Los empleados que reciben propinas en efectivo de $20 o más en un mes calendario mientras trabajan para usted, están obligados a informarle la cantidad total de propinas que reciben. Los empleados tienen que proporcionarle informes escritos para el décimo día del mes siguiente. Los empleados que reciben propinas de menos de $20 en un mes calendario no están obligados a informarle las propinas que han recibido, pero tienen que informar estas cantidades en sus declaraciones de impuestos sobre los ingresos y pagar impuestos, si corresponde.
Las propinas en efectivo incluyen las recibidas directamente de clientes, de otros empleados bajo acuerdos de compartir las propinas, y las que se cargan (por ejemplo, los cargos en tarjetas de crédito y de débito) que usted le distribuye al empleado. Tanto los empleados que reciban propinas directamente como los que las reciban indirectamente, tienen que informarle las propinas recibidas a su empleador.
Los cargos por servicio que se agregan a una factura o que el empleador ha establecido que el cliente tenga que pagar, no se consideran propinas sino salarios sin propinas al pagarse al empleado que los recibe. Esos salarios sin propinas están sujetos a retención de impuestos al Seguro Social, Medicare e impuestos federales sobre los ingresos. Además, el empleador no puede utilizar estos salarios sin propinas cuando calcula el crédito disponible a los empleadores bajo la Sección 45B del Código de Impuestos Internos, debido a que estas cantidades no son “propinas”. Ejemplos comunes de cargos por servicio (a los que a veces se hace referencia como propinas automáticas) en las industrias de servicios, son:
- Cargo por grupo grande (restaurante),
- Cargo por servicio de descorche (restaurante y club nocturno),
- Cargo por servicio a habitaciones (hotel y complejo turístico),
- Cargo previamente acordado por ayuda con equipaje (hotel y complejo turístico) y
- Cargo obligatorio por entrega (pizza u otras entregas de ventas al por menor).
Mantenimiento de registros
Los empleados pueden encontrar información en la Publicación, 531, Informe de Ingresos por propinas, en “Como mantener un registro diario de propinas” (en inglés). Usted también puede proporcionarles otros medios a sus empleados para que le informen de las propinas que reciben, como, por ejemplo, un sistema de emisión de informes electrónicos de propinas por parte de los empleados.
Retención de impuestos
Cuando reciba el informe de propinas de su empleado, utilícelo para calcular la cantidad de impuestos al Seguro Social, Medicare e impuestos sobre los ingresos, que deberá retenerle por el período de nómina tanto del salario como de las propinas declaradas. Usted es responsable de pagar la porción de los impuestos al Seguro Social y al Medicare que le corresponde al empleador.
Se aplica un impuesto adicional del Medicare a los salarios de una persona física sujetos a Medicare, que superan de una cantidad límite con base en el estado civil del contribuyente para efectos de la declaración. Los empleadores son responsables de retener el impuesto adicional del Medicare del 0.9% de los salarios que se le paguen a una persona física y que superan los $200,000 en un año calendario, sin tener en cuenta su estado civil para efectos de la declaración. Se requiere que el empleador comience a retener el impuesto adicional del Medicare en el período de cobro en que le pague a un empleado salarios que superan los $200,000 y que continúe reteniéndolo en cada período de cobro hasta el final del año calendario. No existe una cantidad equivalente por parte del empleador al impuesto adicional del Medicare. Para obtener más información sobre el impuesto adicional del Medicare, consulte las Instrucciones para el Formulario 8959 (en inglés) y las Preguntas y respuestas sobre el impuesto adicional del Medicare (en inglés).
Tiene que recaudar la porción del empleado de estos impuestos del salario que le paga al empleado o de otros fondos que éste le entregue a usted. Si no recauda suficiente dinero del salario del empleado y otros fondos que su empleado le entregue, haga la retención de impuestos en el siguiente orden:
- Todos los impuestos sobre el salario del empleado (sin incluir las propinas),
- Impuestos al Seguro Social, Medicare, Medicare adicional sobre las propinas declaradas por el empleado e
- Impuesto federal, estatal y local sobre los ingresos sobre las propinas declaradas por el empleado.
Retenga todo impuesto federal restante no pagado sobre los ingresos del próximo cheque de cobro del empleado, hasta el cierre del año calendario. Sin embargo, si no puede retener todos los impuestos al Seguro Social y al Medicare sobre las propinas del empleado para el día 10 del mes siguiente al mes en que éste le informara de las propinas, no tiene que recaudar estos impuestos. Muestre la cantidad no retenida como un ajuste en su declaración de impuestos sobre la nómina (por ejemplo, el Formulario 941, Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador (en inglés). Además, cerciórese de declarar los impuestos no recaudados al Seguro Social y al Medicare en la casilla correspondiente del Formulario W-2, Comprobante de salarios y retención de impuestos (en inglés), del empleado, pero no declare ningún impuesto adicional del Medicare no recaudado. Puede que desee informarles a los empleados que reciben propinas, que si todos los impuestos federales sobre los ingresos y el impuesto adicional del Medicare de sus salarios y propinas no se van a recaudar para el final del año, el empleado podría verse obligado a hacer pagos de impuestos estimados. Si el empleado no paga el impuesto suficiente a lo largo del año, sea a través de la retención o por pagos de impuesto estimado, el empleado podría estar sujeto a una multa por pago insuficiente de impuestos estimados. Dirija sus empleados a consultar la Publicación 505, Retención de impuestos e impuesto estimado (en inglés), para más información.
