Instrucciones para el Formulario W-3PR (Instructions for Form W-3PR) (2018)

Informe de Comprobantes de Retención(Transmittal of Withholding Statements)

Section references are to the Internal Revenue Code unless otherwise noted.

2018


Instrucciones para el
Formulario W-3PR (Instructions for Form W-3PR) - Main Contents

Acontecimientos Futuros

Para obtener la información más reciente sobre los acontecimientos relacionados con el Formulario W-3PR y sus instrucciones, como legislación promulgada después de que dichos documentos se hayan publicado, visite IRS.gov/FormW3PR.

Qué Hay de Nuevo

Programas para la donación de licencia anual para ayudar a las víctimas de las tormentas tropicales y los huracanes Harvey, Irma y María, además de los incendios forestales que tuvieron lugar en 2017 en California.

Conforme a estos programas, los empleados pueden donar su licencia anual, de enfermedad o personal a cambio de pagos en efectivo efectuados por el patrono antes del 1 de enero de 2019 a organizaciones exentas de contribuciones calificadas para proveer ayuda a las víctimas de la tormenta tropical Harvey y el huracán Harvey, la tormenta tropical Irma y el huracán Irma, la tormenta tropical María y el huracán María, además de los incendios forestales en California que comenzaron el 8 de octubre de 2017. La licencia donada no se tiene que incluir en los ingresos o salarios del empleado. El patrono puede deducir los pagos en efectivo como gastos del negocio o donaciones caritativas. Para más información, los contribuyentes afectados deben ver lo siguiente:

  • Para la tormenta tropical Harvey y el huracán Harvey, vea el Notice (Aviso) 2017-48 que se encuentra en la página 254 del Boletín de Rentas Internas 2017-39, disponible en inglés, en IRS.gov/irb/2017-39_IRB#NOT-2017-48;

  • Para la tormenta tropical Irma y el huracán Irma, vea el Notice (Aviso) 2017-52 que se encuentra en la página 262 del Boletín de Rentas Internas 2017-40, disponible en inglés, en IRS.gov/irb/2017-40_IRB#NOT-2017-52;

  • Para la tormenta tropical María y el huracán María, vea el Notice (Aviso) 2017-62 que se encuentra en la página 460 del Boletín de Rentas Internas 2017-44, disponible en inglés, en IRS.gov/irb/2017-44_IRB#NOT-2017-62; y

  • Para los incendios forestales en California, vea el Notice (Aviso) 2017-70, que se encuentra en la página 543 del Boletín de Rentas Internas 2017-48, disponible en inglés, en IRS.gov/irb/2017-48_IRB#NOT-2017-70.

 

Recordatorios

Fecha de vencimiento para radicar ante la SSA.

La fecha de vencimiento para radicar los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR ante la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) correspondientes al año contributivo 2018, es el 31 de enero de 2019, sin tomar en cuenta si usted radica su formulario en papel o electrónicamente.

Informes de salarios denegados por la Administración del Seguro Social (SSA).

La SSA denegará los informes electrónicos y en papel del Formulario 499R-2/W-2PR bajo las circunstancias siguientes:

  • El total de salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare es menor que el total de los salarios y propinas sujetos a la contribución al Seguro Social;

  • La contribución al Seguro Social es mayor que cero, pero hay cero salarios y propinas sujetos a la contribución al Seguro Social; y

  • La contribución al Medicare es mayor que cero, pero hay un total de cero salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare.

 

Además, los informes electrónicos y en papel de los Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR correspondientes a patronos domésticos se denegarán bajo las circunstancias siguientes:

  • El total de salarios y propinas sujetos a la contribución al Seguro Social es menor que las ganancias mínimas anuales sujetas a la retención de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare para un empleado doméstico y

  • Los salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare son menores que las ganancias mínimas anuales sujetas a la retención de las contribuciones al Seguro Social y al Medicare para un empleado doméstico.

 

Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un informe de salarios presentado electrónicamente o en papel, la SSA le notificará por correo electrónico o por correo postal sobre la denegación del informe a la persona que presentó dicho informe. Se le pedirá a la persona que corrija el informe y lo envíe nuevamente a la SSA.

Nota:

No escriba " corrected " (corregida) ni " amended " (enmendada) en ninguno de los informes presentados de nuevo.

 

Si es patrono de empleados domésticos, vea la Publicación 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños.

Contribución Adicional al Medicare.

Además de retener la contribución al Medicare de 1.45%, el patrono está requerido a retener un 0.9% de la Contribución Adicional al Medicare en los salarios o compensación conforme a la Federal Insurance Contributions Act (Ley de contribuciones al seguro federal o FICA, por sus siglas en inglés) pagados a un empleado en exceso de $200,000 en un año natural. Se le requiere al patrono que comience a retener la Contribución Adicional al Medicare en el período de paga en el cual le paga salarios o compensación en exceso de $200,000 a un empleado y continuar reteniendo dicha contribución hasta el fin del año natural. La Contribución Adicional al Medicare se le impone únicamente al empleado. No hay porción correspondiente al patrono de la Contribución Adicional al Medicare. Todo salario o compensación sujeto a la contribución al Medicare está sujeto a la retención de la Contribución Adicional al Medicare si es pagado en exceso del límite de retención de $200,000.

Si desea obtener más información sobre la Contribución Adicional al Medicare, visite IRS.gov/ADMT y pulse sobre Español para ver la información en español.

A menos que se indique de otro modo, las referencias a la contribución al Medicare incluyen la Contribución Adicional al Medicare.

Servicios para empresas por Internet (BSO).

La SSA ha mejorado su página web Business Services Online (Servicios para Empresas en Internet o BSO, por sus siglas en inglés) para facilitar la navegación de la página y el proceso de inscripción. Use el BSO en línea para completar formularios y crear, salvar y radicar los Formularios 499R-2/W-2PR electrónicamente ante la SSA. El BSO le permite imprimir copias de estos formularios para la radicación con los gobiernos estatales o locales, distribuir a sus empleados y para guardar en sus récords. El BSO genera el Formulario W-3PR automáticamente según la información que tenga en sus Formularios 499R-2/W-2PR. Además, puede usar el BSO para subir archivos de salarios a la SSA, verificar el estado de informes de salarios que se han radicado previamente y tomar ventaja de otros servicios convenientes disponibles a patronos y negocios. Visite la página de la SSA, Servicios para empresas por Internet: Instrucciones e información para empleadores, en SSA.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm para más información en español sobre cómo usar el BSO para así ahorrarle tiempo a su organización. Además, aquí encontrará formularios y publicaciones que se usan para informar los salarios, información sobre cómo verificar los números de Seguro Social en línea, cómo comunicarse con un representante de servicios al patrono de la SSA y más.

This is an Image: taxtip.gif

 

Puede ver cómo funciona el BSO viendo las guías disponibles en Internet. Acceda a SSA.gov/espanol/bso/bso-bienvenido.htm y bajo el título Enlaces de la guía. Cómo usar..., seleccione la guía que desee ver. La información en esta página está disponible en español.

La Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).

Usted puede estar obligado a informar salarios y contribuciones en un formulario distinto al formulario que normalmente utiliza si el empleado reclama residencia o domicilio conforme a la Military Spouses Residency Relief Act (Ley de Alivio Residencial para Cónyuges de Miembros de las Fuerzas Armadas o MSRRA, por sus siglas en inglés) en una jurisdicción distinta en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia, la Samoa Estadounidense, la Comunidad Autónoma de las Islas Marianas del Norte, Guam, Puerto Rico o las Islas Vírgenes Estadounidenses.

La MSRRA le provee la oportunidad al cónyuge (cónyuge que no es miembro de las Fuerzas Armadas) de un miembro de las Fuerzas Armadas que presta servicio activo de conservar su residencia o domicilio previo para propósitos contributivos (domicilio contributivo) cuando acompaña a su cónyuge militar, el cual se está trasladando conforme a nuevas órdenes militares, a un nuevo local donde prestará servicios militares en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia, un estado libre asociado con los Estados Unidos o un territorio (posesión) estadounidense. Antes de trasladarse, ambos cónyuges tienen que haber tenido la misma residencia o domicilio contributivo.

Por ejemplo, si un cónyuge civil trabaja en Puerto Rico pero reclama propiamente domicilio contributivo en uno de los 50 estados conforme a la MSRRA, sus ingresos por prestar servicios no serían considerados como ingresos sujetos a la contribución para propósitos de las contribuciones puertorriqueñas. Las contribuciones federales sobre los ingresos deben ser retenidas y enviadas al Servicio Federal de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés). Las contribuciones estatales y locales sobre los ingresos pueden tener que retenerse y ser enviadas a las autoridades estatales y locales pertinentes. Consulte con las autoridades contributivas estatales, locales o territoriales estadounidenses en relación con sus obligaciones retentivas conforme a la MSRRA.

Pagos de indemnización por despido.

Los pagos de indemnización por despido son salarios que están sujetos a las contribuciones al Seguro Social y al Medicare. Tal como se indica en el apartado 15, Reglas especiales para varias clases de servicios y de pagos, de la Publicación 179, los pagos de indemnización por despido también están sujetos a la contribución conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de Contribución para el Desempleo o FUTA, por sus siglas en inglés).

Información sobre las obligaciones contributivas estatales para patronos.

Si es un patrono del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, comuníquese con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico enviando un correo electrónico a w2info@hacienda.pr.gov o llamando al 787-622-0123 y marcando la opción 4. Puede enviar correspondencia a:

Departamento de Hacienda de Puerto Rico
P.O. Box 9024140
San Juan, P.R. 00902-4140


Para localizar su Centro de Servicio del Departamento de Hacienda más cercano, visite Hacienda.Gobierno.pr y pulse sobre el enlace Contáctenos.

¿Necesita Ayuda?

Ayuda con la radicación electrónica.

Si tiene preguntas sobre cómo inscribirse o usar el BSO, llame al 1-800-772-6270 (libre de cargos) para hablar con un técnico de información para patronos en la SSA. Las horas de operación son de lunes a viernes, de 7:00 a.m. a 7:00 p.m., horario del Este. Si usted enfrenta problemas usando cualquiera de los servicios del BSO, llame al 1-888-772-2970 (libre de cargos) para hablar con un operador de sistemas en la oficina de apoyo técnico de la SSA. Para hablar con el Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace de los servicios para patronos o ESLO, por sus siglas en inglés) para Puerto Rico, llame al 1-212-264-1462 (no es un número libre de cargos).

Si desea información sobre cómo obtener formularios y publicaciones, vea la Publicación 179.

Información de la contribución patronal sobre la nómina.

Información detallada de la contribución patronal sobre la nómina se encuentra en los siguientes productos:

  • Publicación 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños;

  • Publicación 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide (Guía contributiva federal para patronos), en inglés;

  • Publicación 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía contributiva suplementaria del patrono), en inglés;

  • Publicación 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits (Guía contributiva del patrono que paga beneficios marginales), en inglés;

  • Publicación 51 (Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide (Guía contributiva del patrono agrícola), en inglés;

  • Publicación 926, Household Employer’s Tax Guide (Guía contributiva para patronos de empleados domésticos), en inglés;

  • Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos; y

  • Publicación 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the Northern Mariana Islands (Guía contributiva federal para patronos en las Islas Vírgenes Estadounidenses, Guam, la Samoa Estadounidense y la Comunidad Autónoma de las Islas Marianas del Norte), en inglés.

 

También puede obtener más información sobre las contribuciones sobre la nómina llamando al 1-800-829-4933 o visitando IRS.gov/Espanol e ingresando "nómina" en el recuadro Search (Buscar).

Internet.

Puede acceder al sitio web del IRS, IRS.gov/Espanol, los 7 días de la semana, las 24 horas al día para:

  • Descargar (bajar), ver y pedir formularios, instrucciones y publicaciones contributivos;

  • Buscar información en línea para sus preguntas sobre contribuciones;

  • Ver respuestas sobre preguntas tributarias que se hacen con frecuencia;

  • Hacer búsquedas de publicaciones por tema o por palabra clave;

  • Ver los Internal Revenue Bulletins (Boletines de Rentas Internas o IRB, por sus siglas en inglés) que se han publicado en años recientes;

  • Inscribirse para recibir noticias locales y nacionales sobre contribuciones por medio de correo electrónico; y

  • Ver Temas Tributarios que le proveerán información sobre las contribuciones patronales y otra información contributiva para los residentes de Puerto Rico. Si desea ver estos temas, acceda a IRS.gov/Spanish/Temas-Tributarios. Luego, busque la serie de temas número "900", los cuales proveen información para residentes de Puerto Rico.

 

Puede pedir formularios, instrucciones y publicaciones en IRS.gov/OrderForms, en inglés. Si desea obtener más información contributiva, acceda a IRS.gov/Help/Tax-Law-Questions, disponible en inglés.

This is an Image: caution.gif

 

No puede radicar Formularios W-3PR que imprima de IRS.gov ante la SSA. La SSA acepta solamente informes radicados electrónicamente y las versiones oficiales en tinta roja (o versiones sustitutivas aprobadas) del Formulario W-3PR. Si desea información sobre la radicación electrónica, vea Radicación electrónica (e-file), más adelante.

En persona.

Puede visitar nuestro Centro de Ayuda al Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés) de Guaynabo en:

City View Plaza II Bldg. 48
Carr. 165 km. 1.2
Guaynabo, P.R. 00968-8000

Para obtener información general de horarios de oficina, localización y servicios prestados, puede llamar al número 787-522-8660. El horario es de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 4:30 p.m.

Por correo.

Si desea solicitar formularios, instrucciones y publicaciones, envíe su solicitud a la dirección siguiente. Deberá recibir el material solicitado en un período de 10 días después de que recibamos su solicitud.

