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我應該保存哪些帳務記錄?

English

您可以選擇任何一種適合您的生意並且能夠清楚顯示您的收入與支出的記帳系統。 除了某些例外情況,法律並無規定必須用哪一種方法記帳。 但是您生意的種類會影響到您報稅所需的記帳類型。 您的記帳系統也應該包含您業務交易的總結。 這個總結通常是記錄在您的生意帳冊上(例如會計日記帳及分類帳)。 您的帳本必須顯示您的總收入,以及您的各項支出和扣抵。對大部分的小型企業來說,帳冊上的記錄主要是來自於商業支票簿。

某些企業選擇使用電子會計軟體程式(electronic accounting software programs)或其他類型的電子系統來擷取和整理他們的記錄。您選擇的電子會計軟體程式或電子系統應該符合上述同樣的基本資料保留原則。適用於書面帳冊與資料記錄的所有規定也適用於電子記錄。詳情請參閱583號刊物【創立企業並保存資料記錄】(Publication 583, Starting a Business and Keeping Records)。

佐證的業務文件 (Supporting business documents)

您的企業所做的購買、銷售、工資和其它交易都會產生佐證文件,像是發票和收據。佐證文件包括銷售單據、已支付的帳單、發票、收據、存款單和回籠支票。這些文件提供了您需要記在您帳冊上的內容。這些文件能夠佐證您的帳冊和稅表上的條目,因此務必善加保存。 您應有條理地保存這些文件,將它們放置在安全的地方。 例如,您可以按年度以及收支類型來將這些文件整理歸類。 

以下是幾類您應保存的記錄:

  • 總收入是指從您的生意所得到的收入。您應保存可以佐證您總收入的金額與來源的文件。總收入的文件包含如下:
    • 收銀機的結帳紙帶
    • 存款資訊(現金和信用銷售)
    • 收據本
    • 發票
    • 1099-MISC表
  • 採購是指您購入再出售的物品。如果您是生產商或製造商,這包括購買所有原料,或是購買用於製作成品的零部件的費用。您的文件應能佐證支付的金額以及購買的物品。採購的文件包含如下:
    • 回籠支票或是其他註明收款人、金額、付款證據/電子資金轉帳的文件
    • 收銀機的結帳紙帶
    • 信用卡收據和報表
    • 發票
  • 支出是指您做生意時的所化的費用(購買除以)。您的文件應能佐證費用的金額以及該費用是業務支出。支出的文件包含如下:
    • 回籠支票或是其他註明收款人、金額、付款證據/電子資金轉帳的文件
    • 收銀機的結帳紙帶
    • 帳戶對帳單
    • 信用卡收據和報表
    • 發票
    • 零用現金付款單據
  • 差旅、交通、娛樂招待和饋贈支出 如果您在稅表上扣除差旅、娛樂招待、饋贈或交通等費用,您必須要能證明(證實)化費的具體內容。有關如何證明某些業務支出的更多資訊,請參閱463號刊物【差旅、娛樂招待、贈禮和車輛費用】(Publication 463, Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses) 。
  • 資產是指您擁有並用在生意上的財產,像是機器和傢俱等。您必須保留某些能證明您生意資產的記錄。您需要用這些記錄來計算年度折舊,以及在出售資產時計算盈虧。資產的文件包含如下:
    • 您何時以及如何取得資產
    • 購買價格
    • 做任何改良的費用
    • 已申報過的179條資產扣除總額
    • 已申報過的折舊扣除總額
    • 已申報過的災害損失,例如火災或暴風雨造成的損失扣除總額
    • 您的資產使用
    • 處置方法以及處置時間
    • 售出價格
    • 出售費用
  • 下列文件可能會包括上述資料。
    • 採購和銷售的發票
    • 房地產成交明細表
    • 回籠支票或是其他註明收款人、金額、付款證據/電子資金轉帳的文件
  • 就業稅 您必須保留特定的就業稅記錄。保留所有雇用記錄至少四年。欲瞭解詳情,請參閱雇主記錄保留及15號刊物(通告E)《僱主稅務指南》(Publication 15, Circular E Employers Tax Guide)。