Nuevo asistente descargable ayuda a pequeñas empresas a retener cantidad correcta de impuestos federales

IR-2019-209SP, 17 de diciembre de 2019

WASHINGTON — El Servicio de Impuestos Internos lanzó un nuevo asistente en línea diseñado para ayudar a los empleadores, especialmente a las pequeñas empresas, a determinar fácilmente la cantidad correcta de impuestos que se debe retener del salario de sus trabajadores.

Conocida como el Asistente de Retención de Impuestos para Empleadores (en inglés), esta nueva herramienta a base de hojas de cálculo está diseñada para ayudar a los empleadores a moverse fácilmente al sistema de retención rediseñado (ya no se basa en las exenciones de retención), que entra en vigor el 1ro de enero. Esto lo logra al ayudarles a implementar fácilmente nuevas solicitudes de retención de impuestos de los empleados que completen el rediseñado Formulario W-4 (SP) de 2020.

Al mismo tiempo, la herramienta también puede ayudar a los empleadores a continuar reteniendo adecuadamente a los empleados que todavía tienen una solicitud de retención en archivo al usar una versión anterior del W-4, que se basaba en las exenciones de retención.

"Trabajamos estrechamente con la comunidad de nóminas y otros socios para mejorar el proceso de retención", dijo Chuck Rettig, Comisionado del IRS. "Como parte de este esfuerzo y a base de los comentarios de los socios, el IRS ha creó una nueva herramienta a base de hojas de cálculo que está diseñada para ayudar a las pequeñas empresas a navegar por una variedad de situaciones que involucran a sus empleados para ayudar a asegurar la cantidad correcta de retención".

Ahora disponible en IRS.gov para su descarga, sin cargo alguno, el Asistente de Retención de Impuestos para Empleadores está diseñado para ayudar a cualquier empleador que de otra manera calcularía la retención, manualmente, con una hoja de trabajo y el método de porcentaje o tablas de medias salariales en la Publicación 15-T, Métodos Federales de Retención del Impuesto (en inglés). Los empleadores que ya usan un sistema de nómina automatizado no necesitarán este nuevo asistente porque su sistema ya hace las matemáticas.

El Asistente de Retención de Impuestos para Empleadores está disponible en Microsoft Excel. El empleador puede usar la herramienta para crear un perfil para cada empleado que luego calcule automáticamente su retención de impuestos federales correcta.

Para usar el Asistente de Retención de Impuestos para Empleadores, el empleador comienza por indicar su frecuencia de período de pago (por ejemplo, semanal, quincenal, mensual, etc.), y luego ingresa información clave del Formulario W-4 (SP) de un empleado. Para que la herramienta funcione correctamente, el empleador debe indicar si el empleado presentó un Formulario W-4 de 2020, el cual no basa la retención en el número de exenciones reclamadas, o una versión anterior del W-4, que sí se basa en las exenciones de retención.

El empleador puede entonces guardar una copia personalizada separada del archivo para cada empleado que contenga la información del Formulario W-4 (SP) de ese empleado. Luego, cada período de pago, el empleador simplemente abre el archivo del empleado e ingresa su salario bruto o salario para ese período de pago. La herramienta mostrará automáticamente la cantidad correcta de impuestos que se debe retener del salario de ese empleado.

Puede encontrar más información acerca del Asistente de Retención de Impuestos para Empleadores, el rediseñado Formulario W-4 (SP) de 2020 y otros temas tributarios de interés para empleadores y pequeñas empresas en IRS.gov.