Internal Revenue Service
1201 N. Mitsubishi Motorway
Bloomington, IL 61705-6613

 

Instrucciones Generales para el Formulario W-3PR

Propósito del formulario.

Se usa el Formulario W-3PR para transmitir uno o más Formulario(s) 499R-2/W-2PR a la SSA. Asegúrese de completar un Formulario W-3PR para el año correcto y de guardar una copia del Formulario W-3PR en su documentación.

El Formulario W-3PR no se usa para cumplir con los requisitos de radicación ante el Departamento de Hacienda. Para más información sobre los requisitos de radicación ante el Departamento de Hacienda, visite Hacienda.Gobierno.pr.

This is an Image: caution.gif

 

No use estos formularios para informar salarios sujetos a la retención de contribuciones federales sobre los ingresos. En vez, use el Formulario W-2 y el Formulario W-3, disponibles en inglés, para informar la retención de impuestos federales sobre los ingresos además de toda otra contribución sobre la nómina correspondiente. Vea las General Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3), en inglés, para más información sobre cómo declarar ingresos sujetos a contribuciones federales sobre los ingresos.

Quién tiene que radicar el Formulario W-3PR.

Los patronos y otros pagadores tienen que radicar el Formulario W-3PR para radicar los Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA.

Patrono de empleados domésticos.

Tiene que radicar un Formulario W-3PR aun si radica un Formulario 499R-2/W-2PR para un solo empleado doméstico. Marque el recuadro "Doméstico" en el recuadro a del Formulario W-3PR. Para más información, vea el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) y las instrucciones por separado. Tiene que tener un número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés). Vea Recuadro c: Número de identificación patronal (EIN), más adelante.

Quién puede firmar el Formulario W-3PR.

Un transmisor o remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente de reportación, un agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar el Formulario W-3PR (o usar su número de identificación personal o PIN, por sus siglas en inglés, en las radicaciones electrónicas) en nombre del patrono o del pagador sólo si el remitente satisface los dos siguientes puntos:

  • Está autorizado por un acuerdo de agencia (ya sea verbal, por escrito o implícito) válido conforme a la ley estatal y

  • Escribe "Por (nombre del pagador)" junto a la firma (sólo para los Formularios W-3PR en papel).

 

This is an Image: caution.gif

 

El usar un agente de reportación u otro proveedor tercero de servicio de nómina no exime al patrono de su responsabilidad de asegurar que los Formularios 499R-2/W-2PR sean distribuidos a los empleados y que los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR sean radicados ante la SSA correctamente y a tiempo.

Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es responsable de radicar ante la SSA para la fecha de vencimiento un Formulario W-3PR correcto y completo con los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese que el nombre y el número de identificación patronal (EIN, por sus siglas en inglés) sean los mismos que aparecen en el Formulario 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Formulario 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador; o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos, radicados por el patrono o a favor del mismo.

Cuándo se tiene que radicar el formulario.

Si radica por medio de papel o electrónicamente, tiene que radicar el Formulario 499R-2/W-2PR con el Formulario W-3PR a más tardar el 31 de enero de 2019 ante la SSA. Quizás tenga que pagar una multa por cada Formulario 499R-2/W-2PR que radique fuera de plazo.

Nota:

Consulte con el Departamento de Hacienda para obtener las fechas de radicación de las declaraciones informativas puertorriqueñas.

 

Adónde enviar formularios en papel.

Envíe el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3PR a:

 

Si envía su Formulario W-3PR a través de... Entonces envíelo a la siguiente dirección:
Correo regular Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001
Correo certificado Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0002
Un servicio privado de entrega aprobado por el IRS Social Security Administration
Direct Operations Center
Attn: W-2 Process
1150 E. Mountain Dr.
Wilkes-Barre, PA 18702-7997

 

This is an Image: taxtip.gif

 

Vea la Publicación 179 para obtener una lista de servicios de entrega privados aprobados por el IRS.

This is an Image: caution.gif

 

No envíe efectivo, cheques, giros ni otras clases de pagos con los Formularios 499R-2/W-2PR ni los Formularios W-3PR que envíe a la SSA. Los formularios de contribuciones sobre la nómina (por ejemplo, Formularios 941-PR, 943-PR o 944(SP)) y los pagos correspondientes a estos formularios se tienen que enviar al IRS.

Cómo enviar los formularios.

Prepare y radique los Formularios 499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del trabajador o en orden numérico por el número de Seguro Social del empleado. No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3PR al Formulario 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera el Formulario 499R-2/W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios. Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si radica más de una clase de planilla para la contribución sobre la nómina, radique todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase junto con un Formulario W-3PR por separado para cada clase de planilla en cuestión y envíelos cada uno en grupos por separado.

Radicación electrónica (e-file).

La SSA le recomienda a todos los patronos radicar electrónicamente. La radicación electrónica le puede ahorrar tiempo y trámites y asegura la precisión en los documentos. Si tiene que radicar 250 o más Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA, tiene que radicarlos usando medios electrónicos. Usted puede incurrir en una multa si no radica los formularios por medios electrónicos cuando se requiera que lo haga.

This is an Image: taxtip.gif

 

Es preferible que radique los formularios ante la SSA por medios electrónicos aunque radique menos de 250 Formularios 499R-2/W-2PR.

La página web Business Services Online (Servicios para Empresas por Internet o BSO, por sus siglas en inglés) de la SSA hace que la radicación electrónica sea fácil al proveer dos maneras para radicar el Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3PR.

  • Si necesita radicar hasta 50 Formularios 499R-2/W-2PR o hasta 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, puede usar el BSO para crearlos en Internet. El BSO le guía sobre el proceso de cómo crear Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios 499R-2c/W-2cPR, cómo guardarlos e imprimirlos y cómo enviarlos a la SSA cuando esté listo. Usted no tiene que esperar hasta que haya transmitido los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR a la SSA antes de imprimir copias para sus empleados. El BSO genera el Formulario W-3PR o W-3c PR automáticamente según los Formularios 499R-2/W-2PR o 499R-2c/W-2cPR que esté transmitiendo.

  • Si necesita radicar más de 50 Formularios 499R-2/W-2PR o más de 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, la opción de Subir Registro de Salarios del BSO podría ser la mejor opción de radicación electrónica para su empresa u organización. Si desea obtener las especificaciones de formato para utilizar esta opción, visite el sitio web de la SSA titulado Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para patronos sobre la radicación de Formularios W-2), disponible en inglés, en SSA.gov/employer. Seleccione Publications & Forms (Publicaciones y formularios), pulse sobre el enlace Specifications for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) (Especificaciones para la radicación electrónica de Formularios W-2 y W-2c), disponible en inglés, y luego seleccione el documento correspondiente. Esta información también está disponible llamando libre de cargos al Centro de Servicio para la Declaración de Patronos al 1-800-772-6270 (libre de cargos).

