Phải lưu giữ loại hồ sơ nào?

Quý vị có thể chọn bất cứ cơ chế ghi sổ sách nào phù hợp với doanh nghiệp của mình và cho thấy rõ các khoản lợi tức và phí tổn. Dạng doanh thương sẽ ảnh hưởng lên loại hồ sơ quý vị cần lưu giữ để khai và nộp thuế liên bang. Cơ chế ghi sổ sách cũng phải có cả bản tóm lược các giao dịch thương mại. Tóm lược này thường được ghi trong sổ sách kinh doanh (thí dụ: nhật ký và sổ cái kế toán). Sổ sách phải cho biết tổng lợi tức cũng như các khoản khấu giảm và tín thuế. Ðối với đa số doanh nghiệp nhỏ, quyển chi phiếu thương mại là nguồn dữ liệu chánh cho sổ sách kinh doanh.

Một số doanh nghiệp sử dụng các chương trình nhu liệu kế toán điện tử (tiếng Anh) hoặc một số loại hệ thống điện tử để giữ và sắp xếp hồ sơ của họ.  Chương trình nhu liệu kế toán điện tử hay hệ thống điện tử mà quý vị chọn cần đáp ứng các nguyên tắc lưu giữ sổ sách căn bản giống nhau như đề cập ở trên. Tất cả các đòi hỏi áp dụng cho sổ sách và hồ sơ bằng giấy cũng áp dụng cho hồ sơ điện tử.  Muốn biết thêm thông tin chi tiết thì nên tham khảo Ấn Phẩm 583, Khai Trương Doanh Nghiệp và Lưu Giữ Hồ Sơ (tiếng Anh).

Tài Liệu Chứng Minh Hoạt Ðộng Thương Mại

Hoạt động mua, bán, trả lương - và các giao dịch khác trong công việc kinh doanh - sẽ tạo ra nhiều tài liệu chứng minh, chẳng hạn như hóa đơn và biên lai. Tài liệu chứng minh bao gồm phiếu bán hàng, giấy tính tiền đã trả đủ, hóa đơn, biên lai, phiếu nộp tiền, và chi phiếu đã hủy bỏ (đã lãnh). Những tài liệu này chứa thông tin cần được ghi vào sổ sách. Phải giữ kỹ các tài liệu này, vì đó là giấy tờ chứng minh cho dữ liệu ghi trong sổ sách và trên tờ khai thuế. Quý vị phải lưu giữ chúng theo thứ tự thích hợp và tại nơi an toàn, thí dụ như sắp xếp theo năm và dạng lợi tức hoặc phí tổn. 

Sau đây là một vài dạng hồ sơ quý vị phải lưu giữ:

  • Tổng thu nhập là lợi tức quý vị có được từ doanh thương. Quý vị phải lưu giữ tài liệu chứng minh rõ ràng số tiền và nguồn của tổng thu nhập. Tài liệu ghi nhận tổng thu nhập bao gồm những mục sau đây:
    • Băng ghi của máy tính tiền
    • Thông tin ký thác (buôn bán bằng tiền mặt và tín dụng)
    • Sổ biên lai/ghi thu nhập
    • Hóa đơn
    • Các Mẫu 1099-MISC
       
