小費的資料保留與申報

 

小費是僱員從顧客處收到的(選擇性或額外)付款,金額由顧客自行決定。

小費包括下列項目:

  • 直接從顧客處收到的現金小費。
  • 顧客透過電子交易或付款留下的小費,包括信用卡、借記卡、禮卡或其他任何電子付款方式。
  • 任何非現金小費價值,例如入場券或其他有價物品。
  • 從其他僱員處收到的小費金額,這些小費是透過小費滙集或小費分享、或其他正式或非正式小費分享安排付出的。

僱員收到的所有現金與非現金小費都是收入,需課徵聯邦所得稅。僱員在任何一個月份收到的所有現金小費需課徵社會安全稅及聯邦醫療保險稅,而且必須向僱主報告,除非為僱主工作期間單月份小費收入低於$20。現金小費包括從顧客處收到的小費,刷卡結帳的小費(例如信用卡和借記卡結帳),僱主分發給僱員的小費,以其依小費分享安排從其他僱員處所收到的小費。

僱員的責任 (Employee Responsibilities)

作為一名收到小費的僱員,您必須做三件事:

  1. 每天記錄小費。
  2. 向僱主報告小費,除非總數低於$20。
  3. 在個人所得稅表上申報所有的小費。

每天記錄小費

僱員必須每天記錄收到的小費。您可以使用4070A表【僱員每日小費記錄】(Employee's Daily Record of Tips),該表格包含在1244號刊物(Publication 1244)中。除了4070A表要求提供的資訊外,您還需記錄獲得的非現金小費的日期與價值,例如入場券、門票或其他有價物品。雖然您不必向僱主報告這類小費,但您必須在稅表上申報。

向僱主報告小費,除非總數低於$20

《國稅法規》規定僱員以書面報表向僱主報告所有收到的現金小費,但單月小費總額未達$20可不必報告。現金小費包括從顧客處收到的小費,刷卡結帳的小費(例如信用卡和借記卡結帳),僱主分發給僱員的小費,以及依小費分享安排從其他僱員處所收到的小費。無需使用特定的表格。報表須由僱員簽名,並包含以下資訊:

  • 僱員的姓名、地址和社會安全號碼,
  • 僱主姓名與地址(以及營業場所名稱,如與僱主姓名不同),
  • 報告涵蓋月份或期間,以及
  • 該月份或期間收到的小費總額。

僱員可以用4070表【僱員交給僱主的小費報告】(只有1244號刊物【僱員每天的小費記錄和給僱主的報告】(Publication 1244, Employee's Daily Record and Report to Employer) )才有該表格,除非僱主提供其他表格。您可以使用您僱主提供的電子系統報告您的小費收入。

直接收到與間接獲得小費的僱員都必須向僱主報告小費。

在個人所得稅表上申報所有小費

僱員必須使用4137表【未報告小費收入的社會安全稅和聯邦醫療保險稅】(Form 4137, Social Security and Medicare Tax on Unreported Tip Income), 來申報任何被列為額外工資的未報告小費收入金額 ,將它們計入1040表【U.S. 個人所得稅申報單】(Form 1040 or 1040-SR, U.S. Individual Income Tax Return)中,以及僱員對這些小費應分擔的社會安全稅及聯邦醫療保險稅。

何時向僱主報告小費

僱員必須在收到小費的下個月10日前向僱主報告小費。例如,僱員在2014年8月收到的小費,僱員須在2014年9月10日前向僱主報告。如果10日正好是星期六、星期日或法定假日,僱員可在次日非週六、日或法定假日時將報告交給僱主。僱主可以要求僱員每月報告小費一次以上。但是,報表涵蓋的期間不能超過一個月份。

勿將服務費包含在您的每日小費記錄中

您僱主在顧客帳單上外加並分發給您的收費,例如針對大團體加收的費用,這類款項不應計入您的每日小費記錄中。您僱主外加到顧客帳單上的這些額外收費不算小費;它們是服務費。這些分發的付款是非小費工資,需被課徵社會安全稅、聯邦醫療保險稅,而且會被預扣聯邦所得稅。