 

This is an Image: caution.gif

 

Si radica los formularios por medios electrónicos, no radique los mismos formularios en papel.

Si desea más información sobre la radicación electrónica de Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios W-3PR ante la SSA, visite la página de la SSA titulada Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para patronos sobre la radicación de Formularios W-2), disponible en inglés, en SSA.gov/employer, en inglés.

This is an Image: caution.gif

 

El sistema de radicación electrónica ofrecido por la SSA en su página de BSO es un sistema independiente del sistema de radicación electrónica para patronos y agentes retenedores ofrecido por el Departamento de Hacienda de Puerto Rico. Si desea información sobre los requisitos de radicación electrónica de formularios ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico, visite Hacienda.Gobierno.pr.

Exención de radicación electrónica.

Puede solicitar una exención de radicar planillas por medios electrónicos completando el Formulario 8508, Request for Waiver From Filing Information Returns Electronically (Solicitud para la exención de radicar planillas informativas por medios electrónicos), en inglés. Radique el Formulario 8508 ante el IRS por lo menos 45 días antes de la fecha de vencimiento para la radicación del Formulario 499R-2/W-2PR. Vea el Formulario 8508, en inglés, para informarse sobre cómo se radica.

Cómo hacer correcciones.

Use el Formulario W-3c PR, Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, o para hacer correcciones a un Formulario W-3PR radicado anteriormente ante la SSA. Para más detalles sobre cómo corregir un Formulario W-3PR utilizando el Formulario W-3c PR, vea las Instrucciones para el Formulario W-3c PR.

Vea las instrucciones para el Formulario 499R-2c/W-2cPR para información sobre cómo cumplir con los requisitos de radicación ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico.

Instrucciones Específicas

This is an Image: caution.gif

 

Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que proveen exenciones para las contribuciones estatales puertorriqueñas sobre los ingresos no corresponden a las contribuciones federales estadounidenses sobre los ingresos, incluidas las contribuciones sobre la nómina. Estas exenciones no se pueden tomar en cuenta al completar planillas federales estadounidenses de contribuciones personales y de contribuciones sobre la nómina.

El Formulario W-3PR es leído por máquinas; por lo tanto, escriba a maquinilla, si es posible, o escriba con letra de imprenta bien oscura. Envíe la página entera del Formulario W-3PR junto con el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en dólares, omita el signo de dólar ($) y la coma, pero no omita el punto decimal (00000.00).

This is an Image: taxtip.gif

 

Las cantidades declaradas en formularios relacionados con las contribuciones sobre la nómina (tales como los Formularios 499R-2/W-2PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)) deben coincidir con las cantidades declaradas en los recuadros pertinentes del Formulario W-3PR. Si hay diferencias, el IRS y la SSA podrían comunicarse con usted. Retenga su información de conciliación para futura referencia. Vea Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), más adelante.

Recuadro a: Clase de pagador.

Marque el recuadro que le corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Comp. por enferm. de tercero pagador, más adelante, para una excepción). Si le corresponden dos o más recuadros (a menos que sea "compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador"), envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario W-3PR por separado.

941-PR.

Marque este recuadro si radica el Formulario 941-PR y no le corresponde ninguna otra categoría (a menos que sea "compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador"). Una iglesia o una organización con fines religiosos deberá marcar este recuadro aunque no esté obligada a radicar el Formulario 941-PR o el Formulario 944(SP). También marcaría este recuadro si en 2018 avisa a tiempo al IRS de haber radicado por primera vez el Formulario 941-PR en vez del Formulario 944(SP). Para más información sobre esto, consulte las Instrucciones para el Formulario 941-PR o las Instrucciones para el Formulario 944(SP). Para los negocios que pagan ingresos de fuentes estadounidenses, si radica el Formulario 941, tiene que marcar el recuadro "941" del recuadro b del Formulario W-3, en inglés, y no el Formulario W-3PR, el cual sólo se utiliza para informar ingresos de fuentes de Puerto Rico.

943-PR.

Marque este recuadro si usted es patrono agrícola y radica el Formulario 943-PR y envía el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR para empleados agrícolas. Para empleados no agrícolas, envíe los Formularios 499R-2/W-2PR de éstos con otro Formulario W-3PR, marcando el recuadro correspondiente. Para los negocios que pagan ingresos de fuentes estadounidenses, si radica el Formulario 943, tiene que marcar el recuadro "943" del recuadro b del Formulario W-3, en inglés, y no el Formulario W-3PR, el cual sólo se utiliza para informar ingresos de fuentes de Puerto Rico.

944(SP).

Marque este recuadro si usted radica el Formulario 944(SP) y no corresponde otra categoría (a menos que sea "compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador"). Para los negocios que pagan ingresos de fuentes estadounidenses, si radica el Formulario 944(SP), tiene que marcar el recuadro "944" del recuadro b del Formulario W-3, en inglés, y no el Formulario W-3PR, el cual sólo se utiliza para informar ingresos de fuentes de Puerto Rico.

Doméstico.

Marque este recuadro si usted es un patrono de empleados domésticos que envía el Formulario 499R-2/W-2PR para empleados domésticos y no incluyó las contribuciones de tales empleados en el Formulario 941-PR, Formulario 943-PR o en el Formulario 944(SP).

Comp. por enferm. de tercero pagador.

Marque este recuadro si usted es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o declara pagos de compensación por enfermedad hechos por un tercero pagador) que radica el Formulario 499R-2/W-2PR con dicha compensación declarada en el recuadro 7 ("Sueldos"). No marque este recuadro si el tercero pagador radica el Formulario 499R-2/W-2PR y usted solamente radica un formulario de resumen (en el Formulario 8922; vea la Publicación 15-A, en inglés, para más detalles). Si le corresponde más de un recuadro (por ejemplo, éste y el que es para el Formulario 941-PR), marque ambos recuadros y radique un solo Formulario W-3PR tanto para el Formulario 499R-2/W-2PR regular como para el Formulario 499R-2/W-2PR correspondiente a un tercero pagador de compensación por enfermedad.

Sólo empleados Medicare.

Marque este recuadro si se trata de una agencia gubernamental con empleados sujetos solamente a la contribución al Medicare.

Recuadro b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.

Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales completados que envía con este Formulario W-3PR. No incluya los Formularios 499R-2/W-2PR nulos.

Recuadro c: Número de identificación patronal (EIN).

Anote el número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS. Tiene que escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote tiene que ser el mismo que aparece en su Formulario 941-PR, 943-PR, 944(SP) o Anexo H-PR (Formulario 1040-PR). No use el EIN de un propietario anterior.

Si usted no tiene un EIN al radicar su Formulario W-3PR, escriba "Solicitado" en el recuadro c; no escriba su número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés). Puede obtener un EIN solicitándolo por Internet en IRS.gov/EIN (pulse sobre Español para ver información en español) o enviando el Formulario SS-4PR, Solicitud de Número de Identificación Patronal (EIN), por correo o por fax al IRS.