  • Tậu mua là những mục quý vị mua vào rồi bán lại cho khách hàng. Nếu quý vị là nhà chế tạo hay sản xuất, trong đó bao gồm chi phí của mọi nguyên liệu thô hoặc bộ phận đã mua để làm ra thành phẩm. Tài liệu chứng minh phải chỉ rõ người được trả tiền, số tiền đã trả, bằng chứng thanh toán, ngày phát sinh và bao gồm mô tả của mặt hàng để cho thấy mục đích của số tiền là dùng để mua hàng hóa. Tài liệu mua bán bao gồm những mục sau đây:
    • Chi phiếu đã hủy bỏ (đã lãnh) oặc giấy tờ khác cho thấy bằng chứng thanh toán/các khoản tiền được chuyển điện tử
    • Biên lai theo băng ghi của máy tính tiền
    • Biên nhận và bản xác nhận thẻ tín dụng
    • Hóa đơn
  • Lưu ý: Có thể cần kết hợp các tài liệu hỗ trợ để chứng minh tất cả các yếu tố của giao dịch mua.
  •  
  • Phí tổn là chi phí đã trang trải (không phải là tậu mua) để tiếp tục hoạt động kinh doanh. Tài liệu chứng minh phải chỉ rõ người được trả tiền, số tiền đã trả, bằng chứng thanh toán, ngày phát sinh và bao gồm mô tả của mặt hàng đã mua hay dịch vụ đã nhận để cho thấy đó đúng là doanh phí. Tài liệu về chi tiêu bao gồm những mục sau đây:
    • Chi phiếu đã hủy bỏ (đã lãnh) hoặc các tài liệu khác cho thấy chứng cớ trả tiền/chuyển ngân quỹ điện tử

    • Biên lai theo băng ghi của máy tính tiền
    • Bản chứng nhận trương mục
    • Biên nhận và bản xác nhận thẻ tín dụng
    • Hóa đơn
    • Phiếu chi lặt vặt để trả các khoản tiền mặt nho nhỏ
  • Lưu ý: Có thể cần kết hợp các tài liệu hỗ trợ để chứng minh tất cả các yếu tố của phí tổn.
  •  
  • Phí Tổn Ði Công Tác, Vận Chuyển, Chiêu Ðãi, và Biếu Tặng
    Nếu quý vị khấu trừ phí tổn đi công tác, chiêu đãi, biếu tặng hoặc vận chuyển, thì phải chứng minh (chứng tỏ) được một số yếu tố của phí tổn đó. Muốn biết thông tin phụ trội về cách chứng minh một vài loại doanh phí thì nên tham khảo Ấn Phẩm 463, Phí Tổn Ði Công Tác, Chiêu Ðãi, Biếu Tặng, và Xe Cộ (tiếng Anh).
     
  • Tài sản là những của cải - chẳng hạn như máy móc và đồ đạc - do quý vị làm chủ và sử dụng trong hoạt động kinh doanh. Quý vị phải lưu giữ hồ sơ để kiểm chứng một số thông tin về tài sản của doanh thương. Quý vị cần có hồ sơ để tính toán khoản khấu hao hàng năm và món lời hoặc lỗ khi bán tài sản. Tài liệu về tài sản bao gồm những mục sau đây:
    • Thời điểm và cách thức sử dụng để có được tài sản
    • Giá mua
    • Chi phí của mọi lần tu bổ
    • Khấu giảm đã khai theo Ðoạn 179
    • Khấu giảm khai theo khoản khấu hao
    • Khấu giảm khai theo mất mát thiệt hại rủi ro, chẳng hạn như lỗ lã vì hỏa hoạn hay bão lụt
    • Cách sử dụng tài sản
    • Thời điểm và cách thức phát mãi tài sản
    • Giá bán
    • Phí tổn bán hàng
       
    Những tài liệu sau đây có thể cho thấy thông tin này.
    • Hóa đơn mua bán
    • Tường trình kết sổ về địa ốc
    • Chi phiếu đã hủy bỏ (đã lãnh) hoặc các tài liệu khác chỉ rõ người được trả tiền, số tiền và bằng chứng thanh toán/tiền được chuyển điện tử
       
  • Thuế nhân công
    Có một số hồ sơ cụ thể về thuế nhân công mà quý vị phải lưu trử. Quý vị phải giữ lại tất cả các hồ sơ nhân công cho ít nhất là bốn năm. Để biết thêm chi tiết, xin xem Lưu Trử Hồ Sơ cho Hãng Sở và Ấn Bản 15, Thông Tư E Hướng Dẫn về Thuế cho Hãng Sở (tiếng Anh).