Se aplica nuevo requisito a cualquier empresa que solicite número de identificación del empleador; IRS ofrece consejos de seguridad de datos durante Semana Nacional de la Pequeña Empresa

IR-2019-89SP, 7 de mayo de 2019

WASHINGTON — Durante la Semana Nacional de la Pequeña Empresa, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) quiere que los contribuyentes de pequeñas empresas y los trabajadores por cuenta propia sepan que, a partir del 13 de mayo, un cambio importante afectará la forma en que emite números de identificación del empleador o EINs.

Con el robo de identidad en aumento en la comunidad de pequeñas empresas, la agencia también ofreció consejos para los contribuyentes de negocios y recursos para proteger sus datos contra el robo.

La Semana Nacional de la Pequeña Empresa es del 5 de mayo al 11 de mayo. Durante más de 50 años, la semana ha reconocido las importantes contribuciones de los empresarios y dueños de pequeñas empresas de los Estados Unidos.

EINs y personas responsables

A partir del 13 de mayo, solo las personas con números de identificación de impuestos, ya sea un número de seguro social (SSN) o un número de identificación personal del contribuyente (ITIN), pueden solicitar un número de identificación del empleador. Este nuevo requisito, que el IRS anunció por primera vez en marzo, proporcionará una mayor seguridad al proceso de EIN al exigir que un individuo sea la persona responsable y también mejorará la transparencia.

Un EIN es un número de identificación de nueve dígitos asignado a empresarios por cuenta propia, sociedades anónimas, sociedades colectivas, caudales hereditarios, fideicomisos, planes de jubilación para empleados y otras entidades para fines de presentación de impuestos e informes.

El cambio prohíbe a las entidades usar sus propios EINs para obtener EINs adicionales. El nuevo requisito se aplica tanto a las presentaciones en papel del Formulario SS-4, Solicitud de un número de identificación del empleador (PDF, en inglés), como solicitudes por internet del EIN.

Seguridad de datos

Los individuos no son los únicos que necesitan proteger sus identidades. Las empresas y otras organizaciones, especialmente sociedades, fideicomisos y sucesiones deben estar conscientes que ellos también pueden ser víctimas del robo de identidad. Criminales podrían presentar formularios 1120 (sociedades anónimas), 1120S (sociedades anónimas de tipo S) o el Anexo K-1 en sus nombres. El año pasado, 2,450 empresas informaron que eran víctimas del robo de identidad relacionado con los impuestos, un aumento del 10 por ciento sobre 2017.

Las empresas y otras organizaciones también pueden ayudar a combatir el robo de identidad ayudando a educar a sus empleados y sus clientes. Las empresas pueden compartir la Publicación 4524, Impuestos. Seguridad. Unidos: Concienciación sobre la seguridad para los contribuyentes (PDF, en inglés) o crear sus propios mensajes urgiendo a empleados, o clientes a proteger sus datos y estar al tanto de los correos electrónicos de phishing, la táctica más común usada por los criminales para robar datos.

Las empresas también deben educar a su personal de recursos humanos y nómina sobre los peligrosos fraudes de phishing. El fraude con el Formulario W-2 engaña al personal de recursos humanos y nómina a compartir información de salarios e ingresos de empleados haciéndose pasar por ejecutivos de la compañía. Vea Robo de información del Formulario W-2/SSN: Información para negocios y proveedores de servicios de nómina (en inglés).
 
Las empresas que conservan información financiera confidencial deberían revisar y actualizar su plan de seguridad. La Publicación 4557, Protección de datos de contribuyentes (PDF, en inglés), proporciona un buen lugar para comenzar y brinda recomendaciones útiles.