Radicación electrónica de planilla.

El Taxpayer First Act of 2019, (Ley de Contribuyente Primero de 2019) promulgada el 1 de julio de 2019, autorizó al Departamento del Tesoro y al Servicio Federal de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés), a emitir reglamentos que podrían disminuir el límite requerido para la radicación electrónica. Actualmente, la radicación electrónica es requerida si se radican 250 planillas de la misma clase. Si se emiten reglamentos finales y entran en vigencia para las planillas contributivas de 2023 que se requieren radicar en 2024, publicaremos un artículo en IRS.gov/FormW3PR que explicará el cambio. Sin embargo, el número permanece en 250, como se indica en estas instrucciones, hasta que nuevos reglamentos finales sean promulgados.

Alivio contributivo por desastres.

Se le está proveyendo alivio contributivo a personas que han sido afectadas por los desastres recientes. Si desea más información sobre el alivio contributivo que hay disponible, acceda a IRS.gov/DisasterTaxRelief y pulse sobre Español.

Discrepancias en la conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR con los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) debido a los créditos tributarios sobre la nómina relacionados con el coronavirus (COVID-19) y otros alivios tributarios.

Usted podría tener discrepancias en la conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR con los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) si usted utilizó alguno de los alivios contributivos relacionados al COVID-19. Vea la Publicación 179, en español; la Publicación 15 o la Publicación 51, ambas en inglés; las instrucciones para su planilla de contribuciones; y la Precaución bajo Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, W3-PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) para más información.

Fecha de vencimiento para radicar ante la Administración del Seguro Social (SSA).

La fecha de vencimiento para radicar los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR ante la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) correspondientes al año contributivo 2023 es el 31 de enero de 2024, sin tomar en cuenta si usted radica su formulario en papel o electrónicamente.

Informes de salarios denegados por la SSA.

La SSA denegará los informes electrónicos y en papel del Formulario 499R-2/W-2PR bajo las circunstancias siguientes:

Además, los informes electrónicos y en papel de los Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR correspondientes a patronos domésticos se denegarán bajo las siguientes circunstancias:

Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un informe de salarios presentado electrónicamente o en papel, la SSA le notificará por correo electrónico o por correo postal sobre la denegación del informe a la persona que presentó dicho informe. Se le pedirá a la persona que corrija el informe y lo envíe nuevamente a la SSA.

Si es patrono de empleados domésticos, vea la Publicación 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños.

Contribución Adicional al Medicare.

Además de retener la contribución al Medicare de 1.45%, un patrono está requerido a retener un 0.9% de la Contribución Adicional al Medicare en los salarios o compensación conforme a la Federal Insurance Contributions Act (Ley de Contribución al Seguro Federal o FICA, por sus siglas en inglés) pagados a un empleado en exceso de $200,000 en un año natural. Se le requiere al patrono comenzar a retener la Contribución Adicional al Medicare en el período de paga en el cual le paga salarios o compensación en exceso de $200,000 a un empleado y continuar reteniendo dicha contribución hasta el fin del año natural. La Contribución Adicional al Medicare se le impone únicamente al empleado. No hay porción correspondiente al patrono de la Contribución Adicional al Medicare. Todo salario o compensación sujeto a la contribución al Medicare está sujeto a la retención de la Contribución Adicional al Medicare si es pagado en exceso del límite de retención de $200,000.

Para más información sobre la Contribución Adicional al Medicare, acceda a IRS.gov/ADMTfaqs, en inglés.

A menos que se indique de otro modo, las referencias a la contribución al Medicare incluyen la Contribución Adicional al Medicare.

Servicios para empresas por Internet (BSO).

La SSA ha mejorado su página web Business Services Online (Servicios para empresas por Internet o BSO, por sus siglas en inglés) para facilitar la navegación de la página y el proceso de inscripción. Use los formularios de relleno en línea de la página BSO para completar, guardar y radicar los Formularios 499R-2/W-2PR electrónicamente ante la SSA. El BSO le permite la radicación de estos formularios con los gobiernos estatales o locales, para distribuir a sus empleados y para guardar en sus récords. El BSO genera el Formulario W-3PR automáticamente según la información que tenga en sus Formularios 499R-2/W-2PR. Además, puede usar el BSO para subir archivos de salarios a la SSA, verificar el estado de informes de salarios que se han radicado previamente y tomar ventaja de otros servicios convenientes disponibles a patronos y negocios. Visite la página de la SSA, Servicios para empresas por Internet: Instrucciones e información para empleadores, en SSA.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm para más información en español sobre cómo usar el BSO para así ahorrarle tiempo a su organización. Además, aquí encontrará formularios y publicaciones que se usan para informar los salarios, información sobre cómo verificar los números de Seguro Social en línea, cómo comunicarse con un representante de servicios al patrono de la SSA y más.

