Chủ Đề Số 758 Mẫu 941 – Tờ Khai Thuế Liên Bang Hàng Quý của Chủ Lao Động và Mẫu 944 – Tờ Khai Thuế Liên Bang Hàng Năm của Chủ Lao Động

Nhìn chung, quý vị phải nộp Mẫu 941, Tờ Khai Thuế Liên Bang HÀNG QUÝ của Chủ Lao Động (tiếng Anh) hoặc Mẫu 944, Tờ Khai Thuế Liên Bang HÀNG NĂM của Chủ Lao Động (tiếng Anh) để khai báo lương bổng mà mình đã trả và tiền boa mà nhân viên đã khai báo, kể cả thuế việc làm (đã khấu lưu thuế thu  nhập liên bang, thuế an sinh xã hội và thuế Medicare cùng với phần đóng góp của quý vị vào thuế an sinh xã hội và thuế Medicare). Chỉ những chủ lao động là doanh nghiệp nhỏ đã được IRS thông báo là phải đệ nộp Mẫu 944 mới có thể nộp mẫu này. Để khai báo lương bổng và thuế dành cho nhân viên nông trại, quý vị phải nộp Mẫu 943, Tờ Khai Thuế Hàng Năm của Chủ Lao Động cho Nhân Viên trong Ngành Nông Nghiệp (tiếng Anh). Tham Khảo Chủ Đề Số 760 để biết các yêu cầu về việc khai báo và ký gửi đối với chủ lao động ngành nông nghiệp. Để biết thông tin về việc khai thuế điện tử, xin tham khảo Nộp Mẫu Khai Thuế Việc Làm bằng Điện Tử (tiếng Anh).

Mẫu 941

Quý vị phải nộp Mẫu 941 riêng cho từng quý (quý một - tháng Giêng đến tháng Ba, quý hai - tháng Tư đến tháng Sáu, quý ba - tháng Bảy đến tháng Chín, quý bốn - tháng Mười đến tháng Mười Hai). Mẫu 941 thường đến hạn nộp vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau khi kết thúc quý đó. Ví dụ: quý vị phải nộp Mẫu 941 chậm nhất là vào ngày 30 tháng Tư đối với lương bổng đã trả trong quý một - tháng Một đến tháng Ba.

Nếu ngày đến hạn nộp rơi vào Thứ Bảy, Chủ Nhật hoặc ngày nghỉ lễ hợp pháp thì quý vị có thể nộp tờ khai vào ngày làm việc kế tiếp. Thuật ngữ "ngày nghỉ lễ hợp pháp" có nghĩa là bất kỳ ngày nghỉ lễ nào theo pháp luật tại Đặc Khu Columbia. Để biết danh sách các ngày nghỉ lễ hợp pháp, xin tham khảo Chương 11 của Ấn Phẩm 15, (Thông Tư E), Hướng Dẫn Thuế cho Chủ Lao Động (tiếng Anh).

Mẫu 944

Một số chủ lao động có tổng quỹ lương nhỏ, kể cả chủ lao động trực thuộc chính phủ, có thể nộp tờ khai hàng năm là Mẫu 944 (tiếng Anh) thay vì Mẫu 941 (tiếng Anh) mỗi quý, nếu quý vị đủ điều kiện và ghi đúng cách trên Mẫu SS-4, Đơn Xin Cấp Số Nhận Diện Chủ Lao Động (tiếng Anh)Mẫu 944 dành cho chủ lao động có khoản thuế việc làm hàng năm phải trả là $1.000 trở xuống. Mẫu 944 thường đến hạn nộp vào ngày 31 tháng Một của năm kế tiếp. Mục đích của Mẫu 944 là giảm bớt trọng trách khai thuế của chủ lao động là doanh nghiệp nhỏ bằng cách cho phép họ nộp một tờ khai mỗi năm và trong hầu hết các trường hợp, nộp thuế việc làm chung với tờ khai.

