Los empleados que reciben propinas en efectivo de $20 o más en un mes calendario mientras trabajan para usted, están obligados a informarle la cantidad total de propinas que reciben. Deben proveerle informes escritos para el décimo día del mes siguiente. Los empleados que reciben propinas de menos de $20 en un mes calendario no están obligados a informarle las propinas que han recibido, pero tienen que informar estas cantidades en sus declaraciones de impuestos sobre los ingresos y pagar impuestos, si corresponde. Las propinas en efectivo incluyen las recibidas directamente de clientes, de otros empleados bajo acuerdos de compartir las propinas, y las que se cargan (por ejemplo, los cargos en tarjetas de crédito y de débito) que usted le distribuye al empleado. Tanto los empleados que reciban propinas directamente como los que las reciban indirectamente, tienen que informarle las propinas recibidas a su empleador. Los cargos por servicio que se agregan a una factura o que el empleador ha establecido que el cliente tenga que pagar, no se consideran propinas sino salarios sin propinas al pagarse al empleado que los recibe. Esos salarios sin propinas están sujetos a retención de impuestos de Seguro Social, Medicare e impuestos federales sobre los ingresos. Además, el empleador no puede utilizar estos salarios sin propinas cuando calcula el crédito disponible a los empleadores bajo la sección 45B del Código de Impuestos Internos, debido a que estas cantidades no son “propinas”. Ejemplos comunes de cargos por servicio (a los que a veces se hace referencia como propinas automáticas) en las industrias de servicios, son: Cargo por grupo grande (restaurante), Cargo por servicio de descorche (restaurante y club nocturno), Cargo por servicio a habitaciones (hotel y complejo turístico), Cargo previamente acordado por ayuda con equipaje (hotel y complejo turístico), y Cargo obligatorio por entrega (pizza u otras entregas de ventas al por menor). Mantenimiento de registros Los empleados pueden utilizar el Formulario 4070-A, Registro diario de propinas del empleado, para mantener un registro diario de sus propinas, y el Formulario 4070, Informe del empleado al empleador sobre las propinas, para informar las propinas que reciben. Ambos formularios están disponibles en la Publicación 1244, Registro diario de propinas del empleado e informe al empleador (en inglés). Usted también puede proveerles otros medios a sus empleados para que le informen de las propinas que reciben, como por ejemplo, un sistema de emisión de informes electrónicos de propinas por parte de los empleados. Retención de impuestos Cuando reciba el informe de propinas de su empleado, utilícelo para calcular la cantidad de impuestos de Seguro Social, Medicare e impuestos sobre los ingresos, que deberá retenerle por el período de nómina tanto del salario como de las propinas declaradas. Usted es responsable de pagar la porción de los impuestos de Seguro Social y de Medicare que le corresponde al empleador. Se aplica un impuesto adicional de Medicare a los salarios de un individuo sujetos a Medicare, que excedan de un monto límite basado en el estado civil del contribuyente para las declaraciones de impuestos. Los empleadores son responsables de retener el impuesto adicional de Medicare del 0.9% de los salarios que se le paguen a un individuo y que excedan de $200,000 en un año calendario, sin tener en cuenta su estado civil para las declaraciones de impuestos. Se requiere que el empleador comience a retener el impuesto adicional de Medicare en el período de cobro en que le pague a un empleado salarios que excedan de $200,000 y que continúe reteniéndolo en cada período de cobro hasta el final del año calendario. No existe un monto equivalente por parte del empleador al impuesto adicional de Medicare. Para obtener más información sobre el impuesto adicional de Medicare, consulte las Instrucciones para el Formulario 8959 (en inglés) y las Preguntas y respuestas sobre el impuesto adicional de Medicare (en inglés). Tiene que recaudar la porción del empleado de estos impuestos del salario que le paga al empleado o de otros fondos que éste le entregue a usted. Si no recauda suficiente dinero del salario del empleado y otros fondos que su empleado le entregue, haga la retención de impuestos en el orden siguiente: Todos los impuestos sobre el salario del empleado (sin incluir las propinas), Impuestos de Seguro Social, Medicare, Medicare adicional o del retiro ferroviario sobre las propinas declaradas por el empleado, e Impuesto federal, estatal y local sobre los ingresos sobre las propinas declaradas por el empleado. Retenga todo impuesto federal restante no pagado sobre los ingresos del próximo cheque de cobro del empleado, hasta el cierre del año calendario. Sin embargo, si no puede retener todos los impuestos de Seguro Social y de Medicare sobre las propinas del empleado para el día 10 del mes siguiente al mes en que éste le informara de las propinas, no tiene que recaudar los impuestos. Muestre la cantidad no retenida como un ajuste en su declaración de impuestos sobre la nómina (por ejemplo, el Formulario 941, Declaración federal TRIMESTRAL de impuestos del empleador (en inglés). Además, cerciórese de declarar los impuestos no recaudados de Seguro Social y de Medicare en la casilla correspondiente del Formulario W-2, Comprobante de salarios e impuestos (en inglés), del empleado, pero no declare ningún impuesto adicional de Medicare no recaudado. Puede que desee informarles a los empleados que reciben propinas, que si todos los impuestos federales sobre los ingresos y el impuesto adicional de Medicare de sus salarios y propinas no se van a recaudar para el final del año, el empleado podría verse obligado a hacer pagos