Тема 758 - Форма 941 – Ежеквартальная федеральная налоговая декларация работодателя и Форма 944 – Ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя

Как правило, вам необходимо подавать Форму 941 «ЕЖЕКВАРТАЛЬНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя»  (Английский) или Форму 944 «ЕЖЕГОДНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя» (Английский)для декларации заработной платы, которую вы выплатили, чаевых, о которых ваши сотрудники вам сообщили, а также налогов на предпринимателя (удержанного федерального подоходного налога, удержанных налогов по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер», а также вашей доли налогов по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер»). Форма 944 подается только малыми предприятиями - работодателями, получившими от Налогового управления США уведомление о необходимости подачи данной формы. Для декларации заработной платы и налогов работников ферм вам необходимо подать Форму 943 «Ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя на работников, занятых в сельском хозяйстве» (Английский). Для получения информации о требованиях к отчетности и депонированию для работников в сфере сельского хозяйства см. раздел Тема 760 Для получения информации о подаче налоговой декларации в электронном виде (e-filing) см. документ «Подача в электронном виде Форм 940, 941, 943, 944 или 945 для малых предприятий» (Английский)).

Форма 941

Вы должны подавать отдельную Форму 941 за каждый квартал (первый квартал: январь - март - второй квартал: апрель - июнь, третий квартал: июль - сентябрь, четвертый квартал: октябрь - декабрь). Форма 941, как правило, подается не позднее последнего дня месяца, следующего за концом квартала. Например, заработная плата, выплаченная вами в течение первого квартала с января по март, декларируется по Форме 941 и должна быть подана не позднее 30 апреля.

В случае, если конечный срок подачи декларации приходится на субботу, воскресенье или официальный праздник, вам разрешается подать декларацию на следующий рабочий день. Термин «официальный праздник» означает любой официальный праздник в Федеральном округе Колумбия. Для получения перечня официальных праздников см. Публикацию № 15 «(Циркуляр E), «Налоговый справочник работодателя» (Английский).

Форма 944

Некоторые работодатели с небольшим фондом заработной платы, в том числе государственные организации, могут подавать ежегодную декларацию по Форме 944 (PDF, Английский), вместо ежеквартальной Формы 941 (PDF, Английский), если вы имеете на это право, что надлежащим образом указано в вашей Форме SS-4, «Заявление на получение идентификационного номера работодателя» (PDF, Английский). Форма 944 предназначена для работодателей, чьи ежегодные обязательства по налогу на предпринимателя не превышают 1000 долларов США. Форма 944, как правило, подается 31 января следующего за налоговым года. Цель Формы 944 - облегчить бремя для малых работодателей, позволяя им подавать одну декларацию в год и в большинстве случаев уплачивать при этом налог на предпринимателей.

Работодатели, которые имеют право подавать Форму 944, поскольку их расчетная ежегодная сумма налоговых обязательств по налогу на предпринимателя не превышает 1000 долларов США, и которые желают подать эту форму, но не указали этого в Форме SS-4, должны обратиться в Налоговое управление США и получить разрешение на подачу Формы 944. Работодателям не разрешено подавать Форму 944, если только Налоговое управление США не уведомит их о том, что они должны это сделать. Работодатели, обязанные подавать Форму 944, но желающие вместо этого подавать Форму 941, должны обратиться в Налоговое управление США с ходатайством о разрешении подавать ежеквартальные декларации по форме 941 и получить разрешение на это. См. Инструкции к Форме 944 (PDF, Английский) для получение дополнительной информации.  

Работодатели, получившие уведомление подать Форму 944, чей бизнес вырос в течение года и налог на предпринимателя превышает порог 1000 долларов, обязаны подать Форму 944 за год. Работодатели, которые превышают допустимый порог, не должны подавать Форму 941 до тех пор, пока Налоговое управление США не уведомит их об изменении и требовании подать Форму 941. Для получения информации о запросе на подачу Форм 941 ежеквартально или Формы 944 ежегодно для декларации налога по социальному обеспечению, налога в фонд программы «Медикер» и удерживаемого федерального подоходного налога см. Инструкции к Форме 944 (PDF, Английский) и Инструкции к Форме 941 (PDF, Английский).

Депонирование налогов

В целом, работодатели обязаны депонировать налог на фонд заработной платы вместо того, чтобы платить его при подаче Формы 941 или Формы 944. Правила депонирования приводятся в Публикации № 15 или в разделе Тема 757. В случае, если вы депонировали все ваши налоги в срок, вы получаете десять дополнительных дней сверх установленного срока на подачу декларации.