Recuadros d y e: Nombre y dirección del patrono.

Escriba el nombre del patrono, número y calle, ciudad, estado y código postal (ZIP).

Recuadro f: Otro número de identificación patronal usado este año.

Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un propietario anterior) en el Formulario 941-PR, 943-PR o 944(SP) radicado para el año 2018, que sea distinto al EIN anotado en el recuadro c del Formulario W-3PR, anote aquí el otro EIN que usó. Normalmente, los agentes del patrono anotan el EIN del patrono en el recuadro f. Si un agente declara por más de un patrono, deje el recuadro f en blanco.

Persona de contacto, número de teléfono, número de fax y dirección de email.

Facilite esta información para que la pueda usar la SSA si surge cualquier duda durante la tramitación del formulario. Necesita proveer el nombre de la persona con quien nos podamos comunicar si hubiera alguna pregunta con respecto al formulario al momento de tramitarse. El número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico (email) que se solicitan son del patrono.

This is an Image: caution.gif

 

Los proveedores de servicios de nómina deben anotar la información de su cliente en esos espacios.

Recuadros 1-4 y 6-16.

Declare los totales correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con este Formulario W-3PR.

Recuadro 13.

Además de incluir la retención de la contribución al Medicare, también incluya en este recuadro la cantidad total de la retención de la Contribución Adicional al Medicare, si la hay. Si desea más información sobre la Contribución Adicional al Medicare, acceda a IRS.gov/ADMT. Pulse sobre Español para ver la información en español.

Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)

Concilie las cantidades indicadas en los recuadros 10, 12a y 14 de todo Formulario W-3PR para el año 2018 con sus cantidades relacionadas totales para el año indicadas en los Formularios 941-PR trimestrales o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales. Cuando surgen diferencias entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR radicados ante la SSA y los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) radicados ante el IRS, tenemos que comunicarnos con usted para resolver tales diferencias.

Cómo reducir las diferencias entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR y los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR).

  • Asegúrese que las cantidades declaradas en el Formulario W-3PR para el año 2018 sean aquellas sumas totales correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR.

  • Se deben conciliar, por medio de comparación, las cantidades declaradas en el Formulario W-3PR con las cantidades declaradas en las líneas correspondientes de los Formularios 941-PR trimestrales (o los Formularios 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales) en las siguientes partidas:

 

  1. Los salarios sujetos a la contribución al Seguro Social, salarios y propinas sujetos a la contribución al Medicare y las propinas sujetas a la contribución al Seguro Social (recuadros 10, 12a y 14). El Formulario W-3PR debe incluir los ajustes que se declararon en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o del Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) sólo del año en curso. Si los ajustes declarados en los Formularios 941-PR, 943-PR, 944(SP) o del Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) incluyen cantidades correspondientes a un año anterior, no declare esos ajustes correspondientes a un año anterior en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR del año en curso.

  2. Las contribuciones al Seguro Social y al Medicare (recuadros 11 y 13). Las cantidades indicadas en los Formularios 941-PR trimestrales (o los Formularios 943-PR, 944(SP) o Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales), que incluyen los ajustes del año en curso, deben ser aproximadamente el doble de las cantidades indicadas en el Formulario W-3PR.

 

Las cantidades informadas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP) y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) a veces no concuerdan por razones válidas. Si no concuerdan, usted deberá verificar que las razones sean válidas. Conserve su conciliación en caso de que el IRS o la SSA tenga dudas relativas a dichos formularios.

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Información y la Ley de Reducción de Trámites

Solicitamos la información requerida en el Formulario W-3PR para cumplir con las leyes que regulan la recaudación de las rentas internas de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y cobrar la cantidad correcta de contribución. La sección 6051 del Código Federal de Rentas Internas y su reglamentación correspondiente requieren que usted provea copias del formulario de retención a sus empleados, a la Administración del Seguro Social y al Servicio Federal de Rentas Internas. La sección 6109 del Código requiere que usted incluya su número de identificación patronal (EIN). Si no nos provee esta información de manera oportuna o si nos provee información errónea o fraudulenta, podría estar sujeto a multas.

Usted no está obligado a facilitar la información solicitada en un formulario sujeto a la Ley de Reducción de Trámites a menos que el mismo muestre un número de control válido de la Office of Management and Budget (Oficina de Administración y Presupuesto u OMB, por sus siglas en inglés). Los libros o récords relativos a un formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la administración de toda ley contributiva federal.

Por regla general, las planillas de contribución y toda información pertinente son confidenciales, como lo requiere la sección 6103. No obstante, la sección 6103 permite o requiere que el IRS divulgue o provea tal información a otros, tal como se describe en el Código. Por ejemplo, la información facilitada en este formulario puede ser compartida con el Departamento de Justicia en casos de litigio civil y penal, con las ciudades, estados, el Distrito de Columbia, los estados libres asociados con los Estados Unidos y las posesiones (territorios no autónomos) estadounidenses, a fin de ayudarlos en la aplicación de las leyes contributivas respectivas. Podemos también divulgar la información contenida en este formulario a otros países conforme a un tratado tributario, a las agencias del gobierno federal o estatal para hacer cumplir leyes penales federales no tributarias o a agencias federales encargadas de la aplicación de la ley y a agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo.

El tiempo que se necesita para completar y radicar este formulario varía, dependiendo de las circunstancias individuales. El tiempo promedio que se estima para completar este formulario es 27 minutos. Si desea hacer algún comentario acerca de la exactitud de este estimado de tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude a que este formulario sea más sencillo, por favor envíenoslos. Puede enviar sus comentarios accediendo a IRS.gov/FormComments, disponible en inglés. O puede escribir a Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No envíe el Formulario 499R-2/W-2PR ni el Formulario W-3PR a esta dirección.

Future Developments

For the latest information about developments related to Form W-3PR and its instructions, such as legislation enacted after they were published, go to IRS.gov/FormW3PR and click on English.

What’s New

Leave-based donation programs to aid victims of Hurricanes and Tropical Storms Harvey, Irma, and Maria, and the 2017 California Wildfires.

Under these programs, employees may donate their vacation, sick, or personal leave in exchange for employer cash payments made before January 1, 2019, to qualified tax-exempt organizations providing relief for the victims of Hurricane Harvey and Tropical Storm Harvey, Hurricane Irma and Tropical Storm Irma, Hurricane Maria and Tropical Storm Maria, and the California Wildfires that began on October 8, 2017. The donated leave need not be included in the income or wages of the employee. The employer may deduct the cash payments as business expenses or charitable contributions. For more information, impacted taxpayers should see the following:

 

Reminders

Due date for filing with SSA.

The due date for filing 2018 Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR with the Social Security Administration (SSA) is January 31, 2019, whether you file using paper forms or electronically.

Rejected wage reports from the Social Security Administration (SSA).

The SSA will reject Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under the following conditions.

