Как правило, вам необходимо подавать Форму 941 «ЕЖЕКВАРТАЛЬНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя» (Английский) или Форму 944 «ЕЖЕГОДНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя» (Английский) для декларации выплаченной вами заработной платы, чаевых, о которых ваши сотрудники вам сообщили, а также налогов работодателя (удержанного федерального подоходного налога, удержанных налогов в фонд социального обеспечения и в фонд программы «Медикер», а также вашей доли налогов в фонд социального обеспечения и в фонд программы «Медикер»). Форма 944 подается только малыми предприятиями - работодателями, получившими от Налогового управления США (IRS) уведомление о необходимости подачи данной формы. Для декларации заработной платы и налогов работников ферм вам необходимо подать Форму 943 «Ежегодная федеральная налоговая декларация работодателя на работников, занятых в сельском хозяйстве» (Английский). Для получения информации о требованиях к отчетности и депонированию для работников в сфере сельского хозяйства см. Тему № 760. Для получения информации о подаче налоговой декларации в электронном виде (e-filing) см. раздел «Подайте формы для работодателей в электронном виде».
Форма 941
Вы должны подавать отдельную Форму 941 за каждый квартал (первый квартал: январь – март, второй квартал: апрель - июнь, третий квартал: июль - сентябрь, четвертый квартал: октябрь - декабрь). Форма 941, как правило, подается не позднее последнего дня месяца, следующего за концом квартала. Например, заработная плата, выплаченная вами в течение первого квартала с января по март, декларируется по Форме 941 и должна быть подана не позднее 30 апреля. Если вы своевременно депонировали все свои налоги, у вас есть еще десять дней после даты подачи декларации.
В случае, если конечный срок подачи декларации приходится на субботу, воскресенье или официальный праздник, вам разрешается подать декларацию на следующий рабочий день. Термин «официальный праздник» означает любой официальный праздник в Федеральном округе Колумбия. Для получения перечня официальных праздников см. Публикацию № 15 «(Циркуляр E) «Налоговый справочник работодателя» (Английский).(Раздел 11 «Депонирование налогов - депонирование осуществляется только в рабочие дни»).
Форма 944
Некоторые работодатели с небольшим фондом заработной платы, в том числе государственные организации, могут подавать ежегодную декларацию по Форме 944(Английский), вместо ежеквартальной Формы 941 (Английский), если вы имеете на это право, что надлежащим образом указано в вашей Форме SS-4 «Заявление на получение идентификационного номера работодателя» (Английский). Форма 944 предназначена для работодателей, чьи ежегодные обязательства по налогу на предпринимателя не превышают 1 000 долларов США. Форма 944, как правило, подается 31 января следующего за налоговым года. Цель Формы 944 – облегчить бремя для малых работодателей, позволяя им подавать одну декларацию в год и в большинстве случаев уплачивать при этом налог на работодателей.
Работодатели, имеющие право подавать Форму 944, поскольку их расчетная ежегодная сумма налоговых обязательств по налогу работодателя не превышает 1 000 долларов США, и желающие ее подать, но не указавшие этого в Форме SS-4, должны обратиться в IRS и получить разрешение на подачу Формы 944. Работодателям не разрешено подавать Форму 944, если только IRS не уведомит их о том, что они могут это сделать. Работодатели, обязанные подавать Форму 944, но желающие вместо этого подавать Форму 941, должны обратиться в IRS с ходатайством о разрешении подавать ежеквартальные декларации по форме 941 и получить разрешение на это. См. инструкции к Форме 944 (Английский) для получения дополнительной информации.
Работодатели, получившие уведомление подать Форму 944, чей бизнес вырос в течение года и налог на предпринимателя превышает порог 1 000 долларов, обязаны подать Форму 944 за год. Работодатели, которые превышают допустимый порог, не должны подавать Форму 941 до тех пор, пока IRS не уведомит их об изменении и требовании подать Форму 941. Для получения информации о запросе на подачу Форм 941 ежеквартально или Формы 944 ежегодно для декларации налога в фонд социального обеспечения, налога в фонд программы «Медикер» и удерживаемого федерального подоходного налога см. инструкции к Форме 944 (Английский) PDF и инструкции к Форме 941 (Английский) PDF.
Депонирование налогов
В целом, работодатели обязаны депонировать налог на фонд заработной платы вместо того, чтобы платить его при подаче Формы 941 или Формы 944. Правила депонирования приводятся в Публикации № 15 (Английский) или в Теме № 757.
Поправки и корректировки. В некоторых случаях суммы, декларированные вами как налоги в фонд социального обеспечения и в фонд программы «Медикер», подлежат корректировке для получения правильного значения ваших налоговых обязательств. Формы 941 и 944 содержат строки, позволяющие ввести корректировки налога в связи с:
- долями цента, прибавленными или потерянными в результате округления при расчете заработной платы для каждого отдельного работника.
