Puede elegir cualquier sistema de mantenimiento de registros adecuado para su negocio que muestre claramente sus ingresos y gastos. El negocio que usted tenga afecta el tipo de registros que necesita mantener para propósitos del impuesto federal. Su sistema de mantenimiento de registros debe incluir un resumen de las transacciones de su negocio. Este resumen se hace normalmente en sus libros contables (por ejemplo, el libro diario y el libro mayor). Sus libros tienen que mostrar sus ingresos brutos, así como sus deducciones y créditos. Para la mayoría de los pequeños negocios, la cuenta corriente del negocio es la fuente principal de los asientos en los libros del negocio.

Algunos negocios escogen utilizar electronic accounting software programs (programas de software de contabilidad electrónica, en inglés) o algún otro tipo de sistema electrónico para capturar y organizar sus registros. El programa de software de contabilidad electrónica o el sistema electrónico que elija, debe cumplir con los mismos principios básicos de mantenimiento de registros mencionados anteriormente. Todos los requisitos que se aplican a los libros y registros impresos también se aplican a los registros electrónicos. Para obtener más información detallada, consulte la Publicación 583, Starting a Business and Keeping Records (en inglés) (Cómo iniciar un negocio y mantenimiento de registros).

Documentos comprobantes del negocio

Las compras, ventas, nóminas y otras transacciones de su negocio generarán los documentos comprobantes. Los documentos comprobantes incluyen recibos de venta, cuentas pagadas, facturas, recibos, hojas de depósitos y cheques cancelados. Estos documentos contienen la información que usted necesita para registrar en sus libros. Es importante mantener estos documentos, porque comprueban los asientos en sus libros y en su declaración de impuestos. Debe mantenerlos de manera ordenada y en un lugar seguro. Por ejemplo, organícelos por año y por tipo de ingreso o gasto.

Los siguientes son algunos de los tipos de registros que debe mantener:

  • Ingresos Brutos son los ingresos que recibe de su negocio. Debe mantener los documentos comprobantes que muestran las cantidades y las fuentes de sus ingresos brutos. Los documentos para los ingresos brutos incluyen los siguientes:
    • Cintas de caja registradora
    • Información de depósitos (ventas al contado y a crédito)
    • Libros de recibos
    • Facturas
    • Formularios 1099-MISC
       
  • Compras son los artículos que usted compra y revende a los clientes. Si usted es un fabricante o productor, esto incluye el costo de toda la materia prima o piezas compradas para la fabricación de productos acabados. Sus documentos comprobantes deben mostrar la cantidad pagada y que esa cantidad fue para las compras. Los documentos de compras incluyen los siguientes:
    • Cheques cancelados u otros documentos que identifiquen el beneficiario, la cantidad y la prueba de pago/transferencia electrónica de fondos
    • Recibos de las cintas de caja registradora
    • Recibos y estados de cuentas de tarjetas de crédito
    • Facturas
       
  • Gastos son los costos en que usted incurre (que no son compras) para llevar a cabo su negocio. Sus documentos comprobantes deben mostrar la cantidad pagada y una descripción que muestre que la cantidad fue para un gasto del negocio. Los documentos para gastos incluyen los siguientes:
    • Cheques cancelados u otros documentos que identifiquen el beneficiario, la cantidad y la prueba de pago/transferencia electrónica de fondos
    • Cintas de caja registradora
    • Estados de cuentas
    • Recibos y estados de cuentas de tarjetas de crédito
    • Facturas
    • Recibos de gastos menores en efectivo
       
  • Gastos de Viajes, Transportación, Entretenimiento y Regalos
    Si usted deduce los gastos de viajes, entretenimiento, regalos o transportación, tiene que poder demostrar (comprobar) ciertos elementos de los gastos. Para obtener más información, consulte la Publicación 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (en inglés) (Gastos de viajes, transportación, entretenimiento y regalos).
     
  • Activos son la propiedad, tales como la maquinaria y mobiliario, que usted posee y utiliza en su negocio. Debe mantener registros para verificar cierta información sobre los activos de su negocio. Necesita los registros para calcular la depreciación anual y la ganancia o pérdida al vender los activos. Los documentos para los activos deben mostrar la siguiente información:
    • Cuándo y cómo adquirió los activos
    • Precio de compra
    • Costo de cualquier mejora
    • Deducción de la sección 179 obtenida
    • Deducciones tomadas por depreciación
    • Deducciones tomadas por pérdidas fortuitas, tales como las pérdidas resultantes de incendios o tormentas
    • Cómo utilizó el activo
    • Cuándo y cómo enajenó el activo
    • Precio de venta
    • Gastos de venta

         Los siguientes documentos pueden mostrar esta información.

  • Facturas de compras y ventas
  • Estados de cierre de bienes raíces
  • Cheques cancelados u otros documentos que identifiquen el beneficiario, la cantidad y la prueba de pago/transferencia de fondos electrónicos

Impuestos sobre la Nómina

Hay registros específicos de impuestos sobre la nómina que debe mantener. Guarde todos los registros sobre la nómina por al menos cuatro años. Para obtener información adicional, consulte Recordkeeping for Employers (Mantenimiento de registros para los empleadores, en inglés) y Publicación 15, (Circular E) Employers Tax Guide (en inglés) (Circular E, Guía tributaria para los empleadores).