Храните всю документацию о налогах, удерживаемых работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму, как минимум, в течение четырех лет после подачи налоговой декларации за 4-й квартал текущего года. Эта документация должна предоставляться Налоговому управлению США (IRS). В состав этой документации входят:
- Ваш идентификационный номер работодателя.
- Суммы и даты всех выплат заработной платы, бессрочныx облигаций
- и пенсий.
- Указанные размеры чаевых.
- Справедливая рыночная стоимость заработной платы, выплаченной натурой.
- Имена, фамилии, адреса, номера социального обеспечения и должности всех наемных работников и получателей платы.
- Копии всех форм (Form) W-2, отправленных наемным работникам и возвращенные ввиду невозможности доставки.
- Сведения о периоде работы по найму.
- Периоды, в течение которых наемные работники и получатели получали плату, не находясь на работе из-за болезни или травмы, а также размер суммы, выплаченной им вами или сторонними организациями, и соответствующая еженедельная ставка.
- Копии сертификатов о налоговых скидках наемных работников и получателей при начислении им платы (формы (Forms) W-4, W-4P, W-4S и W-4V).
- Даты и суммы выплаченных вами налогов.
- Копии поданных заявок на возврат переплаченных налогов.
- Документация о выданных чаевых.
- Документация о предоставленных льготах, в том числе обоснование.