Puede ver cómo funciona el BSO viendo las guías disponibles en Internet. Acceda a SSA.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm y bajo el título Enlaces de la guía. Cómo usar..., seleccione la guía que desee ver. La información en esta página está disponible en español.

La Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).

Usted puede que se le requiera informar salarios y contribuciones en un formulario distinto al formulario que normalmente utiliza si el empleado reclama residencia o domicilio conforme a la Military Spouses Residency Relief Act (Ley de Alivio Residencial para Cónyuges de Miembros de las Fuerzas Armadas o MSRRA, por sus siglas en inglés) en una jurisdicción distinta en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia, la Samoa Estadounidense, la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte, Guam, el Estado Libre Asociado de Puerto Rico o las Islas Vírgenes Estadounidenses.

La MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge (cónyuge que no es miembro de las Fuerzas Armadas) de un miembro de las Fuerzas Armadas que presta servicio activo de conservar su residencia o domicilio previo para propósitos contributivos (domicilio contributivo) cuando acompaña a su cónyuge militar, el cual se está trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a un nuevo local donde prestará servicios militares en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia, un estado libre asociado con los Estados Unidos o territorio no autónomo estadounidense. Antes de trasladarse, ambos cónyuges tienen que haber tenido la misma residencia o domicilio contributivo.

Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero reclama propiamente domicilio contributivo en uno de los 50 estados conforme a la MSRRA, sus ingresos por prestar servicios no serían considerados como ingresos sujetos a la contribución para propósitos de las contribuciones puertorriqueñas. Las contribuciones federales sobre los ingresos deben ser retenidas y enviadas al IRS. Las contribuciones estatales y locales sobre los ingresos pueden tener que retenerse y ser enviadas a las autoridades estatales y locales pertinentes. Consulte con las autoridades contributivas estatales, locales o territoriales estadounidenses en relación con sus obligaciones retentivas conforme a la MSRRA.

Sin embargo, para cualquier año contributivo en que el matrimonio esté en vigor, el cónyuge que es civil puede elegir utilizar la misma residencia para propósitos contributivos que el miembro de las Fuerzas Armadas, independientemente de la fecha en que el matrimonio entre el cónyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas ocurrió.

En el ejemplo proporcionado anteriormente, al cónyuge se le permitiría elegir usar la misma residencia que el miembro de las Fuerzas Armadas.

Pagos de indemnización por despido.

Los pagos de indemnización por despido son salarios que están sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare. Tal como se indica en el apartado 15, Reglas especiales para varias clases de servicios y de pagos, de la Publicación 179, los pagos de indemnización por despido también están sujetos a la contribución conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de Contribución para el Desempleo o FUTA, por sus siglas en inglés).

Información sobre las obligaciones contributivas estatales para patronos.

Si es un patrono del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, comuníquese con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico enviando un mensaje a través de su cuenta en el Sistema Unificado de Rentas Internas (SURI) o llamando al 787-622-0123 y marcando la opción 5. Puede enviar correspondencia a:

Ayuda con la radicación electrónica.

Si tiene preguntas sobre cómo inscribirse o usar el BSO, llame al 800-772-6270 (o al 800-325-0778 (para usuarios de equipo TTY)) (libre de cargos) para hablar con un técnico de información para patronos en la SSA. Las horas de operación son de lunes a viernes, de 7:00 a.m. a 7:00 p.m., horario del Este. También puede escribir a employerinfo@ssa.gov para recibir asistencia. Si usted enfrenta problemas usando cualquiera de los servicios del BSO, llame al 888-772-2970 (libre de cargos) para hablar con un operador de sistemas en la oficina de apoyo técnico de la SSA. Para hablar con el Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace de los servicios para patronos o ESLO, por sus siglas en inglés) para Puerto Rico, llame al 212-264-4402 (no es un número libre de cargos).

Información de la contribución patronal sobre la nómina.

Información detallada de la contribución patronal sobre la nómina se encuentra en los siguientes productos:

También puede obtener más información sobre las contribuciones sobre la nómina llamando al 800-829-4933 o accediendo a IRS.gov/es/businesses/small-businesses-self-employed/employment-taxes.

