Ведение документации о налогах, удерживаемых работодателем из заработной платы лиц, работающих по найму

Храните всю документацию о налогах, удерживаемых работодателем из заработной платы, как минимум, в течение четырех лет после подачи налоговой декларации за 4-й квартал текущего года. Она должна быть доступна для проверки Налоговым управлением США (IRS). Документация должна содержать:

• Идентификационный номер работодателя (EIN).
• Суммы и даты всех выплат заработной платы, аннуитетов и пенсий.
• Суммы чаевых, о которых вам сообщили ваши сотрудники.
• Сведения обо всех выделенных работодателем чаевых.
• Справедливая рыночная стоимость выплаченной заработной платы в натуральной форме.
• Имена, фамилии, адреса, номера социального обеспечения и должности всех наемных работников и получателей оплаты труда.
• Копии всех Форм W-2 и W-2c, возвращенных наемным работникам ввиду невозможности доставки.
• Сведения о сроке работы по найму каждого сотрудника.
• Сроки, в течение которых работникам и получателям оплаты труда выплачивалась заработная плата во время их отсутствия по причине болезни или травмы, а также сумма и еженедельный размер выплат, произведенных вами или сторонними плательщиками.
• Копии сертификатов удержания подоходного налога работников и получателей выплат (Формы W-4, W-4P, W-4S и W-4V).
• Даты и суммы уплаченных вами налогов, номера подтверждений для транзакций, сделанных через Электронную систему уплаты федеральных налогов (EFTPS).
• Копии поданных деклараций и номера подтверждений о приеме.
• Документы, подтверждающие предоставление дополнительных льгот и возмещение расходов для ваших сотрудников, включая обосновывающие документы.
• Документация, подтверждающая все заявленные налоговые зачеты. Документы, подтверждающие оплату больничных отпусков и семейных отпусков, отвечающих критериям (для отпусков, взятых после 31 марта 2021 года), а также документы, подтверждающие выплаты, связанные с налоговым зачетом за удержание работников (произведенные после 30 июня 2021 года), необходимо хранить не менее 6 лет. Для получения дополнительной информации о требованиях к подтверждающей документации см. раздел Налоговые зачеты за оплачиваемые отпуска в соответствии с Законом о реагировании на пандемию коронавируса Families First Act для отпусков до 1 апреля 2021 года (Английский) и «Налоговый зачет за удержание работников» (Английский).
• Документы, подтверждающие сумму доли работодателя или работника в налоге на социальное обеспечение, которую вы перенесли и уплатили за 2020 год.