Тема № 305 «Ведение документации»

Хорошо организованная система хранения документации облегчает процесс подготовки налоговой декларации и помогает представить ответы в случае, если ваша декларация выбрана для проведения проверки или при получении уведомления от Налогового управления США (IRS).

Вы должны хранить отчетную документацию, такую, как квитанции, аннулированные чеки и иные документы, служащие обоснованием статьи дохода, вычета или зачета, указанного в налоговой декларации, до тех пор, пока они могут служить для применения какого-либо положения Налогового кодекса; как правило, это означает – до истечения срока давности налоговой декларации, к которой они относятся.

Срок давности для оценки налога:

3 года. Применительно к сумме налога, причитающейся к оплате, срок давности, как правило, составляет три года с даты подачи вашей налоговой декларации. Декларации, поданные до наступления установленного срока, как правило, считаются поданными в срок.

Отсутствие срока давности. Срок давности по оценке налога не действует в случаях подачи мошеннически составленной налоговой декларации, или если налоговая декларация вообще не была подана.

6 лет. В случае, если вы не сообщили о доходе, о котором должны были сообщить, и сумма этого дохода превышает 25% валового дохода, указанного в декларации, или он относится к заграничным финансовым активам и превышает 5000 долларов США, срок оценки налога составляет 6 лет с момента подачи декларации.

Срок давности для подачи заявки на получение возврата переплаченных налогов:

3 года или 2 года после уплаты налогов (в зависимости от того, какой из этих сроков наступает позднее). Применительно к налоговому зачету или возврату срок востребования, как правило, равен 3-м годам после даты подачи первоначальной налоговой декларации или 2-м годам после даты уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже. Если декларация не была подана, срок востребования составляет 2 года с даты уплаты налога.

7 лет. Применительно к налоговому зачету или возврату в связи с переплатой, возникшей в результате вычета безнадежной задолженности или убытка от обесценившихся ценных бумаг, срок востребования составляет 7 лет с даты подачи декларации.

Документация собственности

Храните документацию, связанную с собственностью, до истечения срока давности. Срок давности относится к году налогооблагаемого отчуждения собственности. Вы обязаны хранить эту документацию для определения основной стоимости собственности при подсчете дохода или убытка при продаже собственности или ее отчуждении другим способом.

Медицинское страхование

Вы должны вести учет платежей по страхованию здоровья лично вас и всех членов вашей семьи. В случае, если вы претендуете на зачет по страховым взносам (Английский), вам потребуется информация о любом авансовом зачете, полученном вами через рынок медицинского страхования и об уплаченных вами страховых взносах.

Доход от коммерческой деятельности и расходы на нее

Если вы занимаетесь коммерческой деятельностью, не существует предписанного метода ведения бухгалтерского учета. Однако вы должны использовать метод, ясно и точно отражающий ваш валовой доход и расходы. Документация должна подтверждать как ваши доходы, так и расходы. Если у вас есть наемные работники, вы должны хранить всю налоговую документацию на них на протяжении не менее 4 лет после наступления срока уплаты налога или его фактической уплаты, в зависимости от того, что наступит позже.

Дополнительные источники

• Ведение документации
• Публикации № 15 (Циркуляр Е) «Налоговый справочник для работодателей» (Английский)
• Публикации № 583 «Открытие компании и ведение отчетной документации» (Английский)
• Публикации № 463 «Расходы на поездки, подарки и автомобиль» (Английский)
• Публикации № 17 «Ваш федеральный подоходный налог» (для физических лиц)