灵活的选择从充满挑战的时代演变而来

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近距离了解国税局如何将疫情带来的挑战性需求转化为满足纳税人需求并为其代表服务的机会。

了解国税局、其工作人员以及影响纳税人的问题


Laptop with Tax Pro Account webpage open on a cyber landscape

哈里森·史密斯 (Harrison Smith)
CL-22-02,2022 年 1 月 20 日

尽管过去几个月很困难,但我们发现挑战性时期的需求可以演变成满足纳税人需求并更好地为其代表服务的机会。这一点在此次疫情中表现得淋漓尽致

为了保护纳税人和我们的员工,最大限度地减少亲自接触的迫切需要促使国税局采取措施增加数字互动。我们已经了解到数字选项是税收管理的根本,并在我们将其应用到我们的计划中时提供了这些灵活性。今天,我想强调两个现在可用且值得仔细研究的选项:在某些纸质表格上使用电子或数字签名,以及用电子邮件发送文件来解决审查和征收活动。这些扩展的数字选项增强了纳税人的体验,并建立在早期添加的新虚拟服务和在线工具之上,如第三方授权的电子签名(英文)税务专业人士的在线账户(英文)

你们提出意见,我们采取行动

在疫情早期,纳税人代表对确保他们必须以纸质形式提交或保存表格的手写签名表示担忧。我们听取了意见,并在 2020 年 3 月向我们的员工发布了指导意见,允许在通常需要手写或“湿”签名的某些表格上进行电子或数字签名。

自这一特殊步骤开始以来,我们已经看到了积极的回应,我们也听到了这一步骤如何在这个充满挑战的时期帮助促进与客户的关系。我们再次听取了意见,并扩展了最初的表格列表,现在我们将接受电子或数字签名,以包括大多数与遗产税相关的表格 706 系列申报表、不能进行电子申报的表格 1120 系列申报表以及许多其他表格。您可以在该资料页(英文)中查看完整的表格列表,也可以通过访问 IRS.gov(英文)以及税务专业人员的软件产品中查看这些表格。目前,这些灵活性选项的期限已授权至 2023 年 10 月 31 日,我们正在根据您的兴趣积极扩展这些灵活性选项。

对于那些选择使用这些新数字选项的人,我想指出几点。首先,这些选定的纸质表格无法通过国税局的电子报税获得。其次,之所以确定这些表格,是因为其被视为欺诈或渎职的风险较低,因此此选项可能不适用于其他表格。第三,电子和数字签名在打印时以多种形式出现,可能由许多不同的技术创建。有几种商业产品可供选择,我们不要求任何特定的产品-选择权在您。

我还想指出,这些变化是我们收到的反馈和建议的直接结果。我们重视来自我们的利益相关者和纳税人的投入和伙伴关系,因为外部观点很重要,有助于我们更好地支持所有纳税人。

在合规互动过程中,您可自行决定的额外选项

除了表格例外,我们还提供了另一个机会来解决疫情对我们合规运营和沟通的影响。我们现在允许纳税人和纳税人代表在某些合规互动中使用电子邮件发送加密文件和接收我们的文件。

我们也会接受这些与合规互动有关的文件的签名图像和数字签名:

  • 评估或征收诉讼时效的延长,
  • 豁免法定欠税通知书及同意评税,
  • 特定税务事项或税务责任协议(交割协议)以及
  • 传统上由国税局人员在标准申报程序之外征收的任何其他声明或表格。

此电子邮件选项仅适用于那些与执法人员一起解决审查或征收活动的人员,选择以电子方式传送文件完全由每个人自行决定。所有现有的和以前允许的接收和传送信息的方式,如 eFax、已建立的安全信息传递系统或邮政邮件,仍然可供任何选择。
需要记住的一些要点:

  1. 国税局绝不会通过电子邮件发起联系,但在持续的合规互动过程中可能会要求提供此选项。注意税务诈骗。如果您未单独收到审查或征收行动的邮件通知并通过电话建立初步联系,请勿与声称是国税局员工的人交换数据。
  2. 保护纳税人信息至关重要。那些选择给我们发电子邮件的人必须遵循我们关于安全传输和接收文件步骤的指导。尽量减少电子信息中的个人身份信息,并使用加密和密码保护来保护通过电子邮件传输的任何文件的安全。美国财政部网站有关于“如何加密/密码保护 Microsoft Office 和 Adobe Acrobat 文档(英文)”的说明。

同样,此电子邮件选项仅适用于那些与执法人员一起解决审查或征收活动的人员。我鼓励其他需要与我们联系的人访问 IRS.gov 上的让我们帮助您页面。除了电话和当地援助外,该页面还有许多在线工具和资源来帮助回答问题。该页面提供英语、西班牙语、汉语(简体和普通话)、韩语、俄语、越南语和海地克里奥尔语版本。

结语

我理解电子签名和其他灵活性对纳税人及其代表的重要性。它们是国税局正在进行的更大努力的一部分,以使每个人的纳税过程变得更加容易。这种努力提供了新的或不同的工具,以及不同的业务方式。我们将继续审查我们的流程,以决定哪些长期行动可以帮助减少纳税人及其代表的负担。我很高兴地看到,当我们沿着目前的道路走向灵活、数字化的选择时,这些选择是如何演变的。

哈里森·史密斯 (Harrison Smith)
国税局企业数字化和案例管理办公室联合主任

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关于作者

哈里森·史密斯 (Harrison Smith) 是国税局 (IRS) 企业数字化和案例管理办公室的联合主任。在该职位上,他领导国税局努力实现系统现代化,简化业务流程,并授权纳税人和国税局员工在简化的数字环境中快速解决问题。

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