Nhìn chung, bạn phải nộp Mẫu 941, Tờ khai thuế Liên bang HÀNG QUÝ của Chủ lao động (tiếng Anh) hoặc Mẫu 944, Tờ khai thuế Liên bang HÀNG NĂM của Chủ lao động (tiếng Anh) để khai báo lương bổng mà mình đã trả và tiền boa mà nhân viên đã khai báo, kể cả thuế việc làm (đã khấu lưu thuế thu nhập liên bang, thuế an sinh xã hội và thuế Medicare cùng với phần đóng góp của bạn vào thuế an sinh xã hội và thuế Medicare). Chỉ những chủ lao động là doanh nghiệp nhỏ đã được IRS thông báo là phải đệ nộp Mẫu 944 mới có thể nộp mẫu này. Để khai báo lương bổng và thuế dành cho nhân viên nông trại, bạn phải nộp Mẫu 943, Tờ khai thuế Liên bang hàng năm của Chủ lao động dành cho Nhân viên Nông nghiệp (tiếng Anh). Tham khảo Chủ đề số 760 để biết các yêu cầu về việc khai báo và ký gửi đối với chủ lao động ngành nông nghiệp. Để biết thông tin về e-file, xin tham khảo E-file Mẫu Thuế việc làm bằng (tiếng Anh). Mẫu 941 Bạn phải nộp Mẫu 941 riêng cho từng quý (quý một - tháng 1 đến tháng 3, quý hai - tháng 4 đến tháng 6, quý ba - tháng 7 đến tháng 9, quý bốn - tháng 10 đến tháng 12). Mẫu 941 thường đến hạn nộp vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau khi kết thúc quý đó. Ví dụ: bạn phải nộp Mẫu 941 chậm nhất là vào ngày 30 tháng 4 đối với lương bổng đã trả trong quý một - tháng 1 đến tháng 3. Nếu bạn đã ký gửi tất cả các khoản thuế đúng hạn, bạn có thêm mười ngày sau ngày đến hạn để nộp tờ khai Nếu ngày đến hạn nộp rơi vào Thứ Bảy, Chủ Nhật hoặc ngày nghỉ lễ hợp pháp thì bạn có thể nộp tờ khai vào ngày làm việc kế tiếp. Thuật ngữ "ngày nghỉ lễ hợp pháp" có nghĩa là bất kỳ ngày nghỉ lễ nào theo pháp luật tại Đặc khu Columbia. Để biết danh sách các ngày nghỉ lễ hợp pháp, xin tham khảo Ấn phẩm 15, (Thông tư E), Hướng dẫn thuế cho Chủ lao động (tiếng Anh) (Đoạn 11, Depositing Taxes – Deposits Due on Business Days Only (Ký gửi thuế - Ký gửi chỉ đến hạn vào ngày làm việc)). Mẫu 944 Một số chủ lao động có tổng quỹ lương nhỏ, kể cả chủ lao động trực thuộc chính phủ, có thể nộp tờ khai hàng năm là Mẫu 944 (tiếng Anh) thay vì Mẫu 941 (tiếng Anh) mỗi quý, nếu bạn đủ điều kiện và ghi đúng cách trên Mẫu SS-4, Đơn xin cấp Mã số thuế của Chủ lao động (tiếng Anh). Mẫu 944 dành cho chủ lao động có khoản thuế việc làm hàng năm phải trả là $1.000 trở xuống. Mẫu 944 thường đến hạn nộp vào ngày 31 tháng 1 của năm kế tiếp. Tuy nhiên, nếu bạn đã ký gửi kịp thời để thanh toán đầy đủ các khoản thuế trong năm, bạn có thể nộp trước ngày 10 tháng 2. Giống như Mẫu 941, nếu ngày đến hạn nộp tờ khai rơi vào Thứ Bảy, Chủ Nhật hoặc ngày