Chủ lao động có thể đủ tiêu chuẩn nộp Mẫu 944 nếu thuế việc làm ước tính hàng năm là $1.000 trở xuống, Nếu thuế việc làm của chủ lao động phải trả dự kiến sẽ là $1.000 trở xuống và chủ lao động muốn nộp mẫu 944 nhưng không ghi điều này trên Mẫu SS-4 thì họ phải liên hệ với IRS để xin nộp Mẫu 944. Chủ lao động chỉ được phép nộp Mẫu 944 khi có thông báo của IRS. Chủ lao động phải nộp Mẫu 944 nhưng muốn nộp Mẫu 941 thì họ phải liên hệ với IRS để xin nộp Mẫu 941 hàng quý và được chấp nhận làm như vậy. Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo Hướng Dẫn cho Mẫu 944 (tiếng Anh).

Chủ lao động được thông báo phải nộp Mẫu 944 nhưng công việc kinh doanh của họ đã tăng trưởng trong năm và có khoản thuế việc làm vượt quá ngưỡng $1.000 thì họ vẫn phải nộp Mẫu 944 cho năm đó. Khi IRS chưa có thông báo phải chuyển sang dùng Mẫu 941 thì chủ lao động vượt quá ngưỡng hội đủ tiêu chuẩn vẫn không được sử dụng mẫu đó. Để biết thông tin về yêu cầu nộp Mẫu 941 hàng quý hoặc Mẫu 944 hàng năm để khai báo thuế an sinh xã hội, thuế Medicare và thuế thu  nhập liên bang đã khấu lưu, xin tham khảo Hướng Dẫn cho Mẫu 944 (tiếng Anh)PDF và Hướng Dẫn cho Mẫu 941 (tiếng Anh)PDF.

Ký Gửi Tiền Thuế

Nếu chủ lao động nộp Mẫu 941 hoặc Mẫu 944 thì họ thường phải ký gửi tiền thuế việc làm thay vì nộp thuế. Để biết các quy tắc ký gửi, xin tham khảo Ấn Phẩm 15 (tiếng Anh) và Chủ Đề Số 757. Nếu quý vị đã kịp thời ký gửi toàn bộ tiền thuế thì quý vị có thêm mười ngày nữa sau ngày đến hạn đã định để nộp tờ khai.

Điều Chỉnh và Chỉnh Sửa - Trong một số trường hợp, quý vị phải điều chỉnh số tiền đã khai báo (dưới dạng thuế an sinh xã hội và thuế Medicare) để biết chính xác khoản thuế cần nộp. Ví dụ: tổng tiền thuế an sinh xã hội và thuế Medicare trên Mẫu 941 hoặc Mẫu 944 có thể khác một chút so với tổng tiền ghi trên sổ lương do phần xu lẻ thêm vào hoặc bớt đi khi làm tròn trong mỗi lần tính lương cho mỗi nhân viên. Quý vị có thể cộng hoặc trừ chênh lệch này ở dòng điều chỉnh phần xu lẻ. Quý vị cũng có thể sử dụng dòng điều chỉnh để khai báo thuế an sinh xã hội và thuế Medicare mà quý vị không thể khấu lưu từ tiền boa của nhân viên, hoặc để báo cáo tiền nghỉ bệnh hưởng lương đã được khấu lưu bởi bên thứ ba mà không phải là người đại diện của quý vị, chẳng hạn như hãng bảo hiểm. Nếu quý vị muốn sửa lỗi trên Mẫu 941 hoặc Mẫu 944 đã nộp trước đó thì quý vị hãy lần lượt sử dụng Mẫu 941X, Tờ Khai Thuế Liên Bang HÀNG QUÝ của Chủ Lao Động Được Điều Chỉnh hoặc Yêu Cầu Hoàn Tiền (tiếng Anh) hoặc Mẫu 944X, Tờ Khai Thuế Liên Bang HÀNG NĂM của Chủ Lao Động Được Điều Chỉnh hoặc Yêu Cầu Hoàn Tiền (tiếng Anh).

