La cuenta de impuestos de negocios (BTA, por sus siglas en inglés) actualmente tiene dos niveles de acceso: Oficiales Designados (DO, por sus siglas en inglés) con acceso completo a la información y funciones de la cuenta y Usuarios Designados (DU, por sus siglas en inglés) con acceso limitado.
Una cuenta de impuestos de negocios puede tener varios usuarios asignados a cada rol. Las funciones y características disponibles varían según el tipo de negocio.
Oficial Designado (DO)
Un oficial designado (DO, por sus siglas en inglés) debe ser todo lo siguiente:
- Un directivo (presidente, vicepresidente, director general director general (CEO por sus siglas en inglés), director financiero (CFO, por sus siglas en inglés), director de operaciones (COO, por sus siglas en inglés), secretario, tesorero) o miembro gerente del negocio u organización
- Empleado actual que recibió un Formulario W-2 (comprobante de salarios y retención de impuestos) durante el año tributario más reciente
- Autorizado para representar legalmente al negocio o entidad
Un DO puede:
- Acceder a todas las funciones e información de la cuenta
- Actuar en nombre del negocio u organización dentro de la cuenta de impuestos para negocios
- Autorizar a uno o más usuarios designados (DU, por sus siglas en inglés) a acceder a la cuenta
- Eliminar otro DO de la cuenta
La asignación de varios DO a la cuenta de impuestos del negocio puede garantizar la continuidad en caso de fallecimiento o disociación del DO inicial. Cada DO debe registrarse por separado.
Sociedad de responsabilidad limitada de un solo miembro (SMLLC): Actualmente, los dueños únicos, los oficiales corporativos o los miembros gerentes de un SMLLC no pueden registrarse como un DO. El acceso a SMLLC está previsto para el futuro.
Revalidación anual
Para mantener el acceso de DO a la cuenta de impuestos de negocios, cada DO tiene que revalidar su función anualmente. El período de revalidación de DO es del 15 de junio al 29 de julio. Los usuarios de la cuenta de impuestos para negocios que deban revalidar recibirán una notificación de cuando acceder a su cuenta.
Cómo registrarse como oficial designado (DO):
- Reúna los documentos que nos haya presentado, incluyendo:
- Número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés), que se encuentra en su carta de confirmación de EIN (Formulario CP 575 del IRS) o en su declaración de impuestos federal.
- Su declaración de impuestos de los ingresos más reciente que presentó.
- La dirección del negocio o postal de los registros más recientes del IRS
- Crear una cuenta o iniciar sesión en su cuenta de impuestos de negocio existente.
- Siga los pasos para registrarse como DO.
- Cuando reciba su número de identificación personal (PIN, por sus siglas en inglés) en el correo, regrese a su cuenta de impuestos de negocios para activar su función de DO.
Usuario designado (DU)
Solo un oficial designado puede nombrar a un usuario designado (DU, por sus siglas en inglés). Pueden nombrar a más de uno.
Un usuario designado debe ser ambos:
- Una persona física con un número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) o un número de identificación personal del contribuyente (ITIN, por sus siglas en inglés). No se puede utilizar un número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) para establecer una función de DU.
- Nombrado con función de DU por un oficial designado.
El DU no necesita ser socio, accionista o funcionario del negocio o entidad para calificar.
Las personas físicas aprobadas para la función de DU pueden:
- Acceder a cierta información
- Utilizar funciones limitadas
Un DU no puede:
- Administrar el acceso o revalidar a otros usuarios
- Autorizar solicitudes del Servicio Exprés de Verificación de Ingresos del IRS (IVES, por sus siglas en inglés) (en inglés)
- Establecer planes de pago
Revalidación semestral
Un DU tiene que ser revalidado por un oficial designado cada enero y junio para mantener su función. Sólo los DO administran las revalidaciones.
Cómo autorizar a un usuario designado (DU)
Un oficial designado puede autorizar a un usuario designado con estos pasos.
- Iniciar sesión en la cuenta de impuestos de negocios
- Ir a “Administrar acceso”
- Introduzca el nombre del usuario y el SSN o ITIN
- Seleccione los formularios a los que desea que el DU pueda acceder
- Seleccione el período tributario al que tendrá acceso el DU
- Seleccione los permisos de la cuenta de impuestos de negocios para el DU
- Revisar, firmar electrónicamente (e-sign) y enviar
El DU tiene que iniciar sesión en la cuenta de impuestos de negocios, revisar su acceso y firmar por correo electrónico (e-sign) para aceptar o rechazar.
Encuentre más información sobre las funciones disponibles en una cuenta de impuestos negocios.