Internet.

Puede acceder al sitio web del IRS los 7 días de la semana, las 24 horas al día para:

No puede radicar Formularios W-3PR que imprima de IRS.gov ante la SSA. La SSA acepta solamente informes radicados electrónicamente y las versiones oficiales en tinta roja (o versiones sustitutivas aprobadas) del Formulario W-3PR. Si desea información sobre la radicación electrónica, vea Radicación electrónica (e-file), más adelante.

En persona.

Puede hacer cita para visitar nuestros Centros de Asistencia al Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés) localizados en las siguientes direcciones:

Propósito del formulario.

Se usa el Formulario W-3PR para transmitir uno o más Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA. Asegúrese de completar un Formulario W-3PR para el año correcto y de guardar una copia del Formulario W-3PR en su documentación.

El Formulario W-3PR no se usa para cumplir con los requisitos de radicación ante el Departamento de Hacienda. Para más información sobre los requisitos de radicación ante el Departamento de Hacienda, visite Hacienda.Gobierno.pr.

No use estos formularios para declarar salarios sujetos a la retención de contribuciones federales sobre los ingresos. Si declara dicha clase de salarios, use el Formulario W-2 y el Formulario W-3, disponibles en inglés, para declarar la retención de impuestos federales sobre los ingresos, además de toda otra contribución sobre la nómina correspondiente. Vea las General Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3), en inglés, para más información sobre cómo declarar ingresos sujetos a contribuciones federales sobre los ingresos.

Quién tiene que radicar el Formulario W-3PR.

Los patronos y otros pagadores tienen que radicar el Formulario W-3PR para radicar Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA.

Quién puede firmar el Formulario W-3PR.

Un transmisor o remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente de reportación, un agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar el Formulario W-3PR (o usar su número de identificación personal o PIN, por sus siglas en inglés, en las radicaciones electrónicas) en nombre del patrono o del pagador sólo si el remitente satisface los dos siguientes puntos:

El usar un agente de reportación u otro proveedor tercero de servicio de nómina no exime al patrono de su responsabilidad de asegurar que los Formularios 499R-2/W-2PR sean distribuidos a los empleados y que los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR sean radicados ante la SSA correctamente y a tiempo.

Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es responsable de radicar ante la SSA para la fecha de vencimiento un Formulario W-3PR correcto y completo con los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese que el nombre y el EIN sean los mismos que aparecen en el Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador; o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Impuestos sobre el Empleo de Empleados Domésticos, radicados por el patrono o en nombre del patrono.

Cuándo se tiene que radicar el formulario.

Si radica por medio de papel o electrónicamente, tiene que radicar el Formulario 499R-2/W-2PR con el Formulario W-3PR a más tardar el 31 de enero de 2024 ante la SSA. Quizás tenga que pagar una multa por cada Formulario 499R-2/W-2PR que radique fuera de plazo.

Adónde enviar formularios en papel.

Envíe el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3PR a:

Visite IRS.gov/PDS, disponible en inglés, para obtener una lista de servicios de entrega privados aprobados por el IRS.

Cómo enviar los formularios.

Prepare y radique los Formularios 499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del empleado o en orden numérico por el número de Seguro Social del empleado. No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3PR al (a los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera los formularios 499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios. Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si radica más de una clase de planilla para la contribución sobre la nómina, radique todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase junto con un Formulario W-3PR por separado para cada clase de planilla en cuestión y envíelos cada uno en grupos por separado. No imprima los Formularios 499R-2/W-2PR con la configuración para imprimir en ambas caras del papel.

Radicación electrónica (e-file).

La SSA le recomienda a todos los patronos radicar electrónicamente. La radicación electrónica le puede ahorrar tiempo y trámites y asegura la precisión en los documentos. Si tiene que radicar 250 o más Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA, tiene que radicarlos usando medios electrónicos. Usted puede incurrir en una multa si no radica los formularios por medios electrónicos cuando se requiera que lo haga.

La Taxpayer First Act of 2019 (Ley de Contribuyente Primero de 2019), promulgada el 1 de julio de 2019, autorizó al Departamento del Tesoro y al IRS a emitir reglamentos que podrían disminuir el límite requerido para radicación electrónica. Actualmente, la radicación electrónica es requerida si se radican 250 planillas de la misma clase. Si regulaciones finales se emiten y se hacen efectivas para las planillas informativas del año contributivo 2024, publicaremos un artículo en IRS.gov/FormW3PR que explicará el cambio. Hasta que nuevos reglamentos sean promulgados, el número de 250 prevalece para el año contributivo 2023, como se indica en estas instrucciones.

