Personas Responsables

Toda solicitud para un EIN, (ya sea enviada por correo, fax, o electrónico) debe divulgar el nombre y el Número de Identificación del Contribuyente (SSN, ITIN o EIN) del oficial principal, socio general, cesionista, dueño o fideicomitente verdadero. Esta persona o entidad, a quien el IRS llamará la “persona responsable”, controla, gestiona o dirige la entidad que solicita el EIN y la disposición de los fondos y activos de la misma. A menos que el solicitante sea una entidad gubernamental, la persona responsable debe ser un individuo (es decir, una persona física), no una entidad. Si hay más de una persona responsable, la entidad solicitante puede elegir la persona que desea que el IRS reconozca como la persona responsable.

En la versión actual de las instrucciones de la solicitud, “persona responsable” se define de la siguiente manera:

Para las entidades cuyas acciones o intereses se comercializan en una bolsa pública, o que estén registradas con la Comisión de Bolsa y Valores (Securities and Exchange Commission), el término “persona responsable” significa (a) el oficial principal, si el negocio es una sociedad anónima, (b) un socio general, si es una sociedad colectiva, (c) el dueño de una entidad que no se trata como separada de su dueño, (“disregarded entity”), (entidades así tratadas cuyos dueños son sociedades anónimas anotan el nombre y el EIN de esa sociedad anónima), o (d), el cesionista, dueño, o fideicomitente si se trata de un fideicomiso.

Para todas las demás entidades, el término “persona responsable” significa la persona que controla, o tiene derecho a los fondos o activos de la entidad. Dicho derecho debe ser de tal índole que permita a esa persona, en práctica, controlar, gestionar o dirigir directa o indirectamente a la entidad, y la disposición de sus fondos y activos. Sin embargo, el hecho de tener el poder de destinar fondos para la entidad, o el derecho a las propiedades de la entidad, sin tener también la autoridad correspondiente para gestionar o dirigir la entidad (tal como en el caso de un beneficiario que es menor de edad), no convierte a esa persona en la persona responsable.

Nominatarios

Un “nominatario” es una persona a quien se le da autoridad limitada para actuar en nombre de una entidad, típicamente durante un período de tiempo limitado, que típicamente transcurre durante la formación de la entidad. Según la definición del IRS, el “oficial principal, socio general”, etc., es la “persona responsable” verdadera de la entidad, y no el nominatario. La “persona responsable” es la persona o entidad que controla, gestiona o dirige la entidad y la disposición de los fondos y activos de la entidad, a diferencia del nominatario, a quien se le concede poca o ninguna autoridad en cuanto a los activos de la entidad.

El Servicio de Impuestos Internos ha llegado a saber que en algunas solicitudes del Número de Identificación del Empleador (EIN) algunos solicitantes están nombrando a los nominatarios como oficiales principales, socios generales, cesionistas, dueños y fideicomitentes. Un nominatario no es ninguna de estas personas. Más bien, los nominatarios tienen autorización temporal para tomar acciones en nombre de las entidades durante su proceso de formación. El nombrar a nominatarios en las solicitudes de EINpreviene que el IRS recaude la información apropiada en cuanto al dueño de la entidad, y se ha encontrado que fomenta incumplimiento tributario de parte de esas entidades y sus dueños.

EL IRS no autoriza el uso de nominatarios para obtener los EIN. Toda solicitud para el EIN(ya sea enviada por correo, fax, o electrónica) debe divulgar el nombre y el Número de Identificación del Contribuyente (SSN, ITIN o EIN) del oficial principal, socio general, cesionista, dueño o fideicomitente verdadero. Esta persona o entidad, que el IRS llamará la “persona responsable”, controla, gestiona o dirige a la entidad que solicita el EIN, y la disposición de los fondos y activos de la misma.

Para presentar correctamente un Formulario SS-4, el formulario y la autorización deben incluir el nombre, Número de Identificación del Contribuyente y la firma de la persona responsable. Les recordamos a los terceros designados que presentan solicitudes electrónicas de su obligación de conservar una copia del Formulario SS-4 debidamente completado en papel y una copia de la declaración de autorización firmada correspondiente a cada solicitud que presenta ante el IRS de parte de una entidad. Los nominatarios carecen de la autoridad para autorizar a un tercero designado a presentar los Formularios SS-4, y no deben ser nombrados en el Formulario SS-4.

Si se le nombra a un nominatario durante el proceso de formación estatal, y todavía no se ha identificado a la persona responsable verdadera, antes de solicitar un EIN la entidad deberá identificar a la persona responsable verdadera.

El IRS continuará llevando a cabo acciones de cumplimiento para prevenir el uso indebido de las solicitudes de los EIN.
 

Corrección de la Información de Negocios donde se utilizó un Nominatario

En el caso en que se utilizó un nominatario para obtener un EIN, a usted se le requiere corregir la información. De lo contrario, la información relacionada a una entidad podría divulgarse a una persona que no esté autorizada a recibir dicha información. El IRS está considerando varias maneras de identificar a las personas responsables de las entidades. Sin embargo, actualizando la propia información, una entidad puede establecer que es un socio confiable del IRS en el cumplimiento de las leyes federales de impuestos. 

Para actualizar la información, complete el Formulario 8822-B, Change of Address or Responsible Party - Business (Cambio de dirección o persona responsable - Negocio), en inglés, y envíelo a la dirección que se muestra a continuación que se aplica a usted.

Si su dirección de negocio anterior estaba en: Connecticut, Delaware, District of Columbia, Florida, Georgia, Illinois, Indiana, Kentucky, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, New Hampshire, New Jersey, New York, North Carolina, Ohio, Pennsylvania, Rhode Island, South Carolina, Tennessee, Vermont, Virginia, West Virginia or Wisconsin Alabama, Alaska, Arkansas, Arizona, California, Colorado, Hawaii, Idaho, Iowa, Kansas, Louisiana, Minnesota, Mississippi, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, New Mexico, North Dakota, Oklahoma, Oregon, South Dakota, Texas, Utah, Washington, Wyoming, o en cualquier lugar fuera de los Estados Unidos
Envíe el  Formulario 8822-B a: Internal Revenue Service
333 W. Pershing Rd.
Mail Stop 6055 S-2
Kansas City, MO 64108
Internal Revenue Service
M/S 6273
Ogden, UT 84201-0023

 

El IRS le enviará una carta confirmando el recibo de la información actualizada. Si la entidad no ha recibido la carta de confirmación en un plazo de 60 días, deberá enviar por correo una copia del Formulario 8822-B original, anotándole  “Segunda Solicitud”, a la oficina correspondiente indicada anteriormente.