Prepárese para los impuestos: Guardar los archivos tributarios ayuda para presentación futura, enmiendas, auditorías

IR-2018-232SP, 26 de noviembre de 2018

WASHINGTON — A solo meses para que inicie la temporada de impuestos, el Servicio de Impuestos Internos quiere que los contribuyentes comprendan cuánto tiempo deben conservar sus declaraciones de impuestos y otros documentos.

Este es el séptimo de una serie de recordatorios para ayudar a los contribuyentes a prepararse para la próxima temporada de impuestos. El IRS actualizó una página especial en su sitio web con los pasos a seguir ahora para la temporada de presentación de impuestos de 2019. 

El IRS generalmente recomienda guardar copias de declaraciones de impuestos y otros documentos de apoyo por al menos tres años. Los archivos de empleo deben guardarse al menos cuatro años luego de la fecha que se adueda o paga el impuesto, la que sea más tarde. Los archivos tributarios deben conservarse al menos siete años si una declaración reclama una pérdida de valores o deducciones de malas deudas. Copias de declaraciones previas ayudan a preparar declaraciones del año actual y hacer cálculos si una declaración debe enmendarse.

Conservar archivos

Los archivos tributarios deben asegurarse sin importar si se guardan en papel o electrónicamente. Los archivos en papel deben guardarse en un lugar seguro, preferiblemente bajo llave, por ejemplo en una caja fuerte. Los archivos que se almacenan electrónicamente deben respaldarse electrónicamente y codificarse, cuando sea posible. El IRS además sugiere escanear los archivos tributarios y financieros en un formato que pueda codificarse y guardarse en una unidad flash, CD o DVD, junto con fotos o videos de artículos de valor.

Desechar archivos

Los archivos tributarios contienen datos confidenciales como números de seguro social, sumas de ingreso e información de cuentas bancarias. Los documentos tributarios que no se desechen  apropiadamente pueden caer en manos de criminales y resultar en robo de identidad. Pasada la fecha de su utilidad, se deben desechar de forma apropiada. Declaraciones de impuestos en papel y sus documentos de apoyo deben triturarse antes de descartarse. Computadoras antiguas, discos de respaldo, y medios informáticos contienen datos confidenciales. Eliminar los archivos tributarios de la computadora solamente, no los borra. Usar software para borrar archivos asegurara la remoción de datos confidenciales.

Los contribuyentes que aún guardan declaraciones de impuestos y recibos en cajas de zapatos deben reconsiderar esta estrategia. Cuando los archivos ya no se necesitan, los datos deben descartarse apropiadamente. Información adicional puede encontrarse en IRS.gov, en la página ¿Por cuánto tiempo debería guardar mis registros?