Các Bên Chịu Trách Nhiệm (Responsible Parties)

Tất cả những đơn xin số EIN (qua bưu điện, điện sao, điện tử) phải nêu rõ tên và Mã Số Thuế của Người Đóng Thuế (SSN, ITIN, hay EIN) của viên chức chánh, người đối tác tổng quát, người chuyển nhượng, chủ nhân hay người ủy thác. Cá nhân hay thực thể này, mà IRS gọi là “bên chịu trách nhiệm,” sẽ kiểm soát, quản lý, hay hướng dẫn thực thể xin và chuyển nhượng ngân quỹ và tài sản. Bên chịu trách nhiệm phải là một cá nhân (tức là một thể nhân) chứ không phải là một thực thể, trừ khi người nộp đơn là một thực thể chính phủ. Nếu có hơn một bên chịu trách nhiệm thì thực thể có thể nêu bên nào mà thực thể muốn IRS xem là bên chịu trách nhiệm.

Theo Hướng Dẫn cho phiên bản đơn xin hiện tại thì “bên chịu trách nhiệm” được định nghĩa như sau:

Đối với những thực thể có cổ phiếu hay lợi tức giao dịch hối đoái công khai hoặc được khai với Ủy Ban Chứng Khoán và Giao Dịch, thì “bên chịu trách nhiệm” là (a) viên chức chánh, nếu doanh nghiệp là công ty, (b) người đối tác tổng quát, nếu là một hợp doanh, (c) chủ nhân của thực thể không được xét đến vì tách khỏi chủ nhân (thực thể không được xét đến do công ty sở hữu ghi tên và số EIN của công ty),hoặc (d) người chuyển nhượng, chủ nhân, hay người ủy thác nếu là quỹ ủy thác.

Đối với tất cả các thực thể khác, “bên chịu trách nhiệm” là người có mức kiểm soát, hay có quyền đối với ngân quỹ hay tài sản trong thực thể, như vấn đề thực tế, cho phép cá nhân, trực tiếp hoặc gián tiếp, kiểm soát, quản lý hay hướng dẫn thực thể và chuyển nhượng ngân quỹ và tài sản. Tuy nhiên, khả năng cấp tiền cho thực thể hay quyền được hưởng tài sản của thực thể mà không có bất cứ thẩm quyền tương ứng để kiểm soát, quản lý, hay hướng dẫn thực thể (như trong trường hợp người thụ hưởng là trẻ nhỏ) thì sẽ không làm cho người đó trở thành bên chịu trách nhiệm.

Người Được Chỉ Định (Nominees)

“Người được chỉ định” là người được trao quyền hạn chế để hành động thay mặt cho thực thể, thường là trong khoảng thời gian nhất định, và trong suốt quá trình thành lập thực thể. “Viên chức chánh, người đối tác tổng quát,” v.v…, theo định nghĩa của IRS, là “bên chịu trách nhiệm” thực sự cho thực thể, thay vì người được chỉ định. Bên chịu trách nhiệm” là người hay thực thể kiểm soát, quản lý, hay hướng dẫn thực thể và chuyển nhượng ngân quỹ và tài sản của thực thể, không giống như người được chỉ định, vốn được trao ít hay không có thẩm quyền đối với tài sản của thực thể.

Sở Thuế Vụ đã biết rằng người được chỉ định sẽ được nêu như là viên chức chánh, người đối tác tổng quát, người chuyển nhượng, chủ nhân, và người ủy thác trong tiến trình đơn xin Mã Số Thuế của Chủ Hãng (Employer Identification Number, hay EIN). Người được chỉ định không phải là một trong số những người này. Người được chỉ định đúng hơn là chỉ được ủy quyền tạm thời để hành động thay mặt cho thực thể trong suốt tiến trình thành lập. Sử dụng người được chỉ định trong tiến trình nộp đơn xin số EIN sẽ ngăn không cho IRS thâu thập thông tin thích hợp về sở hữu thực thể, và được cho là giúp thực thể và chủ nhân không tuân theo luật thuế vụ.