Al preparar el Formulario W-2 de un empleado, incluya salarios, propinas y otra remuneración en la casilla titulada “Wages, Tips, Other Compensation” (Salarios, propinas y otra remuneración). Incluya salarios y propinas sujetas a impuestos al Medicare y propinas sujetas a impuestos al Seguro Social, en las respectivas casillas. Al calcular la obligación tributaria federal por desempleo del empleador, agregue todas las propinas declaradas al salario del empleado.
Propinas repartidas
Si opera un establecimiento grande de alimentos o bebidas, usted tiene que presentar cada año calendario el Formulario 8027, Declaración informativa anual del empleador sobre ingresos de propinas y propinas repartidas (en inglés), y es posible que se le requiera repartirles las propinas a sus empleados. Usted administra un establecimiento grande de alimentos o bebidas si las propinas son habituales y se proporcionan alimentos o bebidas para el consumo en el local, y usted normalmente emplea a más de diez personas que trabajan colectivamente un promedio de más de 80 horas en un día típico de trabajo. Si opera más de un establecimiento grande de alimentos o bebidas, tiene que presentar un Formulario 8027 por separado para cada uno. La presentación del Formulario 8027 se vence el último día de febrero del año siguiente (o el 31 de marzo si presenta su declaración electrónicamente). Si según los requisitos tiene la obligación de presentar el Formulario 8027, pero no lo presenta, la ley permite la imposición de multas por cada declaración informativa que no presenta oportunamente, inclusive de la multa por no presentar electrónicamente, de ser requerido.
Si el total de las propinas declaradas por todos los empleados en su establecimiento grande de alimentos o bebidas es menos del 8 por ciento de sus ingresos brutos (o una tasa más baja aprobada por el IRS), tiene que repartir la diferencia entre el ingreso real de propinas declaradas y el 8 por ciento de los ingresos brutos entre los empleados que recibieron dichas propinas. Puede basar la repartición en la porción de cada empleado de los ingresos brutos o en su participación del total de horas trabajadas, o en un acuerdo por escrito entre usted y sus empleados. Se requiere que declare la cantidad repartida en la casilla titulada "Allocated Tips" (Propinas repartidas) del Formulario W-2 de cada empleado a quien se le repartieron propinas. Pueden imponerse multas tanto por no presentar, como por no proporcionar un Formulario W-2 correcto en el que usted no incluya esta información requerida. No retenga impuestos sobre los ingresos, impuestos al Seguro Social, Medicare, Medicare adicional o retiro ferroviario de las propinas repartidas, ya que su empleado no le declaró estas cantidades a usted.
Si se requiere o no que usted reparta las propinas, sus empleados tienen que continuar declarándole todas las propinas que reciban y usted tiene que utilizar esas cantidades que le declaren para hacer el cálculo de los impuestos sobre la nómina.
Programa educativo para determinar las tasas de propina
El Tip Rate Determination and Education Program (Programa educativo para determinar las tasas de propina) (TRD/EP, por sus siglas en inglés) fue diseñado por el IRS para mejorar el cumplimiento tributario a través de programas educativos y el uso de acuerdos de cumplimiento voluntario sobre la declaración de propinas en lugar de técnicas de auditoría tradicionales. Los programas de declaración de propinas mejoran la declaración de ingresos por propinas al ayudar a los contribuyentes a entender y cumplir con sus responsabilidades de declaración de propinas y ofrecen muchos beneficios para el empleador y el empleado. Recientemente se ha propuesto el Service Industry Tip Compliance Agreement (SITCA) program (Programa de acuerdo de cumplimiento de propinas de la industria de servicios) (SITCA, por sus siglas en inglés) para reemplazar dos de los programas de declaración de propinas existentes de TRD/EP, el Tip Rate Determination Agreement (Acuerdo para determinar las tasas de propinas) (TRDA, por sus siglas en inglés) y el Tip Reporting Alternative Commitment (Compromiso alternativo de declaración de propinas) (TRAC, por sus siglas en inglés). SITCA estaría disponible para los empleadores de todas las industrias de servicios, excepto para los empleadores de la industria de juegos de azar. El Gaming Industry Tip Compliance Agreement Program (Programa de acuerdo de cumplimiento de propinas de la industria de juegos de azar) (GITCA, por sus siglas en inglés), está disponible para empleadores en la industria de juegos de azar (casino). Para obtener más información sobre los programas de GITCA, TRDA o TRAC, busque Market Segment Understandings (Cómo entender los segmentos del mercado) (MSU, por sus siglas en inglés) al utilizar la palabra clave “MSU” en IRS.gov y la Publicación 3144, Consejos sobre las propinas (Una guía para la declaración del ingreso de propinas para los empleadores en los negocios donde el ingreso de propinas es habitual) (en inglés) PDF.
Información adicional
Para obtener más información, consulte la Publicación 15 (Circular E), Guía Tributaria para Empleadores (en inglés). Además, de la Resolución Administrativa Tributaria 2012-18 (en inglés), proporciona directrices para empleadores y los empleados en un formato de preguntas y respuestas sobre los impuestos al Seguro Social y al Medicare sobre las propinas, incluida la información sobre la diferencia entre las propinas y los cargos de servicio, los informes de la porción correspondiente al empleador de los impuestos al Seguro Social y al Medicare bajo la Sección 3121(q), y el crédito bajo la Sección 45B.