Cómo hacer correcciones.

Use el Formulario W-3c PR, Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3PR radicado anteriormente ante la SSA. Para más detalles sobre cómo corregir un Formulario W-3PR utilizando el Formulario W-3c PR, vea las Instrucciones para el Formulario W-3c PR.

Vea las instrucciones para el Formulario 499R-2c/W-2cPR para información sobre cómo cumplir con los requisitos de radicación ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico.

Recuadro a: Clase de pagador.

Marque el recuadro que le corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Comp. por enferm. de tercero pagador, más adelante, para una excepción). Si le corresponden dos o más recuadros (a menos que sea “compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”), envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario W-3PR por separado.

Recuadro b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.

Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales completados que envía con este Formulario W-3PR. No incluya los Formularios 499R-2/W-2PR nulos.

Recuadro c: Número de identificación patronal (EIN).

Anote el número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS. Tiene que escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote tiene que ser el mismo que aparece en su Formulario 941-PR, 943-PR, 944(SP) o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). No use el EIN de un propietario anterior. Un EIN no puede estar truncado (reemplazar los primeros 5 dígitos del número de 9 dígitos con asterisco (*) o X).

Si usted no tiene un EIN al radicar su Formulario W-3PR, escriba “Solicitado” en el recuadro c; no escriba su número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés). Puede obtener un EIN solicitándolo por Internet en IRS.gov/EIN (pulse sobre Español) o enviando el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN), por correo o por fax al IRS.

Recuadros d y e: Nombre y dirección del patrono.

Escriba el nombre del patrono, número y calle, ciudad, estado y código postal (ZIP).

Recuadro f: Otro número de identificación patronal usado este año.

Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un propietario anterior) en el Formulario 941-PR, 943-PR o 944(SP) radicado para el año 2023, que sea distinto al EIN anotado en el recuadro c del Formulario W-3PR, anote aquí el otro EIN que usó. Normalmente, los agentes del patrono anotan el EIN del patrono en el recuadro f. Si un agente declara por más de un patrono, deje el recuadro f en blanco.

Persona de contacto, número de teléfono, número de fax y dirección de email.

Facilite esta información para que la pueda usar la SSA si surge cualquier duda durante la tramitación del formulario. Necesita proveer el nombre de la persona con quien nos podamos comunicar si hubiera alguna pregunta con respecto al formulario al momento de tramitarse. El número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico (email) que se solicitan son del patrono.

Los proveedores de servicios de nómina deben anotar la información de su cliente en esos espacios.

Recuadros 1 a 4 y 6 a 16.

Declare los totales correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con este Formulario W-3PR.

Electronic filing of returns.

The Taxpayer First Act of 2019, enacted July 1, 2019, authorized the Department of the Treasury and the IRS to issue regulations that reduce the threshold for mandatory electronic filing. Currently, electronic filing is required if 250 returns of one type are filed. If final regulations are issued and effective for 2023 tax returns required to be filed in 2024, we will post an article at IRS.gov/FormW3PR explaining the change. Until final regulations are issued, however, the number remains at 250, as reflected in these instructions.

Disaster tax relief.

Disaster tax relief is available for those affected by recent disasters. For more information about disaster relief, go to IRS.gov/DisasterTaxRelief.

Discrepancies when reconciling Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR with Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) due to coronavirus (COVID-19) related employment tax credits and other tax relief.

You may have a discrepancy when reconciling Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR to Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) if you used any of the COVID-19 tax relief. See Pub. 179, in Spanish; Pub. 15; Pub. 51; the instructions for your respective employment tax form; and the Caution under Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) for more information.

Due date for filing with the Social Security Administration (SSA).

The due date for filing 2023 Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR with the Social Security Administration (SSA) is January 31, 2024, whether you file using paper forms or electronically.

Rejected wage reports from the SSA.

The SSA will reject Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under the following conditions.

Additionally, Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports for household employers will be rejected under the following conditions.

If the above conditions occur in a wage report filed electronically or on paper, the SSA will notify the submitter of its rejection by email or postal mail and ask them to correct the report and resubmit it to the SSA.

Household employers, see Pub. 926, Household Employer’s Tax Guide.

