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Auditorías del IRS: Registros que podríamos pedirle

Cuando practicamos la auditoría, le pediremos traer ciertos documentos para comprobar los ingresos, créditos o deducciones que usted reclamó en su declaración de impuestos. Usted hubiera contado con todos estos documentos para preparar la declaración, por eso, la solicitud de los mismos no debe obligarle a preparar nada nuevo.

Su aviso le dará instrucciones sobre cómo y cuándo presentar sus registros. Si practicamos su auditoría por correo, le incidamos en el aviso la dirección a donde enviar los registros solicitados. Si practicamos la auditoría en persona, traiga los registros con usted a la cita.  
 

  Nunca envíe los registros originales. Envíenos copias.

Como Organizar los registros solicitados

Si organiza los registros que nos trae o envía, eso acelera el proceso y previene errores o malentendidos. Organice los registros por año y clase de ingreso o gasto, e incluya un resumen de las transacciones.

Ejemplos de registros que podemos solicitar

Cada auditoría se centra en ciertos elementos de una declaración, pero las clases de registros que solicitamos suelen ser aquellos incluidos en la lista a continuación. Ningún registro vale por sí solo. Hay que incluir las circunstancias aplicables a todo documento que envía. Recuerde, debe enviar copias exclusivamente.

  • Recibos – Presente los recibos por fecha, con notas que indican para qué fueron y qué tiene que ver el recibo con su negocio. Además de indicar los dólares pagados o recibidos por un servicio o productos, ciertas clases de recibos comprueban millaje.
  • Facturas – Incluya el nombre de la persona u organización que recibe el pago, la clase de servicio y las fechas en  que pagó las facturas.
  • Cheques cancelados – Agrupe los cheques con copias de las facturas que pagaron, y con cualquier reintegro aplicable recibido del empleador.
  • Papeles legales – Incluya una descripción del asunto bajo juicio, y cuándo ocurrió y qué tiene que ver con el negocio, el crédito o la deducción. Ejemplos incluyen:  
    • Decretos de divorcio que incluyen acuerdos de custodia de hijos
    • Papeles de defensa criminal o civil
    • Adquisición de propiedad
    • Preparación de impuestos o asesoramiento
  • Contratos de préstamo – Incluya una copia del préstamo original, junto con los siguientes:
    • Nombres de los prestatarios
    • Ubicación de la propiedad
    • Institución financiera prestataria
    • Cantidad prestada
    • Términos (el número de meses permitidos para el pago)
    • Hoja de liquidación
    • Si el préstamo fue prestado por una institución, incluya un estado del final del año tributario que muestra los intereses pagados
    • Si el préstamo fue prestado por una institución, incluya una declaración del beneficiario que indica los intereses pagados ese año además de la dirección y número de Seguro Social del beneficiario
    • Proporcione una explicación de la manera que gastó el dinero
  • Libros o diarios – Estos pueden mostrar las fechas y destinos de sus viajes del negocio, además del propósito de negocio y las millas recorridas en las mismas. También podrían mostrar las ganancias o pérdidas de juegos de azar, y las fechas y lugares de los mismos. También podrían mostrar actividades y gastos de buscar trabajo. winnings and losses as well as dates and locations. These might also show job-hunting activity and expenses.
  • Boletos – Escriba en los boletos de viaje el propósito de negocio del viaje, y agrúpelos con otros recibos del mismo viaje. Boletos de lotería ayudan a comprobar las ganancias o pérdidas.
  • Registros médicos y dentales  
    • Estados de sus cuentas de ahorros médicos
    • Copia de  una guía u otro estado, que muestre las políticas de beneficio y reintegro
    • Declaraciones de los médicos
    • Reistros de mejoras de capital por propósitos médicos, inclusive tasación de propiedad antes y después de las mejoras.
    • Contrato del cuidado de un asistente médico
  • Documentos de robo o pérdida
    • Informes del seguro que detallan la naturaleza de la pérdida o el daño
    • Si no tiene seguro, copias de los informes de policía o bomberos sobre el robo, pérdida o accidente
    • Fotos o video que muestra la gravedad de los daños (si los hay)
    • Formulario de tasación de un perito calificado que muestra el valor justo del mercado de la propiedad antes y después, además de un estimado de los daños
    • Explicación breve de la pérdida
  • Documentos de empleo – Pueden incluir políticas sobre uniformes o de vestimenta, requisitos de educación continua, estados de reintegro o políticas del W-2.
  • Anexos K-1 – Estos se usan para declarar la parte correspondiente a cada accionista de los ingresos, pérdidas, deducciones, y créditos cuando una sociedad anónima de tipo S presenta su declaración anual de impuestos.

Cuestionarios

Si el IRS practica su auditoría por correo, también podemos obligarle a rellenar un cuestionario. Estos son algunos de los formularios más comunes, todos en inglés.


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