어떤 기록을 유지해야 합니까?

귀하의 소득과 비용을 명확히 표시하고 귀하의 사업에 적합한 기장 시스템을 선택할 수 있습니다. 귀하가 종사하고 있는 사업 분야는 연방 세무 목적상 보관해야 할 기록의 유형에 영향을 줍니다. 기장 시스템은 사업 거래 요약 내용을 포함해야 합니다. 이 요약 자료는 일반적으로 사업 장부 (예: 분개장, 원장)에 작성합니다. 장부는 소득공제 및 세액공제뿐만 아니라 총 소득액을 표시해야 합니다. 대부분의 소기업에서는 사업 수표장 이 사업 장부에 대한 기입항목의 주된 출처가 됩니다.

일부 사업체는 기록의 수집과 정리를 위해 전자 회계 소프트웨어 프로그램(영어) 또는 다른 형태의 전자 시스템 사용을 선택합니다. 귀하가 선택한 전자 회계 소프트웨어 프로그램 또는 전자 시스템은 위에 언급된 것과 동일한 기본적 장부 기장 원칙을 충족해야 합니다. 서류 장부 및 기록에 적용되는 모든 요건이 전자 기록에도 적용됩니다. 자세한 내용은 간행물 583, ‘사업 개시 및 기록 유지’(영어) 부분을 참고하십시오.

사업 증빙 문서

사업 과정에서 발생하는 구매, 판매, 급여지급 및 기타 거래는 증빙 문서를 생성합니다. 증빙 문서에는 매출 전표, 지불한 청구서, 송장, 영수증, 예금 전표, 지불 완료 수표 등이 포함됩니다. 이러한 문서에는 장부 기장에 필요한 정보가 포함되어 있습니다. 이러한 문서가 장부와 세금 보고서의 입력 내용을 입증하기 때문에 잘 보관하는 것이 중요합니다. 따라서 이를 잘 정리하여 안전한 곳에 보관해야 합니다. 예를 들어 연도별 및 소득 또는 비용 항목별로 정리하여 보관하십시오.

보관해야 할 기록 유형의 몇 가지 예를 들면 다음과 같습니다.

• 총 매출은 비즈니스에서 얻은 수입을 말합니다. 총 매출의 금액과 출처를 나타내는 증빙 문서를 보관해야 합니다. 총 매출 증빙 문서는 다음을 포함합니다:
  • 현금 등록기 테이프
  • 예금 정보 (현금 및 신용 카드 판매)
  • 수령 대장
  • 송장
  • 서식 1099-MISC
     
• 매입은 구매해서 고객에게 재판매하는 품목들을 말합니다. 제조업자 또는 생산업자인 경우 여기에는 완제품 제조를 위해 구입한 모든 원자재나 부품 원가가 포함됩니다. 증빙 문서에는 지급 대상자와 지급 금액, 지급 증빙, 발생 일자를 표시하고 매입에 사용된 금액임을 표시하는 항목 설명이 포함되어야 합니다. 매입 문서의 예시에는 다음을 포함합니다.
  • 지불 완료 수표 또는 지급 증빙/전자 자금 이체를 식별하는 기타 서류
  • 현금 등록기 영수증
  • 신용 카드 영수증 및 내역서
  • 송장
• 참고: 매입의 모든 요소를 입증하려면 조합된 증빙 문서가 필요할 수도 있습니다.
• 비용은 사업 수행을 위해 발생한 비용입니다(매입 이외의 용도로). 증빙 문서는 지급 대상자와 지급 금액, 지급 증명, 발생 일자를 표시하고 사업 비용임을 표시하기 위해 매입한 항목 또는 이용한 서비스의 설명을 포함하여야 합니다. 비용 문서의 예를 들면 다음과 같습니다.
  • 지불 완료 수표 또는 지급 증빙/전자 자금 이체를 식별하는 기타 서류
  • 현금 등록기 테이프 영수증
  • 계좌 명세서
  • 신용 카드 영수증 및 내역서
  • 송장
• 참고: 비용의 모든 요소를 입증하려면 증빙 문서를 조합하여야 할 수 있습니다.
• 출장, 선물 및 운송 비용
  출장, 선물 또는 운송비를 공제하는 경우 특정 비용 요소를 증명(입증)할 수 있어야 합니다. 추가적은 정보는 간행물 463, ‘출장, 선물 및 차량 비용’(영어)을 참조하십시오.
   
• 자산은 사업 용도로 소유하여 사용하고 있는 기계, 가구 등의 재산을 말합니다. 사업용 자산에 관한 특정 정보를 검증하기 위해 기록을 유지해야 합니다. 연간 감가상각비 및 자산 매각 시 손익 계산을 위해 기록이 필요합니다. 자산 문서의 예를 들면 다음과 같습니다.
  • 자산 취득 시점 및 방법
  • 매입 가격
  • 개량 비용
  • 섹션 179 공제액
  • 감가상각 공제액
  • 화재나 폭풍에 의한 손실 등 재해 손실에 의한 공제
  • 자산 사용 방법
  • 자산 처분 시기 및 방법
  • 매각 가격
  • 판매 비용
     
• 이러한 정보를 표시하는 문서는 다음과 같습니다.
  • 매입 및 판매 송장
  • 부동산 거래 계약서
  • 지급 대상자, 금액 및 전자 자금 이체 증빙 서류를 식별하는 지불 완료 수표 또는 기타 문서 
• 고용세
  귀하가 반드시 유지해야 할 특정한 고용세 기록이 있습니다. 해당 모든 고용 기록은 최소한 4년 동안 유지하십시오. 자세한 내용은 고용주를 위한 장부 기장 및 간행물15, ‘회보 E 고용주 세금 안내’(영어)를 참고하십시오.