僱主或僱員將付款歸類為「小費」是不具決定性的。分發的服務費(服務業者經常稱之為「自動加收的小費」) 應被界定為非小費工資。 稅務裁決條文指南2012-18(Revenue Ruling 2012-18)重申用於判定付款是小費或是服務費的條件。稅務裁決條文指南2012-18問答第一題中指出,下列條件若缺少任何一項,付款被列為小費就會有疑問,顯示可能應為服務費:

  • 付款必須不是出於被迫;
  • 顧客必須有不受限的權利決定金額;
  • 付款不應是討價還價,也不應受到僱主方的政策強制規定;同時,
  • 一般而言,顧客有權決定由誰收取付款。

請見以下範列。

例子:餐廳菜單上明白規定會向6人或6人以上的團體客帳單加收18%的費用。戴娜的食品飲料帳單中,在「小費行」上列出的金額,等於她們8人團體的食物和飲料總費用的18%,而且總金額包含此項金額在內。餐廳將這筆金額分發給侍者。在這種情況下,戴娜並沒有不受限的權利決定付款金額,因為金額已由僱主方的政策強制規定。戴娜的付款不是出於本意。這18%的費用不是小費。相反地,小費行中列出的金額是餐廳規定的服務費。

申報您僱主分配的小費

如果一家大型食物或飲料場所的所有僱員申報的小費總額不到銷售額的8%(或國稅局批准的更低百分比),則僱主必須將差額在收到小費的僱員之間進行分配。如果您的僱主將小費分配給您,會在您的W-2表方框8中單獨顯示。此類小費不包括在您W-2表【工資與稅務說明書】的方框 1(工資、小費、其他報酬)、方框5(聯邦醫療保險工資與小費)或方框 7(社會安全金小費)中。一般來說,您必須在所得稅報稅表上申報僱主分配給您的小費。隨附4137表【未報告小費收入的社會安全和聯邦醫療保險稅】(Form 4137, Social Security and Medicare Tax on Unreported Tip Income)到1040表【U.S. 個人所得稅申報單】(Form 1040 or 1040-SR, U.S. Individual Income Tax Return),來申報僱主分配給您的小費(W-2表方框8)。 未向僱主報告的其他小費也須申報在4137表上。但是,如果您有充足的記錄證明您年度間收到的小費少於分配的金額,您即無需在聯邦所得稅表上申報僱主分配給您的小費。

僱主的責任 (Employer Responsibilities)

僱主對於僱員小費收入有多項義務,包括資料保留和申報責任,收集小費的稅金,申報某些表格,以及繳納或存入稅金。

僱主需保留僱員的小費報告,根據收到的工資和小費預先扣繳僱員的所得稅和僱員應分擔的社會安全稅和聯邦醫療保險稅,然後向國稅局報告這項資訊。此外,僱主需根據付給獲得小費僱員的總工資和報告的小費收入,支付僱主應分擔的社會安全稅和聯邦醫療保險稅。

僱員向僱主報告的小費必須包括在僱員W-2表【工資與稅務說明書】的方框 1(工資、小費、其他報酬)、方框5(聯邦醫療保險工資與小費)和方框7(社會安全金小費)中。在W-2表方框12中輸入任何未收集的社會安全稅和聯邦醫療保險稅金額。欲瞭解詳情,請參閱W-2表和W-3表的一般說明(General Instructions for Forms W-2 and W-3)。

僱主必須將從僱員工資中預扣的所得稅、社會安全稅和聯邦醫療保險稅,以及僱主分擔的社會安全稅和聯邦醫療保險金額,申報在941 表【僱主季度聯邦稅表】(Form 941, Employer's QUARTERLY Federal Tax Return),並遵照聯邦稅存繳規定存繳這些稅款。

大多數僱主還有責任申報940表【僱主年度聯邦失業(FUTA)稅表】(Form 940, Employer's Annual Federal Unemployment (FUTA) Tax Return),並且存繳這些稅款。只有僱主才需繳納FUTA稅;這項稅金不會從僱員的工資中預扣。

