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Cumbre de Seguridad advierte a empleadores: Estén alerta al robo de identidad y estafas de W-2

IR-2018-243SP, 6 de diciembre de 2018

WASHINGTON — A medida que se acerca la temporada de impuestos de 2019, el IRS, las agencias tributarias estatales y la industria de impuestos se unieron para advertir a las pequeñas empresas a que estén alertas al aumento de robos de identidad y estafas de W-2.

El robo de identidad de las pequeñas empresas es un gran negocio para los ladrones de identidad. Al igual que a los individuos, a las empresas se les puede robar sus identidades e información confidencial para abrir cuentas de tarjeta de crédito o para presentar declaraciones fraudulentas para reembolsos falsos. Los empleadores también tienen datos tributarios confidenciales de los empleados, como los datos del Formulario W-2, que también son muy valorados por los ladrones de identidad.

"El robo de identidad puede ser devastador para las pequeñas empresas, y el IRS continúa viendo casos en que los delincuentes se dirigen a estos grupos para obtener información confidencial de los empleados que se puede usar para presentar declaraciones de impuestos falsas”, dijo Chuck Rettig, Comisionado del IRS. “Y a medida que se acerca la temporada de impuestos, el IRS y los socios de la Cumbre de Seguridad continúan advirtiendo a los empleadores que estén atentos a los correos electrónicos que solicitan información confidencial sobre el W-2, un esquema peligroso dirigido a las oficinas de nómina y recursos humanos. Animamos a las pequeñas empresas y otros a seguir algunos pasos importantes para ayudar a protegerse, así como a sus empleados”.

El IRS, las agencias tributarias estatales, y la comunidad tributaria destacan la “Semana Nacional de Seguridad Tributaria” del 3 al 7 de diciembre con una serie de recordatorios para los contribuyentes y profesionales de impuestos. En la cuarta parte, el tema es el robo de identidad y estafas relacionadas con negocios.

Los ladrones de identidad han usado los Números de Identificación de Empleadores (EINs) robados para crear Formularios W-2 falsos que presentan con declaraciones de impuestos individuales fraudulentas. Los estafadores también usan EINs para abrir nuevas líneas de crédito u obtener tarjetas de crédito. Ahora usan nombres de compañías y EINs para presentar declaraciones fraudulentas.

El IRS ha visto un aumento en el número de formularios fraudulentos 1120, 1120 y 1041, así como el Anexo K-1. Las solicitudes fraudulentas se aplican a las sociedades colectivas, así como a los patrimonios y fideicomisos.

Negocios, sociedades colectivas, patrimonios y fideicomisos deben estar alertas al posible robo de identidad y ponerse en contacto con el IRS si tienen cualquiera de estos problemas:

  • La prórroga de tiempo para presentar su declaración se rechaza porque una prórroga con el número de identificación patronal o número de seguro social ya fue presentada.
  • Se rechaza una declaración electrónica debido a que un EIN/SSN duplicado ya fue presentado con el IRS.
  • Un recibo inesperado de una transcripción de impuestos o un aviso del IRS que no corresponde a nada presentado por el contribuyente.
  • No recibe la correspondencia esperada y rutinaria del IRS porque el ladrón cambió la dirección.

Complete las preguntas de clientes de confianza

El IRS, las agencias tributarias estatales y los proveedores de software comparten ciertos puntos de datos de declaraciones, e incluyen declaraciones de negocios, que ayudan a identificar una presentación sospechosa. El IRS y los estados también piden que los negocios y profesionales de impuestos proporcionen información adicional que ayudará a verificar la legitimidad de la declaración de impuestos.

Estos procedimientos de "Conozca a sus clientes" incluyen las siguientes preguntas:

  • El nombre y el SSN del ejecutivo de la compañía autorizado a firmar la declaración de impuestos corporativa. ¿Esta persona está autorizada a firmar la declaración?
  • Historial de pagos – ¿Se han realizado pagos de impuestos estimados? Si es así, ¿cuándo y cómo se hicieron y cuánto se pagó?
  • Información de la empresa matriz – ¿Existe una compañía matriz? Si es así, ¿quién?
  • Información adicional a base de deducciones reclamadas.
  • Historial de presentación – ¿Ha presentado el negocio el (los) formulario(s) 940, 941 u otros formularios de impuestos relacionados con la empresa?

