在充滿挑戰的時代提供彈性的選項

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深入瞭解國稅局如何將疫情帶來的挑戰轉化為滿足納稅人需求和為其代表提供服務的機會。

瞭解國稅局、其工作人員和影響納稅人的問題


Laptop with Tax Pro Account webpage open on a cyber landscape

作者:哈里森·史密斯 (Harrison Smith)
CL-22-02,2022 年 1 月 20 日

儘管在過去幾個月內困難重重,我方發現各該挑戰可以演變為滿足納稅人需求和更好地為其代表提供服務的機會。這一點在本次疫情期間尤為顯著。

為了保護納稅人及我方員工,最大限度地減少親身接觸的迫切需求,促使國稅局採取步驟來增加數位互動。我方已瞭解到數位選項是稅收管理的重要基礎,並在我方將其應用於我方的計畫時提供相關的彈性。時至今日,我想強調兩個現在可用、值得細究的選項:在某些紙本表格上使用電子或數位簽章,以及用電子郵件發送文件來解決審查和徵收活動。各項使用範圍擴大的數位選項增強了納稅人的體驗,並建立在先前增加的全新虛擬服務和線上工具之上,如第三方授權的電子簽名(英文)稅務專員的線上帳戶(英文)

我方仔細聆聽您的問題

在疫情肇始初期,納稅人代表對確保其必須提交或保存的紙本表格的手寫簽名表示關切。我方聽取了他們的意見,並在 2020 年 3 月向我方的員工發出指導,允許在某些通常需要手寫或「筆墨」簽名的表格上進行電子或數位簽章。

自此一特殊步驟開始以來,我方看到了積極的反應。我方聽說在此一充滿挑戰的時期,這如何幫助促進與當事人的關係。我方再次聽取了意見,並擴大了我方現在接受電子或數位簽章的表格的原始清單,包括大多數與遺產稅有關的 706 表系列報表、無法進行電子申報的 1120 表系列報表以及許多其他表格。您可以在這份概況介紹(英文)中找到一份完整的表格清單。您可以在 IRS.gov(英文) 網站上和透過稅務專員的軟體產品尋找各該表格。目前,各該彈性選項的期限已被授權到 2023 年 10 月 31 日。我方正在積極努力,以便根據您的興趣來扩展彈性選項。

針對選擇利用全新數位選項的人,有幾件事我需要先明講:首先,各該選定的紙本表格不能透過國稅局的電子申報來取得。第二,國稅局能識別各該表格,是因為它們形成欺詐或瀆職行為的風險較低,所以該選項可能無法適合於其他表格。第三,電子簽名和數位簽章在列印時出現在許多表格中,並可能以許多不同的技術為基礎。有幾種商業產品可供選擇,我方不要求任何特定的產品,選擇權在您手中。

我還想指出,各該變化是我方收到反饋和建議所產生的直接結果。我方重視來自我方的利益攸關方和納稅人的投入和夥伴關係,因為外部觀點很是重要,並有助於我方更好地支援所有的納稅人。

在法遵互動過程中,您可決定另一個額外選項

除了表格例外,我方還提供另一個機會,以解決疫情對我方法遵運作和溝通的影響。我方現在允許納稅人及其代表在某些法遵互動中使用電子郵件發送加密文件和接收我方的文件。

我方也會接受與法遵互動有關的各該文件的簽名圖像和數位簽章。

  • 延長評估或徵收的時效,
  • 豁免呈報不足的法定通知及評估同意書,
  • 關於具體稅務事項或稅務責任的協議(結案協議)和
  • 任何其他傳統上由國稅局人員在標準申報程序之外收集的聲明或表格。

此一電子郵件選項只適用於那些與執法雇員合作進行審查或徵收活動的人,以電子方式傳送文件的選項則完全取決於個人。一切現有的和以往允許的接收和傳送資訊的方式,如電子傳真、已建立的安全資訊傳遞系統或郵政郵件,仍適用於選擇該選項者。

請記住一些重要的要點。

  1. 國稅局永遠不會透過電子郵件主動聯絡,但在遵紀守法的互動中,可能會要求使用此一選項。請當心稅務詐騙。若您沒有單獨收到審查或徵收行動的郵件通知,也沒有透過電話建立初步聯絡,就不要您已經與聲稱是國稅局雇員的人員交換資料。
  2. 保護納稅人的資訊至關重要。選擇給我方發送電子郵件的人,必須遵循我方的指導,採取步驟安全地傳輸和接收文件。儘量減少電子資訊中的個人身分資訊,並使用加密和密碼保護來保護透過電子郵件傳輸的任何文件的安全。美國財政部網站有關於「如何對微軟 Office 和 Adobe Acrobat  文件進行加密/密碼保護(英文)」的說明。

同樣,此電子郵件選項只適用於與執法雇員一起合作的審查或徵收活動。我鼓勵其他需要與我方聯絡的人存取 IRS.gov 上的「讓我們來幫助您」頁面。除了電話和當地援助之外,該網頁還有許多線上工具和資源,可幫助回答問題。該網頁有英語、西班牙語、中文(簡體和普通話)、韓語、俄語、越南語和海地克裡奧爾語版本。

最終想法

我理解電子簽名和其他彈性選項對納稅人及其代表有多麼地重要。其為國稅局正在進行的更大努力的一部分,旨在使相關程序對所有人來說都更加容易。這種努力提供了新式或不同的工具,以及不同的辦事方式。我方將繼續審查我方的程序,以決定哪些長期行動可幫助減少納稅人及其代表的負擔。我很高興地看到,當我方沿著目前的道路走向彈性、數位化的選項時,相關選項是如何演變的。

哈里森·史密斯 (Harrison Smith)
國稅局企業數位化和個案管理辦公室聯合主任

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關於作者

哈里森·史密斯 (Harrison Smith) 是國稅局 (IRS) 企業數位化和個案管理辦公室的聯合主任。在此職位上,他帶頭推動國稅局努力實現系統現代化、簡化業務流程,並使納稅人和國稅局員工能夠在簡化的數位環境中快速解決問題。

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