進行查稅時，我們會請您出示某些文件來佐證您在稅表上申報的收入、優惠或扣除額。您應該已使用所有這些文件來準備稅表。因此，這項要求應該不需要您製作新的文件。
您的通知會指示您如何以及何時出示紀錄。如果我們透過郵件來查稅，您的通知上會列出郵寄要求紀錄的地址。如果我們進行親自查稅，請隨身攜帶紀錄
切勿郵寄紀錄正本，請寄給我們副本。
如何整理要求的紀錄 (How to organize the requested records)
整理您要攜帶或郵寄的紀錄會加快流程，而且避免錯誤或誤解。將它們按年度和收入或支出類型整理，並包括交易摘要。
我們可能要求的紀錄範例 (Examples of records we might request)
每次查稅都會著重稅表的某些層面，但是我們要求的紀錄類型大多列在下面的清單中。沒有紀錄可以獨立存在。您必須包括所寄文件的相關情況。記住，只寄給我們副本。
- 收據 – 按照日期出示收據，並註明它們的內容以及與您業務的關係。除了提供為某項服務或產品支付或收取的金額外，某些類型的收據可以證明里程。
- 帳單 – 包括收款人的姓名或組織名稱、您支付的服務類型及日期。
- 註銷支票 – 將這些與它們支付的帳單副本以及任何適用的雇主報銷放在一起。
- 法律文書 – 包括案例的說明、發生的時間以及與您的業務、優惠或扣除額的關係。一些例子包括：
- 離婚協議，包括監護權協議
- 刑事或民事辯護文件
- 房地產購置
- 稅表準備或建議
- 貸款協議 – 包括一份原始貸款副本並連同以下文件：
- 貸款人姓名
- 房地產地點
- 提供貸款的金融機構
- 借款金額
- 期限（付款月數）
- 債務結算表
- 如果向機構貸款，請包括標明所付利息的稅務年度結束報表
- 如果不是向機構貸款，請提供收款人聲明，其中包括當年支付的利息以及收款人地址和社會安全號碼
- 提供您如何使用金錢的細目
- 紀錄簿或日誌 – 這些可能顯示您的出差日期和地點以及業務目的和里程。這些也可能會顯示賭博的獎金和損失以及日期和地點。這些也可能顯示找工作活動和支出。
- 車票 – 在出差車票上標示業務目的，並與同次出差的其他收據一起存放。彩券有助於提供獎金和損失證明。
- 醫療和牙科紀錄
- 醫療儲蓄帳戶報表
- 手冊或其他顯示福利及報銷政策的報表
- 醫生證明
- 基於醫療目的的基本建設改善紀錄，包括修繕前後的房地產估價
- 隨侍護理合約
- 失竊或遺失文件
- 詳細列出損失或損壞性質的保險報告
- 如果沒有保險，消防局或警察局的損失、失竊或意外報告副本
- 顯示損壞程度的照片或影片（若有）
- 合格理賠員的估算，顯示房地產損壞前後的公平市價及損壞的估價
- 損失的簡要說明
- 雇用文件 – 這些可能包括制服政策或衣著規定、在職進修要求、W-2報銷報表或政策。
- K-1副表 – 小型企業股份公司在申報年度稅表時使用此表來報告每位股東的收入、損失、扣除額和優惠份額。
問卷 (Questionnaires)
如果國稅局透過郵件進行查稅，我們可能會要求您填寫問卷。以下是一些較常見的表格（英文）。
- C副表 - 一般問卷 (英文)
- C副表 - 汽車和卡車費用 (英文)
- C副表 - 差旅、餐飲和娛樂招待開支問卷 (英文)
- C副表 - 修理與維護問卷 (英文)