A los empresarios por cuenta propia que presentan el Anexo C y las asociaciones que presentan el Anexo K-1 con el Formulario 1040 también se les pedirá que proporcionen información adicional, como un número de licencia de conducir. Proporcionar esta información ayudará al IRS y a los estados a identificar declaraciones sospechosas relacionadas con el negocio.

Para las pequeñas empresas que buscan más información acerca de seguridad, la Comisión Federal de Comercio mantiene una página de protección de la pequeña empresa (en inglés) que incluye una serie sobre seguridad cibernética y una Publicación de seguridad cibernética para pequeñas empresas (en inglés). Este es un esfuerzo cooperativo entre la FTC, el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología, el Departamento de Seguridad Interna y la Administración de Pequeñas Empresas.

Protección contra estafa de W-2

Todos los empleadores – tanto en el sector público como en el privado – también son objetivos de la estafa de W-2 que en los últimos años se ha convertido en una de las estafas de correo electrónico más peligrosas para la administración tributaria.

Estos correos electrónicos parecen ser de un ejecutivo o líder de una organización a un empleado de nómina o recursos humanos. Puede empezar con un simple "oye, ¿estás trabajando hoy?" y, al final del intercambio, todos los formularios W-2 de sus empleados de una organización pueden estar en manos de los delincuentes cibernéticos. Esto pone a los trabajadores en riesgo de robo de identidad relacionado con los impuestos.

Debido a que los empleados de nómina creen que se comunican con un ejecutivo, puede tomar semanas para que alguien se dé cuenta de que ha ocurrido un robo de datos. Por lo general, los delincuentes tratan de aprovechar rápidamente su robo, y a veces presentan declaraciones de impuestos fraudulentas en un día o dos. Esta estafa es una amenaza tan grande para los contribuyentes que se ha establecido un proceso especial de reporte al IRS.
 
A continuación, cómo reportar estos esquemas:

  • Envíe un correo electrónico a dataloss@irs.gov para notificar al IRS sobre la pérdida de datos de W-2 y brinde información de contacto. En la línea de asunto, escriba "Pérdida de datos de W-2". No adjunte ningún dato de información personal del empleado.
  • Envíe un correo electrónico a StateAlert@taxadmin.org, Federación de Administradores de Impuestos, para obtener información acerca de cómo informar a los estados sobre la información de las víctimas.
  • Los proveedores de servicios de empresas/nóminas deben presentar una queja ante el Centro de Quejas de Delitos de Internet del FBI (IC3.gov). Se puede pedir a los proveedores de servicios de nómina y negocios que presenten un informe con su agencia local de cumplimiento de la ley.
  • Notifique a los empleados para que puedan tomar medidas para protegerse del robo de identidad. El www.identitytheft.gov de la Comisión Federal de Comercio proporciona orientación acerca de los pasos generales que deben tomar los empleados.
  • Remita el email de la estafa a phishing@irs.gov.

Se insta a los empleadores a que pongan en marcha medidas y protocolos para compartir información confidencial de los empleados, como el Formulario W-2. Un ejemplo sería que dos personas revisen cualquier distribución de datos sensibles de W-2 o transferencias de cable. Otro ejemplo sería requerir una confirmación verbal antes de enviar por correo electrónico datos de W-2. También se insta a los empleadores a que eduquen a sus departamentos de recursos humanos o nóminas acerca de estas estafas.

El IRS, las agencias tributarias estatales y la industria tributaria están comprometidos a trabajar en conjunto para luchar contra el robo de identidad relacionado con los impuestos y proteger a los contribuyentes. Sin embargo, la Cumbre de Seguridad necesita ayuda. Los contribuyentes pueden tomar medidas para protegerse en línea.

Los contribuyentes pueden visitar la campaña “Impuestos. Seguridad. Unidos.” o revisar la Publicación 4524 del IRS, Concienciación de seguridad para contribuyentes (en inglés) para ver lo que se puede hacer. Los profesionales de impuestos pueden obtener más información a través de la campaña Proteja a sus clientes; protéjase a sí mismo y también mediante Seguridad de Impuestos 101.