Proteja los datos del contribuyente: Asegure su oficina

Proteja a sus clientes. Consejo tributario del IRS 5SP, 4 de enero de 2017

Los profesionales de impuestos pueden ayudar a proteger los datos de los contribuyentes al echar un vistazo a sus propias oficinas. Ahora más que nunca es importante que los profesionales de impuestos tomen medidas agresivas para proteger la información de los contribuyentes, y asegurar sus instalaciones es tan importante como asegurar sus computadoras.  

Al evaluar la seguridad de su oficina, considere las siguientes preguntas:

  • ¿Están protegidos todos los lugares en la oficina en donde se almacena la información de los contribuyentes contra los accesos no autorizados, y de amenazas potenciales, tales como robo, inundaciones y tornados?
     
  • ¿Tiene procedimientos por escrito que describen cómo prevenir accesos y trámites no autorizados?
     
  • ¿Se deja la información del contribuyente, inclusive los datos guardados en su hardware y en otros medios, inseguros? Verifique sobre escritorios o fotocopiadoras, dentro de buzones de correo, vehículos y recipientes de basura? Que tal en salas en la oficina o casa, donde podría suceder un acceso no autorizado?
     
  • ¿Quién autoriza y/o controla la entrega y eliminación de la información de los contribuyentes, incluso la almacenada en su hardware y medios de comunicación?
     
  • ¿Están cerradas con llave las puertas a la sala de archivos y/o la sala de computadoras?
  • ¿Proporciona usted servicio de destrucción segura de la información del contribuyente, tal como triturador, receptáculo para quemar registros (burn boxes), o un área designada para archivar información temporeramente hasta que pueda destruirla de forma segura?

Las respuestas pueden ser bien importantes en la protección de sus clientes y de su negocio. Aprenda más acerca de éstas y otras medidas de seguridad en la Publicación 4557, Proteger los datos del contribuyente (PDF, en inglés).

Este es uno en una serie de consejos tributarios especiales de seguridad para profesionales de impuestos. La campaña “Proteja a sus clientes, protéjase a sí mismo” para mejorar el conocimiento entre los profesionales de impuestos es una iniciativa de la Cumbre de Seguridad, un proyecto de colaboración entre el IRS, las agencias tributarias estatales y la comunidad de impuestos, para luchar contra el robo de identidad. Debido a los datos confidenciales de los clientes que almacenan los profesionales de impuestos, cada vez más los criminales dirigen sus esfuerzos a la comunidad de preparación de impuestos.