Cómo responder si su compañía sufre un accidente de seguridad

Proteja a sus clientes. Consejo tributario del IRS #7SP - 18 de enero de 2017

Con más frecuencia, los ladrones de identidad y de datos apuntan a los profesionales de impuestos, y pretenden acceder a los datos de sus clientes, para presentar declaraciones fraudulentas de impuestos y obtener reembolsos. Esté preparado para proteger a sus clientes y a sí mismo, a través de algunas medidas críticas.

Si sufre una infiltración de datos – hay varios pasos básicos que debe tomar. Si desea una lista completa de las acciones de seguridad, consulte con un profesional de seguridad. Vea también la página Información para profesionales de impuestos sobre el robo de datos, en inglés, en IRS.gov.

Los pasos preliminares incluyen:

Comunicarse con el IRS y agencias de orden público:

  • Servicio de Impuestos Internos (enlace en inglés) – informe el robo de identidad de sus clientes a su enlace local con los socios del IRS. Los enlaces notifican al departamento de investigaciones criminales del IRS y a otros departamentos dentro de la agencia. La rapidez es imprescindible. Si se le informa rápidamente, el IRS puede tomar medidas para bloquear declaraciones fraudulentas presentadas en nombre de sus clientes.
  • Buró Federal de Investigaciones – su oficina local.
  • Servicio Secreto (enlace en inglés) – su oficina local (si corresponde).
  • Policía local – haga un informe policial sobre la infiltración.

Comunicarse con los estados en los que prepara declaraciones estatales:

Comunicarse con los expertos:

  • Expertos en seguridad – para determinar la causa y el alcance de la infiltración, para detener la infiltración y prevenir que ocurra nuevamente.
  • Compañía de seguros – para informarles de la infiltración y verificar si su póliza cubre gastos de mitigación para infiltraciones de datos.

Comunicarse con los clientes y otros servicios:

  • La Comisión Federal de Comercio ofrece consejos y plantillas para los negocios que sufren infiltraciones de datos, inclusive lenguaje recomendado para informarles a los clientes.
  • Clientes – envíeles una carta personalizada a cada víctima para informarles de la infiltración, pero trabaje con las agencias policiales referente a cuándo enviarla. Recuerde que posiblemente tenga que comunicarse con clientes anteriores si sus datos de años pasados permanecen en sus sistemas.
  • Su proveedor de software tributario – tal vez tenga que tomar medidas para prevenir el uso indebido de su cuenta para propósitos de presentación electrónica.
  • El proveedor de servicios de internet/portal para clientes – Existe la posibilidad de que las contraseñas de su empresa y sus clientes hayan sido afectadas y tengan que cambiarse.
  • Agencia de crédito/de protección contra el robo de identidad – Ciertos estados requieren que ofrezca servicios de monitorización/protección contra el robo de identidad a víctimas del robo de identidad.
  • Las agencias de crédito – para avisarles que hubo una infiltración y que los clientes podrían pedirles sus servicios.

El IRS les recuerda a los profesionales de impuestos que el personal que contesta los teléfonos de ayuda gratuita no puede aceptar notificaciones de robo de identidad relacionado con los impuestos, de parte de terceros. Además, los clientes únicamente deben presentar el Formulario 14039 SP, Declaración Jurada sobre el Robo de Identidad, si su declaración electrónica de impuestos ha sido rechazada como duplicado, o reciben instrucciones indicándoles que lo presenten.  

Este es uno en una serie de consejos tributarios especiales de seguridad para profesionales de impuestos. La campaña “Proteja a sus clientes, protéjase a sí mismo” para mejorar el conocimiento entre los profesionales de impuestos es una iniciativa de la Cumbre de Seguridad, un proyecto de colaboración entre el IRS, las agencias tributarias estatales y la comunidad de impuestos, para luchar contra el robo de identidad. Debido a los datos confidenciales de los clientes que almacenan los profesionales de impuestos, cada vez más los criminales dirigen sus esfuerzos a la comunidad de preparación de impuestos.