Próximamente: Nueva transcripción de impuestos para proteger mejor los datos del contribuyente

FS-2018-16SP, septiembre de 2018 

El 22 de agosto de 2018, el IRS anunció un cambio en el formato de las transcripciones de impuestos y proporcionó una vista previa de los cambios propuestos en los métodos de distribución de las transcripciones de impuestos a los contribuyentes y sus terceros autorizados, como profesionales de impuestos. Estos cambios se detallaron en el comunicado de prensa del IRS 2018-171SP.

El IRS realiza estos cambios para proteger mejor los datos de los contribuyentes de delincuentes cibernéticos. A medida que el IRS y sus socios de la Cumbre de Seguridad continúan haciendo avances contra el robo de identidad relacionado con impuestos, los ladrones han buscado datos reales, como transcripciones, para suplantar mejor a los contribuyentes y a los preparadores de impuestos.

La nueva transcripción

El 23 de septiembre de 2018, un nuevo formato de transcripción se convertirá en la transcripción predeterminada y mostrará los siguientes datos: 

  • Últimos cuatro dígitos de cualquier SSN incluido en la transcripción: XXX-XX-1234
  • Últimos cuatro dígitos de cualquier EIN incluido en la transcripción: XX-XXX1234
  • Últimos cuatro dígitos de cualquier cuenta o número de teléfono
  • Primeros cuatro caracteres del apellido de cualquier individuo (primeros tres si el apellido tiene solo cuatro letras)
  • Primeros cuatro caracteres de un nombre comercial
  • Primeros seis caracteres de la calle, incluidos los espacios
  • Todos los montos de dinero, incluidos salarios e ingresos, saldo adeudado, intereses y multas

Esta es la nueva transcripción predeterminada emitida por el IRS a través de las plataformas disponibles, incluidas en línea, sin cargo y el Sistema de entrega de transcripciones (TDS) usado por profesionales de impuestos. El nuevo formato de transcripción es para transcripciones individuales, no para comerciales.

La transcripción de impuestos se usa para muchos fines no tributarios, como la verificación de ingresos para préstamos o ayuda financiera universitaria. El nuevo formato tendrá suficiente información financiera disponible para satisfacer las necesidades de cualquiera que solicite una transcripción. Por ejemplo, la cantidad de salarios, cantidad de impuestos retenidos, etc., está disponible para verificar la cantidad de ingresos obtenidos por una solicitud de préstamo o para ayudar a completar una declaración de impuestos del año anterior. 

Cómo ayudar a clientes a cumplir 

Las entradas financieras en todas las transcripciones redactadas continúan siendo completamente visibles. Los profesionales de impuestos que preparan declaraciones de impuestos de años anteriores para los clientes tienen varias opciones adicionales para obtener los salarios, ingresos e impuestos pagados por personas que no presentan una declaración. El profesional de impuestos puede:

  • Obtener el Formulario W-2 y los documentos de ingresos del cliente;
  • Pedirle al cliente que obtenga acceso a Ordenar Transcripción en línea para descargar e imprimir inmediatamente una transcripción de salarios e ingresos redactada;
  • Pedirle al cliente que solicite una transcripción por correo vía Ordenar Transcripción por correo o llamar a la línea gratuita de asistencia para que le envíen una transcripción a la dirección registrada. Las transcripciones enviadas por correo se entregan dentro de cinco a 10 días laborables.
  • Acceder al Servicio de entrega de transcripciones de e-Services para profesionales de impuestos para el acceso inmediato a una transcripción redactada si existe la autorización correspondiente;
  • Pedir a través de la línea gratuita de asistencia que se envíe por correo una transcripción redactada a la dirección de registro del cliente.

Si es necesario para la preparación de la declaración, un cliente también puede solicitar una transcripción de salario e ingresos completa (no redactada) a través del IRS. Un cliente primero debe autenticar su identidad con el IRS y se enviará por correo a la dirección registrada una transcripción completa de salarios e ingresos (no redactada) dentro de cinco a 10 días. Si un profesional no puede obtener los formularios W-2 del cliente, o si el cliente no puede recibir una transcripción completa (no redactada) en la dirección registrada, entonces el profesional puede tener que presentar una declaración en papel.

Número de Archivo del Cliente: Formulario 4506-T/T-EZ

A partir del 23 de septiembre de 2018, el IRS también presentará un Formulario 4506-T revisado y un Formulario 4506T-EZ, Solicitud de transcripción, para incluir un nuevo campo - línea 5b - para un Número de Archivo del Cliente. Este número es creado por el solicitante, no por el IRS. Esta es una línea opcional para que el solicitante la use como identificador porque el SSN ya no será completamente visible. Los solicitantes tienen la opción de crear e ingresar un número de identificación que se muestra en la transcripción. La línea es exclusiva para el solicitante y no será una opción de búsqueda para el IRS.

El solicitante asignará un número de 10 dígitos, por ejemplo, un número de cuenta de préstamo, y lo ingresará en la línea 5b del Formulario 4506T o el Formulario 4506T/EZ. El Número de Archivo del Cliente asignado por el solicitante se ingresará en la transcripción, permitiendo que el solicitante haga coincidir la transcripción con el contribuyente. Los solicitantes pueden usar cualquier número de 10 dígitos, excepto el número de seguro social del contribuyente.