de impuestos estimados. Si el empleado no paga el impuesto suficiente a lo largo del año, sea a través de la retención o por pagos de impuesto estimado, el empleado podría estar sujeto a una multa por pago insuficiente de impuestos estimados. Dirija sus empleados a ver la Publicación 505, Retención de impuestos e impuestos estimados (en inglés), para más información. Al preparar el Formulario W-2 de un empleado, incluya salarios, propinas y otra remuneración en la casilla titulada “Wages, Tips, Other Compensation” (Salarios, propinas y otra remuneración). Incluya salarios y propinas sujetas a impuestos de Medicare y propinas sujetas a impuestos de Seguro Social, en las respectivas casillas. Al calcular la obligación tributaria federal por desempleo del empleador, agregue todas las propinas declaradas al salario del empleado. Propinas repartidas Si opera un establecimiento grande de alimentos o bebidas, usted tiene que presentar cada año calendario el Formulario 8027, Declaración informativa anual del empleador sobre ingresos de propinas y propinas repartidas (en inglés), y es posible que se le requiera repartirles las propinas a sus empleados. Usted administra un establecimiento grande de alimentos o bebidas si las propinas son habituales y se proveen alimentos o bebidas para el consumo en el local, y usted normalmente emplea a más de diez personas que trabajan colectivamente un promedio de más de 80 horas en un día típico de trabajo. Si opera más de un establecimiento grande de alimentos o bebidas, tiene que presentar un Formulario 8027 por separado para cada uno. La presentación del Formulario 8027 se vence el último día de febrero del año siguiente (o el 31 de marzo si presenta su declaración electrónicamente). Si según los requisitos tiene la obligación de presentar el Formulario 8027, pero no lo presenta, la ley permite la imposición de multas por cada formulario informativo que no presenta oportunamente, inclusive de la multa por no presentar electrónicamente, de ser requerido. Si el total de las propinas declaradas por todos los empleados en su establecimiento grande de alimentos o bebidas es menos del 8% de sus ingresos brutos (o una tasa más baja aprobada por el IRS), tiene que repartir la diferencia entre el ingreso real de propinas declaradas y el 8 por ciento de los ingresos brutos entre los empleados que recibieron dichas propinas. Puede basar la repartición en la porción de cada empleado de los ingresos brutos o en su participación del total de horas trabajadas, o en un acuerdo por escrito entre usted y sus empleados. Se requiere que declare la cantidad repartida en la casilla titulada "Allocated Tips" (Propinas repartidas) del Formulario W-2 de cada empleado a quien se le repartieron propinas. Pueden imponerse multas tanto por no presentar, como por no proveer un Formulario W-2 correcto en el que usted no incluya incluir esta información requerida. No retenga impuestos sobre los ingresos, impuestos de Seguro Social Medicare, Medicare adicional o retiro ferroviario de las propinas repartidas, ya que su empleado no le declaró estas cantidades a usted. Si se requiere o no que usted reparta las propinas, sus empleados tienen que continuar declarándole todas las propinas que reciban y usted tiene que utilizar esas cantidades que le declaren para hacer el cálculo de los impuestos sobre la nómina. Programa educativo para determinar las tasas de propina Los empleadores pueden participar en el Tip Rate Determination and Education Program (Programa educativo para determinar las tasas de propina), en inglés. El programa consiste principalmente en acuerdos de cumplimiento voluntario sobre declaración de propinas desarrollados para alentar a los contribuyentes a declarar correcta y oportunamente los ingresos provenientes de propinas, ayudando a los contribuyentes a entender y cumplir con estas responsabilidades. Estos acuerdos de cumplimiento voluntario sobre declaración de propinas ofrecen muchos beneficios al empleado y al empleador. Dos de esos acuerdos son el Tip Rate Determination Agreement (Acuerdo para determinar las tasas de propinas o TRDA, por sus siglas en inglés) y el Tip Reporting Alternative Commitment (Compromiso alternativo de declaración de propinas o TRAC, por sus siglas en inglés), ambos en inglés. Un acuerdo de propinas, el Gaming Industry Tip Compliance Agreement (Acuerdo de cumplimiento de propinas de la industria de juegos de azar, o GITCA, por sus siglas en inglés), está disponible para la industria de juegos de azar (casino). Para obtener más información sobre los acuerdos GITCA, TRDA o TRAC, acceda al sitio web del IRS, en IRS.gov/MSU y a la Publicación 3144, Consejos sobre las propinas (Una guía para la declaración del ingreso de propinas para los empleadores en los negocios donde el ingreso de propinas es habitual)(en inglés).PDF Información adicional Para obtener más información sobre las responsabilidades del empleador, consulte la Publicación 15, (Circular E), Guía tributaria para el empleador (en inglés). Para más información sobre las responsabilidades del empleado, consulte la Publicación 531, Cómo declarar ingresos de propinas, ¿Son mis ingresos de propinas tributables? (en inglés) y Cómo declarar ingresos de propinas - El programa de Jill y Jason (en inglés). La Resolución Administrativa Tributaria 2012-18 (en inglés), provee directrices para empleadores y los empleados en un formato de preguntas y respuestas sobre los impuestos de Seguro Social y de Medicare sobre las propinas, incluyendo información sobre la diferencia entre las propinas y los cargos de servicio, los informes de la porción correspondiente al empleador de los impuestos de Seguro Social y de Medicare bajo la sección 3121(q), y el crédito bajo la sección 45B.