  • Medicare wages and tips are less than the sum of social security wages and social security tips;

  • Social security tax is greater than zero; social security wages and social security tips are equal to zero; and

  • Medicare tax is greater than zero; Medicare wages and tips are equal to zero.

 

Additionally, Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports for household employers will be rejected under the following conditions.

  • The sum of social security wages and social security tips is less than the minimum yearly earnings subject to social security and Medicare tax withholding for a household employee, and

  • The Medicare wages and tips are less than the minimum yearly earnings subject to social security and Medicare tax withholding for a household employee.

 

If the above conditions occur in a wage report filed electronically or on paper, the SSA will notify the submitter of its rejection by email or postal mail and ask them to correct the report and resubmit it to the SSA.

Note.

Do not write "corrected" or "amended" on any resubmitted reports.

 

Household employers, see Pub. 926, Household Employer’s Tax Guide.

Additional Medicare Tax.

In addition to withholding Medicare tax at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Additional Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA) wages or compensation it pays to an employee in excess of $200,000 in a calendar year. An employer is required to begin withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it pays wages or compensation in excess of $200,000 to an employee and continue to withhold it until the end of the calendar year. Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is no employer share of Additional Medicare Tax. All wages and compensation that are subject to Medicare tax are subject to Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the $200,000 withholding threshold.

For more information on Additional Medicare Tax, go to IRS.gov/ADMT.

Unless otherwise noted, references to Medicare tax include Additional Medicare Tax.

Business Services Online (BSO).

The SSA has enhanced its secure BSO website to make it easier to register and navigate. Use BSO’s online fill-in forms to create, save, and submit Forms 499R-2/W-2PR to the SSA electronically. BSO lets you print copies of these forms to file with state or local governments, distribute to your employees, and keep for your records. BSO generates Form W-3PR automatically based on your Forms 499R-2/W-2PR. You also can use BSO to upload wage files to the SSA, check on the status of previously submitted wage reports, and take advantage of other convenient services for employers and businesses. Visit the SSA’s Employer W-2 Filing Instructions & Information website at SSA.gov/employer for more information about using BSO to save time for your organization. Here you also will find forms and publications used for wage reporting, information about verifying employee social security numbers online, how to reach an SSA employer services representative, and more.

This is an Image: taxtip.gif

 

Preview BSO by viewing a brief online tutorial. Go to SSA.gov/employer and select Business Services Online Tutorial under Handbooks, Tutorial & Videos.

Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).

You may be required to report wages and taxes on a form different from the form you generally use if an employee claims residence or domicile under MSRRA in a different jurisdiction than one of the 50 states, the District of Columbia, American Samoa, the Commonwealth of the Northern Mariana Islands, Guam, Puerto Rico, or the U.S. Virgin Islands.

Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember (civilian spouse) may keep his or her prior residence or domicile for tax purposes (tax residence) when accompanying the servicemember spouse, who is relocating under military orders, to a new military duty station in one of the 50 states, the District of Columbia, or a U.S. commonwealth or possession. Before relocating, both spouses must have had the same tax residence.

For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA, his or her income from services wouldn’t be taxable income for Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld and submitted to the Internal Revenue Service. State and local income taxes may need to be withheld and remitted to state and local tax authorities. You should consult with state, local, or U.S. possession tax authorities regarding your withholding obligations under MSRRA.

Severance payments.

Severance payments are wages subject to social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of Pub. 15, Special Rules for Various Types of Services and Payments, severance payments are also subject to Federal Unemployment Tax Act (FUTA) tax.

Information about state tax requirements for employers.

If you are an employer in the Commonwealth of Puerto Rico, contact the Puerto Rico Department of the Treasury (Departamento de Hacienda de Puerto Rico) by emailing w2info@hacienda.pr.gov or by calling 787-622-0123 and choosing option 4. Send any correspondence to:

Puerto Rico Department of the Treasury
P.O. Box 9024140
San Juan, P.R. 00902-4140


To locate your local Hacienda Taxpayer Service Center, go to Hacienda.Gobierno.pr and click on Contáctenos (Contact us).

Need Help?

Help with e-filing.

If you have questions about how to register or use BSO, call 1-800-772-6270 (toll free) to speak with an employer reporting technician at the SSA. The hours of operation are Monday through Friday from 7:00 a.m. to 7:00 p.m., Eastern time. If you experience problems using any of the services within BSO, call 1-888-772-2970 (toll free) to speak with a systems operator in technical support at the SSA. To speak with the SSA’s Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico, call 1-212-264-1462 (not a toll-free number).

If you need information about how to get forms and publications, see Pub. 15.

Employment tax information.

Detailed employment tax information is given in:

  • Pub. 15 (Circular E), Employer’s Tax Guide;

  • Pub. 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide;

  • Pub. 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits;

  • Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer’s Tax Guide;

  • Pub. 179 (Circular PR), Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños (Federal tax guide for employers in Puerto Rico), in Spanish;

  • Pub. 926, Household Employer’s Tax Guide;

  • Schedule H-PR (Form 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos (Household employment taxes), in Spanish; and

  • Pub. 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the Northern Mariana Islands.

 

You can also obtain more information on employment taxes by calling 1-800-829-4933 or by visiting IRS.gov/EmploymentTaxes.

Internet.

You can access the IRS website 24 hours a day, 7 days a week at IRS.gov to:

  • Download, view, and order tax forms, instructions, and publications;

  • Research your tax questions online;

  • See answers to frequently asked tax questions;

  • Search publications online by topic or keyword;

  • View Internal Revenue Bulletins (IRBs) published in the last few years;

  • Sign up to receive local and national tax news by email; and

  • View Tax Topics that provide you information on federal and other tax information for residents of Puerto Rico. If you wish to see these topics, visit IRS.gov/TaxTopics. Look for "900" series topics, which provide information for residents of Puerto Rico.

 

You can order forms, instructions, and publications at IRS.gov/OrderForms. For any other tax information, go to IRS.gov/Help/Tax-Law-Questions.

This is an Image: caution.gif

 

Do not file Forms W-3PR printed from IRS.gov with the SSA. The SSA accepts only e-filed reports and the official red-ink versions (or approved substitute versions) of Form W-3PR. For information about electronic filing, see Electronic filing (e-file), later.

Walk-in.

You can visit our Taxpayer Assistance Center (TAC) in Guaynabo at:

City View Plaza II Bldg. 48
Carr. 165 km. 1.2
Guaynabo, P.R. 00968-8000

For general information regarding office hours, locations, and services provided, you may call 787-522-8660. The hours of operation are Monday through Friday from 8:30 a.m. to 4:30 p.m.

Mail.

You can send your order for forms, instructions, and publications to the following address. You should receive a response within 10 days after we receive your request:

Internal Revenue Service
1201 N. Mitsubishi Motorway
Bloomington, IL 61705-6613

 

General Instructions for Form W-3PR

Purpose of form.

Use Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3PR for the correct year and also keep a copy of Form W-3PR for your records.