僱主對未報告小費所需分擔的社會安全稅和聯邦醫療保險稅

如果僱員未能向僱主報告小費,在國稅局向僱主發出通知要求繳納該稅款以前,僱主沒有責任對未報告的小費支付僱主方的社會安全稅與聯邦醫療保險稅。僱主沒有責任對未報告的小費預扣稅金以及支付僱主方的社會安全稅與聯邦醫療保險稅。

如果您需要有關3121(q) 「通知與要求」一節的更多資訊,請參閱稅務裁決條文指南2012-18(Revenue Ruling 2012-18),內有關於小費的社會安全稅與聯邦醫療保險稅的指南。

小費的額外聯邦醫療保險稅

從2013年起,聯邦醫療保險工資、鐵路員工退休稅務法(RRTA)補償金及自僱收入若超過下列收入標準,就要被課徵0.9%的額外聯邦醫療保險稅

  • $125,000,如果是已婚夫妻分開報稅,
  • $250,000,如果是已婚夫妻聯合報稅,或
  • $200,000,適用於其他任何報稅身份。

無論僱員的報稅身份為何,僱主在日曆年度裡支付給一位僱員的聯邦醫療保險工資或RRTA補償金超過$200,000的部分,皆需預扣額外聯邦醫療保險稅。僱主在年度裡支付給一位僱員的工資或薪酬超過$200,000時,就必須開始在每個工資支付期預扣該僱員的額外聯邦醫療保險稅,一直持續預扣到年底。額外聯邦醫療保險稅只向僱員徵收,沒有僱主應分擔的部分。所有要被課徵聯邦醫療保險稅的工資和薪酬,當支付金額超過$200,000預扣門檻時,就要被預扣額外聯邦醫療保險稅。當小費加上僱主支付的其他工資後金額超過$200,000預扣門檻時,小費就要被預扣額外聯邦醫療保險稅。同樣地,當小費加上僱主支付的其他RRTA補償金後金額超過$200,000預扣門檻時,小費就要被預扣額外聯邦醫療保險稅。

欲瞭解詳情,請參閱主題560-額外聯邦醫療保險稅

分發的服務費

分發給僱員的服務費必須視為僱員的工資。僱主必須保存一份記錄,其中包含僱員姓名、地址和社會安全號碼,每一筆付款的金額和日期,以及與付款相關的所得稅、社會安全稅和聯邦醫療保險稅等金額。

查稅時,國稅局可能會要求僱主示範收取服務費的銷售與收取小費的銷售之間的區別。查稅者可能會要求銷售點(POS)的記錄,例如有關銷售交易的摘要報告。為了進一步核實僱主的程序,查稅者可能抽查每日收據並要求僱主示範從顧客的帳單到銷售點銷售交易日誌爲止的完整交易程序,然後將它與僱員工資表進行比對,來確認分配的服務費如何支付給僱員。

僱主自己保留的服務費是僱主的收入

服務費是僱主加諸於顧客的費用。因此,服務費永遠是僱主的收入,無論僱主是否將全部或部分的服務費分發給僱員。這和「小費」不同,小費是顧客自願付給僱員的金額。小費不是僱主的總收入。

僱主可能會選擇將從顧客處收到的服務費(有時稱為「自動加收的小費」)分發給他選擇的任何僱員。僱主也可以選擇保留全部或部分的服務費。無論服務費是否分發給僱員,這些金額都是僱主的總收入。

請注意,如果僱主的情況符合《國稅法規》第162節有關業務扣除額所有的一般條件,則僱主分發給僱員的服務費可能有資格申報業務扣除額。

顧客帳單上的小費計算示例不是服務費

稅務裁決條文指南2012-18(Revenue Ruling 2012-18)問答第一題中指出,商家在顧客帳單上列出小費計算示例是允許的作法。請見以下的例子:

例子:餐廳在提供給顧客的餐飲費收據的簽名行底下列出小費金額計算示例。實際的小費行則留空白。賈琪的收據上印有15%、18%和20%的餐飲價格作為小費金額的範例。賈琪選用以15%計算所得的金額填入小費行,然後將該金額加上餐飲價格得出總數。在這種情況下,賈琪可在小費行上填入任何數額或是空白不填;因此,賈琪填入15%的數額是出於自願的。賈琪和餐廳之間並沒有商量訂定該金額,餐廳亦無強制規定金額數目。該金額由誰獲得通常由賈琪決定。賈琪在小費行中填入的金額是小費,不是服務費。