- больничными, с которых удержаны налоги в фонд социального обеспечения и в фонд программы «Медикер» третьей стороной, не являющейся вашим агентом, например страховой компанией
- неудержанной долей работника в налогах в фонд социального обеспечения и в фонд программы «Медикер» на чаевые и/или взносы по групповому страхованию жизни, уплаченные за бывших работников
Если вам необходимо исправить ошибку в ранее поданной Форме 941 или Форме 944, вы можете воспользоваться Формой 941-X «Скорректированная ЕЖЕКВАРТАЛЬНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя или запрос на возврат» (Английский), или Формой 944-X, «Скорректированная ЕЖЕГОДНАЯ федеральная налоговая декларация работодателя или запрос на возврат» (Английский), соответственно.
Расчет налогов. Суммы удержанного федерального подоходного налога, а также налогов в фонд социального обеспечения и в фонд программы «Медикер» складываются в Форме 941 и в Форме 944. Полученная в результате чистая сумма налога – это сумма ваших налоговых обязательств по налогам на предпринимателя, за квартал (Форма 941) или за год (Форма 944). В случае, если эта сумма равна или превышает 2 500 долларов США, заполните позицию по налоговым обязательствам за каждый месяц в части 2 Формы 941 (Английский) и Формы 944 (Английский), если вы относитесь к категории депонентов, следующих ежемесячному графику уплаты налогов. В случае, если вы подаете Форму 941 и следуете полунедельному графику, укажите ваши налоговые обязательства в Приложении В Формы 941 «Отчет по налоговым обязательствам для категории депонентов, следующих полунедельному графику» (Английский). PDF В случае, если вы подаете Форму 944 и следуете полунедельному графику, укажите ваши налоговые обязательства в Форме 945-A, «Ежегодный отчет по федеральным налоговым обязательствам» (Английский). Цель части 2 Формы 941 и Формы 944, Приложения B (Форма 941) и Формы 945-A (если подается Форма 944) заключается в том, чтобы продемонстрировать ваши налоговые обязательства на этот день выплаты. IRS использует эту информацию для определения своевременности депонирования ваших налогов на предпринимателя.
Расчеты и отчетность по налогам. Ваши налоговые обязательства по налогам работодателя вступают в силу, когда вы выплачиваете заработную плату, а не по окончании платежного периода. Например, если вы подали Форму 941, и ваш платежный период заканчивается 24 сентября, но вы не заплатили работникам до 1 октября, их заработная плата будет указана в четвертом квартале, когда вы фактически выплатили заработную плату сотрудникам, и у вас возникли налоговые обязательства, а не в третьем квартале, когда закончился платежный период.
Удержанный федеральный подоходный налог, а также налоги в фонд социального обеспечения и в фонд программы «Медикер» суммируются в Форме 941 или в Форме 944. Полученный после зачетов и корректировок чистый налог является суммой налогов работодателя, которую вы должны заплатить за квартал (Форма 941) или за год (Форма 944). Если эта сумма составляет 2 500 долларов или более, и вы следуете ежемесячному графику, укажите налоговую задолженность за каждый месяц в части 2 Формы 941 (Английский) или Формы 944 (Английский). Если вы подаете Форму 941 и следуете полунедельному графику, укажите сумму налоговой задолженности по датам в «Приложении B «Отчет о налоговой задолженности для депонентов с полунедельным графиком» (Английский) PDF. Если вы подаете Форму 944 и следуете полунедельному графику, укажите сумму налоговой задолженности по датам в Форме 945-A «Ежегодный учет задолженности по федеральным налогам» (Английский). IRS использует эту информацию для определения своевременного депонирования налоги работодателя за каждый отчетный период.
Штрафы. Очень важно убедиться в правильности заполнения части 2 Формы 941 или 944, Приложения B (Формы 941) или Формы 945-A (если подается Форма 944); в противном случае может показаться, что вы не депонировали налоги вовремя. За задержку депозита начисляется штраф в размере от 2% to 15%, в зависимости от продолжительности задержки депозита.
В целом, если ваши налоговые обязательства за квартал равны или превышают 2 500 долларов, вы должны своевременно депонировать свои налоги и не иметь неоплаченных обязательств по Форме 941 и Форме 944 за исключением того случая, когда вам разрешено уплатить налоги при подаче налоговой декларации. В случае, если при подаче декларации вы уплачиваете налоги, которые следовало депонировать, на вас может быть начислен штраф. Правила депонирования и уплаты налогов при подаче декларации изложены в Теме № 757 и в Публикации № 15 (Английский) (Раздел 11 «Депонирование налогов»). Перед отправкой документов убедитесь в том, что Форма 941 или 944 подписана и датирована.
Заявка об изменении графика депонирования
Инструкции к Форме 941 (Английский)содержат инструкции как для работодателей, желающих подать Форму 941 вместо Формы 944, так и для работодателей, желающих подать Форму 944 вместо Формы 941. См. также инструкции к Форме 944 (Английский)и Публикацию № 15 (Английский)(Раздел 12 «Подача Формы 941 или Формы 944»).