IRS sẽ không cho phép sử dụng người được chỉ định để xin số EIN. Tất cả những đơn xin số EIN (qua bưu điện, điện sao, điện tử) phải nêu rõ tên và Mã Số Thuế của Người Đóng Thuế (SSN, ITIN, hay EIN) của viên chức chánh, người đối tác tổng quát, người chuyển nhượng, chủ nhân hay người ủy thác. Cá nhân hay thực thể này, IRS sẽ gọi là “bên chịu trách nhiệm,” sẽ kiểm soát, quản lý, hay hướng dẫn thực thể xin và chuyển nhượng ngân quỹ và tài sản.

Muốn nộp Mẫu SS-4 đúng cách, cần có tên, Mã Số Thuế của Người Đóng Thuế và chữ ký của bên chịu trách nhiệm trên mẫu và giấy ủy quyền. Người được chỉ định đệ tam nhân nộp đơn xin trực tuyến cần nhớ giữ một bản bằng giấy của Mẫu SS-4 đầy đủ đã ký tên và tuyên bố ủy quyền đã ký cho từng đơn xin của thực thể nộp cho IRS. Người được chỉ định không có quyền ủy quyền cho người được chỉ định đệ tam nhân nộp Mẫu SS-4, và sẽ không được nêu trên Mẫu SS-4.

Nếu sử dụng người được chỉ định trong tiến trình thành lập của tiểu bang và chưa biết rõ bên chịu trách nhiệm thực sự thì thực thể phải xác định cá nhân đó trước khi nộp đơn xin số EIN.

IRS sẽ tiếp tục có những hành động ngăn ngừa sử dụng sai đơn xin số EIN.

Sửa Đổi Thông Tin Doanh Nghiệp Khi Sử Dụng Người Được Chỉ Định 

Trong trường hợp đã sử dụng người được chỉ định để xin một số EIN thì quý vị phải sửa đổi thông tin.   Mặt khác, thông tin liên quan đến một thực thể có thể bị tiết lộ cho người không được phép nhận thông tin đó. IRS đang xem xét một số cách để xác định các bên chịu trách nhiệm của các thực thể. Tuy nhiên, bằng cách tự cập nhật thông tin, một thực thể có thểchứng tỏ rằng họ là đối tác đáng tin cậy của IRS trong việc tuân thủ luật thuế Liên Bang. 

Để cập nhật thông tin này, hãy điền Mẫu đơn 8822-B, Change of Address or Responsible Party – Business (Thay Đổi Địa Chỉ hay Bên Chịu Trách Nhiệm - Doanh Nghiệp), và gửi đến địa chỉ dưới đây phù hợp với trường hợp của quý vị.

Nếu địa chỉ doanh nghiệp cũ của quý vị là ở:

Gửi Mẫu đơn 8822-B tới:

Connecticut, Delaware, District of Columbia, Florida, Georgia, Illinois, Indiana, Kentucky, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, New Hampshire, New Jersey, New York, North Carolina, Ohio, Pennsylvania, Rhode Island, South Carolina, Tennessee, Vermont, Virginia, West Virginia or Wisconsin Internal Revenue Service
333 W. Pershing Rd.
Mail Stop 6055 S-2
Kansas City, MO 64108

 
Alabama, Alaska, Arkansas, Arizona, California, Colorado, Hawaii, Idaho, Iowa, Kansas, Louisiana, Minnesota, Mississippi, Missouri, Montana, Nebraska, Nevada, New Mexico, North Dakota, Oklahoma, Oregon, South Dakota, Texas, Utah, Washington, Wyoming, or any place outside of the United States Internal Revenue Service
M/S 6273 
Ogden, UT 84201-0023

IRS sẽ gửi thư xác nhận việc chúng tôi nhận được thông tin cập nhật.Nếu thực thể chưa nhận được thư xác nhận trong vòng 60 ngày thì nên gửi một bản sao của Mẫu đơn 8822-B ban đầu, chú thích “Second Request” (Yêu Cầu Lần Hai), đến địa điểm thích hợp được liệt kê ở trên.