Какие документы мне следует хранить?

Вы можете выбрать любую систему ведения документации, которая подходит для вашей коммерческой деятельности и позволяет четко отражать доходы и расходы. От вида деятельности зависит, какую документацию необходимо вести для целей федерального налогообложения США. Ваша система ведения документации должна включать учет всех хозяйственных операций. Обычно записи об этих операциях отражаются в документах бухгалтерского учета (например, в бухгалтерских журналах и учетных книгах). В них должны быть отражены ваш валовой доход, а также вычеты и зачеты. Для большинства предприятий малого бизнеса основным источником информации для внесения этих записей служит расчетный банковский счет предприятия.

Некоторые коммерческие предприятия предпочитают вести учет с помощью программного обеспечения бухгалтерского учета (Английский) или другой электронной системы для ведения и хранения учетных данных. Выбранное вами программное обеспечение бухгалтерского учета или электронная система должны соответствовать тем же основным принципам ведения учета, о которых говорилось выше. Все требования, предъявляемые к учетным книгам и документам на бумажном носителе, также распространяются на электронные записи. Более подробную информацию см. в Публикации № 583 «Ведение учета и начало бизнеса» (Английский).

Подтверждающие документы

Покупки, продажи, выплата заработной платы и другие хозяйственные операции сопровождаются оформлением подтверждающих документов. К ним относятся документы, подтверждающие продажу, оплаченные счета, счета, квитанции, квитанции о внесении денежных средств и оплаченные банком чеки. Эти документы содержат информацию, которую необходимо отражать в документах бухгалтерского учета. Важно хранить эти документы, поскольку они подтверждают записи в документах бухгалтерского учета и вашей налоговой декларации. Храните их в упорядоченном виде и в надежном месте. Например, систематизируйте их по годам и видам доходов и расходов. 

Ниже приведены некоторые виды документацииов, которую выые  рекомендуется хранитьобязаны вести:

• Валовые поступления — это доход, который вы получаете от своей коммерческой деятельности. Храните документы, подтверждающие суммы и источники ваших валовых поступлений. К таким документам относятся:
  • Ленты кассовых аппаратов
  • Документы о внесении денежных средств на банковский счет (продажи за наличные и по банковским картам)
  • Документы, подтверждающие получение оплаты
  • Счета
  • Формы 1099-MISC

• Покупки — это товары, которые вы приобретаете для последующей перепродажи покупателям. Если вы являетесь изготовителем или производителем, к покупкам также относятся затраты на сырье и детали, приобретаемые для производства готовой продукции. Подтверждающие документы должны содержать сведения о получателе платежа, уплаченной сумме, подтверждении оплаты, дате приобретения, а также описание приобретенного товара, подтверждающее, что платеж был произведен за покупку товаров. К таким документам относятся:

  • Погашенные чеки или другие документы, подтверждающие оплату или электронный перевод денежных средств
  • Кассовые чеки
  • Квитанции об оплате и выписки по кредитной карте 
  • Счета

  Примечание. Для подтверждения всех сведений о покупках может потребоваться несколько подтверждающих документов.

• Расходы — это затраты (за исключением расходов на покупку товаров), которые вы несете при ведении своей коммерческой деятельности. Подтверждающие документы должны содержать сведения о получателе платежа, уплаченной сумме, подтверждении оплаты, дате расхода, а также описание приобретенного товара или полученной услуги, подтверждающее, что эти расходы были связаны с коммерческой деятельностью. К документам, подтверждающим расходы, относятся:

  • Погашенные чеки или другие документы, в которых содержится подтверждение оплаты или электронного перевода денежных средств
  • Кассовые чеки
  • Выписки по счетам
  • Квитанции об оплате и выписки по кредитной карте
  • Счета

  Примечание. Для подтверждения всех сведений о расходах может потребоваться несколько подтверждающих документов.

• Расходы на поездки, подарки и транспорт
  Если вы заявляете вычет расходов на поездки, подарки или транспорт, вы должны иметь документы, подтверждающие эти расходы. Более подробную информацию см. в Публикации № 463 «Расходы на поездки, подарки и автомобиль» (Английский).

• Активы — это имущество, например, оборудование и мебель, которым вы владеете и которое используете в своей коммерческой деятельности. Вы должны вести документацию, подтверждающую определенную информацию о ваших коммерческих активах. Вам необходима документация для расчета ежегодной амортизации, а также прибыли или убытка при продаже активов. Документы об активах должны содержать следующие сведения:

  • Когда и каким образом были приобретены активы
  • Цена приобретения
  • Стоимость произведенных улучшений
  • Вычеты из налогооблагаемой базы по разделу 179
  • Вычеты из налогооблагаемой базы за амортизацию
  • Вычеты из налогооблагаемой базы в связи с ущербом имуществу, например, из-за пожара или шторма
  • Как использовался актив
  • Когда и каким образом вы перестали владеть активом
  • Цена продажи
  • Расходы, связанные с продажей
  • Счета на покупку и продажу
  • Отчеты о совершении сделок купли-продажи недвижимости
  • Погашенные чеки или другие документы, в которых указываются получатель платежа, сумма платежа и подтверждение оплаты или электронного перевода денежных средств

  Эти сведения могут содержаться в следующих документах:

• Налоги, удерживаемые работодателем из заработной платы
  Вы обязаны вести документацию по налогам, удерживаемым работодателем из заработной платы. Храните все документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы, не менее четырех лет. Более подробную информацию см. в разделе «Ведение документации работодателем» и в Публикации № 15 (Циркуляр Е) «Налоговое руководство для работодателей» (Английский).