自願性小費遵從協議

國稅局已對慣常收受小費的行業,例如餐飲業或賭場,建立自願性小費遵從協議。這些協議旨在透過教育納稅人而非傳統的執法行動(例如查驗小費)方式,來加強收受小費的僱員及其僱主遵守稅則的行為。除了協助納稅人瞭解並履行申報小費的責任外,這些協議也對僱主和僱員提供了許多益處。

目前,國稅局向僱主提供機會,與國稅局簽訂以下數種自願性小費遵從協議之一:

TRAC-小費申報替代性承諾 (Tip Reporting Alternative Commitment)

TRDA-小費費率決定協議 (Tip Rate Determination Agreement)

GITCA-賭博業小費遵從協議 (Gaming Industry Tip Compliance Agreement)

「瞭解市場行業」方案為慣常收受小費的行業提供自願性小費遵從協議(voluntary tip compliance agreements)。

視為服務費的金額

稅務裁決條文指南2012-18(Revenue Ruling 2012-18)在公布後立即生效且可追溯既往。然而,鑒於事實與情況有限,因此在2014年1月1日前不當列為小費但實際應為服務費的給付金額,得依國稅局公告2012-50(Announcement 2012-50)規定對此日期之後的事例按稅務裁決條文指南2012-18問答第一題的辦法處理。因此,在不追溯既往下援引問答第一題辦法時,僱主將無需支付任何額外稅金。

在有限的情況下,簽訂了賭博業小費遵從協議(GITCA)或小費費率決定協議(TRDA)的某些僱主,可能獲得比2014年1月1日更晚的延長期限。國稅局裁定,參加與賭博業相關的GITCA或TRDA方案的僱主,可在國稅局援引務裁決條文指南2012-18問答第一題的辦法以前,要求多加一次GITCA或TRDA合約期限。國稅局要求僱主同意,延後將費用依稅務裁決條文指南2012-18辦法視為服務費,不會使服務費符合《國稅法規》45B一節的抵稅優惠資格,也不會計入8846表【僱主為某些僱員的小費繳付的社會安全稅和聯邦醫療保險稅抵稅優惠】(Form 8846, Credit for Employer Social Security and Medicare Taxes Paid on Certain Employee Tips)中。

經營大型餐飲場所的僱主

申報8027表

經營「大型餐飲場所」的僱主必須申報8027表【僱主對小費收入和已分配小費的年度稅務資料表】(Form 8027, Employer's Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips),向國稅局報告他們的餐飲收據以及僱員向僱主報告的小費。此外,僱主利用8027表來確定收取小費的僱員分配到的小費。作為一名僱主,您必須為每一家大型餐飲場所申報一份8027表。因此,許多僱主需要申報多份8027表。

如果符合以下所有情況,餐飲經營即為大型餐飲場所:

  • 餐飲經營地點位於美國50州內或哥倫比亞特區內。
  • 餐飲在場所(非速食店)內食用或飲用。
  • 顧客付小費給餐飲業僱員是慣常的做法。
  • 僱主在前一個日曆年度平常營業日裡通常僱用10名以上的僱員。請參閱8027表說明(Instructions for Form 8027),來判定您在平常營業日裡是否有超過10名以上的僱員。

分配小費

如果一家大型食物或飲料場所的所有僱員申報的小費總額不到銷售額的8%(或國稅局批准的更低百分比),則僱主必須將差額在收到小費的僱員之間進行分配。這些「分配的小費」在8027表【僱主對小費收入和已分配小費的年度稅務資料表】(Form 8027, Employer's Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips)中計算與申報。僱主在僱員的W-2表【工資與稅務說明書】(Form W-2, Wage and Tax Statement)中名為「分配的小費」方框內顯示分配的小費。不會對分配的小費預扣所得稅、社會安全稅或聯邦醫療保險稅。