Поправки и корректировки. В некоторых случаях суммы, декларированные вами как налоги по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер», подлежат корректировке для получения правильного значения ваших налоговых обязательств. Например, общая сумма налогов по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер», указанных в Форме 941 и в Форме 944, может немного отличаться от суммы в вашей платежной ведомости из-за десятых долей цента, прибавленных или отброшенных при округлении каждый раз, когда вы производили расчет заработной платы для каждого отдельного работника. Вы можете прибавить или отнять эту разницу в строке, отведенной для коррекции долей цента. Вы также можете воспользоваться строкой коррекции для указания налогов по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер», которые вы не смогли взыскать с чаевых ваших работников, или выплат по больничному листу, с которых удержаны налоги по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер» третьей стороной, например страховой компанией. В случае, если вам необходимо исправить ошибку в ранее поданной Форме 941 или Форме 944, вы можете воспользоваться Формой 941-X, «Скорректированная ЕЖЕКВАРТАЛЬНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя или запрос на возврат» (PDF, Английский), или Формой 944-X, «Скорректированная ЕЖЕГОДНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя или запрос на возврат» (PDF, Английский), соответственно.

Расчет налогов. Суммы удержанного федерального подоходного налога, а также налогов по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер» складываются в Форме 941 и в Форме 944. Полученная в результате чистая сумма налога - это сумма ваших налоговых обязательств по налогам на предпринимателя, за квартал (Форма 941) или за год (Форма 944). В случае, если эта сумма равна или превышает 2500 долларов США, заполните позицию по налоговым обязательствам за каждый месяц в части 2 Формы 941 (PDF, Английский) и Формы 944 (PDF, Английский), если вы относитесь к категории депозиторов, следующих ежемесячному графику уплаты налогов. В случае, если вы подаете Форму 941 и относитесь к категории депозиторов, следующих двухнедельному графику, укажите ваши налоговые обязательства в Таблице «В» Формы 941 «Отчет по налоговым обязательствам для категории депозиторов, следующих двухнедельному графику» (PDF, Английский). В случае, если вы подаете Форму 944 и следуете двухнедельному графику, укажите ваши налоговые обязательства в Форме 945-A, «Ежегодный отчет по федеральным налоговым обязательствам» (PDF, Английский). Цель части 2 Формы 941, части 2 Формы 944, Таблицы «B» (Форма 941) и Формы 945-A (если подается Форма 944) заключается в том, чтобы продемонстрировать ваши налоговые обязательства на этот день выплаты. Налоговое управление США использует эту информацию для определения своевременности депонирования ваших налогов на предпринимателя.

Графики депонирования. Депозиторы, следующие ежемесячному графику, должны показать суммарные налоговые обязательства по налогам по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер», а также удержанных федеральных подоходных налогов за каждый месяц в части 2 Формы 941 или части 2 Формы 944. Депозиторы, следующие двухнедельному графику, должны показать общую сумму налоговых обязательств по налогам по социальному обеспечению и в фонд программы «Медикер», а также по удержанным федеральным подоходным налогам за каждый день в Таблице «B» (Форма 941) или в Форме 945-A (если подается Форма 944). Ваши налоговые обязательства в отношении налогов, удерживаемых из заработной платы наемных работников, вступают в силу, когда вы производите выплату заработной платы, а не по окончании платежного периода. Например, если ваш платежный период заканчивается 24 сентября, но вы не заплатили работникам до 1 октября, их заработная плата будет указана в четвертом квартале, когда вы фактически выплатили заработную плату сотрудникам, и у вас возникли налоговые обязательства, а не в третьем квартале, когда закончился платежный период.

Штрафы. Очень важно убедиться в правильности заполнения части 2 Формы 941 или 944, Таблицы «B» (Формы 941) или Формы 945-A (если подается Форма 944); в противном случае может показаться, что вы не депонировали ваши налоги вовремя. За задержку депозита начисляется штраф в размере от 2% to 15%, в зависимости от продолжительности задержки депозита.

В целом, если ваши налоговые обязательства за квартал равны или превышают 2500 долларов США, вы должны своевременно депонировать свои налоги и не иметь неоплаченных обязательств по Форме 941 и Форме 944 за исключением того случая, когда вам разрешено уплатить налоги при подаче налоговой декларации. В случае, если при подаче декларации вы уплачиваете налоги, которые следовало депонировать, на вас может быть начислен штраф. Правила депонирования и уплаты налогов при подаче декларации изложены в разделе Тема 757 и в Публикации № 15 (Английский). Перед отправкой документов убедитесь в том, что Форма 941 или 944 подписана и датирована.

Дополнительная информация

См. Публикацию № 15 «(Циркуляр E), «Налоговый справочник работодателя» (Английский) для получения дополнительной информации по требованиям к подаче Формы 941 и 944.