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Recordatorio a empleadores: Diferencias entre el informe de propinas y cargos de servicio afectan a los empleados

FS-2017-8SP, 25 de abril de 2017

El Servicio de impuestos Internos (IRS) recuerda a los empleadores que las llamadas "propinas automáticas" y cualquier cantidad impuesta al cliente por el empleador son cargos de servicio, no propinas.

Los cargos por servicio son generalmente salarios, y se reportan al empleado y al IRS de una manera similar a otros salarios. Por otro lado, se aplican reglas especiales tanto a los empleadores como a los empleados para reportar las propinas. Los empleadores deben asegurarse que saben la diferencia y la forma de reportar cada uno al IRS.

¿Qué son propinas?

Las propinas son pagos discrecionales (opcional o extra) determinados por un cliente, que los empleados reciben de los clientes.

Las propinas incluyen:

  • Propinas en efectivo recibidas directamente de los clientes.
  • Propinas de clientes que dejan una propina a través de pago electrónico. Esto incluye una tarjeta de crédito, tarjeta de débito, tarjeta de regalo, o cualquier otro método de pago electrónico.
  • El valor de cualquier propina que no sea en efectivo, como boletos u otros artículos de valor.
  • Cantidades de propinas recibidas de otros empleados pagadas a través de grupos de propinas o división de propinas, u otros acuerdos formales o informales de arreglos de propinas.

Se usan cuatro factores para determinar si un pago califica como una propina. Normalmente, los cuatro deben aplicarse. Para ser una propina:

  • El pago debe hacerse libre de compulsión;
  • El cliente debe tener el derecho sin restricciones para determinar el monto;
  • El pago no debe ser objeto de negociaciones o dictado por la política del empleador; y
  • Generalmente, el cliente tiene el derecho de determinar quién recibe el pago.

Si alguno de estos no aplica, el pago es probablemente un cargo por servicio.

¿Qué son cargos de servicio?

Las cantidades que un empleador requiere que un cliente pague son cargos de servicio. Esto es cierto incluso si el empleador o empleado llama al pago una propina.

Ejemplos de cargos de servicio comúnmente agregados al cheque de un cliente incluyen:

  • Propina automática por grupo grande para cena
  • Cuota de evento de banquete
  • Costo de paquete de viaje de crucero
  • Cargo de servicio en habitación de hotel  
  • Cargo de servicio de botella (clubes, restaurantes)

Generalmente, los cargos por servicio se reportan como salarios sin propina pagados al empleado. Algunos empleadores mantienen una parte de los cargos de servicio. Solamente los montos distribuidos a los empleados son salarios sin propina a esos empleados.

Reporte de propinas y empleados que reciben propinas directa e indirectamente

Los empleados deben reportar a su empleador todas las propinas recibidas en efectivo - excepto las propinas de cualquier mes que suman menos de $20:

  • Las propinas en efectivo incluyen propinas recibidas de clientes, propinas cargadas (por ejemplo, cargos por tarjeta de crédito y débito) distribuidas al empleado por su empleador, y propinas recibidas de otros empleados bajo cualquier acuerdo de reparto de propinas.
  • Las propinas no monetarias (es decir, las propinas recibidas por un empleado en cualquier otro medio, como pases, boletos u otros bienes o productos) de clientes no se reportan al empleador.

Todas las propinas en efectivo y no monetarias deben incluirse en los ingresos brutos de un empleado y sujetos a los impuestos federales.

Tanto los empleados con propina directa e indirecta deben informarlas a su empleador.

Un "empleado con propina directa" es cualquier empleado que reciba propinas directamente de los clientes, incluyendo uno que, después de recibir las propinas, las entrega a un grupo de propinas. Ejemplos de empleados con propinas directas son camareros, cantineros y estilistas.

Un "empleado con propina indirecta" es un empleado que normalmente no recibe propinas directamente de los clientes. Ejemplos de empleados con propinas indirectas son camareros de servicio, cocineros y ayudantes de peluquerías.

Los empleadores deben retener los informes de propinas de los empleados, los impuestos sobre el ingreso y la parte del empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare de los salarios pagados, y retener los impuestos sobre el ingreso y la parte del empleado de los impuestos de Seguro Social y Medicare en propinas reportadas de ingresos (que no sean propinas) o de otros fondos proporcionados por el empleado. Además, los empleadores están obligados a pagar la parte del empleador de los impuestos de Seguro Social y Medicare basado en el total de salarios pagados a los empleados con propinas, así como el ingreso reportado de propinas. Los empleadores deben reportar el impuesto sobre el ingreso y los impuestos del Seguro Social y Medicare retenidos de los salarios de sus empleados, junto con la parte del empleador de los impuestos del Seguro Social y Medicare, en el Formulario 941, Declaración Tributaria Federal Trimestral del Empleador, y depositar estos impuestos de acuerdo a los requisitos federales.

Las propinas reportadas al empleador por el empleado deben incluirse en la casilla 1 (Salarios, propinas, otras compensaciones), casilla 5 (sueldos y propinas de Medicare) y la casilla 7 (propinas de Seguro Social) del Formulario W-2, Declaración de Salarios e Impuestos. Ingrese el monto de cualquier impuesto de Seguro Social y el impuesto de Medicare no cobrado en la casilla 12 del Formulario W-2. Vea las Instrucciones Generales para los Formularios W-2 y W-3.

Para más información, que incluye qué hacer si no hay salarios suficientes para retener todos los impuestos, vea el Tema 761 Propinas - Retención y presentación de informes (en inglés).

Reporte de cargos de servicio

Los empleadores que distribuyen los cargos de servicio a los empleados deben tratarlos de la misma manera que los salarios regulares para los requisitos de retención y presentación de impuestos, como se provee en la Publicación 15, Guía de impuestos del empleador (en inglés).

Los costos de servicios distribuidos deben incluirse en la casilla 1 (salarios, propinas, otra compensación), la casilla 3 (salarios del Seguro Social) y la casilla 5 (salarios y propinas de Medicare) del Formulario W-2 del empleado.

Ayuda en inglés disponible en línea