通常，您必須申報《表格 941 - 僱主季度聯邦納稅申報單》（英文）或 《表格 944 - 僱主年度聯邦納稅申報單》（英文） ，以申報您所支付的工資和您的僱員向您報告的小費，以及就業稅（即：聯邦所得稅、社會保障稅和聯邦醫療保險稅等預扣款，以及屬於您的社會保障稅及聯邦醫療保險稅的份額）。只有收到國稅局通知要申報《表格 944》的小型企業僱主才能申報該表格。如需要農場僱員申報工資及稅金，您必須申報《表格 943 - 農業僱員的僱主年度納稅申報單》（英文）。請查閱《主題 760》，以了解農業僱主的報稅和存繳要求。如希望了解電子申報的資訊，請查閱電子申報就業稅表格（英文）。
表格 941
您須在每一季提交一份獨立的《表格 941》（第1季度：從 1 月至 3 月；第2季度：從 4 月至 6 月；第3季度：從 7 月至 9 月；第4季度：從10月至12月）。《表格 941》的申報到期日通常在每季結束後下個月的最後一天。例如，對於在第1季度 1 月至 3 月支付的工資，您通常必須在 4 月 30 日前申報《表格 941》。如果您已經準時存繳所有的稅款，您申報納稅申報單的截止日期可額外後延 10 天。
如果申報納稅申報單的截止日期是星期六、星期日或法定節假日，您可以在下一個工作日申報納稅申報單。「法定節假日」一詞是指任哥倫比亞特區規定的法定節假日。請參閱《出版物 15 （通知 E） 僱主稅務指南》（英文）（第 11 節，存入稅款– 僅在工作日到期的存款），查看法定節假日列表。
表格 944
某些小生意僱主，包括政府機關僱主，如果在符合資格並在《表格 SS-4 - 僱主身份號碼申請表》（英文）上註明，可申報年度納稅申報單《表格 944》（英文），而不是季度納稅申報單《表格 941》（英文）。《表格 944》專為年度就業稅稅額低於 1,000 美元的僱主而設計。《表格 944》的申報截止日期通常為下年度的 1 月 31 日。但是，如果您及時存入全額稅款，您可以在 2 月 10 日之前提交。與 941 表格一樣，如果提交納稅申報表的截止日期是周六、週日或法定假日，您可以在下一個工作日提交申報表。《表格 944》的目的是用於降低小生意僱主的負擔，允許這些僱主每年只申報一份納稅申報單，並在大多數情況下在申報納稅申報單時支付就業稅。
如果僱主的預估年度就業稅稅額等於或低於 1,000 美元，僱主可能符合資格申報《表格 944》。如果僱主的就業稅稅額等於或低於 1,000 美元，且僱主希望申報《表格 944》，並且沒有在《表格 Ss-4》註明，則必須與國稅局聯絡，要求選擇申報《表格註明，則必須與國稅局聯絡，要求選擇申報《表格 944》。除非國稅局允許僱主申報《表格 944》，否則，僱主不可申報《表格 944》。如果僱主必須申報944表、但想要申報《表格 941》，則該僱主必須通知國稅局，並要求申報季度性的《表格 941》並獲得批准。有關更多資訊，請查閱《表格 944 的說明》（英文）。
如果僱主收到通知申報《表格 944》，但僱主業務在當年度發展且就業稅稅額超過 1,000 美元門檻，該僱主在那一年仍然必須申報《表格 944》。即使僱主超過資格門檻，在國稅局通知僱主，其申報要求已改為《表格 941》之前，該僱主亦不得申報《表格 941》。有關要求按季度申報《表格 941》或者按年度申報《表格 944》來申報社會保障稅、聯邦醫療保險稅和預扣聯邦所得稅的資訊，請參閱《表格 944 的說明》（英文） PDF和《表格 941 的說明》（英文） PDF。
存繳和申報稅款
僱主通常需要在申報《表格 941》或《表格 944》前預存繳就業稅，而不是在申報表格時繳納就業稅。如希望了解存繳規則，請查閱《出版物 15》（英文）（第 11 節，存入稅款) 和《主題 757》。
調整及更正 - 在某些情況下，您必須調整申報的社會保障稅及聯邦醫療保險稅的金額，以獲得正確的稅額。表格 941 和 944 包含允許您因以下原因而進行的稅務調整而輸入的行：
- 當您計算各個僱員工資時四捨五入而在分角零頭上產生的損益。
- 由非您的代理的第三方（如保險公司）代扣代繳社會安全和醫療保險稅的病假工資。
- 為小費和/或為前僱員支付的團體定期人壽保險費中未收取的僱員應繳納的社會安全稅和醫療保險稅。
如果您希望更正您此前申報的《表格 941》或《表格 944》中的某項錯誤，請分別使用《表格 941-X - 調整後的僱主季度聯邦納稅申報單或退稅款申請》（英文）或《表格 944-X - 調整後的僱主年度聯邦納稅申報單》（英文）。
計算和申報稅款 - 在您給員工支付工資時，您就應該存繳就業稅，而非在付薪期結束後。例如，如果您的付薪期在 9 月 24 日結束，但您到 10 月 1 日才支付僱員工資，他們的工資會在第 4 季度申報，因此，您在當時實際支付了工資（而非在付薪期結束時），並且，您此時應該存繳該稅金。
預扣繳的聯邦所得稅、社會保障稅和聯邦醫療保險稅在《表格 941》或《表格 944》上會加在一起。所得到的凈稅額就是您在該季度（《表格 941》）或該年度（《表格 944》）所欠的就業稅金額。如果此金額超過 2,500 美元，且您屬於《表格 941》（英文）或《表格 944》（英文）的月度存繳計畫的存繳納稅人，請每個月填報第 2 部份的稅額。如果您申報《表格 941》且屬於每週兩次存繳計畫存繳納稅人，則請按時申報《附表 B（表格 941） - 每週兩次存繳計畫存繳納稅人的稅額報告》（英文） PDF。如果您申報《表格 944》且屬於每週兩次存繳計畫存繳納稅人，則請申報《表格 945-A - 年度聯邦稅稅額記錄》（英文）。國稅局使用此資訊確定您每個存款期間是否準時存繳您的就業稅。
罰金 - 月度存繳計畫納稅人務必正確填寫《表格 941》或《表格 944》第 2 部分，每週兩次存繳計畫存繳納稅人正確填寫附表 B（《表格 941》）或《表格 945-A》（《表格 944》），否則，可能會顯示您在到期時未存繳您的稅款。存繳逾期的罰金為 2% 到 15%，具體根據您存繳逾期的時間長短而定。
通常來說，除非您符合資格在申報納稅申報單時繳納稅款，否則，您應該存繳稅款，並且不應該欠繳《表格 941》或《表格 944》的任何稅額。如果您申報納稅申報單時才繳納應該已經存繳的稅款，您有可能會面臨罰款。請查閱《主題 757》和《出版物 15》（英文）（第 11 節，存入稅款），了解有關存繳稅款以及申報納稅申報單時繳納稅款的相關規定。在寄出《表格 941》或《表格 944》前，請務必確認簽名並且註明日期。
申請更改季度或年度申報要求
941 表格的填表說明（英文）包含對要求填報 941 表而不填報 944 表的雇主和要求填報 944 表而不填報 941 表的雇主的說明。另請參閱 944 表的說明（英文）和 第 15 號刊物（英文）（第 12 節，申報 941 表或 944 表）。