lễ hợp pháp, bạn có thể nộp tờ khai vào ngày làm việc tiếp theo. Mục đích của Mẫu 944 là giảm bớt trọng trách khai thuế của chủ lao động là doanh nghiệp nhỏ bằng cách cho phép họ nộp một tờ khai mỗi năm và trong hầu hết các trường hợp, nộp thuế việc làm chung với tờ khai. Chủ lao động có thể đủ tiêu chuẩn nộp Mẫu 944 nếu thuế việc làm ước tính hàng năm là $1.000 trở xuống. Nếu thuế việc làm của chủ lao động phải trả dự kiến sẽ là $1.000 trở xuống và chủ lao động muốn nộp Mẫu 944 nhưng không ghi điều này trên Mẫu SS-4 thì họ phải liên hệ với IRS để xin nộp Mẫu 944. Chủ lao động chỉ được phép nộp Mẫu 944 khi có thông báo của IRS. Chủ lao động phải nộp Mẫu 944 nhưng muốn nộp Mẫu 941 thì họ phải liên hệ với IRS để xin nộp Mẫu 941 hàng quý và được chấp nhận làm như vậy. Để biết thêm thông tin, vui lòng tham khảo Hướng dẫn cho Mẫu 944 (tiếng Anh). Chủ lao động được thông báo phải nộp Mẫu 944 nhưng công việc kinh doanh của họ đã tăng trưởng trong năm và có khoản thuế việc làm vượt quá ngưỡng $1.000 thì họ vẫn phải nộp Mẫu 944 cho năm đó. Khi IRS chưa có thông báo phải chuyển sang dùng Mẫu 941 thì chủ lao động vượt quá ngưỡng hội đủ tiêu chuẩn vẫn không được sử dụng mẫu đó. Để biết thông tin về yêu cầu nộp Mẫu 941 hàng quý hoặc Mẫu 944 hàng năm để khai báo thuế an sinh xã hội, thuế Medicare và thuế thu nhập liên bang đã khấu lưu, xin tham khảo Hướng dẫn cho Mẫu 944 (tiếng Anh)PDF và Hướng dẫn cho Mẫu 941 (tiếng Anh)PDF. Ký gửi và khai báo thuế Nếu chủ lao động nộp Mẫu 941 hoặc Mẫu 944 thì họ thường phải ký gửi tiền thuế việc làm thay vì nộp thuế. Để biết các quy tắc ký gửi, xin tham khảo Ấn phẩm 15 (tiếng Anh) (Đoạn 11 – Ký gửi thuế) và Chủ đề số 757. Điều chỉnh và chỉnh sửa - Trong một số trường hợp, bạn phải điều chỉnh số tiền đã khai báo (dưới dạng thuế an sinh xã hội và thuế Medicare) để biết chính xác khoản thuế nợ. Mẫu 941 và 944 có những dòng cho phép bạn điền các điều chỉnh về thuế do: Phần xu lẻ thêm vào hoặc bớt đi khi làm tròn trong mỗi lần tính lương cho mỗi nhân viên. Tiền nghĩ ốm đau mà thuế an sinh xã hội và Medicare đã bị khấu lưu bởi bên thứ ba không phải là đại diện của bạn, chẳng hạn như công ty bảo hiểm. Phần chia sẻ của nhân viên về thuế an sinh xã hội và Medicare đối với tiền boa và/hoặc phí bảo hiểm nhân thọ theo nhóm trả cho nhân viên cũ Nếu bạn muốn sửa lỗi trên Mẫu 941 hoặc Mẫu 944 đã nộp trước đó thì bạn hãy lần lượt sử dụng Mẫu 941-X, Tờ khai thuế Liên bang HÀNG QUÝ của Chủ lao động được điều chỉnh hoặc yêu cầu hoàn thuế (tiếng Anh) hoặc Mẫu 944-X, Tờ khai thuế Liên bang HÀNG