Additional Medicare Tax.

In addition to withholding Medicare tax at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Additional Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA) wages or compensation it pays to an employee in excess of $200,000 in a calendar year. An employer is required to begin withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it pays wages or compensation in excess of $200,000 to an employee and continue to withhold it until the end of the calendar year. Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is no employer share of Additional Medicare Tax. All wages and compensation that are subject to Medicare tax are subject to Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the $200,000 withholding threshold.

For more information on Additional Medicare Tax, go to IRS.gov/ADMTfaqs.

Unless otherwise noted, references to Medicare tax include Additional Medicare Tax.

Business Services Online (BSO).

The SSA has enhanced its secure BSO website to make it easier to register and navigate. Use BSO’s online fill-in forms to create, save, and submit Forms 499R-2/W-2PR to the SSA electronically. BSO lets you file these forms with state or local governments, distribute to your employees, and keep for your records. BSO generates Form W-3PR automatically based on your Forms 499R-2/W-2PR. You can also use BSO to upload wage files to the SSA, check on the status of previously submitted wage reports, and take advantage of other convenient services for employers and businesses. Visit the SSA’s Employer W-2 Filing Instructions & Information website at SSA.gov/employer for more information about using BSO to save time for your organization. Here you will also find forms and publications used for wage reporting, information about verifying employee social security numbers online, how to reach an SSA employer services representative, and more.

Preview BSO by viewing a brief online tutorial. Go to SSA.gov/employer and select Business Services Online Tutorial under Handbooks, Tutorial & Videos.

Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).

You may be required to report wages and taxes on a form different from the form you generally use if an employee claims residence or domicile under MSRRA in a different jurisdiction than one of the 50 states, the District of Columbia, American Samoa, the Commonwealth of the Northern Mariana Islands, Guam, the Commonwealth of Puerto Rico, or the U.S. Virgin Islands.

Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember (civilian spouse) may keep his or her prior residence or domicile for tax purposes (tax residence) when accompanying the servicemember spouse, who is relocating under military orders, to a new military duty station in one of the 50 states, the District of Columbia, or a U.S. commonwealth or territory. Before relocating, both spouses must have had the same tax residence.

For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA, his or her income from services wouldn’t be taxable income for Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld and submitted to the IRS. State and local income taxes may need to be withheld and remitted to state and local tax authorities. You should consult with state, local, or U.S. possession tax authorities regarding your withholding obligations under MSRRA.

However, for any taxable year of the marriage, the civilian spouse may elect to use the same residence for purposes of taxation as the servicemember regardless of the date on which the marriage of the spouse and the servicemember occurred.

In the previous example, the spouse would be allowed to elect to use the same residence as the servicemember.

Severance payments.

Severance payments are wages subject to social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of Pub. 15, Special Rules for Various Types of Services and Payments, severance payments are also subject to Federal Unemployment Tax Act (FUTA) tax.

Information about state tax requirements for employers.

If you’re an employer in the Commonwealth of Puerto Rico, contact the Puerto Rico Department of the Treasury (Departamento de Hacienda de Puerto Rico) by sending a message through your account in Internal Revenue Unified System (SURI) or by calling 787-622-0123 and choosing option 5. Send any correspondence to:

Help with e-filing.

If you have questions about how to register or use BSO, call 800-772-6270 (or 800-325-0778 (TTY)) (toll free) to speak with an employer reporting technician at the SSA. The hours of operation are Monday through Friday from 7:00 a.m. to 7:00 p.m., Eastern time. You may also write to employerinfo@ssa.gov for assistance. If you experience problems using any of the services within BSO, call 888-772-2970 (toll free) to speak with a systems operator in technical support at the SSA. To speak with the SSA’s Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico, call 212-264-4402 (not a toll-free number).

Employment tax information.

Detailed employment tax information is given in:

You can also obtain more information on employment taxes by calling 800-829-4933 or by visiting IRS.gov/EmploymentTaxes.

Internet.

You can access the IRS website 24 hours a day, 7 days a week to:

You can order forms, instructions, and publications at IRS.gov/OrderForms. For any other tax information, go to IRS.gov/Help/Tax-Law-Questions.

Don’t file Forms W-3PR printed from IRS.gov with the SSA. The SSA accepts only e-filed reports and the official red-ink versions (or approved substitute versions) of Form W-3PR. For information about electronic filing, see Electronic filing (e-file), later.

Walk-in.

You can make an appointment to visit our Taxpayer Assistance Centers (TAC) in the following locations:

Purpose of form.