Form W-3PR isn’t used for meeting the filing requirements with the Puerto Rico Department of the Treasury. For more information on these requirements, go to Hacienda.Gobierno.pr.

This is an Image: caution.gif

 

Don’t use these forms to report wages subject to U.S. income tax withholding. Instead, use Form W-2 and Form W-3 to report U.S. income tax withheld as well as any other applicable employment taxes. See the General Instructions for Forms W-2 and W-3 for more information on how to report income subject to U.S. income taxes.

Who must file Form W-3PR.

Employers and other payers must file Form W-3PR to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA.

Household employers.

You must file a Form W-3PR even if filing only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee. On Form W-3PR check the "Household" box in box a. For more information, see Schedule H-PR (Form 1040-PR) and its separate instructions. You must have an employer identification number (EIN). See Box c: Employer identification number (EIN), later.

Who may sign Form W-3PR.

A transmitter or sender (including a service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent) may sign Form W-3PR (or use its personal identification number (PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the sender satisfies both of the following.

  • It’s authorized to sign by an agency agreement (whether oral, written, or implied) that is valid under state law, and

  • It writes "For (name of payer)" next to the signature (paper Form(s) W-3PR only).

    This is an Image: caution.gif

     

    Use of a reporting agent or other third-party payroll service provider doesn’t relieve an employer of the responsibility to ensure that Forms 499R-2/W-2PR are furnished to employees and that Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR are filed with the SSA, correctly and on time.

 

If an authorized sender signs for the payer, the payer is still responsible for filing with the SSA, when due, a correct and complete Form W-3PR and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is subject to any penalties that result from not complying with these requirements. Be sure that the payer’s name and employer identification number (EIN) are the same as those used on Form 941-PR, Planilla para la Declaración Federal TRIMESTRAL del Patrono; Form 943-PR, Planilla para la Declaración Anual de la Contribución Federal del Patrono de Empleados Agrícolas; Form 944(SP), Declaración Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador; or Schedule H-PR (Form 1040-PR), Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos, filed by or for the employer.

When to file.

Regarless of whether you file on paper or electronically, you must file Form 499R-2/W-2PR along with Form W-3PR with the SSA by January 31, 2019. You may owe a penalty for each Form 499R-2/W-2PR you file late.

Note.

Contact the Puerto Rico Department of the Treasury to obtain the filing dates for Puerto Rican information returns.

 

Where to file paper forms.

Send Form(s) 499R-2/W-2PR with the entire page of Form W-3PR to:

 

If you mail Form W-3PR using... Then use the following address:
Regular mail Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001
Certified mail Social Security Administration
Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0002
An IRS-approved private delivery service Social Security Administration
Direct Operations Center
Attn: W-2 Process
1150 E. Mountain Dr.
Wilkes-Barre, PA 18702-7997

 

This is an Image: taxtip.gif

 

See Pub. 15 for a list of IRS-approved private delivery services.

This is an Image: caution.gif

 

Don’t send cash, checks, money orders, or other forms of payment with Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR that you submit to the SSA. Employment tax forms (for example,Form 941-PR, 943-PR, or 944(SP)) and remittances must be sent to the IRS.

Shipping and mailing.

Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR either alphabetically by employees’ last names or numerically by employees’ social security numbers. Don’t staple or tape Form W-3PR to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Form(s) 499R-2/W-2PR to each other. Don’t fold either of these forms; send them to the SSA in a flat envelope. If you file more than one type of employment tax form, group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a separate Form W-3PR for each same type and send them in separate groups.

Electronic filing (e-file).

The SSA encourages all employers to e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure accuracy. If you’re required to file 250 or more Forms 499R-2/W-2PR with the SSA, you must e-file them. You may incur in a penalty if you fail to e-file when required.

This is an Image: taxtip.gif

 

You are encouraged to file electronically with the SSA even though you are filing fewer than 250 Forms 499R-2/W-2PR.

The SSA’s BSO website makes e-filing easy by providing two ways to submit your Forms 499R-2/W-2PR and Forms W-3PR.

  • If you need to file 50 or fewer Forms 499R-2/W-2PR or 25 or fewer Forms 499R-2c/W-2cPR at a time, you can use BSO to create them online. BSO guides you through the process of creating Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR, saving and printing them, and submitting them to the SSA when you’re ready. You don’t have to wait until you’ve submitted Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR to the SSA before printing copies for your employees. BSO generates Form W-3PR or W-3c PR automatically based on your Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR.

  • If you need to file more than 50 Forms 499R-2/W-2PR or more than 25 Forms 499R-2c/W-2cPR, BSO’s file upload feature might be the best e-filing method for your business or organization. To obtain file format specifications, visit the SSA’s Employer W-2 Filing Instructions & Information website at SSA.gov/employer, select Publications & Forms and click on Specifications for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) and select the appropriate document. This information is also available by calling the SSA’s Employer Reporting Service Center at 1-800-772-6270 (toll free).

 

This is an Image: caution.gif

 

If you file electronically, don’t file the same paper forms.

For more information on electronic filing of Forms 499R-2/W-2PR and Forms W-3PR with the SSA, visit the SSA’s Employer W-2 Filing Instructions & Information website at SSA.gov/employer.

This is an Image: caution.gif

 

The SSA’s BSO e-filing system is an independent system from the electronic filing program offered by the Treasury Department of Puerto Rico for employers and withholding agents. For more information on the filing requirements using the Treasury Department of Puerto Rico’s electronic filing system, visit Hacienda.Gobierno.pr.

Waiver from e-filing.

You can request a waiver from filing electronically by filing Form 8508, Request for Waiver From Filing Information Returns Electronically. Submit Form 8508 to the IRS at least 45 days before the due date of Form 499R-2/W-2PR. See Form 8508 for filing information.

Making corrections.

Use Form W-3c PR, Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 499R-2c/W-2cPR, Corrected Withholding Statement, or to make corrections to a previously filed Form W-3PR with the SSA. For more details on how to correct a Form W-3PR using Form W-3c PR, see the Instructions for Form W-3c PR.

See the instructions for Form 499R-2c/W-2cPR for more information on how to meet the filing requirements with the Puerto Rico Department of the Treasury.

Specific Instructions

This is an Image: caution.gif

 

Certain laws enacted in Puerto Rico that provide exemptions from Puerto Rico state income taxes don’t apply for purposes of U.S. federal income tax as well as U.S. federal employment taxes. These exemptions can’t be considered when completing U.S. federal individual and employment tax returns.

Form W-3PR is read by machines, so type entries, if possible, or print as dark as possible. Send the entire page of Form W-3PR with Form(s) 499R-2/W-2PR. Make all dollar entries without the dollar sign ($) and comma, but don’t omit the decimal point (00000.00).

This is an Image: taxtip.gif

 

Amounts reported on related employment forms (for example, Form 499R-2/W-2PR, Form 941-PR, Form 943-PR, Form 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR)) should agree with the amounts reported in the pertinent boxes of the Form W-3PR. If there are any differences, you may be contacted by the IRS and SSA. Retain your reconciliation information for future reference. See Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR), later.