NĂM của Chủ lao động được điều chỉnh hoặc yêu cầu hoàn thuế (tiếng Anh). Tính và khai báo thuế - Bạn phải nộp thuế việc làm khi trả lương cho nhân viên chứ không nộp vào lúc kết thúc thời kỳ chi trả. Ví dụ: nếu thời kỳ chi trả kết thúc vào ngày 24 tháng 9 nhưng vào ngày 1 tháng 10 bạn mới trả tiền công cho nhân viên thì lương bổng sẽ được khai báo trong quý bốn khi bạn thật sự trả lương và chịu trách nhiệm nộp thuế, chứ không phải quý ba khi thời kỳ chi trả kết thúc. Tiền khấu lưu thuế thu nhập liên bang và thuế an sinh xã hội & thuế Medicare được cộng chung với nhau trên Mẫu 941 hoặc Mẫu 944. Kết quả của thuế ròng sau tín thuế và điều chỉnh là khoản thuế việc làm phải nộp trong quý (Mẫu 941) hoặc trong năm (Mẫu 944). Nếu số tiền này là $2.500 trở lên và bạn là người gửi tiền định kỳ hàng tháng cho Mẫu 941 (tiếng Anh) hoặc Mẫu 944 (tiếng Anh) thì hãy điền đầy đủ nợ thuế mỗi tháng tại Phần 2. Nếu bạn nộp Mẫu 941 và đồng thời là người ký gửi mỗi hai tuần, xin khai báo nợ thuế trên Bảng B (Mẫu 941), Khai báo nợ thuế của Người ký gửi theo lịch mỗi hai tuần (tiếng Anh)PDF. Nếu bạn nộp Mẫu 944 và đồng thời là người ký gửi mỗi hai tuần, xin khai báo nợ thuế trên Mẫu 945-A, Hồ sơ nợ thuế Liên bang hàng năm (tiếng Anh). IRS sử dụng thông tin này để xác định xem liệu bạn có kịp thời ký gửi tiền thuế việc làm cho mỗi kỳ ký gửi hay không. Hình phạt – Điều cực kỳ quan trọng là người ký gửi theo lịch mỗi tháng phải hoàn thành Phần 2 (Mẫu 941 hoặc Mẫu 944)và người ký gửi theo lịch mỗi hai tuần hoàn thành Bảng B (Mẫu 941) hoặc Mẫu 945-A (Mẫu 944), nếu không thì có thể xem như bạn chưa kịp thời ký gửi tiền thuế khi đến hạn. Tiền phạt ký gửi trễ sẽ dao động trong khoảng 2% đến 15%, tùy vào thời lượng nộp trễ. Nhìn chung, bạn phải kịp thời ký gửi tiền thuế và không có số dư nợ trên Mẫu 941 hoặc Mẫu 944, trừ khi bạn đủ tiêu chuẩn nộp thuế chung với tờ khai. Nếu lẽ ra bạn phải ký gửi tiền thuế nhưng bạn lại nộp chung với tờ khai thì bạn sẽ bị phạt. Tham khảo Chủ đề số 757 và Ấn phẩm 15 (tiếng Anh) (Đoạn 11, Ký gửi thuế) để biết các quy tắc ký gửi thuế và trả tiền thuế chung với tờ khai của bạn. Cần nhớ ký tên và đề ngày trên Mẫu 941 hoặc Mẫu 944 trước khi gửi qua đường bưu điện. Yêu cầu thay đổi yêu cầu nộp hồ sơ hàng quý hoặc hàng năm Hướng dẫn cho Mẫu 941 (tiếng Anh)có hướng dẫn dành cho cả chủ lao động yêu cầu nộp Mẫu 941 thay vì Mẫu 944 và chủ lao động yêu cầu nộp Mẫu 944 thay vì Mẫu 941. Xem thêm Hướng dẫn cho Mẫu 944 (tiếng Anh) và Ấn phẩm 15 (Đoạn 12, Filing Form 941 or Form 944 (Nộp Mẫu 941 hoặc Mẫu 944)).