Use Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3PR for the correct year and also keep a copy of Form W-3PR for your records.

Form W-3PR isn’t used for meeting the filing requirements with the Puerto Rico Department of the Treasury. For more information on these requirements, go to Hacienda.Gobierno.pr.

Don’t use these forms to report wages subject to U.S. income tax withholding. If you report this type of wages, use Form W-2 and Form W-3 to report U.S. income tax withheld as well as any other applicable employment taxes. See the General Instructions for Forms W-2 and W-3 for more information on how to report income subject to U.S. income taxes.

Who must file Form W-3PR.

Employers and other payers must file Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA.

Who may sign Form W-3PR.

A transmitter or sender (including a service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent) may sign Form W-3PR (or use its personal identification number (PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the sender satisfies both of the following.

If an authorized sender signs for the payer, the payer is still responsible for filing with the SSA, when due, a correct and complete Form W-3PR and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is subject to any penalties that result from not complying with these requirements. Be sure that the payer’s name and employer identification number (EIN) are the same as those used on Form 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Form 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Form 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador; or Schedule H-PR (Form 1040-PR), Impuestos sobre el Empleo de Empleados Domésticos, all available in Spanish, filed by or for the employer.

When to file.

Regarless of whether you file on paper or electronically, you must file Form 499R-2/W-2PR along with Form W-3PR with the SSA by January 31, 2024. You may owe a penalty for each Form 499R-2/W-2PR you file late.

Where to file paper forms.

Send Form(s) 499R-2/W-2PR with the entire page of Form W-3PR to:

Visit IRS.gov/PDS for a list of IRS-approved private delivery services.

Shipping and mailing.

Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR either alphabetically by employees’ last names or numerically by employees’ social security numbers. Don’t staple or tape Form W-3PR to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Forms 499R-2/W-2PR to each other. Don’t fold either of these forms; send them to the SSA in a flat envelope. If you file more than one type of employment tax form, group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a separate Form W-3PR for each same type and send them in separate groups. Don’t print Forms 499R-2/W-2PR using a double-sided printer setting.

Electronic filing (e-file).

The SSA encourages all employers to e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure accuracy. If you’re required to file 250 or more Forms 499R-2/W-2PR with the SSA, you must e-file them. You may incur in a penalty if you fail to e-file when required.

Making corrections.

Use Form W-3c PR, Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 499R-2c/W-2cPR, Corrected Withholding Statement, or to make corrections to a previously filed Form W-3PR with the SSA. For more details on how to correct a Form W-3PR using Form W-3c PR, see the Instructions for Form W-3c PR.

See the instructions for Form 499R-2c/W-2cPR for more information on how to meet the filing requirements with the Puerto Rico Department of the Treasury.

Box a: Kind of payer.

Check the box that applies. Check only one box (see Third-party sick pay, later, for an exception). If more than one box applies (except for “third-party sick pay”), send each type of Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR.

Box b: Total number of attached Forms 499R-2/W-2PR.

Enter the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you’re sending with this Form W-3PR. Don’t count void Forms 499R-2/W-2PR.

Box c: Employer identification number (EIN).

Enter the nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be formatted as 00-0000000. The EIN you enter must be the same number you used on Form 941-PR, 943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR). Don’t use a prior owner’s EIN. An employer’s EIN may not be truncated (replace the first 5 digits of the 9-digit number with asterisks (*) or X’s).

If you don’t have an EIN when filing Form W-3PR, enter “Applied For” in box c, not your social security number (SSN). You can get an EIN by applying online at IRS.gov/EIN or by faxing or mailing Form SS-4, Application for Employer Identification Number, to the IRS.

Boxes d and e: Employer’s name and address.

Enter the employer’s name, street address, city, state, and ZIP code.

Box f: Other EIN used this year.

If you have used an EIN (including a prior owner’s EIN) on Form 941-PR, 943-PR, or 944(SP) submitted for 2023 that’s different from the EIN reported in box c on Form W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report the employer’s EIN in box f. If an agent is reporting for more than one employer, leave box f blank.

Contact person, telephone number, fax number, and email address.

Enter this information for use by the SSA if any questions arise during processing. The name of a contact person must be provided in case there are any questions in regard to the form during processing. The employer’s phone number, fax number, and email address need to be provided.

Boxes 1–4 and 6–16.

Enter the amounts from the corresponding totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you’re sending with this Form W-3PR.