El Número de Archivo del Cliente: Sistema de entrega de transcripción de e-Services

A partir del 23 de septiembre de 2018, los profesionales de impuestos que soliciten transcripciones a través de TDS pueden asignar un Número de Archivo de Cliente a la transcripción. Esta es una línea opcional para que el solicitante la use como identificador porque el SSN ya no será completamente visible. Los solicitantes tienen la opción de crear e ingresar un número de identificación que se muestra en la transcripción. La línea es exclusiva para el solicitante y no será una opción de búsqueda para el IRS.

El solicitante ingresará un número de 10 dígitos en el campo Número de Archivo de Cliente en TDS. El Número de Archivo de Cliente asignado por el solicitante se ingresará en la transcripción, permitiendo que el solicitante haga coincidir la transcripción con el contribuyente. Los solicitantes pueden usar cualquier número de 10 dígitos, excepto el número de seguro social del contribuyente.

Número de Archivo de Cliente: Obtener Transcripción

A partir de mediados de enero de 2019, los contribuyentes también pueden asignar un número de 10 dígitos a su transcripción que obtienen a través de Obtener Transcripción en línea o por correo.

El encasillado del Número de Archivo de Cliente para Obtener Transcripción en línea o por correo asistirá a los contribuyentes que requieren una transcripción para fines de verificación de ingresos, como una solicitud de préstamo o ayuda financiera universitaria. Por ejemplo, el contribuyente puede crear e ingresar un Número de Archivo de Cliente seleccionado por un tercero en Obtener Transcripción en línea o por correo y el número aparecerá en la transcripción antes de imprimir o ver/guardar. El Número de Archivo de Cliente puede servir como un número de identificación en la transcripción.

Cambios en la distribución de transcripciones de impuestos: envío de fax y correo a terceros

La distribución de transcripciones a números de fax o direcciones de terceros representa una amenaza para los datos contribuyentes y plantea el riesgo de que la información confidencial resulte en reembolsos fraudulentos. Para continuar el progreso contra el robo de identidad relacionado con impuestos, el IRS revisa cómo distribuye las transcripciones de impuestos y ha propuesto cambios al proceso.
   
En algún momento alrededor de enero de 2019, el IRS planifica dejar de enviar transcripciones por fax tanto a los contribuyentes como a terceros. Este cambio se aplica a contribuyentes individuales y comerciales. En ese momento, cuando los contribuyentes o terceros llamen al IRS con una solicitud de transcripción individual o comercial, la transcripción se enviará por correo a la dirección registrada del contribuyente. Recordatorio: los contribuyentes individuales pueden obtener transcripciones de forma inmediata a través de Obtener Transcripción en línea y los profesionales de impuestos pueden obtener las transcripciones con la debida autorización a través del Sistema de entrega de transcripción de e-Services.

El IRS trabaja actualmente en el problema de envío de faxes, incluidas las sugerencias de los profesionales de impuestos. El IRS considera este paso porque los ladrones de identidad pueden suplantar tanto a los contribuyentes como a los preparadores de impuestos, y no puede verificar independientemente los números de fax provistos por las personas que llaman.

A partir de mayo de 2019, el IRS dejará de enviar transcripciones a los terceros que figuran en la Línea 5a del Formulario 4506-T y T-EZ. Este campo se eliminará del formulario. Las solicitudes de transcripciones hechas en el Formulario 4506-T y T-EZ se enviarán por correo a la dirección registrada del contribuyente, no a terceros. En general, las transcripciones se entregan dentro de cinco a 10 días laborables.

A medida que se finalicen los plazos, el IRS mantendrá informada a la comunidad de preparación de impuestos acerca de los cambios propuestos.

Alternativas para obtener la transcripción de impuestos por parte de profesionales de impuestos y terceros

Los profesionales de impuestos tienen alternativas para obtener una transcripción de impuestos. Los abogados, contadores públicos certificados (CPA) o agentes inscritos (EA) pueden inscribirse en las herramientas de e-Services del IRS para obtener acceso al Sistema de entrega de transcripciones sin ser un Originador de declaraciones electrónicas. Obtenga más información en Acceso a Sistema de entrega de transcripciones de e-Services a preparadores de Circular 230 (en inglés) . Estos practicantes de Circular 230, con la debida autorización, pueden tener acceso al Sistema de entrega de transcripciones y obtener una transcripción inmediatamente. Esto también es un beneficio para quienes realizan trabajos de representación, pero no preparan declaraciones de impuestos.

Los usuarios de E-Services deben crear una cuenta para verificar sus identidades. Estas cuentas están protegidas por un proceso de autenticación de dos factores llamado Acceso Seguro (en inglés) que ayuda a evitar el robo. Los preparadores de impuestos que no son ni un abogado, ni CPA, ni EA deben formar parte del archivo de un Originador de declaración electrónica o convertirse en un proveedor autorizado de e-File del IRS y presentar declaraciones de impuestos para acceder al Servicio de entrega de transcripciones. Obtenga más información en Conviértase en un proveedor autorizado de e-file (en inglés). 

Los terceros que usan rutinariamente el Formulario 4506-T o T-EZ para obtener transcripciones de impuestos con fines de verificación de ingresos deben considerar contratar a un participante en el Servicio Express de Verificación de Ingresos (IVES) o convertirse en un participante de IVES. Conozca más sobre el Servicio Express de Verificación de Ingresos.

Herramienta de recuperación de datos del IRS no afectada 

Los estudiantes y otras personas que usan la herramienta de recuperación de datos del IRS a través del proceso de Solicitud Gratuita de Ayuda Federal para Estudiantes (FAFSA) no se ven afectados. Los usuarios deben seguir los pasos normales para asistencia a estudiantes.