Box a: Kind of payer.

Check the box that applies. Check only one box (see 3rd-party sick pay, later, for an exception). If more than one box applies (except for "Third-party sick pay"), send each type of Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR.

941-PR.

Check this box if you file Form 941-PR and no other category (except "Third-party sick pay") applies. A church or church organization should check this box even if it isn’t required to file Form 941-PR or Form 944(SP). You would also check this box if in 2018 you timely notify the IRS of filing Form 941-PR for the first time instead of Form 944(SP). For more information in regard to this, refer to the Instructions for Form 941-PR or the Instructions for Form 944(SP). For businesses that pay U.S. source income, if you file Form 941, you must mark the checkbox for "941" in box b of Form W-3 and not use Form W-3PR, which is only used for reporting income from sources in Puerto Rico.

943-PR.

Check this box if you are an agricultural employer and file Form 943-PR and you are sending Form(s) 499R-2/W-2PR for agricultural employees. For nonagricultural employees, send their Form(s) 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3PR, checking the appropriate box. For businesses that pay U.S. source income, if you file Form 943, you must mark the checkbox for "943" in box b of Form W-3 and not use Form W-3PR, which is only used for reporting income from sources in Puerto Rico.

944(SP).

Check this box if you file Form 944(SP) and no other category (except "Third-party sick pay") applies. For businesses that pay U.S. source income, if you file Form 944, you must mark the checkbox for "944" in box b of Form W-3 and not use Form W-3PR, which is only used for reporting income from sources in Puerto Rico.

Household.

Check this box if you’re a household employer sending Form(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you didn’t include the household employee’s taxes on Form 941-PR, Form 943-PR, or Form 944(SP).

3rd-party sick pay.

Check this box if you’re a third-party payer of sick pay (or are reporting sick pay payments made by a third party) filing Form(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay reported in box 7 ("Wages"). Don’t check this box if the third-party payer is filing Form(s) 499R-2/W-2PR and you’re only filing a recap form (on Form 8922, see Pub. 15-A for more details). If more than one box applies (for example, this box and the Form 941-PR box), check both boxes and file a single Form W-3PR for the regular and third-party sick pay Form(s) 499R-2/W-2PR.

Medicare employees only.

Check this box if you’re a government agency with employees subject only to the Medicare tax.

Box b: Total number of attached Forms 499R-2/W-2PR.

Enter the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you’re sending with this Form W-3PR. Don’t count void Forms 499R-2/W-2PR.

Box c: Employer identification number (EIN).

Enter the nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be formatted as 00-0000000. The EIN you enter must be the same number you used on Form 941-PR, 943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR). Don’t use a prior owner’s EIN.

If you don’t have an EIN when filing Form W-3PR, enter "Applied For" in box c, not your social security number (SSN). You can get an EIN by applying online at IRS.gov/EIN or by faxing or mailing Form SS-4, Application for Employer Identification Number, to the IRS.

Boxes d and e: Employer’s name and address.

Enter the employer’s name, street address, city, state, and ZIP code.

Box f: Other EIN used this year.

If you have used an EIN (including a prior owner’s EIN) on Form 941-PR, 943-PR, or 944(SP) submitted for 2018 that’s different from the EIN reported in box c on Form W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report the employer’s EIN in box f. If an agent is reporting for more than one employer, leave box f blank.

Contact person, telephone number, fax number, and email address.

Enter this information for use by the SSA if any questions arise during processing. The name of a contact person must be provided in case there are any questions in regard to the form during processing. The employer’s phone number, fax number, and email address need to be provided.

This is an Image: caution.gif

 

Payroll service providers need to enter their client’s information for these fields.

Boxes 1–4 and 6–16.

Enter the amounts from the corresponding totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you’re sending with this Form W-3PR.

Box 13.

Apart from the Medicare tax withheld, also include in this box the total amount of Additional Medicare Tax withheld, if any. For more information about the Additional Medicare Tax, go to IRS.gov/ADMT.

Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR)

Reconcile the amounts shown in boxes 10, 12a, and 14 from all 2018 Forms W-3PR with their corresponding amounts from the yearly totals of the quarterly Forms 941-PR, or annual Forms 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR). When there are discrepancies between amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR and W-3PR filed with the SSA and Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) filed with the IRS, you will be contacted to resolve the discrepancies.


Reducing discrepancies between amounts reported on Forms 499R-2/W-2PR and W-3PR, and Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR).

  • Be sure that the amounts on Form W-3PR for 2018 are the total amounts from Form(s) 499R-2/W-2PR.

  • Reconcile Form W-3PR with your four quarterly Forms 941-PR (or annual Forms 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR)) by comparing amounts reported for:

 

  1. Social security wages, Medicare wages and tips, and social security tips (boxes 10, 12a, and 14). Form W-3PR should include Form 941-PR or Forms 943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR) adjustments only for the current year. You can’t report on the current year Form W-3PR adjustments from Forms 941-PR, 943-PR, 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR) that include adjustment amounts for a prior year.

  2. Social security and Medicare taxes (boxes 11 and 13). The amounts shown on the four quarterly Forms 941-PR (or annual Form 943-PR, Form 944(SP), or Schedule H-PR (Form 1040-PR)), including current year adjustments, should be approximately twice the amounts shown on Form W-3PR.

 

Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944(SP), and Schedule H-PR (Form 1040-PR) may not match for valid reasons. If the amounts don’t match, you should determine that the reasons are valid. Keep your reconciliation in case there are inquiries from the IRS or the SSA.

Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice.

We ask for the information on Form W-3PR to carry out the Internal Revenue laws of the United States. We need it to figure and collect the right amount of tax. Section 6051 of the Internal Revenue Code and its regulations require you to furnish wage and tax statements to employees, the Social Security Administration, and the Internal Revenue Service. Section 6109 of the Code requires you to provide your employer identification number (EIN). Failure to provide this information in a timely manner, or providing false or fraudulent information, may subject you to penalties.

You are not required to provide the information requested on a form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form displays a valid OMB control number. Books or records relating to a form or its instructions must be retained as long as their contents may become material in the administration of any Internal Revenue law.

Generally, tax returns and return information are confidential, as required in section 6103. However, section 6103 allows or requires the IRS to disclose or give the information shown on your tax return to others as described in the Code. For example, we may disclose your tax information to the Department of Justice for civil and/or criminal litigation, and to cities, states, the District of Columbia, and U.S. commonwealths and possessions for use in administering their tax laws. We may also disclose this information to other countries under a tax treaty, to federal and state agencies to enforce federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement and intelligence agencies to combat terrorism.

The time needed to complete and file this form will vary depending on individual circumstances. The estimated average time is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy of this time estimate or suggestions for making this form simpler, we would be happy to hear from you. You can send your comments from IRS.gov/FormComments. Or you can write to the Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. Don’t send Form(s) 499R-2/W-2PR or W-3PR to this address.