Consejo Tributario del IRS 2019-157SP, 7 de noviembre de 2019 El mantenimiento de archivos es una parte importante de llevar a cabo una pequeña empresa. Es más, mantener buenos archivos ayuda a los negocios. Aquí hay algunas cosas que los dueños de pequeñas empresas deben recordar acerca del mantenimiento de archivos. Buenos archivos ayudan a los dueños de negocios a: Monitorizar el progreso de su negocio Preparar sus estados financieros Identificar sus fuentes de ingresos Llevar archivos de gastos Preparar sus declaraciones de impuestos y comprobar las partidas en sus declaraciones de impuestos. Los dueños de pequeñas empresas pueden elegir cualquier sistema de mantenimiento adecuado para su negocio. Ellos deben elegir uno que muestre claramente sus ingresos y gastos. Con excepción de algunos casos, la ley no requiere archivos específicos. El tiempo que un dueño debe mantener un registro depende de varios factores. Estos factores incluyen la acción, gasto, o evento que dicho documento registra. El IRS generalmente sugiere que los contribuyentes mantengan registros durante tres años. Un buen sistema de mantenimiento de archivos incluye un resumen de todas las transacciones comerciales. Los negocios por lo general registran estas transacciones en libros llamados libros de diario y libro mayor que los dueños de negocios pueden comprar en una tienda de suministros de oficina locales o los pueden mantener electrónicamente. Todos los requisitos que se aplican a los libros y arhivos impresos, también se aplican a los archivos de negocios que se mantienen electrónicamente. La responsabilidad de probar la información en las declaraciones de impuestos se conoce como carga de la prueba. Los dueños de pequeñas empresas deben probar sus gastos para deducirlos. Los dueños de negocios deben mantener todos los archivos de impuestos de los empleados (en inglés) durante al menos cuatro años. Las empresas que mantienen archivos en papel deben mantenerlos en un lugar seguro, preferiblemente bajo cerradura y llave, como un cajón del escritorio o una caja fuerte. Las empresas que mantienen archivos electrónicamente en una computadora siempre deben tener una copia de seguridad electrónica, en caso de que el disco duro falle. Suscríbase a los Consejos Tributarios del IRS