Tính Tiền Thuế - Tiền khấu lưu thuế thu  nhập liên bang và thuế an sinh xã hội & thuế Medicare được cộng chung với nhau trên Mẫu 941 và Mẫu 944. Kết quả của thuế ròng sau tín thuế và điều chỉnh là khoản thuế việc làm phải nộp trong quý (Mẫu 941) hoặc trong năm (Mẫu 944). Nếu số tiền này là $2.500 trở lên thì hãy điền đầy đủ nợ thuế mỗi tháng tại Phần 2 của Mẫu 941 (tiếng Anh) và Mẫu 944 (tiếng Anh), nếu quý vị là người ký gửi hàng tháng. Nếu quý vị nộp Mẫu 941 và đồng thời là người ký gửi mỗi hai tuần, xin khai báo nợ thuế trên Bảng B (Mẫu 941), Khai Báo Nợ Thuế của Người Ký Gửi Theo Lịch Mỗi Hai Tuần (tiếng Anh). Nếu quý vị nộp Mẫu 944 và đồng thời là người ký gửi mỗi hai tuần, xin khai báo nợ thuế trên Mẫu 945-A, Hồ Sơ Nợ Thuế Liên Bang Hàng Năm (tiếng Anh). Mục đích của Phần 2 trong Mẫu 941, Phần 2 trong Mẫu 944, Bản Khai B (Mẫu 941) và Mẫu 945-A (nếu nộp Mẫu 944) là cho biết nợ thuế trong hạn thanh toán đó. IRS sử dụng thông tin này để xác định xem liệu quý vị có kịp thời ký gửi tiền thuế việc làm hay không.

Lịch Ký Gửi – Đối với người ký gửi hàng tháng, quý vị phải ghi rõ tổng tiền thuế an sinh xã hội, thuế Medicare và tiền khấu lưu thuế thu  nhập liên bang trong mỗi tháng vào Phần 2 của Mẫu 941 hoặc Phần 2 của Mẫu 944. Đối với người ký gửi mỗi hai tuần, quý vị phải ghi rõ tổng tiền thuế an sinh xã hội, thuế Medicare và tiền khấu lưu thuế thu  nhập liên bang trong mỗi ngày vào Bản Khai B (Mẫu 941) hoặc Mẫu 945-A (nếu nộp Mẫu 944). Quý vị phải nộp thuế việc làm khi trả lương cho nhân viên chứ không nộp vào lúc kết thúc thời kỳ chi trả. Ví dụ: nếu thời kỳ chi trả kết thúc vào ngày 24 tháng Chín nhưng vào ngày 1 tháng Mười quý vị mới trả tiền công cho nhân viên thì lương bổng sẽ được khai báo trong quý bốn khi quý vị thật sự trả lương và chịu trách nhiệm nộp thuế, chứ không phải quý ba khi thời kỳ chi trả kết thúc.

Tiền Phạt – Điều cực kỳ quan trọng là phải điền đúng và đầy đủ vào Phần 2 của Mẫu 941 hoặc Mẫu 944, Bản Khai B (Mẫu 941) hoặc Mẫu 945-A (nếu nộp Mẫu 944), nếu không thì có thể xem như quý vị chưa kịp thời ký gửi tiền thuế khi đến hạn. Tiền phạt ký gửi trễ sẽ dao động trong khoảng 2% đến 15%, tùy vào thời lượng nộp trễ.

Nhìn chung, quý vị phải kịp thời ký gửi tiền thuế và không có số dư nợ trên Mẫu 941 và Mẫu 944, trừ khi quý vị đủ tiêu chuẩn nộp thuế chung với tờ khai. Nếu lẽ ra quý vị phải ký gửi tiền thuế nhưng quý vị lại nộp chung với tờ khai thì quý vị sẽ bị phạt. Tham khảo Chủ Đề Số 757 và Ấn Phẩm 15 (tiếng Anh) để biết các quy tắc ký gửi và trả tiền thuế chung với tờ khai. Cần nhớ ký tên và đề ngày trên Mẫu 941 hoặc Mẫu 944 trước khi gửi qua đường bưu điện.

Thông Tin Khác

Tham khảo Ấn Phẩm 15, (Thông Tư E), Hướng Dẫn Thuế cho Chủ Lao Động (tiếng Anh) để biết thêm thông tin về các yêu cầu nộp Mẫu 941 và Mẫu 944.