasos. Nota: Es posible que los registros no estén disponibles para inspección en todas las ubicaciones del IRS.
  8. Indique su acuerdo para pagar los honorarios por la duplicación que pudiera incurrir.
  9. Si es necesario, proporcione el consentimiento por  escrito para la divulgación de la información a su representante autorizado (ver abajo).

Verificación de Identidad

Debe verificar su identidad antes de tomar cualquier acción. Esto se puede hacer proporcionando una copia de la licencia de conducir que lleva su firma; o proporcionando una declaración firmada y fechada de que usted entiende las multas proporcionadas en 5 U.S.C. 552a (i) (3) por solicitar acceso a los registros bajo pretextos falsos, y la declaración es suscrita por usted como verdadera y correcta bajo pena de perjurio de conformidad con 28 U.S.C. 1746.

Autorización

Las personas no pueden obtener información sobre otra persona bajo la Ley de Confidencialidad de Información. Si desea que el IRS divulgue información sobre usted a otra persona, como su abogado u otro representante autorizado, usted deberá proporcionar su consentimiento por escrito para la divulgación de la información. La autorización escrita deberá contener:

  1. Una descripción del registro que se puede divulgar.
  2. El nombre de la persona, firma o agencia a la que se revelará el registro.
  3. Una declaración de que el Servicio de Impuestos Internos está autorizado a revelar el registro.
  4. Su firma y la fecha.
  5. Verificación de su identidad como se mencionó anteriormente.

Dónde enviar su solicitud de la Ley de Confidencialidad de Información

Las solicitudes de acceso y modificación de los registros mantenidos en los sistemas del IRS deben estar marcadas como "Solicitud de la Ley de Confidencialidad de Información" en el exterior y enviadas por correo a la siguiente dirección:

Internal Revenue Service
Disclosure Scanning Operation—Stop 93A
Post Office Box 621506
Atlanta, GA 30362–3006.

Cargos

Los cargos pueden ser cobrados solamente por el costo de la duplicación, sin considerar si la solicitud fue tramitada bajo la Ley de Confidencialidad de Información, la Ley de Libertad de Información, o ambas. Las primeras 100 páginas serán proporcionadas sin cargo alguno. No se cobrarán cargos si los cargos totales son $ 25 o menos.


Querellas relacionadas con la confidencialidad

Una querella relacionada con la confidencialidad es una alegación escrita presentada ante el IRS relacionada a un problema potencial o violación de las protecciones de confidencialidad en la administración de programas u operaciones del IRS que podría causar daño o violación de su información confidencial o personal. Esta queja o consulta podría referirse a:

  • Situaciones relacionadas a consentimiento, recopilación y avisos apropiados, 
  • Situaciones relacionadas a divulgación no autorizada de información, o 
  • Procedimientos generales y la política de confidencialidad del IRS.

Comuníquese con nosotros a la dirección indicada a continuación si tiene alguna pregunta relacionada a la política de confidencialidad del sitio Web del IRS o desea presentar una querella sobre la confidencialidad.

Director, Office of Privacy, Governmental Liaison and Disclosure (en inglés)
Internal Revenue Service
Room 7050 OS:P
1111 Constitution Ave. NW
Washington, DC 20224

ANTES QUE USTED NOS ESCRIBA, note que esta oficina no puede ayudarle con asuntos relacionados con impuestos. Nosotros podríamos responder a preguntas con relación a la política de confidencialidad del IRS o quejas que usted tenga con relación a la manera en que IRS recopila y utiliza la información personal que obtiene. Por favor, no envié ninguna información sensitiva junto con esta correspondencia.

Por favor, incluya la mayor cantidad de información posible para ayudarnos con nuestra investigación y respuesta a su consulta, según sea apropiada y de su conocimiento.  Incluya la fecha del incidente, la fecha de su descubrimiento, y que información personal fue afectada. El IRS toma muy en serio sus preocupaciones sobre la confidencialidad y responderá completa y oportunamente. Por favor, permita hasta cuatro semanas para una respuesta por escrito a su queja o consulta, de manera que tengamos tiempo para investigar y resolver.